Estimeret læsetid: 9 minutter
Næppe noget element i en virksomhed, bortset fra ejeren eller en årtier gammel direktør, er så svær at udskifte som det årtier gamle og gennemprøvede lagerstyringssystem.
Og alligevel kommer der et tidspunkt for enhver virksomhed og enhver virksomhedsejer, hvor tekniske årsager eller mange års ophobede frustrationer over de tekniske mangler ved det anvendte AS/400, Siemens Nixdorf, til Comet-systemet eller også allerede mere moderne lagerstyring som NTS Apollo, Baan,
Måske er din virksomhed også vokset så meget og så hurtigt, at Lexware, Haufe og Sage eller stadig udbredte excel med word eller endda papirregnskaber simpelthen ikke længere rækker.
Det kan selvfølgelig også være omvendt, at sådanne giganter som SAP eller MySAP simpelthen ikke længere passer på grund af en virksomhedsopdeling eller en reduktion. Eller at MyFactory fra starten af ikke passede til ens egen virksomhed, hvis man egentlig kun havde brug for en stykliste.
Måske er håbene og forventningerne til en gratis løsning som JTL, WeClap og Odoo heller ikke blevet indfriet.
Kort fortalt: Der er talrige grunde til at implementere et nyt lagerstyrings-/ERP system, lige fra modernisering, personalemangel, omkostninger, til ændrede præferencer og krav.
Og det gør ondt. Indgroede vaner, hidtil uopdagede fejl, manglende dataoutputs på den side, der skal erstattes, manglende import interfaces på den nye ERP side, tabt (eller endda forsvundet) faglig viden... Det er blot nogle af de smerter man vil opleve på vejen til et nyt lagerstyringssystem, et nyt ERP.
Og som regel er en sådan omstilling også forbundet med enorme omkostninger samt et enormt tidsforbrug. Og måske endda et teknologiskifte, f.eks. fra en AS/400 eller Siemens Nixdorf Quattro med Comet til Microsoft Windows eller Amazon/Azure Cloud.
Sådanne omstillinger er ikke usædvanlige. Jeg får nys om det, fordi jeg får et opkald en eller to gange om måneden... når barnet ikke kun er faldet i brønden for længe siden, men som regel endda så lang tid efter, at brønden allerede er vokset til igen... billedligt talt. Jeg bliver som regel ringet op, når ledelsen allerede har investeret sekscifrede beløb i et omstillingsprojekt til Business Central 365 (eller helt andre integrerede ERP systemer) (tidligere: i Navision Financials eller Navision Dynamics), og får mere og mere en fornemmelse af, at projektet bare ikke ser ud til at blive afsluttet... og overførslerne til Navision/BC365 partneren heller ikke. Ofte er der allerede beløb over en kvart million på bordet, selv 350.000 eller 400.000 euro er ikke usædvanligt.
Pengene er så væk, og det nye lagerstyringssystem under BC365 kører stadig ikke. Eller alt for langsomt. Prisberegningen leverer ikke det, den skal. Webshop-integrationen (for mig selvfølgelig helst Shopware!) virker ikke. Medarbejdere bliver hæmmet i deres arbejde af unødvendige eller uforståelige meddelelser. Softwarepartneren er gået konkurs, på trods af de astronomiske beløb, du har overført til ham månedligt.
Og hvad gør slutkunden? Overfører videre, fordi… man er jo såååå tæt på den endelige lancering, og alt dette fungerer! Hvorfor gør man det som ansvarlig administrerende direktør? Det er faktisk overraskende godt videnskabeligt undersøgt! Fordi man ikke vil indrømme en fejl eller en forkert beslutning! I Europa har begrebet sunk cost fallacy indfundet sig. Vores bedstemødre kaldte det stadig ret pragmatisk for “at smide penge ud af vinduet“ eller “at piske en død hest“ eller “kaste gode penge efter dårlige“. Også den meget kompakte “brænde penge af“ rammer det super godt.
Psykologisk er vi også inden for tabsangst, et meget magtfuldt fænomen, der kan opsluge enorme summer penge. Både privat (aktiehandel & trading!), men også i erhvervslivet.
Og det, selvom løsningerne og vejen ud af denne onde cirkel i princippet er foruroligende enkle: Når du opdager, at du rider på en død hest, så hop af! Eller, en lille smule mere forståeligt og udførligt:
Hvis du i dag, helt uafhængigt af fortiden og allerede afholdte omkostninger,
- Ville befinde dig ved starten af projektet igen,
- med den viden 6 af erfaring fra i dag...
Ville du vælge denne partner igen?
Jeg stiller nogle gange dette spørgsmål i den slags samtaler, og svaret er som regel: Nej! Og alligevel fortsætter man 🙂 OK, lad det så ligge. Lad os vende tilbage til det grundlæggende, måske er du lige ved at starte (forfra) med at skifte til Business Central 365? (Det er en skam, at Navision Dynamics ikke længere kan købes…)
Valg af lagerstyring
Her kan jeg som en “veteran“ bag Navision Financials Attain/Microsoft Business Central 365, der har arbejdet med det i årtier, helt sikkert ikke give en neutral anbefaling: Min er altid: NAV. Eller nu hedder det jo “Business Central 365 (BC365)“, der er stadig masser af NAV i det 🙂 Gudskelov!
Og jeg kan jo, heldigvis, heller ikke noget andet. Gør én ting, og gør det rigtigt. Men ud over Navision Financials & Microsoft Business Central 365 findes der hundredvis af andre ERP systemer (Enterprise Resource Planning) og lagerstyringssystemer alene i Tyskland, endnu flere i resten af verden. Hvordan får man et overblik over det?
Der findes talrige TOP x-lister, rapporter, best practice-undersøgelser. Kunder som dig forsøger sig med enorm “funktionsfeber“Sørg for, at alle tager højde for undtagelser, hvad angår de seneste 3 generationer i virksomheden. Og i værste fald får du også et ERP system, der er blevet tvunget til at tilpasse sig dine krav – for de rette penge. Endnu værre: at stole på en eller anden form for “brancheløsning“.
Min anbefaling: Spørg dine konkurrenter, hvis det er en mulighed, på iværksættermøder eller venlige direktører, hvilket ERP de har valgt, og hvorfor... og vigtigst af alt: Ville de vælge det igen i dag? En god udvikler, et godt team bag en softwareløsning er vigtigere end den sidste smule eksotisk fejlhåndtering. Hvis du ikke får en anbefaling med det samme, får du i hvert fald et dusin systemer, du kan sortere fra – det er da også noget værd!
Kun én ting ville jeg satse på: Dit system burde – også selvom du ikke har tænkt dig det – kunne videreudvikles af dig selv, altså levere et udviklingsmiljø. Og: bogholderiet burde være en integreret del af løsningen, ikke noget “på en eller anden måde tilføjet“ eller “find selv ud af det“. Det skriver jeg her med over 30 års erfaring med Navision – allerede fra DOS/OS2-tiden.
Valg af teknologi
Cloud eller ikke cloud, det er spørgsmålet her...
Er det bedre for sindet at udholde skæbnes pile og slyngler i sin egen kælder, eller væbne sig mod en sø af plager, og så alligevel vove sig ud i skyen?
Med Business Central, så er den gode nyhed, at du har frit valg – selv senere, i den igangværende drift kan en flytning fra den ene til den anden teknologi udføres næsten smertefrit.
Så meget på forhånd: Jeg er ikke en ven af skyen. Men i sidste ende er det ikke mig, der træffer beslutningen, men dig. Jeg har givet dig en række ulemper her, men også nogle fordele og samlet for og imod en cloud-løsning sammen.. Tag en kop te og giv dig selv 30 minutter... mindst.
Det vigtige er, hvad der kommer ud i sidste ende – ordrebekræftelser, følgesedler, fakturaer
Begynd her! Gennemgå dine bilag sammen med en potentiel partner. Hvad skal der stå på dem, hvor kommer disse data fra, hvor vigtige er de? Allerede her kan du ofte skelne værdiløse ting fra værdifulde. Ingen enhedsomregning, som du har brug for til liter, fustager, flasker? Ingen toldtariffnumre, som du har brug for til visse kunder? Ingen repræsentationsstyring/afregning? Ingen specialpriser? Flerstrengede betingelser? Lange varenumre? Kundevarenumre? Dine bilag afslører meget om din virksomheds historie, lad dine bilag fortælle denne historie!
Det afgørende er, hvad der kommer ind i starten – import af eksisterende data fra det kørende system
Selvom det gør ondt: Giv din potentielle partner din virksomhedshistorik, og lad dig (muligvis mod betaling, men det er det værd!) vise, hvordan de importerer den i deres system.
“Så henter vi 20 studerende til den rigtige start, som hurtigt indtaster ordrerne“? Rør ikke ved noget! Det virker ikke! Og: De ved FØR den rigtige start ikke, OM det virker! “Vi har en importgenerator her, som du kan bruge til at forberede og importere dine data.“ Rør ikke ved noget! Generelt forudsætter dette en meget omfattende forbehandling af dine gamle data, hvilket betyder, at du kun kan udføre rudimentære tests med dine gamle data før den endelige start: En fiasko på dagen for overgangen er næsten 100% garanteret.
Og videre?
Selvfølgelig er dette ikke en 100% vejledning til “at gøre det sådan, og alt falder på plads“, men for så vidt kan jeg da allerede forsikre dig om dette her: Ignorerer du disse to trin i starten (eller har du ignoreret „dokumenter først“ og „datamigrering i starten“), vil du støde på et eller to eller flere problemer senere... eller allerede nu. Omkring de resterende 98 punkter, man bør tale om, bør vi hellere ringe sammen...