KPI Key Performance Indicators in Navision / BC365

KPI’s, Key Performance Indicators (Schlüsselkennzahlen oder Schlüsselkennziffern) helfen Ihnen, einen schnellen (!) Überblick über wichtige Unternehmensdaten zu erhalten. Ein Blick z.B. auf den Auftragseingang oder Umsatz oder Deckung oder Lagerbestand pro Tag/Woche/Monat, gestaffelt nach den letzten 5 Tagen/Wochen/Monaten, dazu noch im Vergleich zu den gleichen Perioden (Montag diese Woche gegen Montag letzte Woche, Diese Kalenderwoche gegen die gleiche Kalenderwoche im Vorjahr, Januar dieses Jahr gegen Januar letztes Jahr) verrät -ohne ein Abschluss in Betriebswirtschaft- auf einen Blick viel über die Gesundheit ihres Unternehmens. Dabei ist es wichtig, die KPI’s in Navision/BC365 von ihrem Monitoring zu unterscheiden. KPIs verraten eine Entwicklung, Monitoring warnt vor einer akuten Schräglage.

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Unterschied Monitoring und KPIs

KPIs, Schlüsselkenziffern

In einem Unternehmen fallen jede Stunde, jeden Tag zahlreiche Daten an. Aufträge und Angebote werden erfasst, Mitarbeiter arbeiten, haben Urlaub oder melden sich krank, Kunden schreiben Bewertungen auf Google Maps, Es finden Wareneingänge statt. Außendienstler oder Verkäufer/Vertreter machen Kundenbesuche (und bringen von dort idealerweise Anfragen oder gar Aufträge mit). Maschinen brauchen Strom oder fallen mit defekten aus. Ladentüren öffnen sich, Getränkeautomaten schenken Kaffee aus. Die einzelne Anzahl von Ladentüröffnungen oder Kundengetränken oder Krankmeldungen sind dabei interessant, aber für die Entwicklung einer Unternehmung, eines Geschäftes, nicht aussagekräftig – Möglicherweise aber für einen Istzustand (-> Monitoring). Wie viele Angebote wurden diese Woche erstellt, mit welcher durchschnittlichen Deckung? Der Auftragswert und die Deckung der 10 besten und 10 schlechtesten Auftragseingänge von diesem Monat, verglichen mit dem Vormonat und den gleichen beiden Monaten im Vorjahr und VorVorjahr… Das sind Zahlen, die sehr schnell eine Unternehmensentwicklung verraten, wenn ich Sie gegenüberstelle und ihre Entwicklung beobachten kann.

Bei KPIs kommt es nicht auf die Entwicklung von einer Stunde zur nächsten Stunde an, die Schwankungen sind zu groß, um daraus eine unternehmerische Entscheidung zu treffen. Eine geänderte Ampelphase oder ein neuer Busfahrplan kann die Umsätze im Ladengeschäft um eine Stunde oder einen halben Tag verschieben – obgleich Sie unter dem Strich gleich geblieben sind oder eine leichte Steigerung oder einen bemerkenswerten Erleben. KPIs (Key Performance Indicators, Schlüsselkennzahlen) machen im allgemeinen erst in Verdichtungen auf Tagen (eher in Ausnahmen), Wochen oder Monaten Sinn. Sie geben uns Richtungen vor wie ein Kompass, welcher uns den Weg durch die Gezeiten weist. KPIs kommen sehr oft direkt aus Ihrer Warenwirtschaft, in meinem Beispiel hier natürlich aus Navision Financials Dynamics Attain oder Microsoft Business Central BC365. Meist muss man nicht einmal zusätzlichen Aufwand betreiben, um sie zu erheben, lediglich das extrahieren aus den eh vorhandenen Daten kann etwas mühsam oder überraschend sein.

Monitoring

Monitoring meint „Ist-zahlen“. Aktueller freier Speicherplatz des Navision Financials Dynamics Attain oder Microsoft Business Central BC365 SQL Datenbankservers, Anzahl der angemeldeten User, Ankommende Webshopaufträge in den letzten 30 Minuten, Türöffnungen pro Eingangstüre in den letzten 5 Minuten, Anzahl der eingehenden Faxe der letzten 60 Minuten.

Beim Monitoring wollen wir schnell auf akute Schieflagen, technische Defekte, anstehende Wartungen hingewiesen werden. Für das Monitoring ist es nicht relevant, ob wir heute mehr Faxe bekommen haben als gestern oder im Vorjahr. Beim Monitoring wollen wir wissen, OB wir Faxe oder Webaufträge oder Anrufe bekommen! In einem Unternehmen mit hohem Auftragseingang kann es schnell zu Engpässen im Lagerablauf oder in der Auftragsannahme kommen, wenn ein Faxgerät oder eine Telefonleitung oder ein Webserver ausfällt. Die meisten Mitarbeiter werden dies aber nicht weiter beachten. Wenn es Aufgabe des Azubi ist, die eingehenden Bestellfaxe (Digitalisierungswüste Deutschland…) aus den Faxgeräten zu nehmen und dann auf die Schreibtische zu verteilen, wird sich dieser Mitarbeiter/Azubi nur selten Gedanken darum machen, das nur in 3 oder 4 von 5 Faxgeräten Faxe angekommen sind. Die meisten Mitarbeiter machen sich wenig Gedanken um ihre Arbeit, sondern machen einfach nur die Arbeit, welche ihnen aufgetragen wurde. Monitoring schlägt genau in diese Kerbe, und überwacht einzelne Geräte, Abläufe, Vorgänge.

*Sie haben 4 Faxgeräte, aber nur eines druckt Faxe aus? Papier alle? Telefonanlage gestört? Stromausfall an einzelnen Geräten? Stecker? Deckel?
*Sie haben Eingangstüren zu ihrem Ladengeschäft, von denen aber 2 während der Öffnungszeiten seit 5 Minuten nicht mehr öffnen? Bewegungssensor kaputt? Türe nicht auf Automatikbetrieb? Motor oder Türe klemmt?
*Ihre Kunden können sich in Ihrem Webshop anmelden, es sind aber seit einer Stunde keine Neukundenanmeldungen eingetroffen, obwohl Sie sonst eher 1-5 pro Stunde haben? Wurde vielleicht eine neue Softwareversion/Programmänderung eingespielt, und ein bisher unentdeckter Fehler verhindert nun die Neukundenregistrierung?
*Ihr Navision Financials Dynamics Attain oder Microsoft Business Central BC365 läuft auf einer Virtuellen Maschine als Dienst, ein anderer Server stellt die native oder SQL Datenbank zur Verfügung… haben beide Geräte noch genügend Festplattenspeicher zur Verfügung? Hat der Virtuelle Host noch genug Festplattenspeicher zur Verfügung, oder läuft ein Snapshot Amok und stiehlt unbemerkt immer mehr Speicherplatz, bis nichts mehr geht?

Das sind alles Beispiele für Monitoring. Je nach Datenquelle müssen Sie hier vielleicht sogar zusätzliche Sensoren oder Metriken entwickeln (Papier-Faxgeräte, Eingangstüren). Sehr viele dieser Daten können aber Analysetools wie z.B. die Open Source Software Icinga, ManageEngine Site 24×7, Prometheus und viele andere praktisch per Knopfdruck auch über große Computer, PC, Serverfarmen mit unterschiedlichen Betriebsystemen Ermitteln. Über Add-Ons lassen sich dann auch Datenlogger, z.B. für die Eingangstüre oder die Faxgeräte, mit in die Serverüberwachung integrieren.
Diese Monitoringlösungen arbeiten mit Grenzwerten. Z.B. ist „ein Fax pro fünf Minuten“ genauso gut wie „20 Faxe pro 5 Minuten“… aber 0 Faxe in 5 Minuten, da stimmt etwas nicht. Zusammen mit Toleranzen und Eskalationen lösen diese Systeme sofort oder zeitnah Warnungen aus. Kein Fax oder Webshopauftrag in den letzten 5 minuten = schlecht, auf dem Monitor zeigen wir das in Rot an. Kein Fax oder Webshopauftrag in den letzten 10 Minuten? Email an den Büroleiter. Kein Fax in den letzten 30 Minuten? WhatsApp Nachricht an den IT-Leiter. Festplattenplatz auf dem Navision Financials Dynamics Attain oder Microsoft Business Central BC365 SQL Datenbankserver fällt unter 500 Mb? Sofort SMS und Whatsapp und Email an den IT-Leiter.

Zusammenfassung KPIs vs. Monitoring

Monitoring Lösungen dienen dazu, schnell auf einen Fehlerzustand hinzuweisen, und diesen, möglichst noch vor dem Eintreten größerer Schäden (Serverausfall, weil Festplatten voll) abzustellen.

KPIs dienen dazu, den langfristigen Unternehmenserfolg zu analysieren und sicherzustellen. KPIs visualisieren die Stellschrauben ihres Unternehmens, und zeigen die Stellen auf, an denen Sie Hand anlegen müssen.

Monitoring ihrer Computer- & Serverlandschaft

…ist (noch) nicht Thema dieses Artikels. Weiter oben sind einige Beispiele für Monitoringlösungen aufgeführt, zahlreiche weitere existieren, z.B. auch DataDog. Dies ist ein kleiner Einstieg in dieses Thema. Wenn Sie hier unterstützung suchen, können Sie mich gerne kontaktieren, ich kann Ihnen dann z.B. einen zuverlässigen Icinga-Spezialisten vermitteln – oder Sie kontaktieren Ihn einfach direkt hier. Ich kann Sie hier Projektbegleitend unterstützen, Monitoring ist jedoch, im Gegensatz zu Navision Financials oder BC365, nicht mein Steckenpferd. Man can sollte nicht auf allen Hochzeiten tanzen. Meine Meinung.

Erfassung und Anzeige von KPIs (Key Perfomance Indicators) unter Navision Financials / Microsoft Business Central BC365

Gerade Navision mit seinem unschlagbar einfach zu bedienenden Report-Generator (Ich weiß… wer RDLC kennt, kann sich das gar nicht vorstellen…) verleitete dazu, für jeweils nur eine oder eine kleine Handvoll von Unternehmenskennziffern (KPIs) gleich einen eigenen Report zu machen. Und jeden Freitag hat dann der IT-Azubi nach 16 Uhr 20 Reports aufgerufen, den wichtigsten Teil daraus per Screenshot in eine Email gepackt, und den ganzen Kram dann zur Belustigung der restlichen, bereits in Feierabendlaune befindlichen IT Abteilung, an den Chef geschickt… der dann auch prompt fünf Minuten später anrief und feststellte, das irgendeine Zahl nicht stimmte, weil der arme Azubi bei irgendeinem der Reports den Datumsfilter falsch gesetzt hat. In der Zwischenzeit hatte dieser dann aber auch schon angefangen, diese Zahlen für einen Zeitlichen Überblick in ein Excel-Sheet abzutippen… und fing dann wieder von vorne an.

Ich weiß das so genau, weil ich 1993 selber dieser Azubi war! Da kamen die Zahlen aber noch nicht aus Navision, sondern wurden per Telefon und Notizzettel von den Abteilungen eingesammelt, ein paar Zahlen kamen aus der schon damals unglaublich rückständigen Unix-Lösung… Schrecklich! Zum Glück lerne ich dann Navision kennen.

Erfassen der KPIs

Daraus lernte ich schon damals: Das große Geheimnis von guten KPI Zahlen ist: Sie sollten sich „wie von selbst“ erfassen. Anzahl der Auftragseingänge pro Woche, Preis pro Kg eingekaufte Rohware nach Materialien getrennt, Ø Umsatz der besten/schlechtesten/aller Rechnungen pro Woche: Das alles kann Navision Financials, Dynamics, Attain oder Microsoft Business Central BC365 aus den sowieso tagtäglich erfassten Zahlen ermitteln! Nicht jede Zahl kann Navision von sich aus als KPI weiter verarbeiten… aber dann braucht es oft nur eine kleine Anpassung, z.B. das Speichern jedes Auftrages mit seinen Kern-Kennziffern bei der Freigabe (oder beim Druck, beim Mailen…) in einer eigenen Auftragseingangstabelle. Der Mehraufwand für die Mitarbeiter ist null, der zusätzliche, nun sehr einfach auszuwertende Informationsgewinn im vergleich dazu Gigantisch.

Darstellung der KPIs (Key Performance Indicators) in Navision / BC365

Ja, ich gestehe! Auch ich habe damals gerne Reports geschrieben. Es ging einfach so unglaublich schnell und einfach, irgendwelche statistischen Kennziffern mit ein paar Zeilen Programmcode zu extrahieren und zu kombinieren.

Im Prinzip muss ich hier Microsoft auch ein bisschen dankbar sein, das MS den Reportgenerator RDLC von Business Central soooo unglaublich kompliziert und schlecht gemacht hat, das es inzwischen keinen Spaß mehr macht, Berichte zu erstellen. Und: Es ist, gerade im Blick von Kennziffern/KPIs auch gar nicht mehr nötig… war auch nie nötig!

Der Kontenplan und die Kontenschemen waren schon immer der natürlichste und einfachste Aufbewahrungs- und Darstellungsort für Unternehmensanalysen. Einfach „Unten drunter“ die statistischen Kenngrößen in einem eigenen Nummernbereich abbilden, die Kennziffern jeden Tag automatisch ermitteln und in diesem Nummernbereich einbuchen… fertig! Der Kontenplan stellte schon die Tage-, Wochen-, Monats- und Jahreweisen Summen dar, alle sofort mit Drilldown auf die Tageswerte. Über die Kontenschemen kommen dann noch beliebige Spalten hinzu. Die letzten 3 Monate, verglichen mit den gleichen 3 Monaten im Vorjahr, die letzte 3 Jahre, dazu noch ein paar Prozentspalten und Prozent- oder Divisorzeilen (Anwesende Mitarbeiter pro Tag, Anzahl Aufträge pro Tag -> Anzahl Aufträge pro Mitarbeiter). Alles schon fix und fertig in den Kontenschemen enthalten! So braucht man sich nur noch auf das ermitteln der KPI’s zu konzentrieren, über standardisierte Buchungsfunktionen werden diese dann in den extra Kontenbereich eingebucht, und lassen sich so auch über Jahre noch auswerten – selbst wenn die Basiszahlen zu diesem Zeitpunkt schon lange gelöscht wurden.

Neugierig gemacht? Schreiben Sie mir oder rufen Sie mich an!

Hier werde ich in den nächsten Monaten noch praktische Beispiele für sinnvolle, witzige oder ungewöhnliche KPI’s darstellen, als Appetittmacher sozusagen. Schauen Sie einfach mal wieder rein.