Bearbejder du stadig leverandørfakturaer manuelt, om og om igen? Skal din indkøber altid sortere denne gamle og grimme mappe med forfaldne fakturaer? Mister du indkøbsfakturaer og dermed også rabatter som skonto? Eller, endnu værre, dit omdømme hos leverandørerne, bare fordi du glemmer at betale fakturaer til tiden? Eller, endnu meget bedre (eller værre)? Kommer dine fakturaer allerede elektronisk ind i dit hus, og dine medarbejdere printer dem så ud, for at have et papirbevis til deres fuldstændig forældede betalingskørsel / fakturaproces? Hvis du er strandet i sidste årtusinde, så er det nu på tide at overveje at sætte hele din betalingsproces på prøve.
Automatiser din fakturabehandling fra startenn,
Optimering af din fakturakontrol og fakturagodkendelse på vej til betaling,
og selvfølgelig, som beskrevet i denne artikel,
Klar, din betalingsgodkendelse, mens du spiller golf eller efter frokost... uanset hvor, bare ikke sortere papirdokumenter manuelt igen og igen og godkende dem besværligt på stedet. Disse tider er heldigvis forbi.
Oprettelse af en betalingsforslag med OP+ (OP Plus) varianten af Navision betalingsforslaget
Ctrl+F3 (søgefelt øverst til højre), indtastning tal før (til BETALINGsforslag), vælg „Betalingsforslag“:
Tilføjelse af kreditorkorslag (også selvom der skal oprettes et nyt, og det derfor ikke skal tilføjes -i ordets forstand-):
Udfyld felterne i den øverste blok:
Bemærk forfald indtil: Hvilket forfaldstidspunkt der skal tages hensyn til poster indtil. I eksemplet ville poster, der forfalder den 27.6., ikke skal inkluderes i forslaget, vil poster, der forfalder eller forfaldt den 25. juni eller 26. juni, derimod blive inkluderet. Ofte, selv ved betaling f.eks. om onsdagen, angives fredagen lige efter, således at alle denne uge forfaldne poster foreslås.
Skontofrist tilSamme logik som ved forfaldsdato. Navision foretager 2 gennemløb! Først gennemgås posterne i forhold til rabatforfaldsdato, og hvis de passer, indføres de. Derefter gennemgås posterne igen for forfaldsdato, og hvis de passer, og endnu ikke er indsat, tilføjes de også til listen.
Bookingdato: Hvilken dato forslagene senere bogføres til. Normalt den aktuelle dato, som dataene også sendes til banken, altså „I dag“.
Betaling af kontotypeBankkonto„
Betaling til kontonummerValg af den relevante bankkonto, som betalingerne skal behandles via
Anvendt betalingsmetodekodeValg af betalingsmetode, ofte DTA eller MTA eller træk
Afvente inklusionNormalt tager Navision ikke højde for poster, der er markeret med „Afventer“ (= Noget står i feltet Afventer).
Filtreringsindstillinger på debitor/kreditor – 2. blok:
Her filtrerer du de kreditorer, der skal søges efter.
Ofte er kun betalingsformkoden relevant, da den f.eks. adskiller kreditorer eller debitorer med betalingsserviceaftale fra dem, der skal overføres/inddrives aktivt.
Her kan dog også filtreres på et specifikt nummer, eller kun på virksomheder, der har en negativ saldo (altså ingen tilgodehavender på grund af kreditnotaer), eller kun på virksomheder, der er tilknyttet en bestemt indkøber/sælger osv.
Indtastning af filtre i 3. blok: Post
Denne blok filtreres normalt ikke. Der kan dog også filtreres på bestemte poster her, f.eks. kun fakturaer, kun inddrivelige poster (hvis firmaet bruger forskellige betalingsformer), kun bestemte beløb (kun under 1000 euro, kun over 50.000 euro...), eller poster med et helt specifikt bilagsnummer. Via + kan, som det er normalt i Navision, tilføjes yderligere filtre.
Tryk Ctrl+Enter eller klik på OK
Navision opretter nu betalingsforslagene i henhold til denne indstilling. Nogle gange sker det dog, at poster, som man forventer, ikke bliver inkluderet i betalingsforslaget. Det er så en opgave for fejlsøgning.
Fejlfinding
Der kommer post, som man ikke har forventet / som ikke er ønsket:
Sæt de relevante poster på „Afvent“ (indtast noget i feltet Afvent, f.eks. ens eget brugernavn).
Det er vigtigt, at muligheden så i betalingsforslaget Afvente inklusion ikke er sat.
Hvis ældre poster endnu ikke er udlignet, kan de også medtages i betalingsforslaget. Disse kan derefter slettes direkte i betalingsforslaget (ikke så smart, da de så vil blive foreslået igen og igen) eller sættes til afventning. Det nemmeste er naturligvis at udligne alle gamle, for længst afsluttede poster via OP-dialogen.
Mangler der posts?
Er den eftersøgte post på afvent?
– Afvente inklusion sætte til ja, eller slette afventende mærker i poster
Har firmaet en tilgodehavende, altså overstiger kreditterne hvad der skyldes? Bogfør kreditnota(er) til nul, eller stil den til afventning, eller filtrer i postlisten (3. blok) under dokumenttype „Fakturaer“. (Filter kan tilføjes med +)
Blev der sat filtre forkert i den 3. blok, eller blev det glemt at slette filtrene der? Normalt filtreres der intet i postblocken.
Betalingsgodkendelse / Gennemgang
Her er et forslag til en rationel fakturakontrol. I mange virksomheder bruges indkøbsfakturaen i dag stadig som et medie til betalingsgodkendelse i papirform. Og fakturakontrollen/godkendelsen finder sted kort før betalingen. Måske endda med en forsorteret rundsendingsmappe.
Hieran er nærmest alt galt... eller lad os sige: uheldigt, som kun uheldigt kan være.
Ved at fastholde papirformat går man glip af digitaliseringens omkostnings- og tidsmæssige fordele. Man risikerer ligeledes at miste eller forsinke betalingen af fakturaer, hvilket medfører omkostningsulemper (rabatter) eller tab af værdsat anseelse (kunder med god betalingsmoral bliver man lettere imødekommende). Hvis fakturakontrol først sker kort før betalingsgodkendelse, er reklamations- eller garantiforpligtelser måske allerede udløbet, og undersøgelsen bliver i hvert fald vanskeligere, jo længere fortiden ligger mellem det underliggende varetransaktion og kontrollen. Processer er simpelthen ikke længere lige så til stede i tankerne.
Mit forslag
Fakturakontrol direkte ved fakturamodtagelse, fortrinsvis samme dag. Fordel: Vareleverancen eller omkostnings-/ydelsesleverancer ligger ikke så længe tilbage, processen er stadig frisk i de ansvarliges erindring, og fristerne for indsigelser og klager er endnu ikke udløbet. Forresten gælder alt dette også for fakturakonstruktøren, hvilket tydeligt forenkler og dermed fremskynder reklamationer eller forespørgsler. Men hvem skal dog gøre det? Hvem skal tage sig tid? Denne ofte hørte undskyldning er - med al respekt - ren nonsens. Hvorvidt du behandler x regninger om dagen ved godkendelse/betaling, eller x regninger om dagen ved fakturamodtagelse, gør absolut ingen forskel. Automatisk kvitteringsgenkendelse som GetMyInvoice kan Sie dabei bei der Erfassung massiv unterstützen – mit möglicherweise bis zu 50% automatisiertem Belegeingang inkl. Rechnungsprüfung!
Dette kan også gøres i to trin: Delvist automatiseret fakturagodkendelse i første trin af forhåndskontrollanter/registreringer, understøttet af automatiseret dokumentgenkendelse. Her bliver det meget interessant at bede dine leverandører om at sende fakturaer elektronisk, f.eks. via e-mail. Dette sparer dem porto, tid og arbejde. Og dig ligeledes! Ideelt set bør dokumentet allerede registreres elektronisk her, hvis det ikke allerede er elektronisk tilgængeligt (f.eks. via e-mail eller registrering af indgående fakturaer).
Her sætter vækst- og erhvervsfremmeloven (hvor er det euphemistisk for „vi vil have total overvågning af dine pengestrømme") også nye standarder! XRechnung, Cross Industry Invoice (CII) og Universal Business Language UBL vil blive obligatorisk. Det er nu ikke et spørgsmål om „hvorvidt“, men et spørgsmål om „hvornår“. Vær forberedt, både du og din Navision/Business Central!
Workflow for fakturagodkendelse i anden trin gennem afdelingerne/ansvarlige. Her er bilaget ideelt set allerede elektronisk tilgængeligt. Dermed kan den ansvarlige godkender få direkte adgang til det originale bilag og med den kendte søgefunktion / Navigate fra Navision Financials / Microsoft Business Central 365 meget nemt kontrollere korrektheden af posteringerne – selv uden at sidde ved skrivebordet eller overhovedet være på kontoret!
Bogfør fakturaer direkte i systemet, mens/samtidig med fakturakontrollen. Kontroller alle relevante data (adresse, fakturadetaljer, varelinjer, leverede mængder). Ved reklamationer, informer straks leverandøren og bed om en korrektion, og arkiver fakturaen uden yderligere behandling (der kommer jo en korrektion!), ideelt set naturligvis arkivere. Således bogføres og arkiveres de korrekte fakturaer samtidigt i Navision Financials Attain/Microsoft Business Central 365.
Fra dette tidspunkt er indgående fakturaer allerede stort set behandlet og fremgår af lagerstyringen / ERP-systemet med deres skonto-dato og forfaldsdato.
Procesbetalingforslag
Nu skal der blot 1 eller 3 eller 5 gange om ugen som beskrevet ovenfor kaldes en betalingsforslag frem, og så skal de foreslåede betalinger hurtigt gennemgås. Regelmæssigt er de allerede kontrolleret på dette tidspunkt! Derfor behøver der ikke længere tages en kvittering i hånden, det er nok at gennemgå listen med et uskarpt øje for afvigelser. Finder du en post, du vil stille spørgsmålstegn ved? Som i papirmappen kan du blot med et tastetryk trykke det allerede for længst arkiverede dokument frem på skærmen.
Ønsker du ikke at betale regningen lige nu, af hvilken som helst grund?
Slet posten fra betalingsforslaget! Færdig! Navision foreslår den automatisk igen senere.
Du vil bare gerne betale en regning senere?
Rediger forfaldsdatoen direkte i din betalingsforslagsliste i Navision / Business Central 365, og fjern fakturaen fra betalingsforslaget. Færdig! Navision / Business Central vil automatisk foreslå den igen på det rigtige tidspunkt.
Har du brug for mere tid, eller stiller du spørgsmålstegn ved en faktura generelt?
Sæt dem på afvent, helst med en note, hvorfor. Fjern dem fra betalingsforslaget. Navision vil nu ikke længere foreslå denne faktura til betaling, men i stedet gøre disse poster tilgængelige for dig på en separat liste:
Ekstra tip: Udvid feltet „Afventer“ i dit Navision Financials / Microsoft Business Central 365 til at have 10 tegn med en bagvedliggende forklaringstabel. På den måde kan du sortere/klassificere dine åbne kreditorposter fornuftigt derefter. Jeg forstår ikke, hvorfor Microsoft endnu ikke har rettet denne fejl i designet - efter min mening - efter over 30 år.