NarVichiV: Ikke kun integreret. 100% Navision Dynamics / Business Central!

Estimeret læsetid: 19 minutter

Instruktionerne til NarVichiV kan findes her

Hvad kan et elektronisk arkiv/arkiveringssystem hjælpe dig med?

I alle virksomheder med papirdokumenter opstår spørgsmål som dette altid på et eller andet tidspunkt:

• Skal vi virkelig arkivere alle følgesedler i en mappe? Vi har ikke nogen praktikanter i øjeblikket, som plejer at gøre det, og det koster os så meget tid!
• Papirarkivering er forfærdeligt! Ud over at det tager en masse tid, sker det igen og igen, at en købsfaktura bliver arkiveret i den forkerte mappe. Så bliver den kun fundet ved et tilfælde, men ikke når vi har brug for den. Kan vi ikke gøre det nemmere, bedre, mere pålideligt og hurtigere?
• Vi har ikke mere plads til filerne. Selv kælderen er allerede fuld. Vi ved ikke længere, hvor vi skal gøre af alle filerne.
• Vi har haft forretningspapirer og andre dokumenter i vores arkiver i mere end 10 år. Hvordan kan vi bortskaffe dem hurtigt og sikkert? Vi besluttede „dengang“ at organisere mapperne efter leverandører og kunder, skal vi nu røre ved hver eneste mappe og manuelt sortere de gamle dokumenter fra?

For at forenkle tingene, i hvert fald for det allersidste spørgsmål: Ja, det er du sandsynligvis nødt til. Eller tag først et kig på den del af den gamle dokumentoverførsel Måske har jeg en mere elegant løsning til dig.

Hvad kan du gøre? Indfør et elektronisk arkiv! Her bliver du bragt ned på jorden igen - måske endda meget hurtigt:

• Priser. Fuldgyldige arkiveringssystemer som Easy Archiv, D3 fra Dvelop, ELO det elektroniske arkiveringssystem osv. osv. når ikke kun let op i den 5-cifrede prisklasse, men gør sig endda godt i mellemklassen. Næppe noget fuldt udbygget arkiveringssystem fås for mindre end 40.000 euro, og så er der ofte separate arkivservere, særlig hardware, dyr scanningssoftware, der skal betales for hver måned ... og administration.
• Indsats for opsætning. Store arkiveringssystemer med workflow, versionsstyring, integrerede eller eksternt indkøbte scanningsklienter skal først sættes i drift, og flere medarbejdere skal også uddannes regelmæssigt.
• Hardware. De fleste arkiveringssystemer kræver en eller endda flere dedikerede servere eller er tvunget til at køre i skyen.

NarVichiV sætter en stopper for alt det!

• God værdi. For grundprisen på en NarVichiV-løsning, der er klar til brug, får du følgende sammen med andre løsninger måske bare forbindelsen/integrationen til din Navision eller Business Central ...
• Næsten ingen træning. Du kan finde introduktionen her på denne side. Det er alt, hvad du normalt har brug for. Brugerne bruger blot den velkendte Navigate fra Navision/Business Central til at vise deres originale dokument!
• Ingen ekstra servere. Dokumenterne er placeret, hvor filer skal være: I filsystemet på din eksisterende Windows- eller Linux/NAS-filserver. Kun metadataene gemmes i Navision, så der bruges meget lidt hukommelse i din Navision/Business Central-database.
• Version-uafhængig. NarVichiV-arkivløsningen er allerede tilgængelig for Classic Client (Navision 1.30, 2.00, 2.01 via 3.x, Dynamics op til 2009R2-løsningen, og for RTC Client fra Navision Dynamics / Business Central 2013, via 2015 op til RTC-versionen af Navision 2018. En AL-version som en udvidelse er planlagt, kontakt mig venligst! Alle løsninger bruger den samme datastruktur, så migrering er mulig uden problemer eller tab af dokumenter.
• Åbn filstruktur. Når du skifter system, behøver du ikke at bøvle med containere, kryptiske filnavne og ukendte relationer. Der er præcis én tabel i Navision med alle metadata for dit arkiv og den tilsvarende fil i dit filsystem. Du kan også undersøge dine dokumenter helt uden Navision, du behøver ikke at give en viewer eller filhåndtering til dine revisorer eller skatterevisorer!
• Enkel godkendelse. I Navision bruger du de almindelige roller og adgangsrettigheder til at kontrollere, hvem der har tilladelse til at gøre hvad med metadataene. I filsystemet bruger du adgangsrettigheder til arkivmapperne til at styre, hvem der har tilladelse til at se eller redigere hvilke dokumenter. Du behøver ikke at sætte dig ind i nye adgangsrettigheder eller rollestyring.

Lyder det godt? Det er det også!

Der er dog stadig en kommentar, der skal falde: Hvis du vil have et fuldgyldigt DMS - Document Management System med garanteret revisionssikkerhed (Læs venligst afsnittet om revisionssikkerhed for NarVichiV), sofistikeret versionering, release-processer og workflow-styring inklusive meget differentierede adgangsrettigheder, så er der ingen vej uden om Docuware, ecoDMS, Amagno, EasyArchive og dVelop. Her kan jeg hjælpe dig med elegante grænseflader og til indeksering og COLD-overførsel support. Men efter 30 års erfaring med Navision ved jeg, at mange brugere ikke har brug for så meget overkill! De vil bare gerne hurtigt finde et originalt dokument (f.eks. købsfakturaen eller den underskrevne følgeseddel) til det Navision-dokument, der allerede er fundet via Navigate. Og det er præcis her, NarVichiV kommer ind i billedet!

Administrer dokumenter oprettet af Navision

Administrer dokumenter, der skal scannes

Leveringssedler modtager en stregkode på hver side (!), som blot indeholder dokumenttype (LS) + dokumentnummer (bilagsnummer).
Alle andre værdikuponer får ... ingenting. Se også nedenfor.
Det ligger i sagens natur, at købsfakturaer ikke har Navision-kompatible stregkoder. Derfor er der installeret en lille klistermærkeprinter på hver (!) computer (eller Navision-arbejdsstation):

Når du bogfører en købsfaktura eller kreditnota, udskriver den straks et klistermærke med en stregkode og nogle kvitteringsdata. Klæb det på kvitteringen, og du er færdig.

Alle dokumenter, der skal scannes (dvs. salgssignerede følgesedler, købsfakturaer osv.), scannes nu ganske enkelt med f.eks. en Epson DS 870. Den gratis software behandler dokumenterne på en sådan måde, at Navision derefter automatisk kan gemme de indgående scanninger i en filmappe på sin server. Naturligvis kan enhver anden scanner, multifunktionsenhed eller andet bruges. Det eneste, der betyder noget, er, at der i sidste ende oprettes en billedfil med dokumentnummeret som filnavn! Valget af filformat er også helt op til dig, men vi anbefaler JPG, fordi det kan åbnes direkte på enhver computer via operativsystemet. Men PDF er lige så godt! Alt, hvad du behøver, er en PDF-viewer (som regel allerede installeret via browserne Edge, Safari eller Chrome), og så er du færdig.

Hent det scannede (eller PDF-arkiverede) bilag:

I Navision skrives hvert dokument, der overføres til arkivet, til sin egen arkivtabel med metadata (navn, dokumentnummer, bogføringsdato, scanningsdato (for papkassen), dato, person, der bogfører ...) og filnavnet. Ved hjælp af Navigate (og en programudvidelse i Navigate-funktionen) viser Navision derefter denne arkivdatapost i tillæg til de eksisterende dataposter (bogført faktura, leverandør- eller kundeposter, hovedbogsposter...). Dokumentet vises derefter som PDF på skærmen via „Vis“ og kan f.eks. udskrives der. Adgangsrettighederne i arkiveringsmappen kan også bruges til at styre, om nogen kun kan se et dokument (Read) eller også ændre det (Modify), f.eks. ved at tilføje noter. På et Linux-system kan sletningsrettighederne også specificeres eksplicit. På Windows kan dette kontrolleres via et synkroniserende backup-system: Sletning er generelt ikke tilladt på arkivdokumenter.

Hvorfor én labelprinter pr. pc og ikke én pr. skrivebord eller kontor?

Min erfaring siger: Hvis mere end én person genererer klistermærker ved en printer, eller hvis én person genererer flere klistermærker og først derefter sætter dem på dokumenterne, opstår der fejl. Derfor er min anbefaling: Hver labelprinter er så praktisk, at medarbejderen straks kan sætte hver label på det korrekte dokument uden nogen anstrengelse (!): Så er alt godt.

Hvorfor en stregkode pr. side på følgesedlerne og ikke kun på den første side?

Især med følgesedler, der sendes ud først, kan det let ske, at sider går tabt, eller at sider sorteres i forkert rækkefølge osv.
Hvis en enkelt stregkode nu bestemmer på alle efterfølgende sider, kan den 3. LS-side fra mølleren nemt scannes en gang som den 2. LS-side hos Meier. Den vil aldrig blive fundet igen.

Hvorfor købe en ny scanner specielt til denne opgave?

Hemmeligheden er den gratis software, der følger med disse scannere Document Capture Pro. Normalt koster sådan en scanningssoftware penge. Rigtig mange penge. Ikke bare én gang, men pr. scanning/måned eller andre gebyrmodeller. Grundregel: jo flere sider, jo dyrere. Epsons software mestrer de nødvendige funktioner (opdeling af scanningsjobs efter stregkoder, genkendelse af stregkoder) og er Inkluderet i prisen på scanneren. Hvis du har scanningssoftware med en lignende funktion til din eksisterende scanner, eller hvis din scanner allerede har den nødvendige intelligens indbygget (dette er undertiden tilfældet med store kontorprintere / scannere / multifunktionsenheder): Brug denne teknologi! Der er så ingen grund, for at købe en ekstra scanner!
Men: DS-870 (jeg anbefaler kun denne, jeg bruger også selv forgængeren DS-860) scanner virkelig alt, hvad der ikke er i orden. Brændstofkvitteringer, postkvitteringer, håndskrevne A5-kvitteringer fra afgangsblokken, selvkopierende papir...

Bevare dokumentbilledet permanent?

I dette tilfælde ville jeg simpelthen også udskrive hvert af disse dokumenter fra Navision. Opret som PDF med det samme og gem også dette dokument (denne fil) i ovenstående mappe.

Kan labelprinterne også producere andre klistermærker?

Ja, selvfølgelig! Navision og Business Central kan også udskrive produktklistermærker med batchnumre eller plukklistermærker, så hver vare, der skal plukkes, kan mærkes med et stregkodeklistermærke fra kunden (også meget praktisk, hvis der er for meget rumlen i varevognen, eller kunden ønsker at returnere gamle varer ...). eller hyldeklistermærker med stregkoder til lagerpladsen, når det drejer sig om MDE-enheder. Afhængigt af anvendelsen kan du dog være nødt til at vælge mellem direkte termisk (billigste form for print, men klistermærkerne falmer i sollys, kun til korte levetider som f.eks. arkiv- og plukklistermærker) eller termisk overførsel (klistermærker holder på ubestemt tid, afhængigt af materialet, men er dyrere). Nogle printere kan begge dele, men jeg ville stadig vælge. Håndteringen (kun én type klistermærke, altid den samme indsættelse) er nemmere.

Revisionssikker arkivering

Se her

Håndtering af gamle og scannede dokumenter

Dette er de vigtigste strategier:

Procedure for nye og allerede arkiverede dokumenter

Når du har scannet og arkiveret dine dokumenter, skal du smide dem - uden yderligere sortering eller adskillelse! - med forsiden nedad i en papkasse. Notér på papkassen, hvilken dato du først fyldte den til „restarkivering“. Når den er fuld, skriver du også lukkedatoen på denne kasse. Stil kassen et sted, hvor du kan finde den igen, når du får brug for den. Dit gamle filarkiv burde nu give plads nok til dette stærkt komprimerede arkiveringssystem. Denne type arkivering bruges ofte ikke til alle dokumenter, men kun til indgående fakturaer. Baggrunden for dette er, som det ofte er tilfældet med sådanne beslutninger, den berømte tyske frygt for at gøre noget forkert. Læs også de følgende afsnit!
En meget mere radikal metode er kun at beholde alle indscannede dokumenter i nogle få dage eller uger efter denne uge og derefter simpelthen destruere hele papkassen. Læs igen de følgende afsnit.

Behold det gamle arkiveringssystem, indtil det er bortskaffet

Hvad skal man gøre med papirarkiver, der er år eller endda årtier gamle? Især hvis du tidligere har arkiveret dokumenter i mapper, er der en stor modvilje mod at røre ved og scanne dem alle sammen igen. Efter et par dage med et elektronisk arkiv vil du udvikle en ægte aversion mod mapper.
En af de mest pragmatiske tilgange er simpelthen at lade disse mapper være, som de er, og fra dag X, når det elektroniske arkiv går i luften, simpelthen pakke dem væk et sted langt tilbage på lageret. Alle mapper, men især halvfyldte mapper, optager naturligvis meget mere plads end nødvendigt, og alle fordelene ved elektronisk arkivering findes ikke for dette historiske arkiveringssystem.

Overførsel af dokumenter i papirarkiveringssystemet til arkivet

Det er vigtigt, at vi sammen overvejer, hvordan vi kommer videre. Grundlaget for denne antagelse er, at din Navision sandsynligvis allerede genkender langt de fleste af disse papirdokumenter (f.eks. købsfakturaer og salgsfølgesedler, salgsfakturaer).
Med lidt snilde lykkes det os at få Navision til at udskrive de nødvendige klistermærker i den rigtige rækkefølge (f.eks. sorteret alfabetisk efter leverandør og stigende dato), så medarbejderne blot kan sætte klistermærkerne på hvert dokument i udskriftsrækkefølgen uden større anstrengelser, når de hæfter dem ud af mapperne. Tilbage er kun afvigerne, som så hurtigt kan indekseres igen. Resultatet er, at du har reduceret din dokumentbunke til et minimum og kan arkivere eller destruere disse dokumenter i henhold til forslagene i det foregående kapitel.

Beslutningsgrundlag og procedure

Du har nu flere gange læst forslaget om simpelthen at arkivere de dokumenter, der koster dig så meget tid og plads, „i løs vægt“, dvs. at arkivere dem usorteret i en kasse, eller endda - ufatteligt - simpelthen at makulere, kompostere eller brænde dem (hvis dit varmesystem har en varmeeffekt på over 1.000 Kw). Var der ikke noget om afvisning af fradrag for indgående moms og andre Juridiske bestemmelser? Tja... Ja! De findes faktisk.

Og papirarkivering er den sikreste måde at opfylde alle kravene i lovteksterne på. Derfor skal den følgende forklaring forstås som netop det: En opsummering af levet og erfaren administration. Dette er ikke juridisk eller skattemæssig rådgivning! Rådfør dig med dine advokater og skatterådgivere for en endelig fremgangsmåde! Jeg kan ikke, må ikke og vil ikke tage denne beslutning fra dig. Men jeg kan lade praksis tale for sig selv.

Lad os gå videre til ulemperne ... de er næsten indlysende med en så slank og billig løsning.

A) NarVichiV er ikke et DMS (= Document Management System)! Har du brug for check-in og check-out, versionsstyring, en rigtig workflow-proces, specifikke autorisationer på dokumentniveau („Kun fakturaer op til 1000 euro“), en rigtig viewer uafhængig af filsystemet og Explorer eller Finder? Så er du hurtigt tilbage ved Easy Archiv, D3 Dvelop, Docuware, ELO og Co.

B) NarVichiV er Ikke revisionssikker! En skattemedarbejder kan derfor nægte dig indgående moms, hvis den originale kvittering bestrides og ikke kan fremvises. Som regel handler det ikke om „mere“! Det handler heller ikke om anerkendelse som en forretningsudgift!
Der er virksomheder, som bevidst tager denne risiko for at have et enkelt arkiveringssystem (efter at have scannet ind i papirkurven). Siden omkring 2014 har jeg ikke hørt om revisorer, der insisterer på at indsende et originalt dokument, selv om det ikke er i overensstemmelse med revisionspligten. Revisorer er generelt ikke interesserede i dette alligevel, da de „kun“ reviderer korrekt bogføring. Men de har selvfølgelig også vetoret.
Til 100% Skattekontor og GOB (Gprincipper for Oordentlig BJeg anbefaler denne procedure med bulkbokse (blandet samling). Du vil sandsynligvis også kassere disse efter et par år og derefter skifte til et par uger.

Tag et kig på dit eksisterende papirarkiv. Lav et stort overslag over, hvor mange dokumenter (ikke sider) der er gemt der. Glem ikke de mange mapper i kælderen eller endda i en lejet garage eller lagerbygning.
Spørg nu højt, hvor ofte der hentes et dokument fra denne fil ... og hvorfor....
Du vil indse, at omkring 99,9%, måske endda 99,99% af de engang fysisk lagrede dokumenter aldrig vil blive rørt ved/set igen! Mine ikke-bindende anbefalinger er baseret på dette! I de fleste tilfælde hentes dokumenter fra arkivet af to grunde:

• Der er en klage fra en kunde, f.eks. at der angiveligt blev leveret for få varer. Der kræves en følgeseddel med kundens underskrift. Den bliver så faxet til kunden, ligesom i det analoge Tyskland i sidste årtusinde. Eller, ultramoderne, scannes og sendes til kunden via e-mail. I dette tilfælde gør det ingen forskel, om du finder dette dokument med et tryk på en knap i din Navision og mailer eller faxer det derfra, eller om du bruger lang tid på at søge efter et „originaldokument“ i arkiverne og derefter scanner eller faxer det.
• Der er en forespørgsel fra en revisor eller skatterevisor om en bestemt transaktion, som han (eller hun) gerne vil se det originale dokument for. Dette er den vigtigste grund til at arkivere købsfakturaer. Men her har tiderne ændret sig enormt! I dag ankommer købsfakturaer til virksomheden som en e-mail med en PDF eller endda helt elektronisk som et EDIfact-dokument. Måske bliver de ikke engang længere set af mennesker, men behandles fuldstændigt af computeriseret og også automatisk overført til det finansielle regnskab.
  Skatterådgivernes og revisorernes arbejde har også ændret sig. I dag kræver de generelt deres Regnskabsdata som en GdPDU-fil, De bliver så tjekket for uregelmæssigheder i Idea-softwaren ved hjælp af - nogle gange meget smarte - kontrolregler. Og hvis det viser sig, at en bestemt kvittering skal tjekkes igen, kan du nemt få den tilsendt via e-mail fra din computer. Også her er det fuldstændig ligegyldigt, om du fisker en original kvittering op af mappen, scanner den og sender den som e-mail eller fax. Eller om du får dokumentet vist af Navision med et tryk på en knap og derefter sender det med posten.

I værste fald kan du endda bede skaberen af det originale dokument om et genoptryk. Hvorfor vurderer du ikke, hvad dit papirarkiv koster dig? Tænk venligst over

• Plads. Du kan bruge pladsen til mindre kontorer eller mere arbejdsplads (eller endda lagerplads) på dit kontor.
• Hylder. Ja, de koster også penge, især på kontoret, hvor man måske gerne vil modernisere indretningen. Og hylderne til dit filarkiv er allerede en omkostningsfaktor.
• Filmapper. De er heller ikke gratis.
• Tid. Både når du arkiverer, og når du søger. Djævlen vil, at netop det dokument, du har brug for lige nu, endnu ikke er blevet arkiveret eller er blevet arkiveret forkert. Jeg tror ikke, vi behøver at tale om selve arkiveringen: Ingen har lyst til at gøre det, ingen har tid til det, det er irriterende.
• Udseende. Okay, det er ikke en rigtig omkostningsfaktor, men er dit arkivskab på kontoret pænt at se på?
• Efter 10 år vil du gerne af med filerne, om ikke andet så fordi du ellers er forpligtet til at fremvise væsentligt ældre dokumenter, hvis de stadig findes i virksomheden, i tilfælde af forespørgsler. Det er i øvrigt også en god grund til at Navision eller Business Central-databasen skal strømlines igen.

Hvis du regner på det, taler vi hurtigt om en ROI (return on investment) på et, måske to år for et elektronisk arkiv. Afhængigt af prisen på din arkivløsning! I NarvVichiV's tilfælde måske kun måneder.

Hvad med Easy Archiv, D3 Dvelop, Docuware, ELO?

Alle fine arkivsystemer med sofistikeret administration (deraf DMS = Document Management System), for det meste med workflow, forskellige niveauer af adgangsrettigheder, versionsstyring og og og... Men... Har du brug for alt det? I så fald kan jeg også hjælpe dig med det!

Er „Kvittering“ fra NAVISION eller BUSINESS CENTRAL også tilstrækkelig siden Navision eller Business Central 2016?

I Navision og Business Central har man kunnet kalde „Vedhæft dokumenter“ siden version 2016. Med en lille tilpasning fra mig, endda via drag & drop. Men: Dette system er helt klart ikke beregnet som et arkiveringssystem. Største ulempe (men også en fordel afhængigt af virksomheden): Dokumenterne gemmes direkte i SQL-databasen og kræver en del lagerplads der. Det kan føre til problemer før eller siden. Jeg anbefaler ikke, at bruge Navision/Business Central-dokumentindbakken som erstatning for arkivet - men det vil stadig fungere, afhængigt af virksomheden/kravene/strukturen! Men når alt kommer til alt: Dette er også muligt, og med et lavt dokumentflow er dokumentindbakken eller andre gratis arkiverings- og arkiveringsmuligheder helt sikkert et alternativ. Det behøver du ikke engang min hjælp til.