Digitalisering… hvad er det egentlig?
Der findes masser af definitioner på „digitalisering“... simpelthen fordi det er sådan en fed marketingtale... eller, mindre prosaisk: bullshits-bingo eller et buzzword, altså en tom talemåde.
Der findes anerkendt indhold for digitalisering, afhængigt af fagområdet. I bilindustrien f.eks.: digitalisering af bestillingsprocessen, indkøb, autonom kørsel, produktion („batch size 1“).
Denne artikel handler om digitalisering i forbindelse med anvendelsesområderne for Navision / Dynamics NAV / Business Central.
Her betyder digitalisering altid „nogen andre gør arbejdet“, altså i bredeste forstand automatisering af forretningsprocesser.
Men det behøver ikke altid at være en automatisering bagved. Det kan også være udlægning af en opgave til f.eks. kunden (Bestillinger via webshop eller pr. app (udføre, i stedet for opkald eller fax) eller leverandøren (sende fakturaer via mail, i stedet for selv at scanne dem - for at „digitalisere“ dem -).
I den udstrækning Digitalisering intet andet end Rationalisering eller Automatisering. Men den har absolut noget i sig!
Hvem gider i det 21. århundrede skrive kontoudtog ind manuelt eller oprette ordrer ved at gå gennem lageret? I den tid kan man udføre værdifuldt arbejde med mere variation. Mekaniske opgaver bør automatiseres.
Som den gamle væv! Kender du nogen, der i dag forsørger sig selv ved at arbejde ved en rent mekanisk væv? ønskerAdvarsel! Medarbejdere i et etnografisk museum tæller ikke. 🙂
Eksempler på digitalisering i Navision-miljøet
Overskrifterne kan klikkes på og fører dig dybere ned i det pågældende emne.
Indgående fakturaer
Hvis Hvis du allerede foretager dine varebestillinger via Navision eller Business Central, har du allerede registreret, hvad der skal leveres til hvilken pris og i hvilket omfang.
I de fleste virksomheder vil der derfor senere blive udstedt en faktura, som vil være 100% identisk med indkøbsordren. Hvorfor overhovedet se på den? Stykpriser og bankoplysninger findes allerede i Navision (Business Central), så de kan beskyttes mod manipulation. Mængder er blevet verificeret gennem varemodtagelse. Manipulationsrisiko? Praktisk talt ikke-eksisterende!
Kundeordrer via webshop
Nå... i det sidste århundrede gjaldt Webshoppen som målestok for alt: Hver virksomhed uden en webshop ville gå konkurs inden for få år. Det skete naturligvis ikke.
En webshop kan grundlæggende planlægges til 3 anvendelsesformål:
- Ordrer fra erhvervskunder hos Dem
- Bestillinger fra slutbrugere hos dig
- Markedsføring af dine produkter
Glem venligst den første pointe med det samme. Ingen, der selv bruger et lagerstyringssystem og er ved sine fulde fem, vil bestille hos dig i din webshop. Det passer simpelthen ikke ind i deres arbejdsgang. De vil hellere sende dig en fax, som i sidste århundrede. Se EDI
For slutkunder er en webshop stadig en god, fantastisk ting. Sørg for at gøre hele søgeprocessen, bestillingsprocessen og også betalingen så komfortabel og hurtig som muligt. Husk: Otto, eBay og selvfølgelig Amazon er kun et klik væk!
Tænk på én ting ved enhver beslutning: At lokkemaden skal falde i fiskens smag, ikke lystfiskerens. Det betyder: Hvis kunden vil have Paypal, så giv dem for pokker da også Paypal!
Og tænk også presserende over muligheden for at give ham en app på telefonen i fremtiden. For fremtiden. Men først skal han have fundet dig. Og dermed kommer vi til det vigtigste punkt:
Til at blive kendt.
Nøgleord: SEO-optimering, Google synlighed. Til dette er en webshop stadig næsten et must. Og hvis du primært tilbyder produkter og tjenester, der henvender sig til erhvervskunder, så er en konstant synlig kontaktmulighed via mail og telefon meget vigtigere end Paypal!
Kundeordrer via app
Observer din egen købsadfærd. Bestiller du også fra Amazon på mobilen? Eller bruger du eBay Kleinanzeigen på mobilen? Måske allerede Alexa („Alexa, sæt sæbe på listen“) indkøbslisten? En mobiltelefon er i dag ikke længere en telefon. En mobiltelefon er en bærbar computer med telefonfunktion. Så... pak også din bestillingsmulighed for dine slutkunder ind i en app! For kunden betyder dette: Bestil overalt, når som helst. Ingen computer-opstart, ingen registrering, intet butik-login. Telefon ud af baglommen, vælg varer fra praktisk liste, bestil, færdig.
Ordrer via EDI/Opendoc/Mail
Bestiller du via webshop hos dine leverandører? Sandsynligvis ikke. Det er alt for besværligt. Hvad gør du i stedet for? Fax! E-mail! Automatisk fra computeren! Helt simpelt!… Helt sludder!
Inden for IT kalder vi det „mediebrug“. En allerede digital foreliggende data (ordren) konverteres derved til noget andet, til et fax eller en telefonsamtale.
Og så?
Så bliver det i den anden ende af linjen igen - som regel manuelt! - tastet ind i en computer.
Overførselsfejl, misforståelser, optagede linjer – alt dette hører uadskilleligt til mediebrud. Så: Skil dig af med dem?
Lad dine kunder bestille elektronisk hos dig, uden mediebrud, via EDI, via OpenDoc, om nødvendigt via standardiseret mail... bare elektronisk læseligt, så målenheden kan behandle denne kvittering direkte, uden en person med tastatur & skærm.
„Men mine medarbejdere gør…“ – Så er vi ved den næste anakronisme. Dine medarbejdere udfører kontroller, f.eks. leveringsevne, beskyttelse mod lagernedbringelse, usædvanlig bestillingsadfærd. Ting, som du tidligere har skulle arbejde hårdt for at udarbejde. Ingen lagerstyring er så velegnet til at automatisere disse kontrolmønstre som Navision! Og… Så kan ingen „ny medarbejder“ heller glemme at tage højde for kreditgrænsen.
Overførsler/betalinger
Sig farvel til aviser! Enhver avis, uanset om den er „hypermoderne via e-mail“ eller helt traditionel via fax eller endda per post, er ren spild af arbejdstid. Ikke kun for dig. Også for din betalingsmodtager!
Konfigurer dit overførselssystem, f.eks. OP+ (OP plus), så der maksimalt er 6 (god værdi) fakturalinjer pr. overførselslinje. På den måde kan Navision / Business Central elektronisk vedhæfte de tilknyttede åbne poster til hvert beløb.
Det samme gælder for dine kunder: Pres også dem til at stoppe deres betalingsformidling. Tommelfingerregel: Hellere mange overførselsposter end blot én enkelt avis.
Betalingsmodtagelse
Behandler du stadig dine kunders veksler? Smid dem ud! Pres på for, at din kunde stopper sin betalingsstrøm, så du kan få alle nødvendige data på kontoudtoget. Se også bankoverførsler.
Vi er nu i en „post corona“-tid, hvor netop sådanne forenklinger let kan gennemføres. Send eventuelt kunden linket til denne side her for at overbevise ham.
Kopierer du dine kontoudtog manuelt? Så kører du sikkert også privat i en bil med trægasgenerator og foretrækker postvognen frem for ICE-toget. Spar dig selv for det!
Min min MT940-indlæsning eller en pænt konfigureret OP Plus (OP+) (også dér hjælper jeg Dem gerne) bogfører De ubesværet 80% af kontoudtogslinjerne automatisk i Business Central eller Navision. Og får samtidig mindst 80% af OP-udligningerne helt automatisk. Der findes sandelig smukkere ting end at taste kontoudtog.
Bestillingsforslag
„Vores bestillingsproces er så kompliceret, det kan ingen computer.“ Vrøvl! Kundespecifikke behov (engangsartikler, kundetryk), sæsonbestemte varer (påskeharer, julemænd)? Der findes en IT-løsning for (næsten) alt.
Og selv hvis det ikke er 100%, kan man i det mindste lade computeren generere de 95% af bestillingsforslagene, og indkøberen har nu ekstra meget tid til virkelig at koncentrere sig om specialtilfældene, finde alternative leverandører og føre prisförhandlinger.