Denne udvidelse supplerer især GetMyInvoices (Få mine fakturaer Regningsimport. Gennem godkendelsesprocessen kan hundredvis eller tusindvis af indgående fakturaer effektivt behandles dagligt af afdelingerne. Undgå at samle og sortere papirdokumenter igen og igen, mist ikke rabatter eller endda dit gode ry, fordi dokumenter går tabt. Og: Brug din tid og dine medarbejderes tid på vigtigere ting end at sortere og søge i papirbunker. Fakturakontrol og fakturagodkendelse kan i dag nemt automatiseres til 50%, afhængigt af virksomhed og profil også over 60% . Du kan nemt observere dette hos dig selv:
Hvor mange fakturaer har kun 1 eller 2 linjer? På hvor mange leverandører har du typisk kun én faktura aktiv ad gangen (f.eks. én faktura om måneden)? Disse dokumenter kan du trygt acceptere som 100% automatisk under fakturakontrol og fakturagodkendelse. Selvfølgelig altid på den forudsætning, at for varekøb gælder det, at disse inden da også er blevet oprettet som indkøb med godt passende priser.
Men omkostningsregnskaber kan også automatiseres i høj grad i processerne for fakturakontrol og fakturagodkendelse. Her er det meste af arbejdet normalt ikke kontrollen, men registreringen. Og netop med omkostningsregnskaber kan du acceptere en automatiseringsgrad på over 80%. Hvad der vil være tilbage: Varefakturaerne for dine A-varer med høje omsætningshastigheder og dermed også mange indgående fakturaer. Og netop for disse er det også værd at se lidt nærmere på. På den måde kan du hurtigt opnå en automatisering af din indkøbsfakturaregistrering (indgående fakturaer), fakturakontrol og fakturagodkendelse på over 60%. Forestil dig, at kun én person f.eks. behandler dine indgående fakturaer i stedet for de nuværende 2. Den anden person kan nu udføre mere meningsfulde opgaver. Prisforhandlinger, rykning for leverancer, søgning efter alternative leverandører, operationel rapportering... uden ekstra omkostninger for din virksomhed!
Godkendelsesregel
Godkendelsesregler defineres fra kreditor-kortet og fra kreditor-listen via brillessymbolet:
Kreditor Nr. For hvilken kreditor denne godkendelsesregel gælder.
Alle. En godkendelsesregel for en bestemt kreditor tilsidesætter altid den generelle godkendelsesregel.
Omkostningssted For hvilken omkostningssted denne godkendelsesregel gælder. Tomt = Alle. En godkendelsesregel for et specifikt omkostningssted tilsidesætter altid den generelle godkendelsesregel. Det omkostningssted, der er registreret i fakturaen på tidspunktet for godkendelsen, er gældende.
Trin Godkendelsesniveau for denne regel. Godkendelsesprocessen starter altid på niveau 1. Kun hvis der er efterfølgende niveauer, kræves der yderligere godkendelse.
Frigivet af Hvem skal godkende fakturaer i dette trin? Der kan angives 1 til flere personer i et trin.
Ab Betrag (MW) Fra hvilket beløb er denne person ansvarlig for en udgivelse?
Bis Betrag Op til hvilket beløb er denne person ansvarlig for en frigivelse?
Dette kræver, at et beløb fra 0 euro til uendeligt skal udspændes for hvert trin! Ellers kan regninger ende med at „hænge i luften“. Eksempel:
Bruger 1 0 til 100 Euro
Bruger 2 10,01 til 500 Euro
Bruger 3 250 til 1.000 Euro
Bruger 4 800 til 0 (= uendelig) Euro
Bruger 5 0 til 0 (=uendelig) euro.
Beløbene må derfor også gerne overlappe. Hvis to brugere kommer i betragtning (f.eks. Bruger 2 og Bruger 5), så får begge brugere denne kvittering til godkendelse, så snart du starter godkendelsesprocessen. Men så snart kvitteringen er blevet behandlet af en af dem (f.eks. ved at den er blevet godkendt eller afvist), så får den bruger, der starter processen senere, denne kvittering ikke mere vist.
Ferieafløser, alias, erstatning
I brugeropsætningen kan der indtastes en ferieafløser og et alias pr. bruger:
Eink. Rg. Godkendelse af stedfortræder Hvem skal repræsentere denne bruger?
Eink. Rg. Tilladelse Erstatning Afslut Fra hvornår skal denne bruger repræsenteres af den angivne bruger?
Eink. Rg. Frigivelse Repræsentation Indtil Indtil hvornår skal denne bruger være repræsenteret af den angivne bruger?
Eink. Rg. Freigabe Aliassen Specifikt til testformål: Hvis en bruger indtastes her, vil brugerloginnet for denne brugerfacilitet fungere som brugerlogin for den bruger, der er indtastet her. Kan dog også bruges, f.eks. til hurtigt at godkende fakturaer for en kollega, der er forhindret.
Eink. Rg. Godkendelse Ikke tildelt: Ved „Ja“ (afkrydsningsfelt markeret) får denne bruger alle tilladelser, som ikke kan tildeles andre brugere.
Godkendelsesproces
Hent fakturaer, som den aktuelt loggede bruger skal frigive:
Business Central eller Navision opretter under kørslen en liste over de fakturaer, der aktuelt afventer godkendelse:
OKRegningen godkendes uden yderligere forespørgsel (venteindikatoren slettes). Et i Handling Bemærkning Den indtastede bemærkning overføres til indkøbsfakturaens bemærkning.
AfvistRegningen markeres som afvist. Afventningsmarkeringen ændres til +++. Før dette skal der absolut indtastes en bemærkning (=begrundelse) for afvisningen i kolonnen Handlingsbemærkning.
DelegerDer skal være en bruger i kolonnen på forhånd Deleger til registreres. Denne bruger vil modtage en e-mail med en meddelelse om, at han ønsker at tage sig af denne kvittering og give feedback. En eventuelt tidligere indtastet „Handling Bemærkning“skal indsættes i mailen som en note til den godkendende. Afventningsmarkøren ændres til ‚-->‘. Når godkendelseslisten kaldes igen, tilføjes „Delegeret!“ til beskrivelsen. Den aktuelle godkender forbliver ansvarlig for dette dokument! Bemærk: Mailen indeholder et link til Navision-siden samt selve dokumentet som PDF.
EskalerDen aktuelle godkendelsesniveau springes over, og dokumentet overføres direkte til det næste godkendelsesniveau. Hvis der ikke er et næste godkendelsesniveau, overføres dokumentet dermed til det, der er angivet som „Eink. Rg. Godkendelse Ikke tildelt“overgive til den markerede bruger.
Kvitteringen fjernes straks fra denne liste ved valg af en handling. Afhængigt af processen kan kvitteringen godt blive vist igen næste gang den kaldes.
Generelt gemmes enhver statusændring i bemærkningerne til den pågældende indkøbsfaktura. Derudover gemmes også en eventuelt udfyldt Handling Bemærkning overføres til bemærkningerne på indkøbsfakturaen. På den måde får bogholderiet et hurtigt overblik i indkøbsfakturoidoversigten (via den nyindsatte FactBox „Bemærkninger“) over frigivelseshistorikken for hver postering.
I indkøbsfakturaerne vises det aktuelle afventningsmærke yderligere med klartekstbemærkningerne:
Alle bilag uden godkendelseskode skal godkendes eller behandles videre uden godkendelses-workflow (f.eks. bogføres).
Legende til afventningstegn
Regning afventer godkendelse —
Regning blev delegeret –>
Regningen blev eskaleret ^^^
Regningen blev afvist +++
Faktura kunne ikke bogføres ???
Regnskabsoversigt
I finansiel bogføring ser du en komprimeret oversigt over de indkøbsfakturaer, der skal frigives, med tooltip-vejledninger om den videre fremgangsmåde.
viderefakturering
Om kolonnerne Beregn an og Beregn med faktor kan en automatiseret genberegning til kunder (debitorer) udløses. Er Beregn an Udfyldt, så opretter Navision eller Business Central automatisk en salgsordre med tilsvarende henvisninger til viderefakturering af indkøbsfakturaen, når indkøbsfakturaen bogføres.
Automatisering
Købsfakturaer kan allerede uploades fuldautomatisk via GetMyInvoice-funktionen. Godkendelsesregler kan allerede udløse fuldautomatiske godkendelsesprocesser, f.eks. for meget pålidelige leverandører eller interne fakturaer.
Den egentlige bogføring af købsfakturaen kan også automatiseres via opgavekøerne. Her er den foruddefinerede opgavekø Bogfør godkendte indkøbsfakturaer til status Klar, juster evt. gentagelsesfrekvensen.
Codensystemet Purchase Invoice Release Post scanner med jævne mellemrum de tilgængelige registrerede indkøbsfakturaer, som (ikke længere) har et afventende flag. Disse kontrolleres igen for deres tilknytning til GetMyInvoice-grænsefladen som en sikkerhedsforanstaltning, og hvis kontrol lykkes, bogføres de automatisk via codenSystem 90. Hvis der opstår en fejl under denne bogføring, modtager indkøbsfakturaen et afventende flag ??? forstået.