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Hardly any other element of a company, apart from the owner or decades-old managing director, is as difficult to replace as inventory management, which has been tried and tested for decades.
And yet there comes a time for every company and every entrepreneur when technical reasons or years of accumulated frustration about the technical inadequacies of the AS/400, Siemens Nixdorf, Comet system or even more modern ERP systems such as NTS Apollo, Baan.
It is also possible that your own company has grown so far and fast that Lexware, Haufe and Sage or the still widespread Excel with Word or even paper invoices are simply no longer sufficient.
Perhaps your own company has grown so far and fast that Lexware, Haufe and Sage or the still widespread Excel with Word or even paper invoices are simply no longer sufficient.
Of course, it can also be the other way around, that due to a company split or downsizing, giant giants like SAP or MySAP simply no longer fit. Or that MyFactory didn't fit your company from the outset, when all you really needed was a bill of materials.
Vielleicht wurden auch die Hoffnungen und Erwartungen an eine kostenlose Lösung wie JTL, WeClap und Odoo dann doch nicht erfüllt.
In short, there are numerous reasons to introduce a new ERP system, from modernization and staff shortages to costs or simply changing preferences and requirements.
And that hurts. Well-established habits, cherished or previously undiscovered errors, missing data outputs on the side to be replaced, missing import interfaces on the new ERP side, lost (or even deceased) specialist knowledge... These are just some of the birth pangs that you will experience on the way to a new ERP system.
Und meist ist so eine Umstellung auch mit enormen Kosten verbunden, sowie mit einem immensen Zeitaufwand. Und vielleicht auch noch ein Technologiewechsel, z.B. von einer AS/400 or Siemens Nixdorf Quattro with Comet to Microsoft Windows or Amazon/Azure Cloud.
Solche Umstellungen sind nicht selten. Ich bekomme das mit, weil ich so ein oder 2-mal im Monat einen Anruf bekomme… wenn das Kind nicht nur bereits lange in den Brunnen gefallen ist, sondern meist sogar so lange Zeit später, dass der Brunnen schon wieder zugewachsen ist… sinnbildlich gesprochen. Ich werde meist angerufen, wenn die Geschäftsführung schon 6-stellige Beträge in ein Umstellungsprojekt zu Business Central 365 (oder auch ganz anderen integrierten ERP’s) (früher: In Navision Financials oder Navision Dynamics) gesteckt hat, und immer mehr das Gefühl bekommt, das das Projekt einfach nicht zu Ende kommt… und die Überweisungen an den Navision/ BC365 Partner auch nicht. Oft stehen dann schon Beträge oberhalb der 1/4 million im Raum, auch 350 tausend oder 400.000 Euro sind da keine echte Seltenheit.
Das Geld ist dann weg, und die neue Warenwirtschaft unter BC365 läuft immer noch nicht. Oder viel zu langsam. Die Preisberechnung liefert nicht das, was sie soll. Die Shop Anbindung (am liebsten für mich natürlich Shopware!) funktioniert nicht. Mitarbeiter werden durch unnötige oder nicht verständliche Hinweistexte in Ihrer Arbeit behindert. Der Softwarepartner ist pleite, trotz der horrenden Beträge, die Sie ihm monatlich überwiesen haben.
Und was macht der Endkunde? Überweist weiter, weil… man ist ja soooo kurz vor dem Echtstart und das alles funktioniert! Warum macht man das als verantwortlicher Geschäftsführer? Nun, das ist sogar erstaunlich gut wissenschaftlich erkundet! Weil man sich keinen Fehler oder keine Fehlentscheidung eingestehen will! In Europa hat sich dazu der Begriff der sunk cost fallacy eingependelt. Unsere Großmütter nannten das noch ganz pragmatisch „Geld aus dem Fenster werfen“ oder „Ein totes Pferd einfach weiterreiten“ oder „Gutes Geld schlechtem hinterher werfen„. Auch das sehr kompakte „Geld verbrennen“ trifft es supergut.
Psychologisch sind wir hier ebenfalls im Bereich der Verlusstangst, ein sehr mächtiges Phänomen, welches Unsummen an Geld verschlingen kann. Sowohl Privat (Aktienhandel & Trading!) wie aber auch im Geschäftsbetrieb.
Und das, obwohl die Lösungen und der Ausbruch aus diesem Teufelskreis im Prinzip erschreckend einfach sind: Wenn Du merkst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab! Oder, ein kleines bisschen verständlicher und ausführlicher:
Wenn Du heute, ganz unabhängig von der Vergangenheit und bereits entstandenen Kosten,
- Wieder am Beginn des Projektes befinden würdest,
- mit dem Wissen 6 der Erfahrung von heute…
Würdest Du Dich noch einmal für diesen Partner entscheiden?
Diese Frage stelle ich manchmal bei solchen Gesprächen, und die Antwort lautet meistens: Nein! Und trotzdem wird dann weiter gemacht 🙂 OK, sei es drum. Kommen wir zu den Grundlagen zurück, vielleicht stehen Sie ja gerade an einem (Neu-) Beginn der Umstellung auf Business Central 365? (Schade, dass es Navision Dynamics nicht mehr zu kaufen gibt…)
Selection of inventory management
Hier kann ich als Jahrzehntealter Navision Financials Attain/ Microsoft Business Central 365 „Veteran“ ganz sicher keine neutrale Empfehlung geben: Die lautet bei mir immer: NAV. Beziehungsweise nun halt „Business Central 365 (BC365)„, da steckt noch immer viel NAV drin 🙂 Gott sei Dank!
Und ich kann ja auch, zum Glück, nix anderes. Mach eines, mach es richtig. Es gibt aber neben Navision Financials & Microsoft Business Central 365 hunderte von anderen ERP (Enterprise Ressource Planning) und Warenwirtschaften allein in Deutschland, noch mehr in der restlichen Welt. Wie bekommt man da einen Überblick?
Es gibt zahlreiche TOP x Listen, Reports, best Practice Studien. Kunden wie Sie versuchen sich mit riesigen „Featuritis“ Listen alles an Ausnahmen zu sichern, was in den letzten 3 Generationen im Unternehmen vorkam. Und schlimmstenfalls bekommen Sie dann auch noch ein ERP, welches mit Gewalt so kaputt gebogen wurde, damit es ihren Anforderungen entspricht – für entsprechend Geld. Noch schlimmer: Sich auf irgendwelche „industry solutions“ einlassen.
My recommendation: Ask your competitor, if this is out of the question, at business conferences or from business friends, which ERP they have chosen and why... and above all: Would you choose it again today? A good developer, a good team behind a software solution is more important than the last bit of exotic exceptional treatment. Even if you don't get a recommendation straight away, you will definitely get a dozen systems that you can sort out - that's worth something!
Nur auf eines würde ich setzen: Ihr System sollte sich -auch wenn Sie das nicht vorhaben- von Ihnen selbst weiterentwickelt werden können, also eine Entwicklungsumgebung bereitstellen. Und: Die Finanzbuchhaltung sollte ein integraler Bestandteil der Lösung sein, nicht so „Irgendwie mit dran“ oder „Suchen Sie sich eine aus“. Das schreibe ich hier mit über 30 Jahren Erfahrung mit Navision – schon von der DOS/OS2 Zeit her.
Selection of technology
Cloud or no cloud, that is the question here...
Is it nobler in the mind to endure the slings and arrows of raging fate in one's own cellar, or, arming oneself against a sea of plagues, to venture into the cloud after all?
With Business central, the good news is that you have a free choice - even later, during operation, a move from one technology to the other is almost painless.
This much in advance: I am not a friend of the cloud. But in the end, it's not me who has to make the decision, it's you. So I've put together a few cons, but also a few pros for and against a cloud solution. Take a cup of tea and 30 minutes... at least.
The important thing is what comes out at the back - order confirmations, delivery bills, invoices
Fangen Sie hiermit an! Gehen Sie mit einem potentiellen Partner ihre Belege durch. Was soll da drauf stehen, woher kommen diese Daten, wie wichtig sind diese? Schon hier können Sie oft die Spreu vom Weizen trennen. Keine Einheitenumrechnung, die Sie aber für Liter, Fässer, Flaschen brauchen? Keine Zolltarifnummern, die Sie aber für bestimmte Kunden brauchen? Keine Vertretersteuerung/Abrechnung? Keine Sonderpreise? Mehrstufige Konditionen? Lange Artikelnummern? Kundenartikelnummern? Ihre Belege verraten sehr viel über ihre Unternehmensgeschichte, lassen Sie ihre Belege diese Geschichte erzählen!
The decisive factor is what goes in at the front - importing existing data from the current system
Even if it hurts: Give your potential partner your company history and let them show you (possibly for a fee, but it's worth it!) how they can get it into their system.
„Dann holen wir zum Echtstart 20 Studenten, die tippen schnell die Aufträge ein“? Finger weg! Das klappt nicht! Und: Sie wissen VOR dem Echtstart nicht, OB das klappt! „Wir haben hier einen Import-generator, damit können Sie ihre Daten aufbereiten und importieren.“ Finger weg! In der Regel setzt dies eine sehr umfassende Vorverarbeitung ihrer alten Daten vorraus, was bedeutet, dass Sie vor dem Echtstart nur rudimentäre Tests mit ihren Altdaten durchführen können: Ein Scheitern am Tag der Umstellung ist nahezu 100%ig vorprogrammiert.
Und weiter?
Natürlich ist das noch kein 100% Leitfaden für „Machen Sie es so, und alles klappt„. Aber so weit kann ich Ihnen das schon einmal hier zusichern: Ignorieren Sie diese beiden Schritte am Anfang (oder haben Sie das „Documents first“ („Belege zuerst“) und das „Datenmigration am Anfang“ ignoriert, werden Sie später ein oder zwei oder mehr Probleme haben… oder haben diese jetzt gerade. Über die restlichen 98 Punkte, über die man sprechen sollte, sollten wir lieber telefonieren…