xRechnung (ZUGFeRD) für Navision/BC

Nav123: Navision, Showare, OrderApp

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Die hier aufgeführten Informationen betreffen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, ganz egal ob Sie Navision Financials, Dynamics, Attain oder Microsoft Business Central BC365 einsetzen – oder auch jede andere ERP/Fibu Software, egal ob auf einer AS400, Cloudlösungen, kombinierte ERP/Fibu Programme, Datev.

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Geschichte von ZUGFeRD

Für fakturierungen an den öffentlichen Dienst (Behörden) schon seit 2020 Pflicht… aber trotzdem doch eher ein lahmer Gaul. Tatsächlich haben Händler lieber Abstand von Lieferungen und damit folgenden Rechnungen an Behörden Abstand genommen haben. Dies hatte natürlich auch Folgen für deutsche Behörden, das Ihnen schlicht Lieferanten abgesprungen sind.
Um dem Gegenzusteuern, gab es vom Anfang der Verpflichtung an, also bereits seit 2020, die Ausnahmeregelung, das Rechnungen bis 250 Euro not verpflichtend als ZUGFeRD Rechnungen eingereicht werden müssen. Dies wurde dann sogar so genutzt, das einfach etwas größere Rechnungen aufgeteilt wurden. Dies wurde -immerhin- als Mehraufwand erkannt, so wurde dann etwa 2021 dieser Mindestbetrag auf 1.000 Euro aufgestockt.

In der Praxis ist es aber dann doch in vielen Behörden so geblieben, das die per eMail (Man höre: deutsche Behörden und Email… so ganz ohne Fax!) eintreffenden PDF-Rechnungen einfach so akzeptiert wurden, ohne eine Prüfung auf den Pflichtanteil strukturierte Daten. Was aber auch wieder in vielen Amtsstuben gar kein Problem war: Die PDF/A Datei wurde sowieso ausgedruckt, und in Papierform an die Zahlstelle weitergereicht. Man hört den Amtsschimmel wiehern…

Einschränkungen von ZUGFeRD

An ZUGFeRD gab es vieles auszusetzen, z.B. schon allein die Einschränkung der kaufmännischen Freiheit der Geschäftspartner: ZUGFeRD PDF/a mit eingebetteter XML-Rechnung konnte einzig auf elektronischem Weg erstellt werden. Gerade lokale Behörden haben aber auch heute noch viel mit Papierrechnungen zu tun, weil z.B. der Landwirt, welcher im Winter mal ein paar Straßen und Gehwege für eine Gemeinde räumt, für die paar Euro (die dann aber doch auch gerne mal über 250/1.000 Euro liegen) sich keinen Computer und auch keine spezielle Software dafür zulegen wollte. Gerade in Gemeinden als öffentliche Behörden war es also auch nach 2020 noch gang und gäbe, jegliche „auf Butterbrot hingeschmierte Rechnung“ zu akzeptieren, wollten Sie nicht gänzlich handlungsunfähig werden.

Ein mit Bing erstelltes Symbolbild für ZUGPFeRD und xRechnung unter Navision Financials Dynamics Attain oder Microsoft Business Central BC365

Aber auch für „richtige“ Zulieferer/Lieferanten war ZUGFeERD keine Freude. Für „echte“ Geschäfte hat sich schon über Jahre/Jahrzehnte die elektronische / automatische Belegerkennung etabliert… oder dann auch gerne gleich mal die Lösung für Erwachsene: EDI. Das, was die Industrie und der Handel am wenigsten brauchten war noch eine halbfertige, während der Einführung sterbende Standardschnittstelle… Sie wissen, was das schöne an Standards ist? Richtig: Es gibt so viele davon…

Und so ist es auch inzwischen gekommen: ZUGFeRD ist niemals in der freien Industrie angekommen, und schon bevor das Pferdchen Fahrt aufnehmen konnte, ist es schon am Wegesrand verhungert. Doch eher ein Pony denn ein edler Andalusier.

Alternativen zu ZUGFeRD?

Aber Deutschland wäre nicht Deutschland, wenn man einfach sagt: Ach, was solls, haben wir halt mist gebaut. Wir akzeptieren jetzt auch einfach PDF über Email, so wie das hunderttausende Unternehmen in der ganzen Welt machen. Oder: Warte mal, da gab es doch so eine kleine Nischenlösung, die soll angeblich sogar bei so Hinterhofbutzen wie Siemens, Bayer, Volkswagen seit Jahrzehnten funktionieren… wie hies die noch… ich hatte doch erst vor kurzem davon was in der Bild gelesen… Ah ja! EDI. Electronic Data Interchange.

Jetzt muss man fairerweise dazu sagen, das EDI auch wirklich eine Strafe ist, teuer, kompliziert, aufwändig einzurichten. Es gibt hier zwar Dienstleister, die das vereinfachen, aber trotzdem bleibt EDI immer eine Königsklasse der großen.

Für den schneeräumenden Landwirt genauso unbrauchbar/unvorstellbar.

Und PDF? Jo… Das kann inzwischen auch direkt aus Excel oder Word erstellt werden, und einfach per Mail versendet werden. Damit wird schon einmal Papier, Porto, Versandzeit und Handarbeit gespart. Eine elektronische Belegerkennung ist aber auch wieder nicht für ein Taschengeld zu bekommen (obwohl GetMyInvoices jetzt nicht wirklich teuer ist…). Ist aber schon mehr automatisierung als Fax(geräte) in den Behörden 🙂 .

Mit Bing erstelltes Symboldbild für Faxe und Emails und xRechnung (ZUGPFeRD) aus jeder Navision-vbersion heraus, auch die älteren (Classic Client) Versionen wie Navision 2009R2 oder 2.60 etc

Insofern ist der Einsatz, eine einfache Normierung in den Markt zu bringen, welche preiswert zu integrieren ist (im Gegensatz zu EDI & elektronischer Belegerkennung) und trotzdem ein hohes Automatisierungspotential (im Gegensatz zu Fax, Papier) anbietet, eigentlich gar keine schlechte Idee. Nur, warum muss dass dann gleich wieder so kompliziert sein wie bei ZUGFeRD mit einem eingebettetem XML in einer PDF/A Hülle? Schon an dem PDF/A scheitern ja wieder Word und der inzwischen übliche PDF Druckertreiber Microsoft print to PDF.

xRechnung

Und: Man höre und staune: Dies wurde von Bundesbehörden erkannt! Und die Lösung ist auch mal gar nicht soooo dumm: Mit xRechnung wurde nun -im Prinzip- ZUGFeRD um den kompliziertesten Teil verschlankt: Den PDF Teil. Der wird nun einfach weggelassen. Übrig bleibt eine reine XML Datei, welche auch wieder recht einfach von vielen ERP/Finanzbuchhaltungen ohne Klimmzüge geschrieben werden kann.

xRechnung Überrtragung

Das wurde den Verantwortlichen dann aber doch wieder unheimlich: Eine einfache Lösung, und das aus Deutschland? So im Sinne von „Bürokratieabbau“… Vielleicht ist Deutschland das einzige Land, in dem der Bürokratieabbau mit einem Gesetz geregelt werden soll… statt einfach unsinnige oder nicht rationelle Gesetze und Verwaltungsvorschriften zu streichen? Nun… also… Einfach nur XML ist dann doch zu einfach. Daher hat dann der „Sachverständigenrat“ wenigstens den Transferweg verkompliziert. Der Absender kennt sich, und er kennt den Empfänger. Warum sollte also der Absender einfach die XML dem Empfänger zumailen?

Also baut man Zwischeninstanzen rein, eben das Peppol Netzwerk. Kommt Ihnen bekannt vor? Jupp! Business Mail X400, der olle BTX Standard, lange Jahre für EDI verpflichtend. Bis das sogar den Leid gewohnten EDI Anwendern zu doof war, und diese bereits vor Dekaden auf FTP oder gleich Email umgestiegen sind. PEPPOL ist jetzt technisch nicht X400 oder BTX, aber genauso unnötig.

Ablauf übertragung xRechnung, eRechnung, ZUGPFeRD über Peppol

Unnötig und aufwändig? Juchu! So kann man wenigstens das einfache XML wieder etwas komplizierter machen! Das nehmen wir! Und damit das noch blöder wird, nicht flächendeckend. Ende 2023 sind ca. 80% der Bundesbehörden und so gut wie keine Mitglieder der freien Wirtschaft über Peppol erreichbar. Mit Sicherheit genau DIE Behörde, der sie gerade eine Rechnung schicken wollen, wird nach Murphy’s Gesetz nicht erreichbar sein… Außerdem brauchen Sie wieder einen externen Dienstleister oder eben eine eigene, kostenpflichtige(!) Peppol Infrastruktur. Na, da sag doch einer mal, die Verantwortlichen für die deutsche Bundesregierung könnten nicht von der freien Wirtschaft lernen… Nehmen Sie halt das schlechteste und blödeste von EDI (X400), was eben diese bereits lange abgelegt hat.

Zukunft

Na ja… Prognosen sind schon schwierig, vor allem, wenn Sie die Zukunft betreffen.

ZUGFeRD ist praktisch schon ein toter Ackergaul geworden. Die Zukunft, wenn diese denn von deutschen Behörden geschrieben werden sollte (Bewahre uns…), wird in xRechnung liegen. Das deutsche Vergabeportal z.B. lädt Anbieter schon nur noch zur Einreichung einer xRechnung ein, ZUGFeRD steht gar nicht mehr an prominenter Stelle zur Disposition.

Ich denke auch, das Email als Einreichemöglichkeit eher Standard werden wird, denn Peppol.

Die Verpflichtung, noch einen neuen Standard zu implementieren (und damit überhaupt der erstmalige IT-Zwang in Deutschland!) geht im November/Dezember ’23 (geplant: 15.Dezember 2023) in die Abstimmung. Bereits in diesem Entwurf ist eine Verschiebung /Verzögerung von 2 Jahren enthalten. Lustigerweise soll in diesem Entwurf die Empfangsmöglichkeit für elektronische Rechnungen (hier wird bereits das Format xRechnung namentlich erwähnt) verpflichtend werden – ab dem 1.1.2025. Das tut ja auch noch niemandem Weh. Wobei genau hier noch die Frage über das Wie nicht einmal ansatzmässig definiert ist. Können Unternehmen gezwungen werden, sich an kostenpflichtigen Netzwerken wie dem Peppol zu beteiligen? Wie ist das mit Ausländern? Chinesen, Indern… die werden weiter ihre Excelrechnungen per Email oder fax schicken. Und dann?

Eine Pflicht, elektronische Rechnungen auszustellen, soll es (dem vorliegenden Entwurf nach) ab dem 1.1.2026 geben, für Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab 800.000 Euro. OK Ok ok… Die Inflation wird ihren Teil dazu beitragen, das auch mehr Klein-Unternehmen in diese Grenze rutschen, aber… im Ernst: Die „großen“ haben eh schon seit 2 Generationen EDIfact am laufen… welches sogar unter diesem Namen im Entwurf steht. In Interpretationen steht hingegen, das EDI nicht dem Europäischen Vorgaben entspricht, und daher zukünftig nicht dieser gesetztlage genügen soll… Ich bin sehr gespannt, was Volkswagen, BMW, Siemens, Merzedes, Airbus zu dieser lustigen Idee sagen werden.

Nicht vergessen: Die großen Unternehmen, gerade die SAP-Anwender, haben sogar eine Änderung des Urheberrechts bzw. der Urheberrechtsvergütung hinbekommen, so das Ausländische Programmiererdienstleistungen (Indien…) nicht mehr Abgabenpflichtig für die Künstler-Sozialkasse („Quellensteuerpflicht) sind… haben Sie überhaupt schon einmal etwas von dieser Verpflichtung gehört? Nein? Macht jetzt nichts mehr, die ist vom Tisch. Vermutlich werden Sie auch EDI und IDoc in die „erlaubten“ Formate mit aufnehmen lassen.

Ab dem 1.1.2027 soll dann jede Butze in Deutschland dazu verpflichtet werden, elektronische Rechnungen auszustellen. Was ja auch irgendwie zeitgemäß ist.

Man sollte jedoch nicht vergessen, das dies nicht wirklich ein Gesetz zur rationalisierung im Betriebsablauf ist! Das ginge einfacher: Einfach ein paar tausend Verwaltungsrichtlinien und Meldevorschriften streichen: Zack! Geld und Zeit in hunderttausenden Unternehmen gespart. Es geht hier um eine neue Überwachungsvorschrift zur Steuerüberwachung, konkret gegen Vorsteuerbetrug. Es ist also eine von den Unternehmen selbst einzuführende und zu bezahlende Überwachungsmöglichkeit. Der Hintergrund dieses ganzen Zaubers ist die ViDA (oder VAT in the Digital Age, im Deutschen – Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) – was schon viel über die waren Absichten des Gesetzgebers verrät. Ich finde die Ironie in Sätzen wie „Faire Besteuerung“… Aber lassen wir das, das wird schnell zu polemisch.

Aus dieser Grundlage leitet sich auch meine folgende Handlungsempfehlung ab:

Warum dann überhaupt wieder so ein riesen Bürokratiemonster mit Milliarden Euro kosten für den Steuerzahler (Behörden) und die freie Wirtschaft? Eben wegen diesem Umsatzsteuerbetrug („Umsatzsteuerkarussell“). Warum nicht einfach grundsätzlich keine Steuern erstatten? Ein Vorsteuerguthaben wird als Guthaben weiter geführt, denn irgend wann will ja jede Firma einmal Umsätze generieren, sonst stimmt mit dem Geschäftsmodell etwas nicht. Das gleiche bei Aktiendeals, und Cum-Ex wäre niemals aufgetreten. Zu einfach? Jupp, zu einfach. Lieber Millionen (Europaweit!) von Unternehmen in die Generalhaftung nehmen und unter Anfangsverdacht stellen, als pragmatische Lösungen wegen / gegen ein paar hundert oder tausend Betrüger anzugehen. ZUGFeRD, ick hör Dir wiehern…

Handlungsempfehlung

Seit die Planung der Abstimmung zu diesem Gesetz von allen möglichen Lösungsanbietern auf allen Kanälen postuliert wird, steigt auch die Unsicherheit bei den Anwendern.
Muss ich jetzt?
Kann ich bald?
Muss ich mein „altes“ Navision Financials Dynamics Attain oder Microsoft Business Central BC365 jetzt wirklich gegen ein neues austauschen? Was wird mich das kosten?
Haben Sie sich auch schon diese Fragen gestellt? Spätestens jetzt bestimmt…

Und genau diese Fragen werden auch schon langsam an mich heran getragen. Meine Empfehlung trennt schon jetzt zwischen Behördenlieferanten und Nicht-Behördenlieferanten.

-Für Lieferanten an Behörden

Wenn Sie heute, in 2023, an Behörden liefern und berechnen (Schule, Gemeinde, Jobcenter, Bundesdruckerei…), dann haben Sie sicherlich auch schon einen Weg gefunden, wie Sie eine elektronische Rechnung an ihrem Empfänger stellen können… oder wie Sie diese Pflicht umgehen können. Bleiben Sie erst einmal dabei, außer der Arbeitsaufwand ist nicht mehr rationell. In diesem Fall schreiben Sie mich an, wir finden eine passende Lösung!

-Für die „normale Wirtschaft“

Warten Sie auf jeden Fall erst einmal die Gesetzgebung ab. Und wenn die dann durch ist, noch die ersten Einsprüche gegen dieses Gesetz. Ich denke nicht, das es in dieser Form Bestand haben wird. Wenn es das erste Quartal ’24 übersteht, werde ich sowohl für das native Navision Financials Dynamics / Attain wie auch das neue Microsoft Business Central BC365 von der Version 2013 bis zur 2018 (BC14) eine Lösung für das Erstellen und für das Einlesen von xRechnungsdateien anbieten. ZUGFeRD werde ich -aus den oben genannten Gründen- vermutlich nicht anbieten. Ich sehe keinen Markt dafür. Sollten Sie aber ausdrücklich ZUGFeRD wünschen: Schreiben Sie mich an, natürlich könnte ich auch dafür Lösungen zusammen mit Ihnen erarbeiten.

Workarounds, Zeit gewinnen

-Einfaches Verzögern, wenn Sie noch keine Eingangsrechnungen-Schnittstelle haben

Wenn das Gesetz wirklich verabschiedet wird -und Blödheit innerhalb eines Gesetzes sind seit Jahrzehnten kein Hinderungsgrund mehr dafür-, so schaffen Sie für 2025 notfalls erst einmal die Empfangsmöglichkeit für irgendein selten genutztes Format – z.B. ZUGFeRD! Sie bekommen so weiter ihre Eingangsrechnungen in dem für Sie wie bisher nutzbaren PDF Format, den XML Anhang ignorieren Sie einfach. So haben Sie keinerlei Umstellung – außer das Sie Ihre Rechnungen nun per Email statt Briefpost bekommen. Was ja sehr angenehm ist. Die Bundespost wird noch Probleme bekommen, wenn die milliarden Papierrechnungen jedes Jahr jetzt auch noch als Briefpost wegfallen. Für Sie auch ein idealer Übergang z.B. zu GetMyInvoice, mit dem Sie wirklich ihren Rechnungseingang rationalisieren & revolutionieren können! Sowohl für die nativen Navision Financials, Dynamics, Attain oder auch Microsoft Business Central BC365. Somit gewinnen Sie für 2024 und 2025 Zeit, um erst einmal die weitere Entwicklung abzuwarten.

-Schnelles Integrieren

2024 sollten, 2025 müssen Sie sich darauf vorbereiten, ihren Kunden elektronische Rechnungen ausstellen zu können. Hier empfehle ich ihnen -aus der Sicht von Dezember 2023- sich auf das Ausstellen und Empfangen von xRechnung vorzubereiten. Dies ist i.d.T. das einfachste Format, noch einfacher als EDI – und vielleicht wirklich endlich einmal stark standardisiert!- um dem Gesetz in seiner heutigen Form genüge zu leisten. Und, wer weiß, vielleicht wird ja doch eine Erfolgsgeschichte daraus, und xRechnung erbringt endlich den weltweit einheitlichen Standard bei dem Belegaustausch. Eine Hoffnung die so alt ist wie die IT, nicht nur für Navision Financials oder Business Central BC365 Anwender. Vielleicht ist daher ein sanfter Einstieg über GetMyInvoice interessant, welcher Ihnen sofort einen spürbare Arbeitserleichterung in der Fibu bringt – vor allem wenn Sie diesen Einstieg zusammen mit meinen Best Practice Übungen verbinden, z.B. auch meiner Zahlungsvorschlagsliste mit Forderungsausfallerkennung.

Ein mit Bing erstelltes Symbolbild für die elektronische Rechnungserstellung und -Versendung (natürlich auch Angebote & Bestellungen etc) mit Navision Financials (alle Versionen) oder BC365.

Für das Erstellen von elektronischen Rechnungen empfehle ich Ihnen das xRechnung Rechnungsformat. Dies wird -aus heutiger Sicht im Nov. ’23- das Rennen machen. Und es ist auch das einfachste aus allen Navision Financials Dynamics Attain oder Microsoft Business Central BC365 Versionen erstellbare Format! Es kann z.B. nahtlos in die Rechnungsversendung per Email funktion integriert werden. Problemlos auch gleichzeitig mit einer völlig normalen, unmodifizierten PDF-Rechnung per eMail. So ermöglichen Sie ihren Kunden gänzlich ohne jeden Umstellungsschmerz und auch ohne jegliche Verantwortung auf Ihrer Seite den gleitenden Umstieg von PDF Mails (welche Ihnen auch schon viel Porto, Lauferei und Drucker spart!!!) auf den komplett elektronischen Rechnungsfluss.