KPI'er (Key Performance Indicators) hjælper dig med at få et hurtigt (!) overblik over vigtige virksomhedsdata. For eksempel kan et kig på indgående ordrer eller omsætning eller dækning eller lagerbeholdning pr. dag/uge/måned, opdelt efter de sidste 5 dage/uger/måneder og sammenlignet med de samme perioder (mandag i denne uge i forhold til mandag i sidste uge, denne kalenderuge i forhold til samme kalenderuge sidste år, januar i år i forhold til januar sidste år) afsløre meget om din virksomheds sundhedstilstand på et øjeblik - uden en grad i virksomhedsadministration. Det er vigtigt at skelne mellem KPI'erne i Navision/BC365 og overvågningen af dem. KPI'er afslører en udvikling, overvågning advarer om en akut nedtur.
Anslået læsetid: 12 minutter
Forskellen mellem overvågning og KPI'er
KPI'er, nøgletal
I en virksomhed genereres der en masse data hver eneste time hver eneste dag. Ordrer og tilbud registreres, medarbejdere arbejder, er på ferie eller melder sig syge, kunder skriver anmeldelser på Google, varer modtages. Medarbejdere i marken eller sælgere/repræsentanter besøger kunder (og bringer ideelt set forespørgsler eller endda ordrer med tilbage derfra). Maskiner har brug for strøm eller bryder sammen med defekter. Butiksdøre åbnes, automater udleverer kaffe. Det individuelle antal åbninger af butiksdøre eller kundedrikke eller sygemeldinger er interessante, men ikke meningsfulde for udviklingen af en virksomhed, en forretning - men muligvis for en faktisk tilstand (-> overvågning). Hvor mange tilbud blev der afgivet i denne uge, med hvilken gennemsnitlig dækning? Ordreværdien og dækningen af de 10 bedste og 10 dårligste indgående ordrer i denne måned sammenlignet med den foregående måned og de samme to måneder i det foregående år og året før det ... Det er tal, som meget hurtigt afslører en virksomheds udvikling, hvis jeg sammenligner dem og kan observere deres udvikling.
KPI'er afhænger ikke af udviklingen fra den ene time til den anden, udsvingene er for store til, at man kan træffe en forretningsbeslutning på baggrund af dem. En ændring i trafiklysets fase eller en ny buskøreplan kan forskyde salget i butikken med en time eller en halv dag - selv om bundlinjen forbliver den samme, eller man oplever en lille stigning eller en bemærkelsesværdig stigning. KPI'er (Key Performance Indicators) giver generelt kun mening, når de opsummeres i dage (snarere i undtagelser), uger eller måneder. De giver os retninger som et kompas, der viser os vejen gennem tidevandet. KPI'er kommer meget ofte direkte fra dit ERP-system, i mit eksempel her selvfølgelig fra Navision Financials Dynamics Attain eller Microsoft Business Central BC365. I de fleste tilfælde behøver du ikke engang at gøre en ekstra indsats for at indsamle dem, kun det at udtrække dem fra de eksisterende data kan være lidt kedeligt eller overraskende.
Overvågning
Overvågning betyder „faktiske tal“. Aktuel ledig lagerplads på Navision Financials Dynamics Attain eller Microsoft Business Central BC365 SQL-databaseserveren, antal indloggede brugere, indgående webshop-ordrer i de sidste 30 minutter, døråbninger pr. indgangsdør i de sidste 5 minutter, antal indgående faxer i de sidste 60 minutter.
Med overvågning ønsker vi hurtigt at blive advaret om akutte problemer, tekniske fejl og kommende vedligeholdelse. For overvågning er det ikke relevant, om vi har modtaget flere faxer i dag end i går eller sidste år. Når vi overvåger, vil vi gerne vide, om vi modtager faxer, webordrer eller opkald! I en virksomhed med stor ordretilgang kan der hurtigt opstå flaskehalse i lagerprocessen eller i ordremodtagelsen, hvis en faxmaskine, telefonlinje eller webserver svigter. De fleste medarbejdere vil dog ikke være særlig opmærksomme på dette. Hvis det er praktikantens opgave at tage de indgående ordrefaxer (digitaliseringsørken Tyskland ...) fra faxmaskinerne og derefter fordele dem på skrivebordene, vil denne medarbejder/praktikant sjældent bekymre sig om, at kun 3 eller 4 ud af 5 faxmaskiner har modtaget faxer. De fleste medarbejdere tænker ikke meget over deres arbejde, men gør bare, hvad de får besked på. Overvågning er præcis det samme og overvåger individuelle enheder, processer og procedurer.
*Du har 4 Faxmaskiner, men kun én udskriver faxer? Er der udsolgt af papir? Fejl i telefonsystemet? Strømsvigt på enkelte enheder? Stik? Låg?
*Har du indgangsdøre til din butik, men 2 af dem har ikke åbnet i 5 minutter i åbningstiden? Er bevægelsessensoren i stykker? Døren er ikke i automatisk tilstand? Motor eller dør sidder fast?
*Dine kunder kan registrere sig i Log ind på din webshop, men der er ikke kommet nogen nye kunderegistreringer i en time, selvom du normalt har 1-5 i timen? Måske er der blevet installeret en ny softwareversion/programændring, og en tidligere uopdaget fejl forhindrer nu nye kunder i at registrere sig?
*Din Navision Financials Dynamics Attain eller Microsoft Business Central BC365 kører på en virtuel maskine som en tjeneste, en anden server leverer den oprindelige eller SQL-databasen ... har begge enheder stadig nok harddiskplads til rådighed? Har den virtuelle host stadig nok harddiskplads til rådighed, eller går et snapshot amok og stjæler mere og mere lagerplads ubemærket, indtil intet længere fungerer?
Det er alle eksempler på overvågning. Afhængigt af datakilden kan det endda være nødvendigt at udvikle yderligere sensorer eller målinger (papirfaxmaskiner, indgangsdøre). Mange af disse data kan dog analyseres ved hjælp af værktøjer som f.eks. Open source-software Icinga, ManageEngine Site 24×7, Prometheus og mange andre praktisk talt med et tryk på en knap, selv via store computere, pc'er og serverfarme med forskellige operativsystemer. Add-ons kan også bruges til at integrere dataloggere, f.eks. til hoveddøren eller faxmaskiner, i serverovervågningssystemet.
Disse overvågningsløsninger arbejder med grænseværdier. For eksempel er „en fax pr. fem minutter“ lige så godt som „20 faxer pr. 5 minutter“ ... men 0 faxer på 5 minutter, så er der noget galt. Sammen med tolerancer og eskaleringer udløser disse systemer advarsler med det samme eller omgående. Ingen fax eller webshop-ordre i de sidste 5 minutter = dårligt, vi viser det med rødt på skærmen. Ingen fax eller webshop-ordre inden for de sidste 10 minutter? E-mail til kontorchefen. Ingen fax inden for de sidste 30 minutter? WhatsApp-besked til IT-chefen. Harddiskplads på Navision Financials Dynamics Attain eller Microsoft Business Central BC365 SQL-databaseserveren falder til under 500 Mb? Umiddelbart SMS og Whatsapp og e-mail til IT-chefen.
Sammenfatning af KPI'er vs. overvågning
Overvågningsløsninger bruges til hurtigt at indikere en fejltilstand og om muligt udbedre den, før der opstår større skader (serverfejl, fordi harddiskene er fulde).
KPI'er bruges til at analysere og sikre virksomhedens langsigtede succes. KPI'er visualiserer håndtagene i din virksomhed og viser, hvor du skal sætte ind.
Overvågning af dit computer- og serverlandskab
...er (endnu) ikke emnet for denne artikel. Nogle eksempler på overvågningsløsninger er nævnt ovenfor, og der findes mange andre, f.eks. også DataDog. Dette er en kort introduktion til emnet. Hvis du leder efter støtte her, kan du Du er velkommen til at kontakte mig, Så kan jeg for eksempel give dig en pålidelig Icinga-specialister - eller bare kontakt ham direkte her. Jeg kan give dig projektsupport, men i modsætning til Navision Financials eller BC365 er overvågning ikke mit speciale. Menneske kan bør ikke danse til alle bryllupper. Det er min mening.
Registrering og visning af KPI'er (Key Performance Indicators) under Navision Financials / Microsoft Business Central BC365
Især Navision med sin uovertrufne brugervenlige rapportgenerator (jeg ved det... alle, der kender RDLC, kan ikke engang forestille sig det...) fristede os til at oprette en separat rapport for bare en eller en lille håndfuld af virksomhedens nøgletal (KPI'er). Og hver fredag efter kl. 16 hentede it-praktikanten så 20 rapporter, tog et screenshot af den vigtigste del af dem og sendte det hele til chefen til stor morskab for resten af it-afdelingen, som allerede var i fyraftenshumør ... som så straks ringede fem minutter senere og indså, at et eller andet tal var forkert, fordi den stakkels praktikant havde indstillet datofiltret forkert på en af rapporterne. I mellemtiden var han dog allerede begyndt at skrive disse tal ind i et Excel-ark for at få et kronologisk overblik ... og så begyndte han forfra igen.
Jeg ved det så godt, fordi jeg selv var praktikant i 1993! Dengang kom tallene ikke fra Navision, men blev indsamlet fra afdelingerne via telefon og notesblok, og nogle få tal kom fra Unix-løsningen, som allerede dengang var utroligt tilbagestående... Forfærdeligt! Heldigvis lærte jeg Derefter lærte jeg Navision at kende.
Registrering af KPI'er
Det lærte jeg af dengang: Den store hemmelighed bag gode KPI-tal er, at de skal „registrere sig selv“. Antal indgående ordrer pr. uge, pris pr. kg indkøbte råvarer fordelt på materialer, gennemsnitlig omsætning for de bedste/værste/alle fakturaer pr. uge: Navision Financials, Dynamics, Attain eller Microsoft Business Central BC365 kan alligevel bestemme alt dette ud fra de tal, der registreres hver dag! Ikke alle tal kan behandles som en KPI af Navision selv ... men så er det ofte kun nødvendigt med en lille justering, f.eks. at gemme hver ordre med dens nøgletal i en separat tabel over indgående ordrer, når den frigives (eller udskrives, sendes ...). Den ekstra indsats for medarbejderne er lig nul, og den ekstra informationsgevinst, som nu er meget nem at analysere, er gigantisk i sammenligning.
Visualisering af KPI'er (Key Performance Indicators) i Navision / BC365
Ja, jeg indrømmer det! Jeg nød også at skrive rapporter dengang. Det var bare så utroligt hurtigt og nemt at udtrække og kombinere statistiske nøgletal med et par linjer programkode.
I princippet må jeg være Microsoft lidt taknemmelig for at have gjort RDLC-rapportgeneratoren fra Business Central så utrolig kompliceret og dårlig, at det ikke længere er sjovt at lave rapporter. Og: Det er ikke længere nødvendigt, især ikke med hensyn til nøgletal/KPI'er... det har det aldrig været!
Kontoplanen og kontoplanerne har altid været det mest naturlige og enkleste opbevarings- og visningssted for virksomhedsanalyser. Du skal blot vise de statistiske parametre i et separat talområde „nedenfor“, automatisk bestemme nøgletallene hver dag og bogføre dem i dette talområde ... færdig! Kontoplanen viste allerede de daglige, ugentlige, månedlige og årlige totaler, alle med øjeblikkelig drill-down til de daglige værdier. Alle kolonner kan derefter tilføjes via kontoskemaerne. De sidste 3 måneder, sammenlignet med de samme 3 måneder året før, de sidste 3 år, plus et par procentkolonner og procent- eller divisorrækker (tilstedeværende medarbejdere pr. dag, antal ordrer pr. dag -> antal ordrer pr. medarbejder). Alt er allerede inkluderet i kontoskemaerne! Det betyder, at du kun skal koncentrere dig om at fastlægge KPI'erne, som derefter bogføres på det ekstra kontoområde ved hjælp af standardiserede bogføringsfunktioner og dermed kan evalueres over en årrække - også selv om grundtallene endnu ikke er tilgængelige. er for længst blevet slettet på nuværende tidspunkt.
Er du nysgerrig? Skriv til mig, eller ring til mig!
I løbet af de næste par måneder vil jeg præsentere praktiske eksempler på nyttige, sjove eller usædvanlige KPI'er her for at vække din appetit, så at sige. Bare kig igen.