NarVichiV – Das einfache Archivsystem für Navision

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Die Anleitung für das NarVichiV ist hier zu finden

In jeder Firma kommt es unweigerlich irgendwann zu solchen Fragen:

  • Müssen wir wirklich jeden Lieferschein in einen Ordner ablegen? Wir haben derzeit keine Azubis, die das sonst immer machen, und uns kostet es so viel Zeit!
  • Die Papierablage ist grausam! Neben dem immensem Zeitbedarf kommt es immer wieder vor, dass eine Einkaufsrechnung in einem falschen Ordner abgelegt wird. Diese wird dann nur noch durch Zufall gefunden, aber nicht, wenn wir sie brauchen. Kann man das nicht einfacher, besser, zuverlässiger und schneller machen?
  • Wir haben keinen Platz mehr für die Aktenordner. Auch der Keller ist schon voll. Wir wissen nicht mehr wohin mit den ganzen Aktenordnern.
  • Wir haben nun schon mehr als 10 Jahre kaufmännische Papiere und andere Dokumente in unseren Aktenordnern. Wie können wir die schnell und sicher entsorgen? Wir haben „damals“ entschieden, die Aktenordner nach Lieferanten und Kunden zu organisieren, müssen wir jetzt jeden einzelnen Ordner anfassen und manuell aussortieren?
Symbolfoto für ein unordentliches Archiv im Gegensatz zu einem ordentlichen Navision Attain / Dynamics / Business Central

Um es zumindest für die allerletzte Frage zu vereinfachen: Ja, das müssen Sie wohl. Oder schauen Sie sich erst mal den Teil der Altbelegübernahme an.

Was aber dann bei den ersten Recherchen für Ernüchterung sorgt?

Symbolbild Kosten für ein ordentliches Archiv unter Dynamics / Business Central oder Navision Attain

  • Preise. Ausgewachsene Archivsysteme wie Easy Archiv, D3 von Dvelop, ELO der elektronsiche Leitzordner usw. usw. kommen nicht nur kinderleicht in 5-stellige Preisregionen, sondern machen es sich da sogar im Mittelfeld bequem. Kaum ein ausgewachsenes Archivsystem ist unter 40 Tsd Euro zu bekommen, oft kommen dann noch eigene Archivserver, spezielle Hardware, teure und monatlich zu bezahlende Scansoftware hinzu… und eine Administration.
  • Einrichtungsaufwand. Große Archivsysteme mit Workflow, Versionsverwaltung, integriertem oder extern hinzu zu kaufendem Scanclient müssen erst einmal in Betrieb genommen werden, auch eine Schulung mehrere Mitarbeiter ist regelmässig nötig.
  • Hardware. Die meisten Archivsysteme setzen einen oder gar mehrere dedizierte Server voraus, oder müssen gleich zwangsweise in der Cloud laufen.

Mit all dem mach NarVichiV Schluss!

  • Preiswert. der Grundpreis für eine funktionsbereite Version kratzt gerade mal an der 10tausender Grenze.
  • Kaum Schulung. Sie finden die Einarbeitung hier auf dieser Seite. Mehr brauchen Sie i.d.R. nicht. Anwender benutzen einfach das gewohnte Navigate von Navision / Business Central um sich ihren Originalbeleg anzeigen zu lassen!
  • Keine zusätzlichen Server. Die Dokumente liegen da, wo Dateien liegen sollten: Im Dateisystem ihres vorhandenen Windows- oder Linux / NAS Dateiservers. in Navision liegen nur die Metadaten, dadurch sehr sehr wenig Speicherverbrauch in ihrer Navision / Business Central Datenbank.
  • Versionsunabhängig. Die Archivlösung NarVichiV gibt es bereits für den Classic Client (Navision 1.30, 2.00, 2.01 über 3.x, Dynamics bis zur 2009R2 Lösung, und für den RTC Client ab Navision Dynamics / Business Central 2013, über 2015 bis zur RTC-Version von Navisin 2018. Eine AL-version als Extension ist geplant, sprechen Sie mich an! Dabei verwenden alle Lösungen die gleiche Datenstruktur, eine Migration ist daher problemlos und ohne Dokumentenverlust möglich.
  • Offene Dateistruktur. Bei einem Systemwechsel müssen Sie sich nicht mit Containern, kryptischen Dateinamen, unbekannten zusammenhängen herumärgern. Für Ihr Archiv gibt es genau eine Tabelle in Navision mit allen Metadaten, und eben die zugehörige Datei in ihrem Dateisystem. Sie können Ihre Dokumente auch gänzlich ohne Navision recherchieren, Sie brauchen keinen Viewer oder Dateiverwalter an ihre Wirtschafts- oder Steuerprüfer zu geben!
  • Simple Berechtigung. In Navision steuern sie über die regulären Rollen & Zugriffsrechte, wer was mit den Metadaten anstellen darf. Im Dateisystem steuern Sie über Zugriffsrechte auf die Archivordner, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf. Sie brauchen sich in keine neue Zugriffsrechte- oder Rollenverwaltung einzuarbeiten.

Klingt gut? Ist es auch!

Verwalten von Dokumenten, die von Navision erstellt werden

Verwalten von zu scannenden Dokumenten

Lieferscheine bekommen auf jeder Seite (!) einen Strichcode (Barcode), welcher einfach die Dokumentenart (LS) + Dokumentennummer (Belegnummer) beinhaltet.
Alle anderen Belege bekommen… nichts. Siehe auch weiter unten.
Einkaufrechnungen tragen naturgemäß keinen Navision-kompatiblen Barcodes. Daher kommt an jedem (!) Computer noch ein kleiner Aufkleberdrucker:

Dieser würde beim verbuchen einer Einkaufrechnung oder -Gutschrift sofort einen Aufkleber mit Barcode und einigen Belegdaten ausdrucken. Den auf den Beleg geklebt, und fertig.

Alle zu scannenden Beleg (also Verkauf unterschriebene Lieferscheine, Einkauf Rechnungen, weitere?) werden nun einfach in einem Epson DS 870 gescannt. Dessen kostenlose Software verarbeitet die Dokumente so, das Navision die ankommenden Scans dann wieder automatisch in einem Datei-Ordner auf ihrem Server ablegen kann.
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Abrufen des gescannten (oder per PDF archivierten) Beleges:


In Navision wird jedes an das Archiv übergebene Dokument mit den Metadaten (Name, Belegnummer, Buchungsdatum, Scandatum (für den Pappkarton), Datum, Buchende Person…) und dem Dateinamen in eine eigene Archivtabelle geschrieben. Über Navigate (und eine Programmerweiterung in der Navigatefunktion) zeigt dann Navision zusätzlich zu den vorhandenen Datensätzen (Gebuchte Rechnung, Kreditoren- oder Debitorenposten, Sachposten…) auch noch diesen Archivdatensatz an. Über „Anzeigen“ wird dann das Dokument als PDF auf dem Bildschirm angezeigt und kann dort z.B. ausgedruckt werden. Über die Zugriffsrechte in dem Ablageordner kann auch gesteuert werden ob jemand ein Dokument nur Anzeigen kann (Read) oder es auch verändern darf (Modify), z.B. durch das zufügen von Notizen. Bei einem Linux-System könnten auch noch die Löschenrechte explizit vorgegeben werden. Unter Windows kann dies über ein syncronsierendes Sicherungssystem gesteuert werden: Löschen ist i.d.R. nicht erlaubt auf Archivdokumenten.

Warum einen Labeldrucker pro PC und nicht einen pro Schreibtisch oder Büro?


Meine Erfahrung sagt: Wenn mehr als eine Person Aufkleber an einem Drucker generiert, oder wenn eine Person mehrere Aufkleber generiert, und diese erst danach auf die Dokumente klebt, kommt es zu Fehlern. Daher meine Empfehlung: Jeder Labeldrucker steht so bequem, das der / Die Sachbearbeiter(in) ohne Mühe (!) sofort jeden Aufkleber auf das korrekte Dokument aufkleben kann: Dann ist alles gut.

Warum bei den Lieferscheinen einen Barcode  pro Seite und nicht nur auf die erste Seite?


Gerade bei Lieferscheinen, die zuerst außer Haus gehen, kann es leicht vorkommen das mal Seiten verloren gehen, oder Seiten in der falschen Reihenfolge zusammen sortiert werden etc.
Wenn nun ein einziger Strichcode über alle folgenden Seiten entscheidet, so kann auf diese Weise leicht einmal die 3. LS-Seite vom Müller als 2. LS Seite beim Meier eingescannt werden. Die wird nie wieder gefunden…

Warum extra einen neuen Scanner für diese Aufgabe?


Das Geheimnis ist die bei diesen Scannern kostenlos mitgelieferte Software Document Capture Pro. Normalerweise kostet so eine Scansoftware Geld. Nicht nur einmal, sondern pro Scans/Monat oder anderen Gebührenmodellen. Grundregel: Je mehr Seiten, desto teurer. Die Epsonsoftware beherrscht die nötigen Funktionen (Aufteilung von Scanaufträgen nach Barcodes, Erkennen von Barcodes) und ist im Preis des Scanners enthalten. Wenn Sie für ihren Vorhandenen Scanner eine Scansoftware mit ähnlicher Funktion haben, oder in Ihrem Scanner (bei großen Bürodruckern / Scannern ist das manchmal der Fall -> Hr. Heuten) ist bereits die nötige Intelligenz verbaut, so gibt es keinen guten Grund, einen zusätzlichen Scanner zu erwerben!
Aber: Der DS-870 (ich empfehle nur diesen, ich habe den Vorgänger DS-860 auch selber im Einsatz) scannt echt alles was nicht bei drei auf den Bäumen ist. Tankquittungen, Postquittungen, handgeschriebene A5-Quittungen  vom Abreisblock, Durchschlagpapier…

Belegabbild auf Dauer vorhalten?


In diesem Fall würde ich einfach jedes dieser Dokumente von Navision beim Ausdruck auch gleich noch als PDF erstellen und dieses Dokument (diese Datei) ebenfalls in obige Ordner ablegen.

Können die Labeldrucker auch andere Aufkleber erzeugen?


Ja, natürlich! Damit kann Navision und Business Central auch Produktaufkleber mit Chargennummern drucken, oder Kommissionieraufkleber, so dass gleich jedes zu pickende Gut mit einem Kunden-Barcodeaufkleber versehen werden kann (auch mal ganz praktisch, wenn es im Lieferwagen zu sehr rumpelt oder der Kunden alte Ware zurück geben will…). oder Regalaufkleber mit Strichcodes für den Lagerplatz, wenn es zu MDE Geräten kommt. Je nach Anwendung müssen Sie sich allerdings für Thermo-Direkt (billigste Druckform, aber die Aufkleber verblassen im Sonnenlicht, nur für kurze Lebensdauer wie Archiv und Pickaufkleber) oder Thermo-Transfer (Aufkleber halten, je nach Material, bis in die Unendlichkeit, dafür teurer) entscheiden. Einige Drucker beherrschen beides, aber ich würde mich trotzdem entscheiden. Das Handling (nur eine Sorte Aufkleber, immer gleiches Einlegen) ist einfacher.

Revisionssichere Archivierung

Siehe dazu dieser Unterabsatz

Behandlung von alten & gescannten Dokumenten

Hier gibt es im Wesentlichen diese Strategien:

Verfahren bei neu & bereits archivierten Belegen

Sobald Sie ihre Dokumente gescannt und archiviert haben, werfen Sie diese -ohne jede weitere Sortierung oder Trennung! – mit dem Gesicht nach unten in einen Pappkarton. Notieren Sie auf dem Pappkarton das Datum, an dem Sie ihn zur „Restarchivierung“ das erste Mal befüllt haben. Wenn er voll ist, notieren Sie das Abschlussdatum ebenfalls auf diesem Karton. Diesen Karton stellen Sie irgendwohin, wo Sie ihn bei Bedarf wiederfinden. Ihr altes Aktenordnerarchiv sollte nun genug Platz für diese hochkomprimierte Ablage bereitstellen. Oft wird diese Art der Archivierung nicht für alle Dokumente, sondern nur für die Eingangsrechnungen benutzt. Hintergrund ist, wie oft bei solchen Entscheidungen, die berühmte German Angst, irgendetwas falsch zu machen. Lesen Sie hierzu bitte auch die folgenden Absätze!
Eine wesentlich radikalere Methode ist es, alle gescannten Dokumente nach dieser Woche nur wenige Tage oder Wochen aufzubewahren, um danach den ganzen Pappkarton schlicht zu vernichten. Auch hierzu lesen Sie bitte die folgenden Absätze.

Beibehalten der alten Ablage bis zu deren Entsorgung

Was soll man mit den Jahre- oder gar Jahrzehntealten Papierablagen tun? Gerade wenn Sie bisher in Aktenordnern abgelegt haben, besteht hier eine große Hemmschwelle, diese Dokumente nun alle erneut anzufassen und zu scannen. nach wenigen Tagen mit einem elektronischen Archiv wird Sie eine regelrechte Abneigung gegen Aktenordner erfassen.
Einer der pragmatischsten Ansätze ist dabei, diese Aktenordner einfach so zu belassen, wie sie sind, und sie ab dem Tag X, wenn das elektronische Archiv in den Echtstart geht, einfach irgendwo ganz weit hinten im Lager wegzupacken. Alle Ordner, aber gerade halbvolle Ordner benötigen hier natürlich wesentlich mehr Platz als nötig, und alle Vorteile einer elektronischen Archivierung existieren für diese historische Ablage natürlich nicht.

Übernahme der in der Papierablage enthaltenen Dokumente in das Archiv

Hier müssen wir uns unbedingt gemeinsam Gedanken machen, wie wir dabei zusammen vorgehen. Grundlage für diese Annahme ist, dass Ihr Navision vermutlich die allermeisten dieser Papierdokumente (z.B. Einkaufsrechnung und Verkaufslieferscheine, Verkaufsrechnungen) bereits kennt.
Mit etwas Geschick bekommen wir es hin, dass Navision die nötigen Aufkleber gleich in der richtigen Reihenfolge (z.B. alphabetisch sortiert nach Kreditor & aufsteigendem Datum) druckt, so dass die Mitarbeiter beim Ausheften aus den Aktenordnern ohne viel Aufwand jedes Dokument einfach mit den Aufklebern in der Druckreihenfolge versehen können. Es bleiben dann nur die Ausreiser übrig, welche dann schnell nachindexiert werden können. Als Ergebnis haben Sie dann ihren Dokumentenstapel auf das Minimum reduziert, und können Diese Dokumente nach den Vorschlägen des vorherigen Kapitels Karton-Archivieren oder vernichten.

Grundlage für die Entscheidungsfindung und Vorgehen

Sie haben nun mehrfach den Vorschlag gelesen, die Dokumente, welche Ihnen so viel Zeit und Platz kosten, einfach „Bulk“ archivieren, also unsortiert im Karton abzulegen, oder diese auch noch -unvorstellbar- einfach zu schreddern, kompostieren oder zu verheizen (wenn Ihre Heizanlage über 1.000 Kw Wärmeleistung erbringt). War da nicht etwas mit Verweigerung von Vorsteuerabzug und andere gesetzliche Vorschriften? Nun… Ja! Die gibt es.

Und die Papierablage ist der sicherste Weg, allen Anforderungen der Gesetzestexte nachzukommen. Daher ist die folgende Begründung von mir als genau dieses zu verstehen: Eine Zusammenfassung von gelebter und erfahrener Verwaltung. Dies ist keine rechtliche und keine Steuerrechtliche Beratung! Sprechen Sie sich bitte mit Ihren Anwälten & Steuerberater(n) für ein endgültiges Vorgehen ab! Ich kann, darf und will Ihnen diese Entscheidung nicht abnehmen. Ich kann aber hier einmal die Praxis sprechen lassen.

Mein NarVichiV ist nicht revisionssicher! Ein Finanzbeamter könnte Ihnen also bei einem angezweifelten und nicht im Original vorlegbaren Beleg die Vorsteuer verweigern. Mehr in aller Regel nicht! Es gibt Firmen die gehen dieses Risiko bewusst ein, um eine einfache Ablage (nach dem Scannen in das Altpapier) zu haben. Ich habe seit ca 2014 nichts mehr davon gehört das Betriebsprüfer auf die Vorlage eines Originalbeleges bestehen, auch nicht bei fehlender Revisionssicherheit. Wirtschaftsprüfer interessieren sich in aller Regel ohnehin nicht darum, Sie prüfen ja „nur“ die Ordnungsgemäße Buchführung. Aber natürlich haben auch diese ein Vetorecht.
Um 100% Finanzamt und GOB (Grundsätze der Ordnungsgemäßen Buchfürhung) Konform zu sein empfehle ich dieses Vorgehen mit den Bulk (gemischten Sammel-) Kartons. Vermutlich werden Sie auch diese nach wenigen Jahren entsorgen und dann auf wenige Wochen umstellen.

Betrachten Sie einmal ihr bisher vorhandenes Papierarchiv. Schätzen Sie dabei einmal groß ab, wie viele Dokumente (nicht Seiten) dort abgelegt sind. Vergessen Sie bitte nicht die vielen vielen Aktenordner im Keller, oder gar in einer angemieteten Garage oder Lagerhalle.
Nun stellen Sie bitte laut die Frage, wie oft ein Dokument aus dieser Ablage wieder hervorgeholt wird… und warum!!!!
Sie werden darauf kommen, dass etwa 99,9%, vielleicht auch 99,99% der einmal physikalisch abgelegten Dokumente niemals wieder angefasst/betrachtet werden! Darauf bauen meine unverbindlichen Empfehlungen auf! In den meisten Fällen werden Dokumente aus 2 Gründen wieder aus dem Archiv hervorgeholt:

  • Es gibt eine Reklamation eines Kunden, z.B. wurde angeblich zu wenig Wahre geliefert. Es wird der Lieferschein mit der Kundenunterschrift benötigt. Dieser wird dann, ganz im Sinne des analogen Deutschlands des letzten Jahrtausends, zum Kunden gefaxt. Oder, ultramodern, gescannt und per E-Mail zum Kunden geschickt. In diesem Fall ist es völlig egal, ob Sie dieses Dokument per Knopfdruck in Ihrem Navision finden und von dort aus Mailen oder Faxen, oder ob Sie langwierig ein „Originaldokument“ aus den Aktenordnern suchen, dieses dann scannen oder faxen.
  • Es gibt die Rückfrage eines Wirtschafts- oder Steuerprüfers nach einem Spezifischen Vorgang, zu dem Er (oder Sie) einmal den Originalbeleg sehen möchte. Dies ist der wichtigste Grund für eine Ablage von Einkaufsrechnungen. Aber hier hat sich die Zeit enorm gewandelt! Einkaufsrechnungen kommen heute als Email mit PDF oder sogar komplett elektronisch als EDIfact Dokument ins Haus. Vielleicht werden diese schon gar nicht mehr von menschen betrachtet, sondern komplett von der EDV aufbereitet und auch automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen.
    Auch die Arbeit der Steuer- und Wirtschaftsprüfer hat sich gewandelt. Diese verlangen heutzutage in aller Regel ihre Buchhaltungsdaten als GdPDU-Datei, welche diese dann mit -teilweise sehr pfiffigen!- Prüfregeln in der Idea-Software auf Auffälligkeiten prüfen. Und wenn dabei herauskommt, dass ein bestimmter Beleg besser einmal nachgeprüft werden sollte, so wird dieser dann bequem vom Computer aus per E-Mail angefordert. Auch hier ist es in solch einem Falle dann völlig irrelevant, ob Sie nun einen Originalbeleg aus dem Aktenordner fischen, diesen Scannen und mailen oder faxen. Oder ob Sie diesen Beleg per Knopfdruck von Navision angezeigt bekommen, und diesen dann Mailen.

Im allerschlimmsten Falle könnte man ja auch noch den Ersteller des Originaldokumentes um einen Nachdruck bitten. Überschlagen Sie doch einmal, was Sie ihr Papierarchiv so kostet. Denken Sie bitte dabei an

  • Platz. Den Platz könnten Sie für kleinere Büros oder mehr Arbeitsplatz (oder gar Lagerfläche) in ihrem Büro verwenden.
  • Regale. Ja, diese kosten auch Geld, gerade im Büro will man vielleicht auch mal die Einrichtung modernisieren. Und da sind die Regale für Ihr Aktenorderarchiv schon ein Kostenfaktor.
  • Aktenordner. Auch die gibt es nicht umsonst.
  • Zeit. Sowohl bei der Ablage wie auch beim Suchen. Wie es der Teufel so will, wurde genau das Dokument, welches Sie jetzt gerade benötigen, noch nicht oder falsch abgelegt. Von der Ablage selbst brauchen wir, glaube ich, nicht zu reden: Will keiner machen, hat keiner Zeit zu, nervt.
  • Aussehen. Ok, kein echter Kostenfaktor, aber ist ihre Aktenordnerwüste im Büro schön anzusehen?
  • Entsorgung. nach 10 Jahren wollen Sie die Akten los werden, schon allein weil Sie ansonsten ja auch verpflichtet sind, deutlich ältere Dokumente, wenn noch im Betrieb vorhanden, bei Rückfragen auch vorzulegen. Übrigens ein guter Grund, auch ihre Navision bzw. Business Central Datenbank mal wieder zu verschlanken.

Wenn Sie das einmal überschlagen, reden wir bei einem elektronischem Archiv schnell von einem ROI (Return of investment) von einem, vielleicht von zwei Jahren. Je nach Kosten für ihre Archivlösung!

Was ist mit Easy Archiv, D3 von Dvelop, ELO?

Alles schöne Archivsysteme, mit ausgefeilter Verwaltung, meist mit Workflow, diversen Zugriffsrechtestufen, Versionsverwaltung und und und… Nur… Brauchen Sie das auch alles? Wenn ja, kann ich Ihnen auch dabei behilflich sein!

Reicht auch der „Belegeingang“ von NAVISION oder BUSINESS CENTRAL seit Navision bzw. Business Central 2016?

In Navision und Business Central können Sie seit der Version 2016 „Dokumente anhängen“ aufrufen. Mit einer kleinen Anpassung von mir sogar per Drag & Drop. Aber: Dieses System ist ganz klar not als Archivierungssystem gedacht. Größter Nachteil (aber je nach Firma auch ein Vorteil): Die Belege werden direkt in der SQL-Datenbank abgelegt und benötigen dort erheblichen Speicherplatz. Das ganze kann über kurz oder lang zu Problemen führen. Ich empfehle not, den Belegeingang von Navision / Business Central als Archiversatz zu verwenden – trotzdem wird es, je nach Firma/Anforderung/Struktur funktionieren!