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Anmelden an GMI

Nutzen Sie bitte diesen Link, füllen Sie einfach alle Felder nach Bedarf aus. Bei „andere Tools“ wählen Sie bitte Dynamics 365 Business Central.

Nach der Anmeldung beabeiten Sie bitte gleich die Benachrichtigungen. Da Sie GetMyInvoices hauptsächlich per Business Central und Navision bedienen, schalten Sie ruhig sehr großzügig die Benachrichtigungen ab:

Empfehlung: „E-mail-Benachrichtigungen“ generell abschalten, „Portal“ (Sie werden beim Anmelden an GMI informiert) reicht aus.

„Überfällige Rechnungen“ und „Skonto“ können Sie auch generell abschalten, den Zahlungsverkehr wickeln Sie in Navision ab.

Abrufen von Rechnungen

Laden Sie die ersten Test-Belege einfach per Dokumente/Dokument Hochladen hoch.

Sie können hier auch schon beginnen, Portale einzurichten (Firmen & Portale, +), Mailadressen zum Abrufen (Dashboard/E-mail-Konten, +), eine eigene Mailadresse für Ihren Rechnungseingang (Dashboard, kleiner Briefumschlag rechts oben, „Zentrales Postfach“)
Es gibt im wesentlichen die folgenden 4 Wege, Rechnungen in GetMyInvoice zu bekommen. Allen ist gemeinsam: Es wird nur das rohe Dokument übertragen, eine händische Indexierung (z.B. welche(r) Lieferant(ennummer), Welche Belegnummer) ist nicht nötig.

1. Hochladen (Im GMI Dashboard ist bereits ganz oben der Button „Hochladen“ sichtbar. Anklicken, in das aufgehende Fenster können bis zu 25 Dokumente (JPG, TIFF, PDF…) hochgeladen werden. GMI führt direkt danach die OCR-Erkennung durch, und bietet danach die händische Überprüfung an.
2. Zentrales Mailpostfach bei GetMyInvoice. Dies sollte auf jeden Fall eingerichtet werden, mindestens für den Punkt 3.b. Oben Rechts den Briefumschlag mit der Maus ansteuern. Dieses Mailpostfach haben Sie bereits bei der GMI Einrichtung angelegt.
3.a. Abruf von Mails durch GetMyInvoice von ihrem eigenen zentralem Rechnungsmailaccout, z.B. Invoice@DerOrdersatz.de („Syncronisation“)
3.b. Weiterleiten von ihrem eigenen zentralem Rechnungsmailaccout, z.B. Invoice@DerOrdersatz.de an die unter 2. eingerichtete zentrale Mailadresse (dann brauchen Sie bei GMI keine Zugangsdaten zu ihrem eigenen Mailsystem einzutragen)
3.c. Übertragung direkt an ihr Zentrales Postfach: Sie können auch einfach dieses Zentrale Postfach aus 2. an Ihre LIeferanten geben, so das diese ihre Rechnungen direkt dort hin senden. Dies empfehle ich nicht, da Sie dann keine weiteren Informationen aus diesen Mails bekommen, z.B. Änderung der Bankverbindung oder Firmierung.
4. Die Königsklasse: Einrichten von Portalen. GetMyInvoice kann Ihnen direkt ihre Rechnungen von Amazon, eBay, Google aus dem entsprechenden Portal vornehmen! Sie müssen sich nie wieder durch diese schrecklichen Menüs klicken. Aleine hiermit sparen Sie in vielen Fällen schon Stunden an monatlicher Arbeit. Dies finden Sie im Linken Menü, über Firmen und Portalte.

Indexieren von Rechnungen

Am Anfang werden Sie noch sehr viele Belege zuordnen. Die KI von GetMyInvoices will hier nichts falsch machen und läuft erst einmal mit „Angezogener Handbremse“. Das wird sich nach wenigen Belegen legen.

Richten Sie zunächst Ihren Arbeitsplatz ein:

Dokumente/Einstellungen (Zahnrad rechts oben)

Prüfen Sie dann, ob die angezeigten Daten (Name, Belegnummer, Betrag, Steuersatz) plausibel sind. Am Anfang wird generell mindestens der Name fehlen. Drücken Sie „bearbeiten“:

Indexierung I:

Ziehen Sie mit der Maus und gedrückter linker Maustaste ein Rechteck über der gewünschten Information auf. GMI erkennt in den meisten Fällen den Inhalt und schlägt in einer Auswahlbox das Zielfeld vor:

Wählen Sie das gewünschte Feld aus.

Indexierung II

GMI schlägt auch schon mal erkannte Daten vor, ist sich aber nicht sicher genug, um diese auch einzutragen:

In diesem Fall muss nur der Link angeklickt werden und der Vorschlag wird übernommen. Wichtig bei Namen: Es schadet NICHT, ein und dieselbe Firma auch mehrfach unter verschiedenen Bezeichnungen anzulegen! In Business Central oder Navision können diese dann immer noch zusammengeführt werden! Ebenso ist es NICHT wichtig, die Firmierung „Firma IrreKompliziert GmbH & Co. KG den Haag“ hier wirklich 1:1 abzubilden! Sie sollte nur wiedererkennbar und eindeutig sein. Das reicht schon aus. Die richtige Zuordnung zur Buchhaltung findet ohnehin erst in Navision statt.

Indexierung III

Jeder Feldwert kann im Bearbeitenfenster (der rechte Teil der Anzeige) einfach eingegeben werden.

Indexierung IV

Die relevanten Felder (siehe nächster Eintrag) werden meist korrekt erkannt und lediglich der Firmenname fehlt. Dies passiert naturgemäß gerade am Anfang noch sehr oft. In diesem Fall können Dokumente, bei denen das gleiche Feld („Belegart“, „Name“…) mit dem gleichen Inhalt versehen werden soll, im Block bearbeitet werden:

Im ersten Schritt werden die Felder (z.B. der Name) korrigiert, dann, nach dem Drücken auf „Speichern & Weiter“, wird angegeben, welches der editierten Felder auf alle folgenden Belege kopiert werden soll. Vorsicht: „Bruttobetrag“ oder „Rechnungsnummer“ sind dafür i.d.R. NICHT geeignet!

Relevante Felder

Name, Rechnungsnummer, Bruttobetrag sind Pflicht. Dabei muss der Name eindeutig und erkennbar sein (Siehe Anmerkungen unter Indexierung II). Die Rechnungsnummer sollte korrekt sein, der Betrag sollte unbedingt korrekt sein. Diese Felder müssen ausgefüllt sein. Je nach interner Struktur können auch noch Fälligkeitsdatum, Rechnungsdatum (Belegdatum), Nettobetrag und Steuersatz oder Währungscode notwendig sein.

Speichern

Das Bearbeiten muss mit „Speichern“ abgeschlossen werden! Dabei können gleich Vorgabewerte für die noch zu bearbeitenden Felder übernommen werden.

Löschen

Wenn (z.B. aus einer Mail) ein Dokument als Beleg erkannt wurde, welcher aber keine Bedeutung hat, so kann der Beleg auch sofort gelöscht werden:

Einrichtung in Navision & Business Central

Das GetMyInvoices Menü kann über den Suchbegriff GetMyInvoices aufgerufen werden:

Alternativ können die einzelnen Menüpunkte auch direkt mit Ihrem Namen (z.B. GMI Dokumente) aufgerufen werden.

GMI Setup

Im GMI Setup werden grundsätzliche Einstellungen der Verarbeitung vorgenommen. Die einzelnen Optionsfelder werden im nächsten Block beschrieben.

GMI Konten

In dieser Liste trägt die GMI Schnittstelle jedes in GMI gefundene Konto ein. Im ERP müssen dann die fehlenden Daten, insbesondere die ERP-Kontoart und -Kontonummer nachgepflegt werden. Werden die Nachverarbeitungsfelder auf „Vorbelegung“ gelassen, so übernimmt Navision und Business Central die Vorbelegung dieses Feldes aus dem GMI Setup.

Navision versucht einmalig beim ersten Vorkommen des Kontos in GMI, einen Kreditoren mit exakt dem gleichen Namen wie in GMI zu fnden. Ist dies erfolgreich, so wird das Konto gleich passend initialisiert. Das kann natürlich noch beliebig korrigiert werden.

Die Pflege gestaltet sich am einfachsten, wenn Sie einfach die Kontoart einstellen (meist Kreditor, kann auch in Masse per F8 runterkopiert werden), und dann über den Namen suchen:

Felder im GMI Konto

• Felder mit * können über das GMI Setup vorgegeben werden und müssen dann nur bei Abweichungen im GMI Konto gepflegt werden.

GMI ID

Die Referenz zu GetMyInvoices. GMI benutzt intern nur diese GMI ID.

Steuersatz, Sachkonto, Beschreibung/MwSt. Gesch. Buchungsgruppe / VAT %, G/L Account, Description, VAT Prod. Posting Group

Hier geht es darum, welches Sachkonto etc. für GMI-Belege oder GMI Belegzeilen benutzt werden soll, die genau diesen Steuersatz haben. Sie können bis zu zwei Einrichtungen (z.B. für 7% und 19% (bzw. 5% und 16%) bei inländischen Partnern oder 20% bei österreichischen Partnern) vornehmen.

Konto Art/Nr./Name Account Type/No./Name

Hierbei handelt es sich um die Navision / Dynamics NAV / Business Central Zuordnung zu diesem GMI Konto. Für eine schnelle und einfache Pflege zeigt Navision in der Spalte GMI Kontoname den von GMI übernommenen Kontonamen an. Dieser kann, muss aber nicht, das genaue Zielkonto sein! So können Sie z.B. 10 verschiedene GMI Konten ID’s auf ein einziges diverses Navision Konto buchen, wenn Sie das möchten.
Navision sucht beim Eintragen des GMI Kontos einmalig nach einem Lieferantenkonto, welches im Feld Namen genau diesen Eintrag trägt. Bei akkurat gepflegten Stammdaten nimmt Ihnen Navision damit die erste Einrichtung dieses Kontos ab.
Tipp: In den meisten Fällen kommen Sie so am schnellsten zum Ziel:
Tragen Sie in der Kontoart „Kreditor“ ein, dann tippen Sie in Konto Name einfach den Anfang aus dem Feld GMI Kontoname ein. Achten Sie darauf, dass die (Standard-)Filterspalte auf „Name“ gestellt ist.

Standardwährung / Default Currency

In welcher Währung dieses Konto für gewöhnlich gebucht wird. Sie ersparen sich hiermit die genaue Pflege in den GMI-Belegen dieses Kontos.
Wenn Sie hier eine Währung eintragen, so werden alle Belege dieses Kontos mit dieser Währung eingelesen, unabhängig von der erkannten / eingestellten Währung im GMI Beleg. Dies reduziert die Indexierungsarbeit in GetMyInvoices.

Einkauf Bestellungen, Einkauf Lieferungen nicht fakt. / Purchase Orders, Purchase Shipments not inv.

Hier zeigt Navision / Dynamics NAV / Business Central an, ob es Einkaufsbestellungen für dieses Konto gibt. Dies dient in erster Linie der Information, ob dieses Konto eher ein Kostenkonto ist (keine Bestellungen vorhanden) oder möglicherweise ein Warenkonto ist.

Aktuelle Belege, Aktueller Totalbetrag / Current Documents, Current Total Amount

Die derzeit abzuarbeitenden GMI Dokumente innerhalb Navision.

Archivierte Belege / Archived Documents

Die in Navision bereits abgearbeiteten Belege, welche nach der Verarbeitung in GMI zur Archivierung verschoben wurden. Diese Dokumente stehen auch in GMI unter archivierte Dokumente zur Verfügung.

Gelöschte Belege / Deleted Documents

Die in Navision bereits abgearbeiteten Belege, welche nach der Verarbeitung in GMI gelöscht wurden. Diese Dokumente stehen in GMI nicht mehr zur Verfügung.

GMI Nachverarbeitung / GMI Postprocess *

Was soll mit diesem Dokument nach der Abarbeitung in Navision geschehen? Die Optionen sind:

• Löschen: Der Beleg wird, nach der Verarbeitung in Navision, in GMI gelöscht.
• Archivieren: Der Beleg wird, nach der Verarbeitung in Navision, in GMI archiviert.

ERP Nachverarbeitung / ERP Postprocess *

Was soll passieren, wenn die GMI-Verarbeitung erfolgt ist, der endgültige ERP Beleg also erstellt werden kann?

• Speichern: Der Zielbeleg wird erstellt, aber nicht verbucht. Er kann dann im normalen ERP weiter bearbeitet oder von hand verbucht werden.
• Buchen: Der Beleg wird erstellt, und es wird sofort versucht, ihn zu verbuchen. Im Erfolgsfall kann so keine Veränderung mehr am Zielbeleg vorgenommen werden, da er sofort verbucht wird. Im Fehlerfall bleibt der Zielbeleg im ERP bestehen und muss dort von hand verbucht werden (z.B. bei gesperrten Konten, vorzeitlich gebuchten Wareneingängen etc.).

Kostenbuchung / Cost posting *

Navision probiert immer bei jedem Konto ankommende Belege einem Wareneingang zuzuordnen. Wird aus dem eingehenden Beleg auf diese Weise eine Wareneingangsrechnung, so hat dieses Feld keine weitere Bedeutung.
Kann hingegen keine Wareneingangsrechnung erstellt werden, so entscheiden diese Optionen:

• Rechnung: Business Central & Navision erstellt eine Einkaufsrechnung als Kostenrechnung mit den vorher identifizierten Sachkonten/Buchungstexten etc.
• Buchungsblatt: Navision erstellt ein Fibu Buchungsblatt, um diesen Beleg als Kostenbeleg zu verbuchen. Für diese Einstellung muss auch die folgende Option gepflegt werden!

Buch.-Blatt Vorlage, Name Journal Template, Batch name *

Wenn Navision Kostenrechnungen als Fibubuchblattzeilen erstellen soll (Empfehlung), kann / muss hier angegeben werden, in welches Fibu Buchungsblatt diese Zeilen eingetragen werden sollen.

Importieren in Mandant*

Hier können Sie angeben, in welchen Mandanten dieses Konto importiert werden soll:

a) Diese Spalte in den Konten leer lassen: Es muss ein #M: Tag im GMI Dokument hinterlegt werden.
b) In dieser Spalte einen abweichenden Mandanten eintragen: Alle Dokumente für dieses Konto werden in diesen abweichenden Mandanten eingelesen.
c) In dieser Spalte den aktuellen Mandanten eintragen: Alle Dokumente für dieses Konto werden in den aktuellen Mandanten eingelesen.

Navision verarbeitet den GMI Beleg so lange nicht weiter bis auf irgendeine Weise (Pflege in GMI, Vorbelegung in Konto oder Einrichtung) diese Info vorliegt.

GMI Dokumente im ERP bearbeiten

Die Dokumente werden normalerweise über den Scheduler (Aufgabenwarteschlange) periodisch eingelesen. Über Aktion/GetDocs kann auch ein manueller Import angestoßen werden.

Zeitlicher Ablauf des Imports von GetMyInvoice in Navision/Business Central

1. Import der Nutzdaten von GetMyInvoices. Hier kann es sein, dass notwendige Daten noch fehlen, z.B. Endbetrag, Konto (Lieferant) nicht erkannt in GMI, Konto noch nicht angelegt in Navision, Mandant.
So lange diese Daten nicht zur Verfügung stehen, versucht Navision bei jedem Zyklus, diese Daten erneut von GMI abzurufen.
In GMI würden z.B. der Endbetrag oder das Konto gepflegt werden (müssen).
Oder das Konto muss in Navision noch eingerichtet werden, da es zum ersten mal vorkommt.
Diese Vorgänge finden zeitgesteuert oder manuell gestartet in der Codeunit GMI Handler statt.

2. Zuordnen zum korrekten Mandanten. Sobald der Beleg in Navision weiter verarbeitet werden könnte, wird das GMI-Dokument nicht mehr benötigt, bleibt aber vorerst weiter bestehen. Zu diesem Zeitpunkt hat Navision ein Konto (Lieferanten), weiß in welchen Mandanten dieser Beleg soll, kennt einen Endbetrag. Nun wird geprüft, ob dieser Beleg in Navision im richtigen Mandanten steht. Steht der Beleg nicht im richtigen Navision-Mandanten, so wird er nun in den richtigen Business Central und Navision-Mandanten verschoben.
Dieser Vorgang findet zeitgesteuert in der Codeunit GMI AttachCompany&ShipedLines statt.

3. Lieferzeilen zuordnen & archivieren. Sobald der aus 2. fertig verarbeitbare Beleg im richtigen Mandanten steht, wird der Belegimport in Navision oder Business Central abgeschlossen: Verfügbare Lieferzeilen werden zugeordnet, der Beleg wird in GetMyINvoices archiviert und verschwindet damit in GMI aus der Liste der offenen Belege.
Dieser Vorgang findet zeitgesteuert in der Codeunit GMI AttachCompany&ShipedLines statt.