NarVichiV: No sólo integrado. ¡100% Navision Dynamics / Business Central!

Tiempo estimado de lectura: 19 minutos

Die Anleitung für das NarVichiV ist hier zu finden

¿En qué les puede ayudar un sistema de archivo electrónico?

En cualquier empresa con recibos en papel, estos problemas surgen inevitablemente en algún momento:

• ¿De verdad tenemos que archivar cada nota de entrega en una carpeta? De momento no tenemos ningún becario que lo haga y nos cuesta mucho tiempo.
• ¡Archivar en papel es terrible! Además de consumir mucho tiempo, ocurre una y otra vez que una factura de compra se archiva en la carpeta equivocada. Luego sólo se encuentra por casualidad, pero no cuando la necesitamos. ¿No se puede hacer esto más fácil, mejor, más fiable y más rápido?
• No tenemos más espacio para los archivos. Incluso el sótano ya está lleno. No sabemos dónde poner todos los archivos.
• Tenemos papeles comerciales y otros documentos en nuestros archivos desde hace más de 10 años. ¿Cómo podemos deshacernos de ellos de forma rápida y segura? Decidimos "entonces" organizar las carpetas de archivos por proveedores y clientes, ¿tenemos ahora que tocar cada carpeta y clasificar manualmente los documentos antiguos?

Para simplificarlo, al menos para la última pregunta: Sí, debe hacerlo. O echa un vistazo a la parte de transferencia de documentos antiguos primero , tal vez tenga una solución más elegante para ti.

¿Qué se puede hacer? Introducir un archivo electrónico. Aquí se le devolverá a la tierra, quizá muy rápidamente:

• Precios. Los sistemas de archivo completos, como Easy Archiv, D3 de Dvelop, ELO, el sistema de archivo electrónico, etc., no sólo alcanzan fácilmente el rango de precios de 5 dígitos, sino que incluso se acomodan en el medio campo. Difícilmente se puede conseguir un sistema de archivo completo por menos de 40.000 euros, y a menudo hay que añadir un servidor de archivo propio, hardware especial, un costoso software de escaneado que hay que pagar mensualmente... y la administración.
• Esfuerzo de preparación. Primero deben ponerse en funcionamiento grandes sistemas de archivo con workflow, gestión de versiones, cliente de escaneado integrado o adquirido externamente, y también suele ser necesaria la formación de varios empleados.
• Hardware. La mayoría de los sistemas de archivo requieren uno o incluso varios servidores dedicados o tienen que funcionar en la nube.

¡NarVichiV pone fin a todo eso!

• Buena relación calidad-precio. Por el precio básico de una solución lista para usar de NarVichiV puede que sólo consiga la conexión/integración en su Navision o Business Central con otras soluciones....
• Casi ninguna instrucción. Encontrará la instrucción en esta página. Por regla general, no necesita más. Los usuarios sólo tienen que utilizar el conocido Navigate de Navision / Business Central para visualizar su documento original.
• Sin servidores adicionales. Los documentos se encuentran donde deben estar los archivos: En el sistema de archivos de su servidor de archivos Windows o Linux / NAS existente. En Navision, sólo se almacenan los metadatos, por lo que se utiliza muy poca memoria en su base de datos Navision / Business Central.
• Independiente de la versión. La solución de archivo NarVichiV ya está disponible para el Cliente Clásico (Navision 1.30, 2.00, 2.01 hasta 3.x, Dynamics hasta la solución 2009R2, y para el Cliente RTC desde Navision Dynamics / Business Central 2013, pasando por 2015 hasta la versión RTC de Navision 2018. Está prevista una versión AL como ampliación, ¡póngase en contacto conmigo! Todas las soluciones utilizan la misma estructura de datos, por lo que es posible una migración sin problemas y sin pérdida de documentos.
• Abrir estructura de archivos. Cuando cambie de sistema, no tendrá que preocuparse por contenedores, nombres de archivo crípticos ni conexiones desconocidas. Para su archivo existe exactamente una tabla en Navision con todos los metadatos, y el archivo correspondiente en su sistema de archivos. También puede investigar sus documentos completamente sin Navision, ¡no necesita dar un visor o gestor de archivos a sus contables o auditores fiscales!
• Autorización simple. En Navision, se controla quién puede hacer qué con los metadatos mediante los roles y derechos de acceso habituales. En el sistema de archivos, usted controla quién puede ver o editar qué documentos mediante los derechos de acceso a las carpetas de archivo. No es necesario que se familiarice con nuevos derechos de acceso ni con la administración de funciones.

¿Le parece bien? Pues sí.

Sin embargo, hay que hacer un comentario: Si necesita un DMS completo - sistema de gestión de documentos con seguridad de revisión garantizada (por favor, lea la sección sobre seguridad de revisión de NarVichiV), versionado sofisticado, procesos de liberación y gestión de flujo de trabajo incluyendo derechos de acceso muy diferenciados, no hay forma de evitar Docuware, ecoDMS, Amagno, EasyArchive, dVelop. Aquí puedo ayudarle con interfaces elegantes y con la indexación y la transferencia COLD. . Sin embargo, tras 30 años de experiencia con Navision, sé que muchos usuarios no necesitan tanta exageración. Sólo quieren encontrar rápidamente un documento original (por ejemplo, la factura de compra o el albarán firmado) para el documento Navision encontrado a través de Navigate. Y aquí es exactamente donde entra NarVichiV.

Gestión de documentos creados por Navision

Gestionar los documentos a escanear

Los albaranes tienen un código de barras en cada página (¡!), que contiene simplemente el tipo de documento (LS) + el número de documento (número de vale).
Los demás recibos no reciben... nada. Véase también más abajo.
Naturalmente, las facturas de compra no llevan códigos de barras compatibles con Navision. Por ello, se conecta una pequeña impresora de etiquetas adhesivas a cada (!) ordenador (o estación de trabajo Navision):

Al contabilizar una factura de compra o una nota de crédito, esto imprimiría inmediatamente una pegatina con un código de barras y algunos datos del comprobante. Pégala en el recibo y listo.

Todos los documentos que hay que escanear (por ejemplo, albaranes firmados, facturas de compra, etc.) se escanean ahora simplemente con una Epson DS 870, por ejemplo. Su software gratuito procesa los documentos de tal forma que Navision puede almacenar automáticamente los escaneados entrantes en una carpeta de archivos de su servidor. Por supuesto, cualquier otro escáner, dispositivo multifunción, lo que sea, servirá. Lo único que importa es que el resultado final sea un archivo de imagen con el número de documento como nombre. La elección del formato de archivo también depende totalmente de ti, aunque nosotros recomendamos JPG, porque se puede crear en cualquier ordenador directamente a través del sistema operativo. Pero el formato PDF es igual de bueno. Todo lo que necesitas es un visor de PDF (normalmente ya instalado en los navegadores Edge, Safari o Chrome), y listo.

Consultar el recibo escaneado (o archivado en PDF):

En Navision, cada documento transferido al archivo se escribe en una tabla de archivo independiente con los metadatos (nombre, número de documento, fecha de contabilización, fecha de escaneado (para la caja de cartón), fecha, persona que contabiliza...) y el nombre del archivo. Mediante "Navegar" (y una extensión de programa en la función "Navegar"), Navision muestra este registro de datos de archivo además de los registros de datos existentes (factura contabilizada, partida de acreedor o deudor, partida del libro mayor...). Mediante "Visualizar", el documento se muestra entonces en la pantalla como PDF y puede imprimirse allí, por ejemplo. Los derechos de acceso en la carpeta de almacenamiento también pueden utilizarse para controlar si alguien sólo puede ver un documento (Leer) o también modificarlo (Modificar), por ejemplo, añadiendo notas. En un sistema Linux, los derechos de eliminación también pueden especificarse explícitamente. En Windows, esto puede controlarse mediante un sistema de sincronización de copias de seguridad: El borrado no suele estar permitido en los documentos de archivo.

¿Por qué una impresora de etiquetas por PC y no una por mesa u oficina?

Mi experiencia me dice: Si más de una persona genera etiquetas en una impresora, o si una persona genera varias etiquetas y sólo las pega en los documentos después, se producirán errores. Por tanto, mi recomendación: cada impresora de etiquetas debe estar convenientemente situada para que el empleado pueda pegar inmediatamente cada etiqueta en el documento correcto sin ningún esfuerzo (¡!): Así todo irá bien.

¿Por qué un código de barras por página para los albaranes y no sólo en la primera página?

Especialmente en el caso de los documentos de entrega que se envían en primer lugar, es fácil que se pierdan páginas, o que las páginas se clasifiquen juntas en un orden incorrecto, etc.
Wenn nun ein einziger Strichcode über alle folgenden Seiten entscheidet, so kann auf diese Weise leicht einmal die 3. LS-Seite vom Müller als 2. LS Seite beim Meier eingescannt werden. Die wird nie wieder gefunden…

¿Por qué comprar un nuevo escáner para esta tarea?

El secreto es el software que viene gratis con estos escáneres: Document Capture ProNormalmente, este tipo de software de escaneado cuesta dinero. Mucho dinero. No sólo una vez, sino por escaneado/mes u otros modelos de tarifa. Regla básica: cuantas más páginas, más caro. El software de Epson se encarga de las funciones necesarias (dividir los trabajos de escaneado por código de barras, reconocer los códigos de barras) y está incluido en el precio del escánerNormalmente, este tipo de software de escaneado cuesta dinero. Mucho dinero. No sólo una vez, sino por escaneado/mes u otros modelos de tarifa. Regla básica: cuantas más páginas, más caro. El software de Epson se encarga de las funciones necesarias (dividir los trabajos de escaneado por código de barras, reconocer los códigos de barras) y está incluido en el precio del escáner. Si dispone de un software de escaneado con funciones similares para su escáner actual, o si su escáner (como ocurre a veces con las grandes impresoras / escáneres / dispositivos multifunción de oficina) ya tiene la inteligencia necesaria incorporada, ¡utilice esta tecnología! De este modo, no hay motivopara comprar un escáner adicional.
Pero: El DS-870 (sólo recomiendo este, yo también uso el predecesor DS-860) realmente escanea todo lo que no está en los árboles. Recibos de combustible, recibos postales, recibos A5 escritos a mano del bloque de salida, papel carbón...

¿Conservar la imagen del documento de forma permanente?

En este caso simplemente crearía un PDF de cada uno de estos documentos desde Navision al imprimirlos y también archivaría este documento (este archivo) en la carpeta anterior.

¿Pueden las impresoras de etiquetas producir también otras etiquetas?

Por supuesto. Con esto, Navision y Business Central también pueden imprimir etiquetas de producto con números de lote, o etiquetas de picking, de forma que cada mercancía que se vaya a recoger pueda ir provista al mismo tiempo de una etiqueta de código de barras de cliente (también bastante práctico a veces cuando hay demasiado ruido en el camión de reparto o el cliente quiere devolver mercancía vieja...). o etiquetas de estantería con códigos de barras para el almacén cuando se trata de dispositivos MDE. Dependiendo de la aplicación, sin embargo, hay que decidirse por la impresión térmica directa (la forma de impresión más barata, pero las pegatinas se decoloran con la luz del sol, sólo para una vida corta como las pegatinas de archivo y recogida) o la transferencia térmica (las pegatinas duran, dependiendo del material, hasta el infinito, pero son más caras). Algunas impresoras pueden hacer las dos cosas, pero yo seguiría eligiendo. El manejo (sólo un tipo de pegatina, siempre la misma inserción) es más fácil.

Archivo a prueba de auditorías

Ver aquí

Tratamiento de documentos antiguos y escaneados

Aquí, existen esencialmente estas estrategias:

Procedimiento para documentos nuevos y ya archivados

Una vez escaneados y archivados los documentos, tíralos -¡sin clasificarlos ni separarlos! - boca abajo en una caja de cartón. Escriba en la caja de cartón la fecha en que la llenó por primera vez para el "archivo residual". Cuando esté llena, escribe también la fecha de cierre en esta caja de cartón. Coloca esta caja en un lugar donde puedas encontrarla cuando la necesites. Su antiguo archivo debería disponer ahora de espacio suficiente para este tipo de archivado altamente comprimido. A menudo, este tipo de archivo no se utiliza para todos los documentos, sino sólo para las facturas recibidas. El trasfondo, como suele ocurrir con este tipo de decisiones, es el famoso miedo alemán a hacer algo mal. Lea también los párrafos siguientes.
Un método mucho más radical consiste en conservar todos los documentos escaneados sólo durante unos días o semanas después de esta semana y, a continuación, simplemente destruir toda la caja de cartón. De nuevo, lea los párrafos siguientes.

Conservar el antiguo sistema de archivo hasta su eliminación

¿Qué hacer con los archivos en papel que tienen años o incluso décadas? Sobre todo si hasta ahora se han archivado en carpetas, existe una gran inhibición a tocar y escanear de nuevo estos documentos. Después de unos días con un archivo electrónico, se apoderará de ti una verdadera aversión a las carpetas de archivos.
Uno de los enfoques más pragmáticos consiste en dejar estas carpetas tal como están y, a partir del día X, cuando se ponga en marcha el archivo electrónico, simplemente guardarlas en algún lugar recóndito del almacén. Todas las carpetas, pero sobre todo las que están medio llenas, ocupan mucho más espacio del necesario, y todas las ventajas del archivo electrónico no existen, naturalmente, para este archivo histórico.

Transferencia de los documentos contenidos en el expediente en papel al archivo

Aquí tenemos que pensar definitivamente en cómo proceder juntos. La base de esta suposición es que su Navision probablemente ya conoce la gran mayoría de estos documentos en papel (por ejemplo, facturas de compra y albaranes de venta, facturas de venta).
Con un poco de habilidad, conseguimos que Navision imprima las pegatinas necesarias en el orden correcto (por ejemplo, ordenadas alfabéticamente por acreedor y fecha ascendente), de modo que los empleados pueden simplemente añadir las pegatinas a cada documento en el orden de impresión al archivarlos fuera de las carpetas sin mucho esfuerzo. De este modo, sólo quedan los documentos atípicos, que pueden volver a indexarse rápidamente. Como resultado, habrá reducido su pila de documentos al mínimo, y podrá entonces archivar en cajas de cartón o destruir estos documentos de acuerdo con las sugerencias del capítulo anterior.

Base para la toma de decisiones y procedimiento

Ya habrá leído varias veces la sugerencia de archivar "a granel" los documentos que tanto tiempo y espacio le cuestan, es decir, archivarlos sin clasificar en una caja de cartón, o incluso -inimaginable- simplemente triturarlos, compostarlos o quemarlos (si su sistema de calefacción tiene una potencia calorífica de más de 1.000 Kw). ¿No había algo sobre la denegación de la deducción del IVA soportado y otros requisitos legales? Pues... ¡Sí! Los hay.

Y el archivo en papel es la forma más segura de cumplir todos los requisitos de los textos legales. Por lo tanto, el siguiente razonamiento mío debe entenderse sólo como eso: Un resumen de la administración vivida y experimentada. No se trata de asesoramiento jurídico ni fiscal. Por favor, consulte con su(s) abogado(s) y asesor(es) fiscal(es) para tomar una decisión definitiva. No puedo, no debo y no tomaré esta decisión de sus manos. Sin embargo, puedo dejar que la práctica hable por una vez aquí.

Echemos un vistazo a las desventajas... son casi obvias con una solución tan delgada y barata.

A) ¡NarVichiV no es un DMS (= Document Management System)! ¿Necesita check-in y check-out, gestión de versiones, un proceso de flujo de trabajo real, permisos específicos a nivel de documento ("Sólo facturas de hasta 1000 euros"), un visor real independiente del sistema de archivos y Explorer o Finder? Entonces usted está rápidamente de vuelta a Easy Archiv, D3 Dvelop, Docuware, ELO y Co.

B) El NarVichiV no sirve a prueba de auditorías¡! Por lo tanto, un funcionario de la agencia tributaria podría denegarle el IVA soportado si el recibo original es dudoso y no se puede presentar. Por regla general, no se trata de "más". Tampoco se trata de reconocerlo como gasto empresarial.
Hay empresas que asumen deliberadamente este riesgo con el fin de tener un sistema de archivo simple (después de escanear en el papel de desecho). Desde aproximadamente 2014, no he oído hablar de auditores que insistan en la presentación de un documento original, incluso en ausencia de seguridad de auditoría. Los auditores no suelen estar interesados en esto de todos modos, "sólo" auditan la contabilidad adecuada. Pero, por supuesto, también tienen derecho de veto.
Para cumplir al 100% con las normas de la Agencia Tributaria y eld/ D/ l, recomiendo este procedimiento con las cajas a granel (de recogida mixta). También es probable que se deshaga de ellas al cabo de unos años y pase a hacerlo cada pocas semanas.

Eche un vistazo a su archivo de papel actual. Haga una estimación amplia de cuántos documentos (no páginas) hay almacenados. No olvides las muchas carpetas que hay en el sótano, o incluso en un garaje o almacén alquilado.
¡¡¡¡Ahora, por favor, pregúntese en voz alta con qué frecuencia se recupera un documento de este sistema de archivo... y por qué!!!!
Llegará a la conclusión de que aproximadamente el 99,9%, tal vez el 99,99% de los documentos, una vez archivados físicamente, no se volverán a tocar/ver nunca más. Esta es la base de mis recomendaciones. En la mayoría de los casos, los documentos se recuperan del archivo por 2 razones:

• Hay una queja de un cliente, por ejemplo, la entrega fue supuestamente demasiado baja. Se necesita el albarán de entrega con la firma del cliente. Se envía por fax al cliente, como en la Alemania analógica del milenio pasado. O, ultramoderno, se escanea y se envía al cliente por correo electrónico. En este caso, da lo mismo encontrar este documento con sólo pulsar un botón en su Navision y enviarlo por correo o fax desde allí, o dedicar mucho tiempo a buscar un "documento original" en las carpetas de archivos y luego escanearlo o enviarlo por fax.
• Hay una consulta de un auditor o inspector fiscal sobre una transacción específica para la que él (o ella) desearía ver el documento original. Esta es la razón más importante para presentar facturas de compra. Pero aquí el tiempo ha cambiado enormemente. Hoy en día, las facturas de compra llegan a la empresa en forma de correos electrónicos con archivos PDF o incluso de forma completamente electrónica como documentos EDIfact. Tal vez ya ni siquiera las miren las personas, sino que el sistema informático las procesa por completo y las transfiere automáticamente al sistema de contabilidad financiera..
  El trabajo de los auditores fiscales y de cuentas también ha cambiado. Hoy en día, suelen solicitar sus datos contables en forma de fichero GdPDU, que luego comprueban en busca de anomalías mediante reglas de comprobación -a veces muy ingeniosas- en el programa Idea. Y si resulta que hay que comprobar un determinado documento, se lo pueden solicitar por correo electrónico desde la comodidad de su ordenador. En tal caso, es completamente irrelevante si usted pesca un documento original del expediente, lo escanea y lo envía por correo electrónico o por fax. O que Navision le muestre el documento pulsando un botón y lo envíe por correo.

En el peor de los casos, podría pedir una reimpresión al creador del documento original. Calcule cuánto le cuesta su archivo en papel. Piense en

• Espacio. Podrías utilizar el espacio para despachos más pequeños o más espacio de trabajo (o incluso de almacenamiento) en tu oficina.
• Estanterías. Sí, también cuestan dinero, sobre todo en la oficina, donde quizá quieras modernizar el mobiliario. Y las estanterías para tu archivo ya son un factor de coste.
• Carpetas de archivos. Tampoco son gratis.
• El tiempo. Tanto en la presentación como en la búsqueda. Por desgracia, el documento que necesita en este momento aún no se ha presentado o se ha presentado incorrectamente. No creo que haga falta hablar de la presentación en sí: Nadie quiere hacerlo, nadie tiene tiempo para ello, es molesto.
• Apariencia. Vale, no es un factor de coste real, pero ¿es agradable a la vista el desorden de archivos de su oficina?
• Eliminación. Después de 10 años querrá deshacerse de los archivos, aunque sólo sea porque, de lo contrario, estará obligado a presentar documentos bastante más antiguos, si aún están disponibles en la empresa, en caso de consultas. Por cierto, esta es una buena razón para adelgazar su base de datos Navision o Business Central..

Si lo calculamos una vez, estamos hablando rápidamente de un ROI (retorno de la inversión) de uno, quizá dos años para un archivo electrónico. Dependiendo de los costes de su solución de archivo. Con NarvVichiV tal vez sólo meses.

¿Qué hay con Easy Archiv, D3 Dvelop, Docuware, ELO?

Todos los sistemas de archivo agradable, con una administración sofisticada (es por eso que DMS = Document Management System), sobre todo con el flujo de trabajo, varios niveles de derecho de acceso, gestión de versiones y y y ... Sólo ... ¿Necesita todo eso? Si es así, ¡también puedo ayudarle!

¿La "entrada de recibos" de NAVISION o BUSINESS CENTRAL también es suficiente desde Navision o Business Central 2016?

En Navision y Business Central, puede llamar a "Adjuntar documentos" desde la versión 2016. Con un pequeño ajuste por mí, incluso a través de arrastrar y soltar. Pero: Este sistema claramente No está pensado como un sistema de archivo. Mayor desventaja (pero dependiendo de la empresa también una ventaja): Los documentos se almacenan directamente en la base de datos SQL y requieren un espacio de almacenamiento considerable allí. Esto puede dar problemas tarde o temprano. Norecomiendo utilizar la entrada de recibos de Navision / Business Central como registro de archivo - no obstante, dependiendo de la empresa/requisitos/estructura, ¡funcionará! Pero al final: esto también es posible, y si el flujo de documentos es bajo, la bandeja de entrada de documentos u otras opciones gratuitas de archivo y almacenamiento son definitivamente una alternativa. Para eso ni siquiera necesitas mi ayuda.