Detect shortfall of accounts receivable and payment at an early stage

Navision · Shopware · App

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Erkennen Sie kritische, finanzschwache Kunden, lange vor einer Insolvenz oder bevor dort das Licht ausgeht! Ganz ohne Microsoft’s KI, 100% Business Central bzw. Navision integriert, sauschnell, kein Zusatzaufwand.

Sie finden hier auch weitere Tipps zu diesem spannenden Thema, ganz unabhängig davon, ob Sie Business Central oder Navision oder eine gänzlich andere Fibu, z.B. Diamand, SAP Sage KHK, HS AS400 oder was auch immer, einsetzen.

Braucht es dafür eine künstliche Intelligenz? Nein!

Microsoft will gerne seine KI (Künstliche Intelligenz… Entweder sie ist not artificial, like Amazon, or it is not intelligent) to Business Central & Navision in order to determine “whether an invoice is paid on time”. Or not. Wow.

That is very little for a receivables management / risk management / risk minimization against bad debts due to bankruptcies or other reasons for a default.

Continuous monitoring of receivables easy as a side task

Ich habe hier etwas vieeel Besseres für Sie: Eine echte Warnung vor Kunden, die demnächst zahlungsunfähig werden (insolvent werden / „pleite“ gehen). Und das direkt und einfach in Ihre (beinahe) tägliche Business Central und Navision Arbeit integriert. Einfacher als jedes Forderungsmanagement, quasi „on-the-fly“.

Natürlich gibt es Ausnahmen und Überraschungen, da kann Sie kein Computeralgorithmus beschützen. Aber in der Masse (und Regel) kann man folgendes beobachten:

  • Customers whose liquidity is falling are increasingly using their payment terms.
  • „Gesunde“ Kunden zahlen meist innerhalb der Skontofrist.
  • "Ailing customers" then switch to the due date (ie pay at the net payment target) instead of the allowance due date (earlier payment with discount deduction).
  • And when it gets even tighter, the due date is already a bit overdrawn ... and then a little more ... and so on.

Wenn Sie zu lange warten, hilft Ihnen nur noch eine Kreditausfallversicherung… aber diese Anbieter machen das ja auch nicht für Gotteslohn. 🙂

Am Ende dieses Artikels finden Sie noch mehr Warnzeichen vor Forderungsausfall, drohender Insolvenz und Zahlungsausfällen. Die können Sie auch benutzen, wenn Sie kein Navision & Business Central haben… aber mit Navision ist es schon eleganter. 🙂

There are considerably more warning lamps (indicators) of bad debt / payment defaults (see at the bottom), but the increase in payment duration (the time until the settlement of open invoices / items) is one of the simplest and safest indicators (signs) of impending insolvency.

An increase in the order value with a simultaneous extension of the payment term is more of a confirmation of the impending insolvency than a growth indicator ... Take care to avoid payment defaults.

Reagieren Sie rechtzeitig, um nicht selbst auf Ihren fälligen Forderungen durch Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz Ihrer Kunden sitzen zu bleiben. Und dadurch vielleicht selbst zu einem Fall für den Insolvenzverwalter zu werden. Die Screenshots für die Beispiele stammen übrigens aus einer realen Kundeninstallation.

Navision or Business Central will help you very easily!

Diese Technik ist auch dazu geeignet, z.B. automatisch Zahlungsbedingungen und Kreditlimits von Kunden vom System anpassen zu lassen. Talk to me about this, if you would like to expand your receivables management / risk management in this regard.

Examples of an on-the-fly evaluation of impending bad debts / bankruptcies

Wie können Sie sich am einfachsten mit Navision oder Business Central vor drohender Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz / Forderungsausfall Ihrer Kunden schützen?

Quite simply: You observe the payment behavior, quite incidentally, without any additional work worth mentioning.

Und das praktisch ohne Anpassung in Standard Navision bzw. Business Central. Lediglich der Bericht (Report) 106 Customer Detailed Aging (Debitor – Fällige Posten) bekommt eine kleine Erweiterung: Die Historie der bisherigen Zahlungsdauern oder Überziehungen!

We simply show the payment duration of the last n payments in the top right (or wherever you want). Examples:

Example of very healthy, punctual payer, no risk of payment default

Screenshot aus Navision bzw. Business Central über einen Kunden mit sicherer und vorbildlicher Zahlungsmoral

Annelise is obviously very healthy: She always pays within the discount payment period (Ø after 4 days), the current invoice is open for just 7 days. The cycle 4 4 4 4 7 4 rather indicates a bill that was paid once for a weekend 3 days later.


Ernst takes a little more time: He prefers to pay within the due date, but very reliably. And the current bill is still right in the middle of it with 14 days. Business Central or Navision gives you a reassuring message here: No need to panic.

Example: Punctual payer, little or no probability of bad debts

Screenshot von einem Kunden mit ebenfalls noch recht zuverlässiger Zahlungsmoral und kleinem Ausreißer

With one receipt and 64 days overdue (21 21 28 20 32 64 32 41 34) wohl mal eine Unklarheit, aber ansonsten wohl kein Grund zur Beunruhigung. Alle anderen Forderungen wurden so etwa nach 20-30 Tagen beglichen (bezahlt). Die Zahlungstage sind übrigens nach Datum sortiert: Die letzte Zahlung (der letzte Ausgleich) steht rechts, so sieht man die Entwicklung sehr gut.

Example fluctuating, irregular payment method

Ausschnitt aus Navision / Business Central von einem Kunden, bei dem schon Liquiditätsengpässe zu erkennen sind. Gezahlt wird offensichtlich rein nach Verfügbarkeit - So etwas sollte beobachtet werden.

Hier ist schon eher zu erkennen, dass dieser Kunde „nach Verfügbarkeit zahlt“. Nicht kritisch, kann aber schon leichter zu einem Forderungsausfall führen. Er bezahlt offensichtlich dann seine Rechnungen, wenn er wieder genug Geld zur Verfügung hat. Ein einziger säumiger Kunde bei diesem Kunden kann also sehr leicht zu Ihrem Problem werden!

Although the payment terms themselves were never particularly noticeably exceeded, the jumping between yes / no cash discount clearly shows that this customer now and then has financing problems.

Bei kleinen Beträgen muss man sich da keine Gedanken machen, wenn aber plötzlich die Umsätze steigen, dann sollten Ihre Alarmglocken angehen: Evtl. will er noch schnell seinen Lagervorrat auf Ihre Kosten aufstocken.

Wenn das bei Ihnen ein bekanntes Problem ist (Kunden füllen sich kurz vor deren Insolvenz noch einmal schnell das eigene Lager auf Ihre Kosten auf), dann können wir hier auch sehr einfach noch die jeweiligen Beträge dazu ausgeben, was so eine Tendenz viel deutlicher zu Tage treten lässt.

But then you need a little longer to scan it quickly. Under Navision & Business Central RTC (RDLC), individual days could still be highlighted optically / in color. Unfortunately, this is not so easy to do in Navision up to version 2009R2. But also possible!

Example of creeping insolvency with a good outcome

Auswertung Debitor Fällige Posten aus Navision / Business Central mit Anzeichen für einen schwerwiegenden Luiquiditätsengpass, der sich wieder gelegt hat

It got a lot more exciting here. This customer used to pay quite well (after 18 19 20 14 8 days). Then it got a little more difficult. Corona? The payment duration went up to 82 days. Then the situation relaxed again: The payment duration clearly went down from 82 to 66, 52, 38 days to discount payment (7/8 days).

Example (almost) certainly the following shortfall of accounts receivable

Deutliche Anzeichen für eine drohende Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz. Einfach "nebenbei" ausgewertet über die Liste 106 Debitor - Fällige Psten aus Navision / Business Central heraus

... And here we have a fine specimen of a red alarm light. At first he paid immediately (0.2), then within the discount period (8 days), then he used his net payment deadline (22 days), then he overdrawn (69 and 81 days). The current claims are now 53, 66, 81, 197 days overdue: This trend was evident a long time ago! Countermeasures should urgently be considered here, e.g. advance payment, payments on account, personal discussions with the management. Also, make sure that the retention of title is correct on all of your documents. If your Navision / Business Central is not already printing this important sentence on your documents, feel free to contact me regarding this.

And: You just do it on the side. At least I know it that the due item list (Report 106 in Business Central or Navision) is a popular tool to quickly check the open customer items shortly before the (hopefully automated?) Dunning run. And that with real intelligence, not with artificial intelligence.

Und damit Sie das mal schnell mit dem Kunden klären können, ist die Mailadresse und die Rufnummer gleich mit angegeben. Minimale Anpassungen für optimale Arbeitserleichterung: So geht Navision und Business Central. KI braucht es dafür nicht.

Automatic liquidity planning with Navision & Business Central

Aus diesen Daten kann sogar noch viel mehr generiert werden! Z.B. kann Ihnen Navision die Fälligkeiten in den Debitorenposten von Business Central und Navision automatisch aus den letzten 3 Zahlungszyklen ermitteln. Auf diese Weise ist Ihre eigene Liquiditätsplanung -ohne jede weitere zusätzliche manuelle Arbeit- viel genauer, als Sie das je von Hand machen können. Statistik lügt nicht, zumindest nicht ihre eigene.

Further warning signals of shortfall of accounts receivable / bankruptcies

Erste Bestellung bei Neukunden

First order? Maybe. even with a noticeably high value of goods, or unusual product combinations? If you don't know the customer at all, this is always associated with a certain risk.
Rating agencies such as Creditreform or Euler Hermes Rating help with a credit check. In Shopware even automatically via plug-in! Take a look at the commercial register, which can be viewed free of charge.

Überprüfung von Insolvenzen

Dafür brauchen Sie nicht einmal irgendeinen Dienstleister! Insolvenzen werden transparent, kostenlos und öffentlich bekannt gemacht! Recherchieren Sie hier kostenlos nach Ihren Kunden, wenn z.B. einer der hier dargestellten Hinweisen auftritt.

High priced products

Also pay attention to whether, for example, there are very high-priced products in your range that are cheaper elsewhere, oder gerade Produkte, die sich leicht wieder verkaufen lassen, wie z.B. Kameras, Laptops, Notebooks… Betrüger vergleichen keine Preise. Wenn man eh nicht dafür bezahlt, ist der Kaufpreis nicht ganz so wichtig…

Different addresses

If the delivery address in the first order differs , you should also pay attention, just as with deliveries to packing stations.

Also pay attention to the name mail address. Ein Rüdiger Müller mit der Mailadresse udo.mayer@web.de oder ein Ralf3245532@web.de sollte Sie wachsam werden lassen.

Mailadressen mit vielen Ziffern oder zufälligen Buchstabenkombinationen sind oft automatisch erstellt worden. Oder auch von einem Menschen, welcher sich keine Gedanken um die Aussage einer Mailadresse macht. Und wenn die Bestellung dann noch in den tiefen Nachtstunden eingetroffen ist… telefonieren Sie lieber einmal hinterher. Das kann ja auch Kundenservice sein. 🙂

Änderung bei der Zahlungsdauer (& Pünktlichkeit)

In the case of existing customers, the notes on the extension of the payment term (as described above) and and fictitious complaints ein Indikator. Wobei letzter Punkt sich automatisch in den oben dargestellten überzogenen Zahlungszeilen äußert – sehr praktisch! Scheinreklamationen funktionieren wie Reklamationen, nur das Sie eben unbegründet sind. Sie sollen nur Zahlungsverzögerungen kaschieren.

Previously unusual partial payments or changes to bank details are another indication that should be kept in mind.

Deterioration in customer communication, employee information

Obviously, but to be treated manually are the clear warning signs such as inaccessibility of the management, competitors who only deliver to their customers against prepayment or cash payment, name changes, relocation of business fields abroad, discount battles (just like at the "Praktiker Baumarkt")evasive responses from employees about the operating situation, employee turnover, often changing contact persons

Achten Sie auch darauf, ob Ihr Ansprechpartner einen Kommentar fallen lässt, in der Art „Seit Herr oder Frau xxx nicht mehr hier ist, klappt hier gar nichts mehr“ oder so ähnlich. Es gibt in durchschnittlichen Firmen meist nur durchschnittliche Mitarbeiter. Diese Firmen werden vom Markt getragen. Einzelne, herausragende Mitarbeiter können durch ihren Fortgang eine Firma leicht in Schieflage bringen.

It is more exciting with above-average companies! Often the brilliance of the company only depends on one or very few employees. A really good salesman, an excellent programmer, a super skilled buyer. In this case, the departure of a single person can jeopardize the market leadership of an entire company.

Und sogar dieser Vorgang selbst kann ein Indikator sein: Gute Mitarbeiter verlassen ein schwankendes Unternehmen meist als erstes, womit sie dann diese Schwankungen noch verstärken.

If you hear any warning signs, a quick, free look at the commercial register won't hurt. Here you will also find, for example, the opening of insolvency proceedings. In this case, contact the insolvency administrator listed there immediately and ask about how to proceed, e.g. further deliveries to your customer.

Securing accounts receivable through factoring

There are numerous service providers who take care of your receivables management. And also offers "from 1% fee", e.g. at AXA, which quickly make you think about getting rid of this whole tiresome subject of receivables monitoring.
Seien Sie hier aber bitte genauso schlau wie ihr Factoring-Anbieter! Nehmen Sie dazu einfach einmal die im vorherigen Jahr als „Nicht einbringbare Forderungen“ umgebuchten, als sicherer Zahlungsausfall angenommen Debitorenforderungen. Und setzen diese Ausfälle in das Verhältnis zu ihren gesamten Umsätzen. Dieser Prozentwert ist ihr statistisch zu erwartender Forderungsausfall. Liegt diese Prozentzahl higher than the fee for your factoring service provider, you are getting good business dealings with factoring. If this percentage, however, is the same or even less than the fee for your factoring service provider, you are doing bad business selling your accounts receivable. Apart from the fact that you may also burden your customer relationship with it.


Rechenbeispiel: Sie haben im Vorjahr 2.768 Euro als nicht einbringbare Forderungen gebucht, bei einem Vorjahresumsatz von 568.234 Euro. Ihr Forderungsausfall beträgt also 2.768 / 568.234 * 100 = 0,49%. Wenn Sie nun 1% ihres Umsatzes als Forderungsausfallversicherung oder Inkassogebühr bezahlen, dann verdoppeln Sie damit ihre Kosten. In Navision / Business Central können Sie diese wichtige Kennzahl auch vollautomatisch im Kontenschema errechnen/anzeigen lassen!

Taschenrechner als Symbolbild für Navision / Business Central Forderungsausfall und Kontenschema
Lassen Sie Navision / Business Central die Rechenarbeit machen, und konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse!

Das gleiche gilt auch für Forderungsausfallversicherungen. Auch diese Unternehmen nehmen natürlich eine Kalkulation des Ausfallrisikos vor und lassen sich dies von Ihnen bezahlen. Und gehen Sie davon aus: Die wirklich schon bekannten faulen Kunden nehmen ihnen diese Forderungsausfallversicherungen und die Factoring-Anbieter auch nicht ab.

Impending insolvency as customer loyalty

Something that at first sounds like a contradiction can also be an opportunity!
Dies fordert natürlich ein enormes Fingerspitzengefühl bei allen beteiligten. Zuallererst müssen Sie sich ein Bild darüber machen, ob ein kritischer Kunde eine Chance hat, weiter am Markt zu bestehen. Sollten Sie zu der Erkenntnis kommen, dass diese Chance durchaus gegeben ist, so können Sie diese Gelegenheit möglicherweise dazu nutzen, einen sehr loyalen, treuen Kunden für die Zukunft aufzubauen! Seien Sie sicher: Wenn Sie ihren Kunden nicht einfach opfern, darauf verzichten, Ihn „den Wölfen zum Fraß vorwerfen“ (ihn gezielt in die Insolvenz zu bringen), so werden Sie einen treuen Kunden für die Zukunft gewinnen. Und hier möglicherweise die Saat für eine für beide Seiten sehr fruchtbare Zusammenarbeit auslegen.