Eingangsrechnungen automatisieren mit GetmyInvoices

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Sie suchen eigentlich nach mehr Informationen zu ZUGFeRD und XRechnung mit Navision Financials Dynamics oder Microsoft Business Central BC365 ?

Hören Sie auf, Rechnungsnummern in Navision bzw. Business Central einzutippen!

Hand auf’s Herz: Wie viele Lieferantenrechnungsnummern werden in Ihrer Buchhaltung jeden Tag in Navision oder Business Central eingetippt? Wie viele Beträge? Wie viele Lieferanten werden pro Tag gesucht? Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen das genau zählen! Doch damit ist jetzt ein für allemal Schluss!
Reduzieren Sie endlich Ihren Arbeitsaufwand für Eingangsrechnungen:

Kostenrechnungen: Reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand auf bis zu 0%!
Warenlieferungen von B- und C-Lieferanten: Reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand auf nahezu 0%!
Warenlieferungen von A-Lieferanten: Mögliche Arbeitserleichterung je nach Belegfluss ca. 50%.

GetMyInvoices GMI nimmt Ihnen das Hinterhertelefonieren nach Rechnungsbelegen bei Amazon/Vodafone/Telekom/Google Adwords ab, sorgt dafür, dass der fertig indizierte Beleg in Navision oder Business Central ankommt und Navision bzw. Business Central übernimmt auch gleich noch die Vorkontierung & Verbuchung für Sie.

(Anmerkung: Erfassen Sie Ihre Kontoauszüge etwa auch noch mit der Hand? Hören Sie auf damit! Egal, ob natives Navision bis 2009R2, Navision ab 2013 oder Business Central)

Wareneingangsrechnungen

Wenn Sie Ihre Warenbestellungen bereits über Navision oder Business Central durchführen, so haben Sie bereits erfasst, was zu welchem Preis und in welcher Menge geliefert werden soll.
In den meisten Unternehmen wird später also eine Rechnung auflaufen, die 100% Deckungsgleich zu der Einkaufsbestellung sein wird. Warum sollten Sie diese überhaupt noch ansehen? Stückpreise und Bankverbindung stehen schon in Navision (Business Central), lassen sich also vor Manipulationen schützen. Mengen wurden durch den Wareneingang verifiziert. Manipulationsgefahr? Praktisch nicht vorhanden!

Rechnungseingang

…per Mail

GetMyInvoices kann automatisch Ihre Mailpostfächer überwachen und erkennt eingehende Rechnungen. Unklare Mails („Anbei ein Beispiel unserer Rechnungen im PDF…“) werden zur Nachbearbeitung markiert.

GetMyInvoices stellt Ihnen aber auch ein eigenständiges Postfach („IhreFirma@GetMyInvoices.de“) zur Verfügung. Lassen Sie eingehende Rechnungsmails von Ihrem Mailserver einfach an diese Mailadresse weiterleiten oder geben Sie diese Mailadresse direkt an Ihre Lieferanten weiter, und die Einrichtung ist fertig!

…per Scanner

Benutzen Sie Ihr Lieblingsscanprogramm, notfalls auch Windows-Scan! Ganz egal, denn dieses Programm muss nichts können. OCR, Zuordnung, Indexierung findet alles unter GetMyInvoices statt! Sie brauchen auch kein kostenpflichtiges Scanprogramm wie Kofax oder andere Programme, die nach Scans pro Monat abrechnen. Sie haben einen cloudfähigen Scanner? Noch besser! Stellen Sie als Ziel einfach z.B. Google Drive oder irgendeinen anderen Speicherort ein. Auch Dieser kann natürlich von GetMyInvoices überwacht werden. Navision und Business Central selbst benötigen keine dieser Skills, die Warenwirtschaft fragt die fertigen Daten einfach aus GetMyInvoice ab.

…per App

Sie brauchen keine zusätzliche, vielleicht sogar kostenpflichtige App! GetyMyInvoices stellt Ihnen kostenfrei eine Handy-App zur Verfügung, mit der Sie z.B Tankquittungen, Barrechnungen, Bewirtungsquittungen einfach abfotografieren, je nach Lesbarkeit vorindexieren.. und fertig!
Tipp: Sammeln Sie die echten Papierbelege nur noch grob vorsortiert, z.B. in einem Pappkarton nach Datum. Heutzutage verlangen auch die Finanzämter nur noch selten nach den Originalbelegen, wenn Sie einen guten Scan haben. Die zugehörigen Verwaltungsvorschriften werden diesbezüglich immer großzügiger.

…per Portalscan

Große Dienstleister wie Amazon, Vodafone, Telekom, Google Adwords, Ebay, etc. sind schon lange dazu übergegangen, gar keine Rechnungen mehr zu versenden. Stattdessen wird Ihnen aufgebürdet, sich selbst Ihren Rechnungsbeleg aus den Tiefen der Menüs herauszusuchen. Das kann, wie bei Google, schon mal mehrere Minuten pro Beleg dauern. GetMyInvoices kennt Tausende von Portalen und „weiß“ selbst, wo in welchem Portal die Rechnungen zu finden sind… und holt sie dort automatisch ab!
Bei Amazon geht GetMyInvoices z.B. so weit, dass es automatisch Erinnerungsmails an Verkäufer sendet, wenn diese noch keine Rechnung bereitgestellt haben!
GetMyInvoices holt Ihre Rechnungen automatisch von Portalen ab wie

• Stadtwerken
• Amazon
• Ebay
• Google
• Wasserwerke
• Telekom
• Vodafone
• O2
• …

…per Hand

Ja, auch das geht. Ziehen Sie einfach eine Rechnung als PDF, JPG, PNG oder was auch immer per Drag and Drop in den Eingangsordner von GMI, von jedem Browser der Welt aus. Im Urlaub, vom Tablet, über das iPhone: Ganz egal! Dabei müssen Sie sich zu diesem Zeitpunkt nicht um die Nachverarbeitung durch Ihre Mitarbeiter in Navision & Business Central kümmern. Sobald das Dokument / die Dokumente in GetMyInvoices fertig indiziert (erkannt) wurden, landen Sie automatisch in Business Central / Navision, inkl. der Dokumentdatei selber!

Zentrale Weiterverarbeitung

GetMyInvoices fasst alle Eingänge zusammen und stellt so einen zentralen Rechnungseingang bereit. Sie überwachen nicht mehr einzelne Postfächer oder Scanner oder Portale. Sie suchen nicht mehr mühsam Rechnungen aus dem Telekom- oder Vodafone Portal. Das macht alles GetMyInvoices für Sie! Und dann? Automatischer Transfer in Navision / Dynamics Nav / Business Central! Noch viel einfacher als Document Capture und viel leistungsfähiger als die Navision-Belegerkennung.

Automatische Weiterverarbeitung in Business Central bzw. Navision

Kostenrechnungen werden auf diese Weise vollautomatisch erfasst. Rechnungen von B- und C-Lieferanten (nur einzelne / wenige Bestellungen in Navision / BC) können automatisch gegen die bereits verbuchte Lieferung geprüft und damit verbucht werden.

ZUGpferd

Dabei benutzt GetMyInvoices nicht nur OCR mit einer aus hundert tausenden Dokumenten trainierten KI, sondern z.B. auch ZUGpferd – ohne, dass Ihr Navision bereits ZUGpferd beherrscht!

Es ist egal, ob Ihre Mitarbeiter per Telefon, über Business Central und Navision oder per Fax bestellen. Oder auch direkt vor Ort einkaufen. Navision kann dabei auch gleich Kassenbuchungen vorerfassen – eine enorme Zeitersparnis für Ihre Buchhaltungsabteilung! GMI ist so praktisch ein unermüdlicher zusätzlicher Mitarbeiter, welcher Ihre Buchhaltung 24/7 unterstützt. So bequem und schnell haben Sie mit Business Central noch nie Kostenrechnungen abgearbeitet. Und Tippfehler fallen auch weg…