Hier gibt es eine ausführliche Beschreibung zu Archivierung im allgemeinen und zu meiner empfohlenen Vorgehensweise.
Fangen Sie besser heute statt morgen an, Ihre verstaubten und unansehnlichen Aktenordner aus dem Haus zu werfen!
Einrichtung
Sie finden Ihr NarVichiV im Classic Client über die Finanzbuchhaltung/Einrichtung/NarVichiV.
Die Einrichtung und Bedienung des integrierten Archivsystems NarVichV funktioniert in allen 3 Clients im Wesentlichen gleich, lediglich die Option unterscheidet sich zwischen den verschiedenen Navision / Business Central Versionen.
Einrichtung im Classic Client
Aufruf: Finanzbuchhaltung/Einrichtung/NarVichiV
Einrichtungsassistent für das Archiv unter Navision Classic Client bis Version 2009R2
Einrichtung im RTC Client
Strg+F3 (um das Suchfeld rechts oben zu öffnen), Eingeben „Narv“, es gibt nur einen Treffer, daher einfach mit Enter bestätigen.
Einrichtung im Web-Client
Rufen Sie Archive/Einrichtungsdaten erstellen auf. Wählen Sie das Basisverzeichnis aus. NarVichiV richtet sich mit empfohlenen Vorbelegungen ein. Sie können alle Vorschläge beliebig verändern und auch die Verzeichnisse nun noch beliebig ändern! NarVichiV hat beim Einrichten auch eine Orderstruktur angelegt, welche Sie natürlich auch verschieben können. Denken Sie bitte daran, das Sie Ordneränderungen sowohl in der Einrichtung wie auch im Datei-Explorer vornehmen müssen!
Empfehlung: Ändern Sie diese Struktur später nicht mehr. Navision merkt sich zu jedem Dokument wo es liegt, daher können Sie durchaus diese Struktur ändern. Man blickt dann später aber nicht mehr durch, was wo warum liegt. Besser einmal am Anfang Gedanken machen.
WICHTIG! Ihre Archivordner müssen auf einem im Netzwerk erreichbaren Ordner (\\Server\Freigabe) liegen!
Erklärung der Spalten:
- Code: Ein Code/Kürzel für dieses Archiv
- Beschreibung: Eine verständliche Beschreibung
- Dokumente gesamt: Anzahl der diesem Archiv bekannten Dokumente. Keine Eingabe möglich.
- Dokumente archiviert: Anzahl der in diesem Archiv vorhandenen Dokumente. Keine Eingabe möglich.
- Dokumente vermisst: Anzahl der diesem Archiv bekannten, aber noch nicht archivierten Dokumente. Keine Eingabe möglich.
- Importpfad: Angabe, aus welchem Verzeichnis Dokumente für dieses Archiv in Navision dynamics / Atain / Business Central eingelesen werden sollen. Wenn Ihre Belegnummern über ihr gesamtes Navision eindeutig sind (es gibt z.B. keine Einkaufsrechnung mit einer Nummer, die es auch als Verkaufslieferschein gibt), dann können Sie hier ein einziges Verzeichnis für alle Dokumentenarten in allen Archiven verwenden. Wenn Sie Belegnummern haben, die sich überlappen (z.B. Gibt es Verkaufs-Angebote mit Nummern, welche es auch als Artikel gibt), dann sollten Sie hier besser pro Archiv bzw. Dokumentenart einen separaten Order zum Importieren von Dokumenten in das Archiv angeben. Wichtig: Dieser Importordner oder diese Importordner müssen auf einem Netzwerklaufwerk liegen, damit sie von allen Arbeitsstationen und dem Navisiondienst selbst erreicht werden können.
- Beschneide Import Anfang & Beschneide Import Ende: Wenn Ihr Scanner / Ihr Scanner die Dateien nicht nur mit der Belegnummer (z.B. LS22-12345.jpg) ablegt, sondern z.B. mit Scan LS22-12345 17-02-2023.jpg, können Sie über diese beiden Felder die ersten 5 Zeichen (Scan mit Leerzeichen) und die letzten 11 Zeichen ( 17-02-2023 mit Leerzeichen) abschneiden lassen, so dass Navision / Business Central wieder die Belegnummer erkennen kann
- Archivpfad: Angabe, in welchem Order Navision Dynamics / Attain / Business Central ein erkanntes und importiertes Dokument archivieren soll. Wichtig: Dieser Importordner oder diese Importordner müssen auf einem Netzwerklaufwerk liegen, damit sie von allen Arbeitsstationen und dem Navisiondienst selbst erreicht werden können.
- Unterpfade Präampel & Anzahl Dateien pro Unterpfad & Archivpfad aktuelles Unterverzeichnis: Business Central / Navision dynamics / Attain legt für jeweils einen Block von 5000 Dokumenten (einstellbar in der Spalte „Anzahl Dateien pro Unterpfad„) einen neuen Unterordner in dem Archivpfad ein. Dieser Unterordner wird laufend durchnummeriert (0001…0002…0003 usw), und jeweils bei Erreichen von x Archiv Dokumenten pro Unterordner um eins hochgezählt. Aus optischen Gründen können Sie hier vor dem hochzählenden Ziffernblock noch eine Textfolge, z.B. SUB…. für SUB00001,SUB00002 etc. anlegen.
Diese Technik sorgt dafür, dass Windows nicht in’s Straucheln kommt, wenn der Explorer zu viele Dateien in einem Ordner anzeigen muss. Der aktuell genutzte Unterordner ist in der Spalte Archivpfad aktuelles Unterverzeichnis zu finden. Sie können ihn hier auch ändern, z.B. manuell um eins hochzählen, wenn Sie einen Unterordner schließen möchten. Die eingestellte Anzahl von Dateien ist nicht fix, es können z.B. durch Nacharchivierungen weitere einzelne Dateien in einen eigentlich bereits geschlossenen Ordner abgelegt werden, dies ist kein Problem. - Archivfile Benennung: Hier stellen Sie ein, ob die archivierte Datei mit einem Dateinamen, bestehend aus Kontonummer (z.B. Kundennumer) + Belegnummer benannt wird. Dies ist die empfohlene Einstellung. Alternativ kann die Archivdatei nur mit der Belegnummer benannt werden, oder mit einer fortlaufenden (Alpha-)numerischen Nummer. An jeden Dateinamen auf Basis der Belegnummer wird automatisch eine über Unterdatei Erweiterung definierbare Nummernfolge angehangen. Auf diese Weise können z.B. verschiedene Versionen eines Angebots auseinandergehalten werden.
Scannen von Dokumenten
Sie können jedes beliebige Scan-Programm verwenden welches Sie möchten oder bereits benutzen. Das kann auch der Scan-Client von d3 dVelop oder der von Easy Archiv sein!
Ich persönlich empfehle Epson Document Capture, weil es bei verschiedenen Epson Workforce Scannern gratis mitgeliefert wird.
Aus der Praxis kann ich auch Docuflair empfehlen, weil dies auch schon erfolgreich bei einem Anwender im Einsatz ist.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, ein Scan-Programm zu benutzen, welches die Belegnummer von den Belegen direkt als Dateiname (z.B. LS23-555333.pdf) verwenden kann, dann gibt es keine Nacharbeit (siehe nächster Punkt). Die beiden bereits aufgeführten Programme beherrschen dies bei korrekter Einstellung und Vorarbeit vorbildlich.
Letztendlich könnten Sie auch Windows-Fax und -Scan verwenden, welches kostenlos mit jedem aktuellem Windows mitgeliefert wird. In diesem Fall müssen Sie dann noch die gescannten Dateien korrekt benennen, z.B. im Windows Dateiexplorer mit F2 auf jeder Datei. Dies empfehle ich aber nur bei geringem Belegaufkommen.
Die Dateikennung ist übrigens völlig irrelevant, so lange Ihre Windows-Rechner damit umgehen können und diese auch anzeigen können. Notfalls können Sie jeden Viewer, z.B. für Word, Excel, PDF, JPG, JPEG, TIFF… einfach nachinstallieren. Navision oder Business Central muss die Dateikennung selbst nicht verarbeiten können! Navision dient hier als reiner Vermittler, die Dokumentenansicht bleibt dem Betriebsystem vorbehalten. So sind Sie an keinerlei Vorgabe oder Viewerlogik von Navision gebunden, auch nicht in 10 Jahren! Wenn Sie irgendwann einmal einen neuen Dokumententyp verwalten wollen. z.B. Autocad oder Mp3 oder Video-dateien: Sie brauchen nur einen passenden Betrachter (Viewer) auf ihrem Rechner zu installieren, und können damit arbeiten. Das gilt auch für Apple/Macintosh oder Linuxrechner für die Webversion von Navision Dynamics oder Business Central!
Indexieren von gescannten Dokumenten für das Archiv
Wichtig ist dafür lediglich, dass die Dateien im jeweiligem Importverzeichnis mit ihrem korrekten Dateinamen = Belegnamen stehen. Den Rest macht Navision Dynamics oder Business Central! Auf diese Weise können Sie jedes X-Beliebige Dokument, auch ohne Barcode, archivieren lassen! Einfach nur im korrekten Ordner ablegen, den Dateinamen korrekt setzen, und abwarten (oder die Einlesefunktion von Navision dynamics / Attain / Business Central von Hand starten). Mehr ist nicht nötig, Ihr Navision bzw. Business Central holt sich alle Metadaten von dem korrekten Konto/Beleg!
Sonderfall Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen erreichen Sie heute auf vielfältigen Wegen. Per Mail, per Edifact, per Papier…
Die im letzten Absatz beschriebene Weg funktioniert immer! Sie können also jede auf jede Weise eingetroffene Einkaufsrechnung einfach in dem richtigen Importordner mit der Belegnummer der Navision-Einkaufsrechnung als Dateinamen ablegen.
Für mehr Komfort empfehle ich hier aber die zentrale Eingangsbelegerkennung GetMyInvoices, welche ihren gesamten Eingangsrechnungsablauf sehr stark rationalisieren kann.
Vorbereitung von COLD-Dokumenten für das Archiv
COLD (Computer on Laserdisc) ist ein uralter Begriff aus den Anfängen der elektronischen Archivierung und meint Dokumente, welche direkt vom (meist) ERP erzeugt werden und ohne jede weitere Modifikation / Eingriff in das Archiv übernommen werden. Ihre Ausgangsrechnungen und Ausgangslieferscheine sind typische COLD-Dokumente, solange sie nicht z.B. wegen einer Unterschrift erst noch gescannt werden müssen.
Wenn Sie bereits meine Maillösung haben, hat Ihr Navision bereits alles dafür an Bord, wir müssen das nur noch absprechen und einrichten.
Hintergrundverrechnung
Wenn Sie Ihre Belege noch auf Vordrucken ausdrucken, dann… nun, dann sind sie zugegebener weise etwas aus der Zeit gefallen. Das „Macht man nicht mehr“. Das Vorhalten der Vordrucke, das Handling beim Duplex-Druck, aber vor allem das übertragen in das 21. Jahrhundert mit Belegversendung per Email spricht einfach dagegen.
Als komplizierte Lösung können die Vordrucke aus dem letzten Jahrtausend noch mit einer Hintergrundverrechnung erhalten bleiben, auch z.B. für das Thema Mailversand. Bie der Hintergrundverrechnung wird ein Formular, z.B. Ihre Vordrucke auf Firmenpapier, elektronisch mit den Nutzdaten ihres Beleges, also dem eigentlichen Druck des Lieferscheines oder der Rechnung, vorgenommen. Als Ergebnis entsteht ein einziges neues elektronisches Dokument, welches auf dem Bildschirm aussieht „wie gedruckt“. Gleichzeitig werden die Dokumente dadurch sofort wesentlich größer, brauchen also mehr Speicherplatz beim Mailen, Archivieren, Empfänger.
Abrufen / recherchieren von Dokumenten aus dem Archiv
Benutzen Sie einfach Navigate! Bzw. unter Business Central ab Version 2022 „Suchen“.
Gehen Sie dazu auf ihren relevanten Beleg, z.B. der gebuchten Gutschrift oder Rechnung, rufen Sie Navigate auf. Navision Dynamics / Business Central ruft die angepasste Navigate Funktion auf, und kann hier nun auch die Metadaten (den Belegeintrag) zu Ihren passenden archivierten Dokumenten finden und anzeigen.
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