Instrucciones de facturación para Navision y Business Central 365

¡Juchu, ha llegado el momento! Mi solución xRechnung ya está lista para instalar y usar. Aquí tienes las instrucciones para que todo vaya rápido desde el principio.

¿Buscas más información de fondo sobre el tema xRechnung, xFactuur, ZuGPFERD, eRechnung? Los encontrará aquí.

Costos y términos de licencia

La interfaz, tal y como se describe a continuación, tiene un coste único de 2.500 euros, más la configuración en su base de datos a precio de coste. La configuración en una base de datos técnica Navision Financials 2.01 2.01b, 2.60, 3.01, es decir, todas las bases de datos de clientes clásicos a partir de 2009R2, es considerablemente más compleja que en el cliente clásico a partir de 2009R2 o el cliente RTC Navision Dynamics debido a la longitud limitada del texto de 250 bytes como máximo. No hay costes de funcionamiento ni de mantenimiento. La interfaz está diseñada para el formato actual CrossIndustryInvoice 1.00 (CII a partir de nov. 2024) o Universal Business Language UBL Invoice-2 (a partir de nov. 2024). Formatos anteriores o posteriores pueden ser integrados por mí o por usted mismo (el código fuente completo se entrega a 100%, ¡¡¡sin módulos ocultos o programas externos!!!) a petición y si es necesario por una tarifa. También adaptaciones a detalles específicos del minorista de estos formatos (¡¡que en realidad no deberían existir!!).

Lectura de xRechnungen

Requisitos para usar esta solución de xRechnung (factura electrónica)

• En su configuración de contabilidad financiera hay un código de moneda de cliente obligatorio, que generalmente debería ser EUR.
• ¡Mantenga referencias de proveedores, como números de artículo de proveedores!
• Utilice unidades ISO para códigos de país (por ejemplo, DE para Alemania) y unidades ISO para unidades de artículo. Sin embargo, no todo el mundo quiere mantener C62 como unidad para piezas. Aquí, Navision puede recurrir a la columna Códigos ISO en las unidades.
• Mantenga el ID de IVA en sus proveedores y clientes.
• ¿Tienen descuentos o recargos en la factura? Por favor, pónganse en contacto conmigo por separado al respecto, ya que es posible que deban calcularse/tenerse en cuenta por separado en el XML de la factura electrónica saliente.

Aviso importante para el lanzamiento real con xRechnung a partir del 1 de enero de 2025

Ha sido para mí hasta ahora con mis clientes de prueba No ¡Es posible obtener archivos de prueba reales de proveedores reales! Por lo tanto, todas las pruebas se realizaron con archivos de prueba creados con varios generadores de xRechnung (pero que coincidían con pedidos de compra reales de clientes reales).

Por lo tanto, es absolutamente necesario asumir que los primeros días de 2025 serán algo „duros“ y que todavía quedarán trabajos por hacer.

Las modificaciones en sí mismas, siempre que se deriven de los formatos UBL o CII, se proporcionarán de forma gratuita. La implementación de las modificaciones en su lectura (o salida) xRechnung específica puede ser realizada por usted mismo (se le proporcionarán todos los códigos fuente sin excepción) o, como es habitual, por mí según el esfuerzo.

Configuración de la lectura del archivo XML xRechnung

Los campos tienen todos tooltips cortos para una vista general rápida.

• Ruta de entrada de xRechnung: En qué ruta se almacenan los archivos x-Rechnung entrantes. Navision busca en esta carpeta los archivos XML, que luego se importan como facturas.
• Procesamiento bancario de xRechnungEn xRechnungen se pueden registrar datos bancarios. Aquí se especifica qué debe hacer Navision con estos datos bancarios, si existen, cuando estos datos bancarios aún no están registrados para el acreedor identificado.
  IgnorarLa información bancaria que pueda estar contenida en el archivo XML xRechnung se ignora simplemente.
  Observaciones: Los datos bancarios que puedan estar en el archivo XML del xRechnung se registran como texto en las notas de la factura.
  (Continuación: Esta luego se puede almacenar como una conexión bancaria real en el acreedor a través de una función adicional en las notas de la factura.)
  InscribirLos datos bancarios que puedan estar en el archivo XML de xRechnung se almacenan directamente en el acreedor identificado.
• xRechnung acreedor desconocido: La función de importación de xRechnung intenta identificar al proveedor correcto utilizando el número de pedido contenido en el archivo XML de xRechnung. Si esto no tiene éxito, utiliza el número de identificación fiscal (VAT ID) que también (con suerte) está contenido en el archivo XML de xRechnung. Si ambos fallan, Navision importará la factura al menos como una „factura ficticia“ (¡que también es una factura de compra completa de Navision!) con este número de proveedor. Si no se asigna aquí un proveedor de emergencia, y la identificación mediante el número de pedido (que podría faltar) o el número de identificación fiscal no es posible, el archivo XML de xRechnung recibirá la extensión de archivo *.err (ERROR) y deberá ser editado o renombrado manualmente.
  Si Navision utiliza este número de acreedor de emergencia (tal como está completado), los datos del proveedor encontrados en el archivo de la factura, como nombre, dirección, dirección de correo electrónico, etc., se guardarán en las notas de la factura.
  (Sigue bajo petición o según sea necesario): A través de una función en los comentarios de las facturas de entrada, se puede crear un acreedor a partir de estos datos almacenados, y la factura de entrada se reescribirá automáticamente para este nuevo acreedor.
  (Sigue bajo petición o según sea necesario): A través de una función en los comentarios de las facturas de entrada, esta factura de compra se puede asignar a otro acreedor. En este caso, el IVA registrado también se asignará a este otro acreedor, siempre que este último aún no tenga un IVA registrado.
• Tratamiento de acreedores desconocidos en xRechnung:
  SaltarEl archivo XML se marcará con el identificador *.err (ERROR) y luego deberá ser editado manualmente.
  Guardar en observacionesPara este caso, el campo es obligatorio xRechnung acreedor desconocido estar completado. Navision lee la xRechnung con el número de acreedor de este campo y deposita la información encontrada en las observaciones de la factura para su posterior procesamiento. (*)
  InscribirNavision crea automáticamente un nuevo acreedor. Los grupos de contabilización se extraen de la tabla de códigos de país u otras preasignaciones. (*)
• xRechnung Mostrar detalles de línea: Puede seleccionar si se muestran los datos brutos del archivo XML cuando…
  I) no
  II) Si hay desviaciones en el importe final (esto integra automáticamente las desviaciones si la cantidad no es correcta o el descuento es incorrecto)
  III) Siempre (por ejemplo, para fines de prueba)
• Comportamiento de xRechnung:
  InactivoNo se pueden leer facturas x
  Mostrar contenido XMLEl contenido reconocido del archivo XML se muestra en una tabla de Navision filtrable (útil para la depuración).
  Importar facturasLa factura de entrada reconocida en el archivo XML respectivo se lee.
  Mostrar e importarLos dos últimos puntos se realizarán juntos.
  

En el formato de archivo CII (CrossIndustryInvoice, Factura Interindustrial) no hay suficientes datos disponibles para crear un acreedor automáticamente. Esta función solo puede utilizarse de forma completa con el formato de archivo entrante Universal Business Language (UBL Invoice-2).

Leer facturas X entrantes

Los archivos entrantes se pueden de forma automática mediante por ejemplo, mi programador o la cola de trabajos de Navision, que en las versiones RTC se lee a través de las líneas de la cola de trabajos. Sin embargo, recomiendo encarecidamente, especialmente en las primeras etapas, iniciar la lectura de las facturas de proveedor manualmente. Esto es aún más importante dado que cada factura de proveedor individual se le presentará en este caso desde Navision Dynamics (por ejemplo, 2.60, 4.0, 2009R2) o Business Central 365 (Navision 2013, 2015, 2017, 2018, etc.), y así se hará una idea rápida de qué datos deberá mantener en el futuro para ahorrar realmente trabajo con xRechnung.

Para el programador o los elementos de la cola de trabajos, introduzca la codificación 58000 (puede variar según la instalación, no dude en consultarme en caso de duda) en la lista de comprobación.

Para un inicio manual, por favor, en una factura de compra que desee, abra la función „Leer xFactura“:

Asignación a entregas de compra existentes: Navision intenta automáticamente:

1. Identificar su número de artículo correcto basándose en el número de artículo del proveedor incluido en la xRechnung.
2. Asignar una entrega de compra adecuada (I: Corresponde al número de pedido proporcionado de la xrechnung II: Todavía no facturado y número de artículo correcto, la entrega de entrada más antigua primero).
3. Si la comprobación no tiene éxito, se genera una factura de entrada basándose en los datos detectados.
4. (Implementación bajo demanda, por favor, contácteme) Se busca un pedido de compra adecuado y no contabilizado, y luego se contabiliza. Esta función está pensada como una solución de emergencia cuando no se dispone de una recepción de mercancías limpia.

Comando del menú„Leer xRechnung“Aquí Navision abre un diálogo de selección de archivos que permite seleccionar un archivo XML muy específico para ser importado. Esto puede ser útil si sus compradores procesan las facturas de los proveedores, por ejemplo, por inicial, por fecha u otra criterio.

Mejora del rendimiento de detección

Con las siguientes configuraciones y métodos de trabajo, usted facilita la asignación automática en Navision. ¡De esta manera, ahorrará una enorme cantidad de tiempo de procesamiento en sus facturas de entrada de mercancías! Confíe en mí: si usted y sus proveedores colaboran, podrán reducir el tiempo de trabajo de una factura de entrada a cero (totalmente automático) o a unos pocos segundos. ¡De verdad!

¿Quiere más diversión en el trabajo? Éche un vistazo mi integración GetMyInvoice!

• No usar artículos diversos o proveedores diversos. Esto impide inmediatamente cualquier facilitación del trabajo. No solo en la introducción de facturas de compra, sino también en el día a día, por ejemplo, también en sugerencias automáticas de pedidos.
• Almacene el número de identificación del IVA de sus proveedores. De todos modos, necesitaría esto para una deducción segura del IVA soportado. La xRechnung depende de este número de identificación del IVA para asignar automáticamente y correctamente a sus acreedores (proveedores) cuando el número de pedido no está especificado o no ha sido registrado o especificado por el proveedor.
• Pida a su proveedor que le envíe facturas detalladas por pedido en lugar de facturas consolidadas. Esto facilita en gran medida la asignación automática (y también manual).
• Pida a su proveedor que incluya siempre su número de pedido en cada envío.
• El punto anterior casi garantiza automáticamente un punto subestimado: ¡Registre todos sus pedidos en Navision! Sin excepciones, sin tienda en línea, sin pedidos telefónicos. Tómese este punto tan en serio como „Sin proveedores ni artículos varios“.
  Un pedido que no existe en Navision, no puede ser determinado por Navision. Así de simple.
• ¡Piensen también en sus clientes! Por parte de ventas, renuncien a las facturas consolidadas y, en la medida de lo posible, también registren el número de pedido del cliente.
• Hable con sus proveedores/clientes para ver si pueden realizar pedidos y facturar en unidades base. 12.000 piezas son en realidad siempre 12.000 piezas, al igual que 500 litros son en realidad siempre 500 litros. Sin embargo, con 12 „paquetes“ o 750 „botellas“, la uniformidad puede desaparecer rápidamente. Los recibos son más difíciles de leer de esta manera, pero cuanto más se procesan los recibos no por personas, sino por máquinas, sistemas de gestión de almacén (LVS, por sus siglas en alemán), líneas de embalaje, xrechnung (factura electrónica alemana) y EDI, menos importante se vuelve este argumento. Si no, definitivamente es útil adaptar su unidad de compra (y solo esa) a la del proveedor. Y: ¡Sí, esta puede cambiar de vez en cuando!

¿Tiene más sugerencias de mejora para la asignación automática de documentos basadas en su experiencia? ¡Hable conmigo y las incorporaremos!

Emisión de facturas de clientes en xRechnung

xRechnung es prácticamente lo mismo que Factur-X y, en esencia, también el estándar XML incrustado de ZUGFeRD.

Requisitos

• Ya estás enviando Facturas de clientes por correo electrónico, por ejemplo, a través de esta solución. El archivo XML xRechnung se adjunta simplemente en paralelo a la factura PDF existente, de modo que el cliente tiene ambas opciones de procesamiento sin ninguna consulta o acuerdo adicional. De esta manera, usted no tiene que hacer ninguna consulta, entrevista o configuración, y sus clientes simplemente eligen sin previo aviso lo que prefieren.
• Mantenga „nuestro número de cuenta“ en su base de datos de clientes, y en general mantenga referencias de clientes y proveedores, ¡como también números de artículo!
• Por favor, tenga en cuenta también los requisitos al principio de este artículo.