xRechnung vejledning for Navision og Business Central 365

Juhu, så er det nu! Min xRechnung-løsning er klar til installation og brug. Her finder du vejledningen, så alt kan køre hurtigt fra starten.

Leder du efter yderligere baggrundsinformation om emnet xRechnung, xFactuur, ZuGPFERD, eRechnung? Du finder dem her.

Omkostninger & Licensbetingelser

Grænsefladen som beskrevet nedenfor koster et engangsgebyr på 2.500 euro, plus opsætning i din database til kostpris. Opsætningen i en teknisk 2.01 2.01b, 2.60, 3.01 Navision Financials-database, dvs. alle Classic Client-databaser under 2009R2, er betydeligt mere kompleks end i Classic Client fra 2009R2 eller RTC Client Navision Dynamics på grund af den begrænsede tekstlængde på maksimalt 250 bytes. Der er ingen løbende omkostninger, ingen vedligeholdelse. Interfacet er designet til det nuværende format CrossIndustryInvoice 1.00 (CII fra nov. 2024) eller Universal Business Language UBL Invoice-2 (fra nov. 2024). Tidligere eller efterfølgende formater kan integreres af mig eller af dig selv (den komplette kildekode overdrages til 100%, ingen skjulte moduler eller eksterne programmer!!!) efter anmodning og hvis nødvendigt mod et gebyr. Også tilpasninger til forhandler-specifikke detaljer i disse formater (som faktisk ikke burde eksistere!!).

Indlæsning af xRechnungen

Forudsætninger for brug af denne xRechnung (e-faktura) løsning

• I din finansbogholderiopstilling er registreret en kompatibel klientvalutakode – dette bør/burde normalt være EUR.
• Vedligehold leverandørreferencer, såsom leverandørens varenumre!
• Brug ISO-enheder for landekoder (f.eks. DE for Tyskland) og ISO-enheder for vareenheder. Dog er der ikke alle, der bryder sig om at vedligeholde C62 for stk. Her kan Navision trække på kolonnen ISO Codes i enhederne.
• Vedligehold momsnummeret i dine leverandører og kunder.
• Har du fakturarabatter eller fakturatillæg? Kontakt mig venligst særskilt om dette, da de eventuelt skal beregnes/tages hensyn til særskilt i den udgående xRechnung xml.

Vigtig bemærkning til produktionsstart med xRechnung fra 1.1.2025

Det har hidtil været med mine testkunder ikke muligt at få fat i ægte testfiler fra ægte leverandører! Alle tests blev derfor udført med prøvefiler, der blev oprettet med forskellige xRechnung-generatorer (men som passede til ægte indkøbsordrer fra rigtige kunder).

Det er derfor bydende nødvendigt at antage, at de første dage i 2025 bliver noget „ru“, og at der stadig er efterslæb at tage sig af.

Ændringerne leveres gratis, hvis de stammer fra UBL- eller CII-formatet. Implementeringen af ændringerne i din specifikke xRechnung-læsning (eller -udskrift) kan udføres af dig selv (du får uden undtagelse adgang til al kildekode), eller – som sædvanligt – af mig baseret på tidsforbrug.

Konfiguration af xRechnung XML-fil import

Felterne har alle korte værktøjstip for et hurtigt overblik.

• xRechnung indgangsstiI hvilken sti gemmes de indgående x-faktrurafiler. Navision gennemsøger denne mappe efter XML-filer, som derefter indlæses som fakturaer.
• xRegning BankbehandlingI xRechnungen kan bankoplysninger gemmes. Her angiver du, hvad Navision skal gøre med disse eventuelt eksisterende bankoplysninger, hvis bankoplysningerne endnu ikke er gemt hos den identificerede kreditor.
  IgnorerBankoplysningerne, der eventuelt er inkluderet i xRechnung XML-filen, ignoreres simpelthen.
  BemærkningerBankoplysningerne, der eventuelt er indeholdt i xRechnung XML-filen, gemmes som tekst i fakturanoterne.
  (Fortsat: Denne kan derefter gemmes som en rigtig bankforbindelse hos kreditor via en ekstra funktion i fakturanoterne.)
  AnsøgningBankoplysningerne, der eventuelt er indeholdt i xRechnung XML-filen, gemmes direkte hos den identificerede kreditor.
• Ukendt kreditorfunktionen xRechnung import forsøger at identificere den korrekte kreditor ud fra ordrenummeret i xRechnung-xml-filen, og hvis det ikke lykkes, så ud fra momsnummeret, som (forhåbentlig) også er indeholdt i xRechnung-xml-filen. Hvis begge dele mislykkes, vil Navision som minimum importere fakturaen som en „pseudo-faktura“ (som dog også er en komplet Navision-indkøbsfaktura!) med dette kreditornummer. Hvis der ikke er angivet en nød-kreditor her, og genkendelsen via ordrenummer (som måske mangler) eller momsnummer ikke er mulig, vil xRechnung-xml-filen få filnavnet *.err (ERRor) og skal derefter behandles manuelt eller omdøbes.
  Hvis Navision bruger dette nød-kreditornummer (som udfyldt), vil leverandørdata som navn, adresse, e-mail osv. fundet i fakturafilen blive gemt i fakturakommentarerne.
  (Følger efter anmodning eller om nødvendigt): Via en funktion i indgående fakturaer Bemærkninger kan en kreditor oprettes ud fra disse gemte data, og den indgående faktura bliver derefter automatisk omskrevet til denne nye kreditor.
  (Følger op på anmodning eller efter behov): Via en funktion i indgående fakturaer, bemærkninger, kan denne indkøbsfaktura tilknyttes en anden kreditor. I dette tilfælde vil den gemte momsregistreringsnummer også blive tilknyttet denne anden kreditor, forudsat at denne endnu ikke har et momsregistreringsnummer gemt.
• Behandling af ukendt kreditor til xRechnung:
  Spring overXML-filen vil blive markeret med identifikatoren *.err (ERRor) og skal derefter bearbejdes manuelt.
  Gem i bemærkningerTil dette tilfælde skal feltet absolut Ukendt kreditor Skal være udfyldt. Navision læser xRechnung med kreditornummeret fra dette felt, og placerer de fundne oplysninger i fakturareferencen til videre behandling. (*)
  AnsøgningNavision opretter automatisk en ny kreditor. Bogføringsgrupperne trækkes herfra fra landen tabellen eller andre foruddefinerede værdier. (*)
• xRegning Vis linjedetaljer: Du kan vælge, om rådata fra XML-filen skal vises når…
  Næ
  II) Hvis der er afvigelser i det endelige beløb (den integrerer automatisk afvigelser, hvis mængden er forkert, eller rabatten er forkert)
  III) Altid (f.eks. til testformål)
• xRegning Adfærd:
  InaktivDer læses ingen x-fakturaer ind.
  Vis XML-indholdDet erkendte indhold af XML-filen vises i en filtrerbar Navision-tabel (nyttigt ved fejlfinding)
  Importer fakturaerDen indgående faktura, der blev fundet i den pågældende XML-fil, indlæses.
  Vis og importerDe sidste to punkter udføres samlet.
  

I filformatet CII (CrossIndustryInvoice) er der ikke tilstrækkelige data til automatisk at oprette en kreditor. Denne funktion kan kun udnyttes fuldt ud med det indkommende filformat Universal Business Language (UBL Invoice-2).

Læs indkommende x-regninger

De indkommende filer kan automatisk via f.eks. min planlægger eller Navision Job Queue, hvor indførslen i RTC-versionerne sker via opgavekøposter. Jeg anbefaler dog, især i den indledende fase, at starte indførslen af indgående fakturaer manuelt, for især når du i hvert enkelt tilfælde får forelagt hver indgående faktura af Navision Dynamics (f.eks. 2.60, 4.0, 2009R2) eller Business Central 365 (Navision 2013, 2015, 2017, 2018 osv.), og derved hurtigt får en fornemmelse for, hvilke data du fremover fortsat skal vedligeholde for virkelig at spare tid med xRechnung.

For planlæggeren eller opgavekøsposten, bedes du indtaste kodestykket 58000 (kan variere afhængigt af installationen, spørg mig i tvivlstilfælde) i opgavelisten.

For at starte manuelt, skal du kalde funktionen „Læs x-faktura“ i en vilkårlig indkøbsfaktura:

Zuordnung zu bestehenden Einkaufslieferungen: Navision versucht selbstständig:

1. at identificere dit korrekte artikelnummer baseret på leverandørens artikelnummer i xRechnung.
2. At tildele en passende indkøbslevering (I: Passende til det overførte ordrenummer fra x-faktura II: Endnu ikke faktureret og det korrekte artikelnummer, den ældste indgående levering først).
3. Hvis 2 ikke er vellykket, oprettes en indgående faktura baseret på de registrerede data.
4. (Implementering efter behov, kontakt mig venligst) Der søges efter en passende, ikke-bogført indkøbsordre, som derefter bogføres. Denne funktion er tænkt som en nødløsning, hvis du ikke har en ren varemodtagelse.

Menu-kommando „Læs xRechnung ind“(ikke på skærmbilledet) (ental i stedet for flertal!): Her åbner Navision en dialogboks til valg af filer, hvor du kan vælge en specifik XML-fil, der skal importeres. Dette kan være praktisk, hvis dine indkøbsassistenter f.eks. behandler leverandørfakturaer efter forbogstaver eller efter ændringer, eller hvad som helst.

Forbedring af genkendelsesydelsen

Med følgende indstillinger og arbejdsmetoder vil du gøre det lettere for Navision at lave automatisk tilordning. På den måde sparer du en enorm mængde behandlingstid på dine vareindgangsregninger! Stol på mig: Hvis du selv og dine leverandører spiller med, kan du reducere arbejdstiden for en indgangsregning til nul (fuldautomatisk) eller få sekunder. Virkelig!

Vil du have mere sjov på arbejdet? Tag et kig integrer min GetMyInvoice!

• Ingen brug af diverse artikler eller diverse leverandører. Disse forhindrer enhver arbejdslettelse øjeblikkeligt. Ikke kun ved indtastning af indkøbsfakturaer, men også i hverdagen, f.eks. også ved automatiske bestillingsforslag.
• Registrer momsidentifikationsnummer hos dine leverandører. Du skal alligevel bruge dette til en sikker fradrag af forudbetalt moms. xRechnung er afhængig af denne momsidentifikationsnummer for automatisk at kunne tilknytte dine kreditorer (leverandører) korrekt, hvis ordrenummeret ikke er angivet eller er undladt af leverandøren eller ikke er blevet registreret.
• Bed din leverandør om at sende præcise enkeltfakturaer i stedet for samlefakturaer. Dette letter den automatiske (og også manuelle) afstemning markant.
• Bed din leverandør om altid at medtage deres ordrenummer på enhver ordre.
• Det forrige punkt leder næsten automatisk til et undervurderet punkt: Registrer alle dine ordrer i Navision! Ingen undtagelser, ingen webshop, ingen telefoniske bestillinger. Tag dette punkt lige så alvorligt som „Ingen diverse leverandører og varer“.
  En ordre, som ikke eksisterer i Navision, kan heller ikke findes af Navision. Så simpelt er det.
• Tænk også på dine kunder! Afstå fra samlefakturaer fra salgssiden, og bedst muligt, angiv også kundens bestillingsnummer.
• Tal med dine leverandører/kunder om, hvorvidt du kan bestille og fakturere i basisenheder. 12.000 stk. er egentlig altid 12.000 stk., ligesom 500 liter egentlig altid er 500 liter. Ved 12 „enheder“ eller 750 „flasker“ kan enigheden dog hurtigt forsvinde. Dokumenter er sværere at læse på denne måde, men jo mere dokumenterne ikke længere behandles af mennesker, men af maskiner, WMS (Warehouse Management System), pakkemaskiner, xrechnung, EDI, desto mindre vigtigt bliver dette argument. Hvis ikke, er det i hvert fald nyttigt at tilpasse din indkøbsenhed (og kun den) til leverandørens. Og: Ja, den kan ændre sig én gang!

Har du flere forbedringsforslag fra din praksis til den automatiske bilagsregistrering? Tal med mig, så implementerer vi dem!

Udsendelse af kundefakturaer i xRechnung

xRechnung er næsten identisk med Factur-X og i bund og grund også den indlejrede XML-standard fra ZUGFeRD.

Forudsætninger

• Du sender allerede Kunderegnskaber via e-mail, f.eks. via denne løsning. xRechnung XML-filen pakkes simpelthen parallelt med den eksisterende PDF-faktura, så kunden har begge behandlingsmuligheder uden yderligere aftale eller underskrivelse. På den måde behøver I ikke foretage nye forespørgsler, interviews eller indstillinger, og jeres kunder vælger også simpelthen, hvad de foretrækker, uden yderligere aftale.
• Vedligehold „vores kontonr.“ i jeres kundebase, og vedligehold generelt kunde- og leverandørhenvisninger som f.eks. også varenumre!
• Bemærk venligst også forudsætningerne i begyndelsen af denne artikel.