I mange projekter har jeg lært: Nyt firma = nye nummerserier / nye metoder til nummerudstedelse. Her er min tilgang til, hvordan jeg ville tildele kundenumre, leverandørnumre og dokumentnumre via nummerserierne.
I Navision eller Business Central har du mange variationsmuligheder via oprettelsessekvenser, oprettelsessekvenslinjer og oprettelsessekvensforbindelser til at tildele oprettelsessekvenser efter alle kunstens regler. Nummerering i 2-trins eller 10-trins intervaller, foranstillede faste dele som årstal eller bogstaver, f.eks. RG eller GS for fakturaer og kreditnotaer, flere blokke f.eks. til opdeling af forretningsområder eller afdelinger: Alt dette er muligt med oprettelsessekvenserne fra Navision eller Business Central!
Alligevel ville jeg ikke udnytte denne fleksibilitet. Her er mine anbefalinger.
Forslag til Navision-bilagsnumre (BC365 - bilagsnummerering)
100000 Tilbud (VK)
200000 Ordrer (VK)
300000 : Følgesedler (VK)
400000 : bogførte fakturaer og kreditnotaer. Begge dokumenttyper får et nummer ved oprettelse, f.eks. RG400000, og får først deres endelige nummer ved bogføring. Dette har den fordel at Navision ikke irriterer dig med forespørgslen „Sletning af dokumentet medfører et hul i nummerrækken. Vil du oprette et tomt dokument“ når du sletter en ikke-bogført faktura.
500000 Salg påmindelse (ubogført:VKM500000, af samme grund som ved de bogførte salgsbilag)
600000 Forespørgsler (EK)
700000 Ordrer (EK)
800000 Leverancer (EK, ingen anden betydning)
900000 Fakturaer & Kreditnotaer (som i VK, ingen anden betydning)
Antallet af cifre bør baseres på jeres dokumentmængder, og det er at foretrække, at I ikke oplever et spring i cifre inden for den overskuelige fremtid (mindst de næste 10, gerne 20 år)! Undgå altså at springe fra 5-cifrede til 6-cifrede dokumentnumre, eller fra 6-cifrede Business Central dokumentnumre til 7-cifrede dokumentnumre osv.
Desuden: Hvis de udarbejder 8.600 tilbud om året, bør de regne med mindst 50%% vækst, hellere 100%% vækst, dvs. 16.000 tilbud om året. Over 10 år er det 160.000 tilbud. For at undgå et spring fra 6 til 7 cifre i 8. år, bør de nummerere syvcifret fra starten, dvs. starte med 1.000.000 (én million).
Bilagstypen med flest bilag pr. år afgør automatisk antallet af stillinger for alle bilag. Normalt vil 6-cifret (hvilket med et foranstillet ciffer kun er 5-cifret!!!) være tilstrækkeligt. 6-cifret har desuden den fordel, at bilagsnumrene adskiller sig fra debitor- og kreditornumrene.
Alternativ: Alfanumerisk nummerering
f.eks. AB100000, RG100000:
Jeg anbefaler det ikke, da du, dine medarbejdere og din kunde/leverandør kan indtaste et sådant nummer mindre flydende. Test: Prøv at indtaste 125000, fortrinsvis på den højre numeriske del af dit tastatur. Og indtast derefter RG100000: Du skal bruge 2 dele og sandsynligvis 2 hænder. Det er kun sekunder, men gang dette en gang med antallet af bilag, som du modtager og sender årligt...
Alternativ: Årstal-nummerering
f.eks. 19.10000, 20.100000, 21.100000
Jeg fraråder også dette. Hvorfor?
De skal huske at omstille dine nummer-serier hvert år. Navision gør det dog nemt for dig med årsafhængige nummer-serie-linjer: Du kan allerede forudindstille nummer-serierne i Navision og Business Central år fremad.
2-Du har mere besvær, hvis du f.eks. vil oprette en kvittering for december måned i januar. En programtilpasning kunne lette dette, men hvorfor reparere noget, man kan undgå?
3-Dine kunder og leverandører får hvert år igen indsigt i belægningsgraden af deres forretningsdrift. Hvis du opretter en faktura den 5. marts med 20.2000007, så ved din kunde (leverandør) ret præcist, at du kun har skrevet 7 fakturaer (ordrer) i dette kvartal. Og denne ulempe er iboende i årlige nummerserier, når de starter rent hvert år.
Et andet hul opstod ved springet fra 1999 til 2000: Pludselig var de nye bilag med deres nye bilagsnumre (f.eks. 20.100500) foran de gamle bilag (99.100500). Det sker ikke igen de næste 80 år... men det var der nok ingen, der tænkte på i 1993 🙂
Kreditor- og debitornumre
Her ville jeg stort set holde mig til DATEV, altså 5-cifret.
Dette er en almindelig standard.
DATEV brugte tidligere også opdelinger baseret på forbogstaver, for eksempel 10000 for A..., 11000 for B..., 12000 for C..., men det er ikke længere almindeligt. Især i Navision og Business Central gør søgeord (matchkoder), vilkårlig sortering efter sted eller postnummer, og avancerede søgerutiner det muligt at finde en kunde (debitor) eller leverandør (kreditor) uden denne logik på en vidunderlig måde, og man kan få pænt sorterede lister fra Navision/Business Central i vilkårlige rapporter, uafhængigt af nummeret/nummerserierne. Det kan muligvis være nyttigt at starte med 6 cifre for at danne interne grupper... men ofte er det ikke længere nødvendigt.
Artikelnumre
Ups… et andet emne. Ikke på grund af Business Central og Navision, men på grund af kataloger. Webshops, prislister, generelt information der går ud til kunden. Her burde vi se nærmere på jeres artikler og overveje om et sigende, logisk grupperet artikelnummer er for meget af det gode, eller lige det rigtige. Her kunne det også være en god idé at nummerere artikelnumre i Business Central & Navision med bogstaver i nummerintervallerne / nummerserierne.