Navision oder BC365 (Business Central 365) mit einer Technischen Sicherheits Einrichtung für Kassen? Aber klar doch!
Wenn sie eine offene Kassenschublade (So ein olles Holzding aus Großmutters Zeiten) haben, und Sie führen Ihr Kassenbuch noch mit Gänsekiel und Tinte auf Papier – dann ist ja auch schon alles gut. Dies ist auch heute (Stand 2025) tatsächlich weiterhin erlaubt, es gibt keine Pflicht für eine elektronische Registrierkasse (ebenfalls Stand 2025).
Das kann sich aber ändern! Das BFM hat angekündigt, das ab 2028 für jedes Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Umsatz und/oder mehr als für 12.000 Euro pro Jahr Bargeschäfte/Geldgeschäfte tätigt, eine Pflicht zur Einführung einer elektronischen Registierkasse besteht. Offiziell natürlich als „Vereinfachung“ und „Bürokratieabbau“ formuliert… Es geht hier aber natürlich, genauso wie der xRechnung, einzig darum, noch mehr aus den Leistungsträgern der BRD herauszuquetschen. Bewundernswerterweise korrigiert hier das BMF sogar die sachlich falsche Aussage „Diejenigen, die bei Bargeschäften betrügen, schaden der großen Mehrheit der Einzelhändler und anderen Unternehmen, die korrekt ihre Steuern zahlen.“ und schreibt schon im nächsten Absatz den korrekten Sachverhalt „…und gewährleistet zugleich einen fairen Wettbewerb zwischen den redlichen Unternehmen.“. Gehen Sie davon aus, dass Ihre offene Ladenkasse ab 2028 zugunsten einer elektronischen Registrierkasse abgelöst werden muss. Wobei „Elektronische Registrierkasse“ hier nicht wirklich korrekt ist, die Belegerfassung / der Kassiervorgang muss dem Paragraphen §146A der Abgabenordung genügen.
Mit Navision oder BC365? Geht das denn? Ja!
Wenn Sie aber Navision oder BC365 haben, und Sie haben auch ein Ladengeschäft, dann ist die Abwicklung der Barverkäufe (Kreditkartenverkäufe, Gutscheinverkäufe etc) über Navision/BC365 nur ein logischer Schritt. Und schon haben Sie nach dem Paragraphen 146a der Abgabenordnung ein „elektronisches Kassensystem, das eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besitzen muss, um alle Transaktionen manipulationssicher aufzuzeichnen und zu speichern.“ Seit dem 1. Januar 2023 ist sie in Deutschland für alle elektronischen Kassen Pflicht, um nachträgliche Änderungen von Aufzeichnungen zu verhindern. Auch, wenn Sie ihre Barverkäufe nicht mit einer offenen Ladenkasse oder einer richtigen Registrierkasse (so einem Ding von der Metro) abwickeln, sondern eben mit einer eigenen Softwarelösung wie Navision Financials.
Die Übergangsfristen sind inzwischen (Stand 2025) weitestgehend abgelaufen, allerdings kann man noch aufschub erbitten, wenn man nachweisen kann, das man aktiv daran ist, diese TSE (Technische Sicherheits Einrichtung) nachzurüsten.
In Navision lässt sich eine TSE sowohl über eine Hardware (USB Token) wie auch über eine reine Softwarelösung (REST Api) einbinden. Der Prozess entspricht im wesentlichen der jeder anderen Kasse, allerdings etwas verdichtet:
Sobald eine Rechnung oder ein Kassenbon mit einem Kassenbezug (Bargeld, Schecks, Gutscheine…) ausgedruckt wird, wird vor dem Druck eine TSE-Transaktionsnummer angefordert. Die damit verbundenen Informationen werden an der Rechnung gespeichert und auf dem Papier mit ausgedruckt. Nach dem Druck wird die Transaktion geschlossen.
Meine Lösung bindet die fiskaly-TSE nahtlos in Ihr Navision ein!
Anleitung für die fiskaly/Navision TSE
Registrieren Sie Sich und Ihr Unternehmen zuerst unter https://dashboard.fiskaly.com/
„Wirtschaftsnummer“: Dies ist (Bürokratieabbau sei Dank) wieder eine neue ID für Sie und Ihr Unternehmen… Jupp. Jeder Bundesbürger und jedes Unternehmen bekomt neben der Steuernummer und der Umsatzsteuer ID nun auch noch eine Wirtschaftsnummer. Ist das nicht wunderbar, wie die Verwaltung in Deutschland immer mehr vereinfacht wird?
Wenn Ihre UmsatzsteuerID vor 2024 vergeben wurde, hängen Sie hier einfach eine -00001 an Ihre UmsatzsteuerID an, und schon haben Sie ihre Wirtschaftsnummer.
Über das Fiskali Dashboard sollten Sie nun bereits ihre Organisation sehen.
Wenn Sie (empfehlenswert!) erst in einer Testumgebung arbeiten möchten, so legen Sie nun hier eine Testumgebung an. Drücken Sie dafür auf den Pfeil runter neben Ihrer Unternehmensbezeichnung, in der Auswahl drücken Sie ganz unten „+ Neue Organisation erstellen“.
Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Wünschen für die Testumgebung aus. Achten Sie dabei auf eine gute Unterscheidbarkeit zu ihrer echten Unternehmung.
Tragen Sie dann folgende Informationen in die Navision / BC365 TSE Anbindung ein:
- Aus der Adressleiste des Browsers die Adresse ihres Dashboards in das Feld „Dashboard Adresse“. Lassen Sie dabei bitte das /dashboard am ende der Adresse weg.
Adressleiste: https://dashboard.fiskaly.com/2d4ea8d3-7f0c-4027-8fe3-fcf81a000910/dashboard
Eintrag in die TSE Einrichtung von Navision/BC365: https://dashboard.fiskaly.com/2d4ea8d3-7f0c-4027-8fe3-fcf81a000910 - Wählen Sie bitte im fiskaly Dashboard Menü „Einstellungen“, dann API Schlüssel.
- Klicken Sie bitte auf „API SCHLÜSSEL ERSTELLEN“
- Vergeben Sie bitte einen Namen, z.B. test-meinunternehmen (es sind nur Kleinbuchstaben, Ziffern und der Bindestrich erlaubt!)
- ACHTUNG! Das nun öffnene Fenster mit Ihren API Key Daten NICHT Schließen, sie können die Daten nicht erneut anzeigen!
- Kopieren Sie bitte die obere Ziffern/Buchstabenkombination in Navision bzw. Business Central 365 in das Feld API Schlüssel (Register API Einrichtung).
- Kopieren Sie bitte die untere Ziffern/Buchstabenkombination in Navision bzw. Business Central 365 in das Feld API Secret.
- Verlassen Sie bitte nun in Navision Dynamics/BC365 die TSE Einrichtung, um den Datensatz zu speichern.
- Sie können nun das Fenster mit den Schlüsseldaten sowie das fiskaly Dashboard schliesen.
In Navision Dynamics Financials bzw. Business Central 365 legen Sie nun eine TSE (Technische Sicherheits Einrichtung) an.
TSE in Navision anlegen
Rufen Sie bitte die TSE Einrichtung auf, dann Button TSE, Eintrag TSS (Technical Security System) auf. Vergeben Sie einen Code nach Wunsch (z.B. 0001), und rufen dann TSE/registrieren auf. Navision kontaktiert nun per REST Api den Fiskaly Server, und registriert diese TSE.
-> Es gibt keinen anderen Weg, eine TSE einzurichten, sie müssen dies über diese Navision/BC365 Funktion durchführen. Sie können dies nicht über das Dashboard von fiskaly vornehmen.
- Der Status der TSE wechselt nun auf CREATED.
- Rufen Sie bitte auf: TSS/Status wechseln/Uninitialized
- Vergeben Sie bitte eine mindestens 6 Stellige Admin PIN. Z.B. Fis001.
- Rufen Sie bitte auf: TSS/Pin setzen. Ihre Pin wird nun bei Fiskaly registiert.
- Rufen Sie bitte auf: TSS/Status wechseln/Initialized
Ihre TSS/TSE ist nun betriebsbereit. Sie benötigen i.d.R. lediglich eine TSS in Ihrem Unternehmen. Bei sehr vielen Signaturvorgänge (z.B. ein Großmarkt oder eine Shoping Mall mit dutzenden oder hunderten von Kassen kann es hiflreich sein, mehrere TSS/TSE anzulegen, und die einzelnen Kassen auf diese TSE’s zu verteilen. Sprechen Sie mich für solche Szenarien vorher an.
TSE Client anlegen
Es gibt verschiedene Ansätze, wie viele Clients Sie benötigen. Z.B. einen Client für ihr ganzes Unternehmen, oder einen Client pro Verkaufsraum, oder einen Client pro Kassenschublade.
Fiskaly empfiehlt einen Client pro Betriebsstätte.
Meine Empfehlung ist hier: Einen Client pro eine viel frequentierte Betriebsstätte mit vielen Kassiervorgängen pro Tag.
Denken Sie bitte daran, dass Sie den Wegfall ihrer offenen Kassenlade/Kassenschublade und den Einsatz ihre Navision-TSE oder BC365 TSE nach dem Paragraph 146a der Abgabenverordnung auch bei ihrem Finanzamt anmelden müssen!
(4) Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des Absatzes 1 erfasst, hat dem nach den §§ 18 bis 20 zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung mitzuteilen. Hierbei unterstützt Sie Fiskaly.
1.Name des Steuerpflichtigen,
2.Steuernummer des Steuerpflichtigen,
3.Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung Fiskaly TSE
4.Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, Fiskaly TSE
5.Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme 1
6.Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems Dies finden Sie in ihrer Navision/BC365 TSE Einrichtung
7.Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems Siehe Rechnungsdatum von mir
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems. Der Tag, an dem sie die Fiskaly TSE scharf schalten lassen/produktiv stellen/in den Live-Betrieb wechseln (das meint alles das gleiche).
Das ist dann auch der Tag, an dem Sie ihre offene Ladenkasse endgültig auf ihr Altenteil schicken müssen, und ihre Navision/BC365 Ladenkasse ihren Bargeldumsatz vollumfänglich dokumentieren muss. Wenn Sie z.B. noch ein Kassenjournal benötigen, sprechen Sie mich bitte an.
Die Mitteilung nach Satz 1 ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.