GDPdU Dateien in Navision / Business Central ausgeben

Leider liefert Microsoft bis heute (2020) noch immer keine betriebsfertige GDPdU Ausgabe mit. Dabei ist das kein Hexenwerk! Und doch sind viele Systemhäuser damit hoffnungslos überfordert. Vielleicht auch wegen fehlender buchhalterischer Kompetenz. Die GDPdU Einrichtung selbst ist für alle Navision ab der Version 3.70 gleich, ab dieser Version gibt es den konfigurierbaren Datenexport. Aber erst ab Navision 2013 / Business Central gibt es auch das Rapidstart-Modul, mit dem beliebige Tabellen von Navision exportiert und importiert werden können. Hinweis: In Navision ab etwa der Version 2018 heist das RapidStart „Schnellstart“. Mit diesem Werkzeug können Sie meine fertige Definitionsdatei von dieser Seite hier herunter laden und in weniger als 4 Minuten ihre erste GDPdU Datei ausgeben.

Sie finden hier auch noch eine komplette Einrichtungsanleitung, inkl. Hinweise, wie „sicher“ diese Daten bei Ihren Finanzämtern sind…

Bei Navisionversionen zwischen 3.60, 3.70 (Ich glaube, da gab es zum ersten mal den GdPDU-Export) und 2009R2 (bis da gab es noch nicht den konfigurierbaren Datenexport für Navision) müssen Sie diese Einrichtung leider selbst von Hand vornehmen oder bei mir beauftragen. Aber auch das ist i.d.R. in sicher weniger als 2 Std. erledigt, und ein einmaliger Vorgang.

Benötigte Dateien

Die offiziell von Finanzämtern herausgegebene Anleitung als (schlecht) gescanntes PDF zum Erstellen von GDPdU Dateien aus Navision. Funktionell weiter gültig für alle Versionen ab Navision 3.70, 2009 (r2), Business Central. Mit diesem Dokument können Sie auch für ein Classic Client Navision oder für die früher verwendete TaxAudit-Software Transdata diese Einrichtung selber vornehmen. Transdata wurde für die Navision-versionen 1.30, 2.01 etc. benutzt, um von dort die nötigen Dateien auszugeben. Natürlich könnte auch für diese Versionen noch ein eigener Report erstellt werden, welcher einfach so, ohne jegliche Einrichtung, die fertigen XML-Dateien erzeugt. Bei Bedarf kontaktieren Sie mich bitte.

Die GDPdU Datensatz Definitionsdatei (GDPdU.dtd) zum Importieren in den Datenexport von Navision oder Business Central. Sie müssen den Dateinamen nach dem Download bitte noch um die Kennung dtd (Document Type Definition) ergänzen.

Die Paketdefinition für das RapidStart Modul von Business Central und Navision VOR Nav Dynamics 14!

In Nav 14 wurde der Datenexport teilweise geändert, daher brauchen Sie dort dieses Paket hier. Dies sollte auch in späteren Navisionversionen (Dynamics) bis etwa zur Version 2021 funktionieren.

Zur Sicherheit hier noch eine Version dazwischen, für Navision 2015 und damit evtl. auch für nachfolgende Versionen.

Import des Rapidstart-Moduls

1. Importieren Sie bitte die RapidStart-datei in ihre Konfigurationspakete:
   

2. Übernehmen Sie das Paket. in dem Paket sind die nötigen Definitionen für RapidStart selbst enthalten, und auch die Nutzdaten für den Datenexport.

Wechseln Sie nun in die Navision Datenexporte (in einigen Navision/BC 365 Versionen auch als „GdPDU Definitionen“ bezeichnet)

Sie finden hier nun 2 Exporte:

In beide muss noch die dtd Datei eingelesen werden.

Tragen Sie dann noch den gewünschten Exportpfad ein, dieser wird evtl. von Navision gleich bei diesem Vorgang angelegt, wenn er noch nicht existiert.

Ausgabe der GDPdU Daten für das Finanzamt

Gewünschte Ausgabe (Minimal oder nach FA-Vorgabe mit sehr viel Detaildaten) wählen, dann auf Datensatzdefinitionen gehen. Beachten Sie bitte die beiden unterschiedlichen „Exportieren“, nur so zur Sicherheit 🙂

gewünschten Zeitraum eingeben, Und OK (STRG+Enter)

Tipp: Wenn Sie mehrere Mandanten / Jahre ausgeben müssen, dann benennen Sie den entstandenen Ordner gleich um, z.B. zu Mandant-2017.
Tipp: Sollte Navision beim Export mit der Fehlermeldung abbrechen, dass die Datei zu groß ist, so teilen Sie den Export auf, z.B. vom 1.1.2017-30.6.2017 und 1.7.2017 bis 31.12.2017. Es gibt von mir auch einen Workaround mit dem dieser Fehler nicht mehr auftritt, das lohnt sich aber i.d.R. nicht, da diese Tätigkeit zu selten durchgeführt wird.

Es gibt hier auch noch eine etwas detailliertere Anleitung zur Ausgabe von GdPDU-Dateien unter Navision/Business Central 365

Beachten Sie bitte auch das Sie auf Anforderung durchaus auch Daten älter 10 Jahre zur Verfügung stellen müssen, wenn Sie diese haben! Neben DSGVO einer der wichtigsten Gründe für eine regelmäßige Datenbankbereinigung.