Hvad laver dimensioner egentlig i Navision / Business Central? Det er utroligt, hvor dårligt (eller slet ikke) nogle undervisere forsøger at forklare denne turbosmarte funktion i Navision eller Business Central – ofte uden held.
Lad os starte med det grundlæggende. I mange virksomheder betyder KPI'er (Key Performance Indicators, højkoncentrerede virksomhedsnøgletal) og virksomhedsanalyse stadig „Virksomhedsøkonomisk Analyse“ ifølge Datev-formular.
Egentlig synd. Især hvis man allerede har Navision & Business Central i brug. Der burde man egentlig ikke gøre noget mere med Datev, det er som regel dobbelt arbejde og dermed spild af tid og penge.
Nå… lad os vende tilbage til „Business Management Evaluation“. Og dermed til det første evalueringsniveau: Kontoplanen.
Evalueringsniveau / Evaueleringstrin: Kontoplan
I kontoplanen finder du f.eks. en post „Bilomkostninger“ (skr03 4500/Skr046500). I det simpleste tilfælde bogfører vi alt, der har med firmabiler at gøre, på denne konto. Resultatet ville da være dette:
Vi har i Business Central og Navision hele året kun én sum for alle køretøjsomkostninger. Vi ved ikke med det samme, hvad der er brændstofomkostninger, hvad der er reparationsomkostninger, hvad der er anskaffelses- eller vedligeholdelsesomkostninger.
Det er utilfredsstillende. Det ville være meget bedre, hvis vi f.eks. kunne differentiere mellem driftsomkostninger og standomkostninger.
Så man opdeler forbrugsregnskaberne:
Nu har vi allerede 2 finansielle konti. Hvad hvis vi nu også vil skelne mellem brændstofomkostninger og anskaffelser? Uden yderligere omtanke kommer vi så hurtigt til sådanne finansielle konti til vores erhvervsøkonomiske analyse:
...Og næste trin ville så være at opdele disse køretøjsomkostninger på de forskellige køretøjer:
Senest her burde det gå op for enhver, at dette er en vej uden fremtid. Med 4-cifrede kontonumre løber vi meget hurtigt tør for sachkontonumre, som vi kan indsætte mellem de eksisterende. Hvis man bruger bilens nummerplade i stedet for „chef“, vil hvert bilskifte automatisk føre til en, to eller n nye sachkonti. Denne måde at klassificere eller gruppere omkostninger (eller indtægter) på er ... Ikke særlig klog 🙂
Men dette var tidligere, i papirbogføringen, en almindelig praksis. For opdeling af bogføringer efter andre kriterier („omkostningssteder“, „omkostningsbærere“) gav ingen fordel. Tværtimod: I stedet for at kunne aflæse færdige summer for de enkelte biler ved månedens og årets udgang, skulle man først møjsommeligt finde de ønskede delsummer frem fra de enkelte bogføringer.
Niveau: Medtag omkostningsbærer i bogføringen
Først IT, og her ordret „Eelektronisk Dåndenv“bearbejdning“ gjorde det muligt at give individuelle bookinger såkaldte bookingkoder, og disse derefter efterfølgende evaluere. Af dette udviklede databehandlerne så den brugbare form for omkostningssteder og omkostningsbærere. I den brede offentlighed har Datev sandsynligvis introduceret begreberne omkostningssteder og omkostningsbærere.
Tricket: Hver postering tildeles en omkostningsbærer (vi fokuserer lige nu kun på omkostningsbærere i Business Central eller Navision, omkostningssteder kommer lige om lidt). Vi bogfører nu ikke længere på 10 forskellige finans konti, men kun på én... og giver posteringen et mærke, der kan evalueres.
Bemærkning: Fra nu af bruger jeg Business Central og Navision i 2019 Spring release-versionen med RTC (Role Tailored Client) Windows-klienten. Alt her gælder selvfølgelig også for ældre Navision-versioner som 2009, 5, 4, 3.70. Jeg tror, at dimensionsregnskab blev introduceret i Navision med 3.70. Navision 2.01 kan fx kun omkostningssted/omkostningsbærer-regnskab... principielt. Men selv der er der allerede mere at hente...
I de første eksempler foretog vi opdelingen af finansposteringerne efter forskellige omkostningssteder (køretøjer, medarbejdere, maskiner, bygninger...). Nu vil vi ikke længere opdele finansposteringerne selv, men i stedet tilknytte omkostningsstederne til posteringerne.
Vi tager igen eksemplet med bil-omkostninger og ser nærmere på reparationsomkostninger. Vi opretter kun én enkelt konto til anlægsaktiver, 4540 Bilreparationer. Men hvordan kan vi så få de enkelte reparationsomkostninger for direktørens Mercedes, fru Müllers Audi og hr. Thønes Skoda?
Vi indsamler direkte ved enhver booking, hvilken omkostningsbærer denne booking tilhører!
Over „Saldo efter dimension“ kan Navision & Business Central til enhver tid vise saldiene efter omkostningsbærere med et fingerknips:
... Og naturligvis kan du, som du er vant til fra Navision, også nedbryde hver enkelt sumværdi til dens enkeltdele med et museklik. Utænkeligt på papir, en selvfølge i Business Central eller Navision.
Du kan selvfølgelig også bruge og analysere denne dimension/omkostningssted/cost bucket på mange flere måder, men det er nok til nu.
Resumé: Mine omkostningsbærere kunne registreres i en meget slank, enkel, ordentlig kontoplan / kontoramme med et yderligere evalueringsniveau – uden at ødelægge orden i kontoplanen.
Trin: Giv omkostningssteder med i bogføringer
Selvom omkostningssteder (Kostenstellen) er langt mere kendte end omkostningsbærere (Kostenträger), er omkostningsbærernes registrering dog den mest udbredte form for omkostningsfordeling/omkostningsregistrering/omkostningsregnskab.
Efter at dette var teknisk muligt, opstod der dog hurtigt begær – det kender du måske fra mine Navison-kurser: Hvis det her kan lade sig gøre, hvad kan så ellers lade sig gøre?
Og det mest oplagte ønske var nok at introducere den samme teknologi for omkostningssteder (hvor påløber omkostningerne? Administration, produktion, IT, England, Tyskland, Korea, forsendelse...?).
Det var naturligvis heller ikke en teknisk udfordring længere. Således fandt betegnelsen omkostningssteder vej ind i finansbogholderiet.
Teknisk set blev der blot yderligere til „kostbærer“ også muliggjort registrering for „omkostningssted“, da evalueringsmetoderne jo allerede eksisterede.
I Business Central og Navision blev det drevet så vidt, at selv en 2-dimensionel Matrixen blev evalueret med omkostninger pr. omkostningssted/omkostningsbærer-kombination... alle de enklere evalueringer gik jo alligevel.
Bemærk venligst, at jeg her - næsten i forbifarten - begrebet Dimension med introduceret!
Niveau: Dimensioner og dimensionøkonomi
Det må have været omkring 2002, da Microsoft (mere specifikt: Dengang stadig Navision Danmark) gjorde sig intense tanker om disse omkostningssteder/omkostningsbærere i Navision (det hed dengang endnu ikke Business Central).
Hvad hvis nogen ikke vil bogføre med 0 dimensioner (ren kontoplanopdeling), 1 dimension (f.eks. kun omkostningssteder eller kun omkostningsbærere), 2 dimensioner (omkostningssteder og omkostningsbærere), men også stadig
Omsætningsregion
Artikeltype
Sælger
-Projektnummer
- Sagsbehandler
-Vejr/temperatur (virkeligt! F.eks. hos dyrlæger eller praktiserende læger, tankstationer, isbutikker...)
- Kundens køn (modebutikker)
-Tøjstørrelser…
vil du booke?
Og hvad var svaret? Hvorfor ikke?
Dermed blev dimensionerne indført i Navision (og stort set uændret overtaget i Microsoft Business Central 365).
Med denne teknik kan du
- Navngiv dimensionernes navne frit (om noget betegnes som et omkostningssted, en omkostningsbærer, en skostørrelse eller en farve, bestemmer du selv)
-Antallet af dimensioner kan frit bestemmes. 0, 1 (omkostningsbærer eller omkostningssted), 2 (omkostningsbærer og omkostningssted, eller også skostørrelse & udetemperatur i C°), 3, 4, 5 dimensioner... helt ligegyldigt! Der er ingen begrænsning i Business Central eller Navision.
Der var kun ét problem tilbage at løse: Hvad skal denne nye form for bookingklassificering hedde?
Omkostningssted og omkostningsbærer var nu for denne helt nye teknik (jeg kender intet andet bogholderisystem, der tillader denne fleksibilitet) alt for stift og gammeldags.
Ovenfor har jeg brugt begrebet dimension som forklaring på de forskellige retninger inden for bogføring. Vector eller Cube ville også have fungeret. Men 2-dimensionel (for omkostningssted og omkostningsobjekt) og 3-dimensionel (f.eks. for omkostningssted, omkostningsobjekt og sælger) kan enhver stadig godt forestille sig. Og så var vi ved dimensionsbogføring.
Konklusion: Dimensionernes bogføring er som omkostningssted og omkostningsbærer på ecstasy
Dette kan du naturligvis ikke kun anvende på „omkostningerne“. Du kan også anvende dette på indtægterne! Og overalt ellers også!
Og… De kan enhver Debitor (Kunden), hver artikel, hver konto, enhver Kreditor (leverandør) kan direkte i stamdata angive en eller flere dimensioner. Disse poster vil derefter automatisk blive inkluderet i enhver postering, ordre, indkøbsordre, faktura! Disse data har du brug for ikke hver gang manuelt at indtaste. Men du kan!