Opret nemt indkøbsordrer ud fra salgsordrer

Nogle gange behøver man slet ikke et ordreforslag med al den administration... Nogle gange vil man gerne bare oprette en indkøbsordre ud fra de linjer man allerede har indtastet i en Navision eller BC365 salgsordre (eller et salgstilbud). Altså, bare kopiere en salgsordre til en indkøbsordre, eller kortere sagt: kopiere salg til indkøb.

Man leder faktisk direkte efter „kopier bilag“… men desværre har Microsoft ikke tænkt på det endnu. Nå ja, det er jo netop styrken ved Navision Dynamics, at man kan oprette små manglende hjælpemidler med begrænset indsats. Måske leder du efter sådan en lille hjælper?

^{Skærmbillede fra Navision RTC for funktionen „opret indkøbsordre ud fra salgsordre“ eller „kopier salgsordre til indkøbsordre“.}

Med funktionen „opret indkøbsordre“ kan du oprette en indkøbsordre direkte fra en salgsordre.

Navision vælger derefter den første vare på denne salgsordre, placerer kreditorlisten på denne leverandør, og viser dig kreditorlisten.
Du kan derefter vælge denne eller en hvilken som helst anden kreditor/leverandør fra denne liste.
Efter OK ved kreditorvalg overfører Navision alle varelinjer fra salgsordren med alle standardtekster, der er gemt på det respektive varekort (ved tilpasning også alle tilhørende tekstlinjer fra salgsordren) til indkøbsordren. Og indsætter også den eventuelt ændrede kostpris fra salgsordren i indkøbsordren.
Denne indkøbsordre vises derefter til brugeren til videre behandling -> Færdig!
Afhængigt af behovet kan vi også her indbygge, at der oprettes en separat indkøbsordre for hver forekommende hovedleverandør i salgsordren... men på et tidspunkt giver det selvfølgelig mening at tænke på rigtige ordreforslag... og dermed kommer vi tilbage til ordreforslagene:

Forslag til bestillinger bør komme fra computeren!

Her finder du betjeningsvejledningen

Endelig kan man følge op på restordrer igen? Endelig har man tid til at forhandle priser igen? Endelig kan man undersøge alternative leverandører og produkter igen? Men desværre er jeres indkøbere fuldt optaget af den daglige indkøbsproces? Fordi I bruger for meget tid på at behandle jeres ordrer / jeres ordreudkast? Det er ærgerligt... Som indkøber bruger du din tid meget mere effektivt, når du f.eks.

• Finder alternative leverandører
• Forhandler bedre priser
• Forbedrer leveringskvaliteten
• Vedligeholder leverandørkontakter
• Finder nye interessante produkter

... Eller endda drikker kaffe, hvis det er nødvendigt. Du skal bare ikke udføre kedelige rutineopgaver dag efter dag. Overlad det til Business Central eller Navision at gøre det hårde arbejde. Og kom tilbage til dit uvurderlige kreative arbejde, hvor du bruger hovedet.

Hvis du bruger din hverdag på at udføre de samme opgaver igen og igen, og dine kunder alligevel regelmæssigt må acceptere restordrer, så er det på tide at ændre noget!

På Navisions tid var det ret nemt at få „fornuftige“ indkøbsforslag. Ordrestørrelse, hovedleverandør, minimumsbeholdning: Selvom de indkøbsforslag og -ordrer, der blev genereret af Navision, ikke var særlig smarte/intelligente, var de grundlæggende brugbare.

Under Business Central blev grundlagene helt forvirrende. Næppe noget systemhus formår at generere brugbare ordreforslag og dermed indkøbsordrer med det samme. Og så sletter Business Central simpelthen allerede afgivne ordrer fra systemet, når et nyt ordreforslag konverteres til ordrer. Prøv bare lot-by-lot-indstillingen på varekortet i Navision & Business Central ... eller fyld op til maksimal lagerbeholdning ... Mulighederne er krystalklare ... og alligevel giver de praktisk talt aldrig det ønskede resultat.
Og så meget smartere/klogere end tidligere er disse forslag heller ikke, trods alle justeringsmulighederne. Hele bestillingssystemet i Business Central ser nu ud til at være massivt målrettet det amerikanske marked. I hvert fald håber jeg det. Aktuelt er bestillingsforslagene fra Business Central fra mit perspektiv ikke længere til at forstå for den almindelige bruger.

Kan du ikke gennemskue de alternative data om lageropbevaringen ? Er genbestillingsproceduren „fast bestillingsmængde“, „genopfyldning til maksimal lagerbeholdning“, „ordremængde“, „lot-for-lot“ en smule mistænkelig? Især fordi Navision eller Business Central – uanset hvilken indstilling – aldrig bare fylder den manglende beholdning op, men beregner „på en eller anden mærkelig måde“? Slettes eller ændres allerede oprettede indkøbsordrer hos dig uden videre? Det kan du absolut styre med „tag lagerbeholdning i betragtning“ og „fleksibilitet i planlægningen“ „ingen“. Du kan også samle flere kundeordrer med „nedsættelsesperiode“ og „toleranceperiode“ (oftest ikke alle) til en samlet mængde i et ordreudkast. Men erfaringen viser, at du i en „normal“ drift bliver overvældet af konfigurationsmulighederne i Business Central... og ved hvert nyt forsøg på at justere disse indstillinger bedre, får du stadig ikke de ønskede og forventede ordreudkast ud. Og slet ikke så simpelt som under Navision / Dynamics NAV.

Mit bestillingsforslag med bestillingsoptimering glæder dine kunder og dine indkøbere med funktioner som f.eks. disse og virkelig „smarte ordreforslag“, uanset hvilken version af Business Central eller Navision I bruger.

Enkelte indkøbsordrer fra ordreforslaget

Navision eller BC365 (Business Central 365) „tænker“ indkøbsforslaget lidt anderledes, end sådan som det i sidste ende bruges af brugerne. Standardopsætningen forudsætter, at man efter at have revideret indkøbsforslaget blot klikker på „udfør opgave“, og så klarer Navision / Business Central 365 alt automatisk, dvs. opretter alle indkøbsordrer, sender dem helst direkte til kreditoren (leverandøren) via mail, opretter alle produktionsordrer osv. osv.

I virkeligheden ønsker den ansvarlige disponet ofte bare at bestille hos en bestemt kreditor eller oprette bestemte linjer.

Bestil ud fra forslaget til den enkelte kreditor (leverandør)

Med min „udfør ordrehåndtering for denne kreditor“-funktion kan du præcist filtrere alle de linjer fra, som ordreforslaget indeholder, og som tilhører de aktuelle kreditorer, og præcis fra disse linjer oprette en indkøbsordre.

Opret individuelle linjer ud fra bestillingsforslaget

Selv det sidste afsnit passer måske ikke altid, fordi du ikke har brug for de enkelte varer fra en leverandør (kreditorer) med det samme. Her kommer min funktion „opret indkøbsordre“ i spil.

Navision / BC365 spørger derefter om dine indkøbsomkostninger:

Business Central 365 (BC365) / Navision opretter nu automatisk en indkøbsordre:

Forsendelsesomkostningerne tilføjes kun og lægges til kostpriserne på de enkelte linjer, hvis der også er indtastet „Indkøbsomkostninger“ i det foregående trin.

Gennemsnit & beregning er bedre end skøn & formodning.

• PartistørrelsesoptimeringTilpas ordrestørrelser, f.eks. antal kasser, lag, kolliindhold eller palleantal, og Navision bestiller kun ud fra disse mængder. Ingen mindre mængde gebyrer længere, hurtigere og billigere håndtering ved varemodtagelse. På denne måde reducerer Business Central helt af sig selv omkostningerne og sørger for sikker transport. Hvis der f.eks. kun bestilles hele lag af dåser eller dunke, reducerer dette automatisk også transportskader.
• Bestillingsrækkevidde: Lad Business Central eller Navision automatisk bestemme de gennemsnitlige leveringstider pr. vare og leverandør. Mere præcist end enhver vurdering. På den måde bliver Business Central også endelig smart ved bestilling. Og det hele uden kunstig intelligens, men klogt programmeret. Navision bestemmer automatisk også antallet af købende kunder (jo flere kunder, desto mere pålideligt salg) og den gennemsnitlige omsætning pr. periode. Ud fra disse parametre kan Navision pålideligt bestemme det optimale bestillingstidspunkt. Dermed lykkes det utrolige: Reducer samtidig din lagerbeholdning og dermed din kapitalbinding og øg din leveringssikkerhed: Fordi C-varer automatisk lagerføres med lav mængde og A-varer automatisk lagerføres med høj mængde.

Liste over varerotation: Spar værdifuld lagerplads ved konsekvent at fjerne "liggende" varer fra lageret. En vare, der sælges én gang om året, bør du ikke have 10 eksemplarer af på lager. Afhængigt af leveringstiden bør du kun have den én eller slet ingen på lager. Business Central eller Navision understøtter dig i beslutningen! Husk: Lagerplads koster penge! På så mange måder. Desværre er ikke alle administrerende direktører eller indkøbere klar over dette. Således tilstopper „driftsikre“ varer bogstaveligt talt dit lager og din lageromsætningshastighed.

Ordreværdioptimering: Lad Navision automatisk foreslå, hvilke varer du optimalt bør tilføje en ordre, for at opnå minimum ordreværdi. Opnå to ting på én gang: Reducer dine indkøbsomkostninger og sæt fornuftige varer på lager! Tommelfingerregel: Navision og Business Central og statistik ved som regel mere om, hvad der er fornuftigt, end din mavefornemmelse. Og det går også meget hurtigere end at „finde det frem manuelt“.

Sæsonoptimering: Angiv alternative statistiske perioder for sæsonvarer som f.eks. grill, julemænd og påskeharer. Bestil aldrig mere en palle ekstra med chokoladejulemænd den 3. januar, bare fordi de har været den bedst sælgende vare i de sidste to måneder! Lær af Homer Simpson:
https://www.youtube.com/watch?v=ntTzS9Se-BE