Hvis du administrerer en maskinpark, beskæftiger dig med vedligeholdelsesstyring, eller handler med udstyr, værktøj og brugte maskiner (sælger, køber, servicerer, reparerer, opgraderer eller endda bare restaurerer dem), så er du straks inde i emnet maskinadministration (eller udstyrsadministration). Du kender så mindst til disse krav til dit maskinkartotek:
Livscyklusstyring
Måske sælger du nye maskiner, nyt værktøj og nyt udstyr. Og allerede, når en maskine eller noget værktøj ankommer, starter livscyklussen for dig. For eksempel køber du en gravemaskine, en bulldozer, et lokomotiv eller en kombi-dampovn til dit showroom. Du udlejer derefter disse til (potentielle) kunder via lejekontrakter. Ved returnering kan der allerede forekomme den første vedligeholdelse eller endda reparationer. På et tidspunkt sælger du maskinen eller udstyret endeligt til en kunde. Se også emnet „bilag“ nederst på denne side.
Nu starter historikken for alvor 🙂 Hvornår blev maskinen sidst serviceret? Hvornår er den næste service planlagt? Hvilke reservedele bør din mekaniker have med i bilen, når han tager ud for at servicere den? Der er helt sikkert sliddele eller driftsvæsker, som skal udskiftes periodisk alligevel, eller som af erfaring måske hellere skal udskiftes en gang for tidligt end en gang for sent. Hvis din tekniker har de rigtige ting med i bilen, øger det værdien af dit servicebesøg.
Brugte maskiner
På denne måde er brugte maskiner også en rentabel investering for dine kunder og en indtjeningskilde for din virksomhed. Turen er det værd, både for din kunde, maskinejeren, og for dig selv endnu mere: En rigtig win-win situation. Og selvfølgelig sparer begge sider også nerver, tid og dermed kontante penge, når din servicetekniker kommer velforberedt til vedligeholdelsestidspunktet. Det gælder selvfølgelig ikke kun for handel med brugte maskiner, men lige så meget for salg af nye maskiner og den tilhørende livscyklusstyring.
Selvfølgelig kan du også bruge denne support til din vedligeholdelsesstyring til maskinstyring og enhedsstyring i din egen maskinpark! Og du kan blande frit!
Når din tekniker kommer tilbage til firmaet, kan han nemt indtaste vedligeholdelsesrapporten for den udførte udstyrsvedligeholdelse eller maskinreparation i jeres Navision. Eller selvfølgelig også gøre det med det samme på stedet med sin bærbare computer.
Selvfølgelig er små finesser som maskinmærkater (gerne trykt oliefast med en syreprinter og sikkert fastgjort på enheden flere gange!) eller papirbaserede vedligeholdelsesrapporter stadig en mulighed: Ikke alle mekanikere ønsker at betjene en mobiltelefon eller en bærbar computer med olierede fingre – uanset hvad andre sælgere lover dem om disse softwareprodukter! Og: Ikke alle maskinhaller har gratis Wi-Fi eller 5G… Men selv i andre lande er det simpelthen ikke tilladt at bruge egne mobiltelefoner eller bærbare computere på udstyrsstederne. Hvis det er tilfældet: Selvfølgelig kan du også registrere vedligeholdelseshistorik, installerede eller udskiftede reservedele direkte online i Navision! Alt kan, intet skal 🙂
Visning i Navision Dynamics/Financials Classic Client af maskinstyring („maskinkartotek“), maskinliste (enhedsliste, værktøjsliste):
For effektiv vedligeholdelses- og garantistyring er der også mange data, der skal administreres. De sædvanlige Navision-datoformler gør input nemmere her:
Egenskaber, reservedelslister, vedligeholdelsesdele, tilbehørsliste
Helt klart: En gaffeltruck har helt andre egenskaber (driftsform, maksimal løftehøjde, maksimal vægt, antal hjul) end en gasgrill (driftstryk, gasforbrug pr. time) eller et køleskab (driftsspænding, temperaturområde).
Egenskaber
Jeg har set ret grimme løsninger, som har tilføjet nye felter til varekortet, varetabellen, der ikke gav nogen mening, som om der ikke var en morgendag.
Og: Uanset hvor meget du anstrenger dig for at definere: Hvis der alligevel kommer en ny dag, vil du også gerne sælge traktorer og brandbiler... og igen mangler der egenskabsfelter som antallet af blå blinklys eller bordspænding (12V, 24V, 230V).
På mit maskinkort (min betegnelse for maskin- og enhedsadministration) definerer DU, hvilke forskellige maskin- eller enhedstyper du har! DU bestemmer, hvilke egenskaber du vil administrere pr. enhedstype eller værktøjstype. Og det 100 procent uden nogen form for programmerings- eller designkendskab.
Der er naturligvis, som du kender det fra Navision eller BC365 (Business Central 365), ingen begrænsning på antallet af maskintyper eller på antallet af tekniske egenskaber pr. maskintype. Dermed kan du også klassificere en tunnelboremaskine med denne form for maskinstyring!
Reservedelslister
Dine maskiner har helt sikkert almindelige sliddele. Kul til motoren, pakninger til karburatoren, olie til transmissionen. Og det sker igen og igen, at en servicetekniker vender tilbage fra en kundeaftale uden at have udført noget, fordi han ikke havde en almindelig sliddel med i sin firmabil (selvfølgelig kan du også kontrollere lejebiler eller firmabiler med min udstyrsstyring!).
Stop med det! Opfør de udskiftelige dele, som er almindelige for de maskiner, der er i brug, eller som du vedligeholder, som tilbehør direkte i maskinadministrationen, samt almindelig vedligeholdelse som tekstinstruktioner.
Vedligeholdelseshistorik
Efter ønske kan udgående varer, der er bogført i lagerstyringen, endda direkte integreres som ønskede reservedele i den netop bogførte maskine – eller endda i alle enheder af samme enhedstype! Hvis du en gang har udskiftet en hydraulikpumpe på en gravemaskine, vil hydraulikpumpen således automatisk blive registreret som en potentiel reservedel i enhedsadministrationen for alle gravemaskiner af samme konstruktionstype eller klasse, og dermed straks være tilgængelig for enhver servicetekniker i fremtiden.
Tilbehørsliste
Kender du til opkaldene i reservedelsstyringen?Erik, hvad var reservedelsnummeret på karburatoren til havetraktor 8015/4711 igen? Erik: Vent lige lidt, jeg tror, det startede med VG23, kig i mikrofilmene under “maskinopbygning“! Det fungerer super godt... indtil Erik en dag går på pension. En rigtig enhedsadministration bør også overleve den bedste reservedelsdisponents pension! Sådan er integreret vedligeholdelsesstyring med Navision eller Business Central 365 (BC365) i dag.
Selvfølgelig kan du også udskrive alle disse oplysninger, f.eks. reparationshistorik, vedligeholdelsesinstruktioner og reservedelslister, nemt og kompakt til en vedligeholdelsesaftale - papir er stadig ikke kun tålmodigt her, men også enormt nyttigt. Eller du kan give din servicetekniker en bærbar computer, som de kan bruge til at undersøge og slå ting op online. Men ... hvis jeg må give dig et tip: Selv i dag er det ofte meget mere fornuftigt og nemmere for din værkstedschef at udskrive ugens vedligeholdelsesdatoer fra udstyrsstyringssystemet som en komplet maskinfil med alle oplysninger om alle maskiner og alt udstyr, der skal vedligeholdes i denne uge, på papir og derefter give den til den relevante servicetekniker efter behov - på den måde er der ingen, der skal skrive løs på den bærbare computers tastatur med fedtede fingre. Lad dine teknikere gøre deres arbejde og ansæt en midlertidig medarbejder til at indtaste serviceordrerne, når de kommer tilbage - i de fleste tilfælde er det billigere og nemmere! Vil du absolut være online? OK, så er det en bærbar eller tablet, og så er du i gang. Det er dig, der bestemmer.
Reparationshistorik, værkstedshistorik
Du kan angive det respektive maskinnummer på hver ordre, faktura, indkøbsordre pr. dokument og også pr. linje, selv i hvert varebogføringsark:
Når du registrerer et maskinnummer i en ordre, bliver den aktuelle ejer automatisk omskrevet til debitornummeret og leveringsadressen for salgsordren. På denne måde opretholder du automatisk et ejerskifte uden ekstra besvær, hvis din kunde Achim Müller f.eks. sælger en maskine, du har leveret, til Hr. Schulze uden at konsultere dig. Så snart Hr. Schulze ringer til dig for vedligeholdelse eller reparation, skal du blot indtaste maskinnummeret i fakturaen – det er alt! Navision eller BC365 klarer resten for dig, du behøver ikke gøre noget ekstra. Og selvfølgelig bevarer maskinen alle vedligeholdelsesdata, historik, reservedelslister...
Værkstedshistorik
Efter ønske vedligeholder dette vedligeholdelsesstyringssystem også de hermed indbyggede reservedele direkte på alle maskiner af denne type eller undertype (f.eks. den passende hydraulikpumpe, den passende transformer, de korrekte styreenheder) eller direkte på den specifikke maskine. I de fleste tilfælde er den næstsidste eller sidste variant den bedste, da et tilslutningsstykke sjældent passer automatisk til alle køleskabe, der er angivet i enhedsadministrationen. Derfor opdelingen i typer, undertyper eller direkte på den passende og entydige maskine.
Apropos… hvordan ved hr. Schulze så, at DU er den rette kontaktperson til vedligeholdelse eller reparation af denne enhed? Husker du introduktionen øverst? Maskinmærkat! Efter ønske, ikke kun med stregkode og serienummer, der kan læses af mennesker, men også med dit firmanavn og dit telefonnummer/e-mailadresse! Eftersom dette mærkat kun indeholder et serienummer fra din enhedsadministration og ingen andre tekniske egenskaber, er dette mærkat værdiløst for din konkurrent. For al viden, der er forbundet hermed, vises kun til din servicetekniker på hans mobiltelefon, når han scanner dette mærkat med sin Navision- eller Business Central 365-app. På den måde bliver din vedligeholdelsesstyring en ægte gamechanger for din kundeloyalitet, uden at konkurrenten bliver „for klog“.
Registrering af reparationsomkostninger, fastlæggelse af indkøbspris, fastlæggelse af salgspris
Ethvert køb og salg på et serienummer, men især også enhver lagerplukning (reservedele) på et serienummer, logges i maskinen/udstyret.
På denne måde kan du nemt finde (gen)købsomkostningerne og reparationsomkostningerne for en returneret maskine, for derved at nå frem til en bæredygtig indkøbspris og dermed også en solid salgspris for en brugt maskine.
Tidsregistrering, registrering af vedligeholdelsesomkostninger
Du kan angive en maskinmålerstand ved hver varebooking, hver ordre, hver bestilling, hver faktura. For eksempel kilometer fra kilometertælleren, maskinens levetid eller driftstiden ... på den måde kan du også evaluere på efterfølgende omkostninger/brug! Sådan forbinder din vedligeholdelsesstyring sig med din enhedsstyring til en holistisk maskinstatistik og livscyklusstyring - uden, at du skal investere for meget arbejdstid og registrering.
Lagerstyring, visning i webshop, tilbud
Gennem lokationsstyringen (se ovenfor) „ved“ Navision, når du køber maskinen eller noget værktøj, at det er på lager. Via min shopware brugerflade kan denne maskine så med sin PIM-data lægges direkte ind i shopware som din egen unikke maskine, gerne med f.eks. kilometertal eller reparationshistorik. På denne måde kan du sætte din brugte maskine direkte i din shop uden meget ekstra arbejde og tilbyde dine enheder profitabelt til den næste entusiast! Beholdningen af disse enheder overføres naturligvis automatisk med „1“, og inkluderes ikke i beholdningen af de samme nye enheder. På denne måde bliver din enhedsadministration et rigtigt marketingværktøj for din maskinudlejning eller din brugte maskinhandel uden ekstra besvær.
Og da du jo selv ubegrænset kan udvide egenskaberne etc. i din maskinstyring, er det –fra et it-teknisk synspunkt– ikke afgørende, om du administrerer industrimaskiner som stansere, presser, lakeringskabiner eller byggetørrere. Eller anlægsmaskiner som vejdelere, gravemaskiner, hjullæssere, kompressorer. Uanset om du ønsker at administrere benzin- eller dieseldrevne eller elektriske maskiner og udstyr. Administrerer du udrykningskøretøjer med forbrændingsmotor eller eldrift? Kraner eller lifte? Til en fleksibel udstyrsstyring er dette dataoptegnelser, der er klassificeret som sådan, og som opdeler udstyr og maskiner i din vedligeholdelsesstyring i forskellige grupper, som hver især kan have helt individuelle egenskaber og historik.
Glem ikke: Min maskinadministration arbejder jo på din Navision eller Business Central 365, og kan derfor selvfølgelig lige så let tilpasses dine specifikke krav som enhver anden løsning i Business Central 365 eller Navision Financials.
Alternative softwareprodukter til maskin- og udstyrsstyring
Selvfølgelig findes der også specialister til alle disse anvendelsestilfælde, såsom ToolSense, Orsy@Online fra Würth (jeg tror, det er en af de helt store), QualityCircleEquipment (Jeg har ikke hørt så meget om dem på markedet endnu, men det behøver jo ikke at betyde noget...).
Wattro og Timly hører allerede mere til specialisterne i den rene interne værktøjsstyring og dækker dermed et område, som min maskinliste også kunne dække. Kun… ønsker du virkelig en egen siloløsning med fildeling og afvigende betjeningskoncepter i din virksomhed? Var det ikke netop den ensartede betjening og centrale datalagring af alle virksomhedsrelevante data, der drev dig til at vælge Business Central 365 eller Navision Financials fra Microsoft?
Forskel mellem anlægskartotek og maskinadministration, udstyrsadministration
Lad os først starte med forskellene mellem maskiner (maskinadministration) og enheder (enhedsadministration) og derefter værktøj (værktøjsadministration).
Maskiner og maskinadministration
Maskiner er generelt stoore. Og dyre. I almindelig forretningsdrift kaldes store stansningsmaskiner, lokomotiver, gravemaskiner, lastbiler, sættevogne, store generatorer i kraftværker som regel for maskiner.
Også valse- og stansningsmaskiner fortjener ofte denne betegnelse. Ud over de høje indkøbs- og driftsomkostninger er maskiner ofte kendetegnet ved, at de er meget stationære og ikke let kan transporteres (flyttes) fra et sted til et andet. Hele transportsystemer, malekabiner, samlebånd f.eks. i bilindustrien ville således også falde ind under denne kategori. Selvom de fra et administrativt synspunkt som regel består af mange enkelte maskiner og udstyr – og hver enkel enhed inden for denne maskingruppe igen har brug for sine egne reparationshistorikker og reservedelslister i sin specifikke vedligeholdelsesstyring.
Da der ikke er nogen fast grænse, og betegnelserne ofte vælges flydende og overlappende, findes der også symaskiner og boremaskiner. Disse ville jeg dog snarere placere i den følgende kategori:
Enheder og enhedsadministration
Enheder er mere bærbare, men stadig kapitalvarer. I husholdningen kender vi f.eks. vaskemaskiner, køleapparater som køleskabe, radiatorer, de førnævnte symaskiner og boremaskiner (hvor især boremaskiner, elektriske høvle osv. igen let kan falde ind under den følgende kategori). Enheder kaldes ofte for ret stationære, og er som regel koblet til vand, el eller gas eller en anden energikilde, selvom de godt kan flyttes med lidt besvær, men flyttes normalt ikke. I direkte modsætning til…
Værktøj og dertil værktøjsstyring
Som andelen „maskine“ i „boremaskine“ viser, er overgangene også her flydende. Værktøj er ofte, men ikke nødvendigvis elektrisk drevne, meget bærbare og dermed mobile. Hvorimod vej- og maskinarbejdere med deres hydrauliske værktøjstilbehør til kæmpe gravemaskiner nok kun kan trække på smilebåndet over betegnelsen „bærbar“. En hydraulisk saks kan være bærbar, ligesom dens pendant hos brandvæsenet, men kan også veje flere tons, ligesom versionen på en lufthavns losseplads og kan forvandle hele flydele til skrot med et greb. Som et vedhæng til en gravemaskine er den dog igen yderst mobil.
Konklusion
Begreberne maskiner, enheder og værktøj kan ikke defineres entydigt. Mens de første stansningsmaskiner, boremaskiner og symaskiner stadig var forbundet med store vandkraftværker eller dampmaskiner via transmissionsremmene og derfor pr. definition var „maskiner“, der forblev stationære, blev de mindre og mere mobile med tiden og med elektrificeringen er de nu mere tilbøjelige til at blive kategoriseret som enheder (symaskine) eller værktøj (boremaskine). Mens stansningsmaskiner og store generatorer blot skiftede drevtype og ofte stadig er meget stationære i dag, sammen med større drejebænke. Denne opdeling i forskellige termer gør dog ingen forskel for min maskinfil og den tilhørende vedligeholdelsesstyring eller for bogføring af aktiver. For computeren er alt dette blot „dataposter“ med forskellige egenskaber. Og fordi det ikke er så let at skelne mellem dem, er der blevet skabt et nyt, overordnet begreb i finansregnskabet: ...
Anlæg og anlægsregnskab
Mens min maskinfil er ligeglad med, om du kalder en røremaskine eller en brødskærer for et værktøj, en enhed eller et redskab, er der meget enklere (og fastere) regler i anlægsregnskabets til opdelingen heraf: Værdien af et anlæg.
Mit maskinregister kan administrere dine egne maskiner & dit eget udstyr (og naturligvis også værktøj). Fra Navisions synspunkt (eller BC365) er alt dette bare poster med en nuværende placering, en nuværende ejer (det kan også være os selv, mens maskinen (f.eks. en bordkøler på festivalen eller en gravemaskine hos vejarbejderen) er ude hos en kunde). Og hvis kunden kan lide vores bulldozer, kan vi jo sælge den til ham. Den forbliver den samme post i vores maskin- eller udstyrsregister med den samme historik. Selve den data, der allerede er registreret i vedligeholdelsesstyringen, ændres jo ikke ved salget. Maskinen eller udstyret forbliver det samme.
Anlægsregnskab
Anderledes er det i anlægsregnskabet. Har du nogensinde kigget på anlægsregnskabet i Navision eller Business Central 365 (BC365)? Helt sikkert et af de bedste og fedeste anlægsregnskaber i verden. Hvad der fra mit perspektiv også gælder for bogholderiet, omkring hvilket hele Navision/BC365-universet jo er bygget op. Allerede Navision Financials 2.01 understøttede i anlægsregnskabet vedligeholdelsesplaner og forsikringer ud over den normale afskrivning og vurdering – alt, hvad man havde brug for. Men… Et anlægsregnskab omhandler altid maskiner og udstyr, som tilhører os. Og det er en stor forskel fra mit maskinarkiv, som er ligeglad med, hvem den maskine lige tilhører, som du administrerer i maskinarkivet. Vi kan også købe brugte maskiner tilbage flere gange fra kunder og sælge dem videre til andre kunder. Kunder kan sælge maskiner og udstyr eller værktøj til hinanden uden vores kendskab, og vi noterer det, hvis vi finder ud af det, f.eks. gennem en reparation, helt enkelt som ejerskifte i maskinarkivet.
Anlæg
Anlæg derimod, dem ejer vi, og når vi sælger dem, skal vi bogføre restværdikorrektioner eller fulde afskrivninger og alt det der. Mange virksomheder kan ikke lide deres anlæg og de tilhørende anskaffelser, afskrivninger, værdiforøgelser osv. og overlader derfor hellere det til revisoren. Han glæder sig over det: Let tjente penge. Måske skal vi kigge på dit anlægsregnskab, og så klarer du det selv med Navision fremover?
Og en anden stor forskel: Gennem skatteretten er maskiner, enheder, værktøj, anlæg under en grænseværdi (indtil 2018 410,- euro netto, siden da 800,- euro netto) lavværdi virksomhedsgoder, og dermed fuldt afskrivbare i anskaffelsesåret. Det bliver lidt sværere med maskiner og udstyr (og selvfølgelig værktøj), som vi udlejer: Disse er aktiver for os, mens de er vores ejendom. Men når vi sælger dem til en kunde (selv med en plan om at købe dem tilbage senere!), skal vi udligne dem fra vores anlægsregnskab og indregne dem igen som et nyt aktiv ved tilbagekøb.
Hvis du har sådanne forretningshændelser ofte, så tag fat i mig: Vi kan forbinde mit maskinarkiv med dit Navision / BC365 anlægsinventar, så vi halvautomatisk kan oprette en anlægspost fra et maskinarkiv. Derved mister et tilbagekøb til udlejningsformål sin skræmmende karakter.
Vær opmærksom på: Hvis du køber maskiner og udstyr, der ikke bliver i din virksomhed til et produktivt formål, behøver du heller ikke at føre dem som anlægsaktiver! Det er i stedet varer og lagerbeholdninger.
Noget af en „gråzone“ er denne opdeling af demonstrationsudstyr: Ofte anskaffes en opvaskemaskine, en køledisk eller en kombiovn med henblik på videresalg, derefter bruges den også ved en firmafest eller i personalerummet, og derefter lejes den ud som brugt udstyr, og til sidst sælges den.
Her bevæger du dig i en gråzone. Gængs praksis er IKKE at arkivere disse enheder i anlægsregnskabet, men at føre dem ind som varer på lager som beholdning, f.eks. også via min maskinadministration. Din revisor kan hjælpe dig med at klassificere dem i forhold til dit specifikke behov.