Einkaufsrechnungen Freigabe

Diese Erweiterung ergänzt insbesondere den GetMyInvoices (Get my Invoices) Rechnungsimport. Über den Freigabeprozess können sehr rationell hunderte oder tausende von Eingangsrechnungen pro Tag durch die Abteilungen geschleust werden. Fassen und sortieren Sie nicht immer und immer wieder Papierbelege, verlieren Sie keine Skonti oder gar ihren guten Ruf weil Belege verloren gehen. Und: Nutzen Sie ihre Zeit und die Zeit ihrer Mitarbeiter für wichtigeres als Papierstapel zu sortieren und zu durchsuchen. Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe lassen sich heutzutage leicht zu 50%, je nach Unternehmen und Profil auch über 60% automatisieren. Sie können dies leicht bei sich feststellen:
Wie viele Rechnungen haben nur 1 oder 2 Positionen? Bei wie vielen Lieferanten haben Sie in der Regel nur eine Rechnung zu jeder Zeit (z.B. eine Rechnung im Monat) aktiv? Diese Belege können Sie bei der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe getrost als 100% automatisiert annehmen. Natürlich immer mit der Voraussetzung, das bei Warenrechnungen diese auch vorher als Bestellungen mit gut passenden Preisen erfasst wurden.
Doch auch Kostenrechnungen lassen sich in den Prozessen der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe sehr stark automatisieren. Hier ist der größte Teil der Arbeit i.d.R. nicht die Prüfung, sondern die Erfassung. Und diese können Sie gerade bei Kostenrechnungen auch mit über 80% Automatisierungsgrad annehmen. Was wird übrig bleiben: Die Warenrechnungen ihrer A-Artikel mit hohen Umschlagszahlen und damit auch vielen Eingangsrechnungen. Und genau bei diesen lohnt es sich auch, mal etwas genauer hinzusehen. So kommen Sie schnell auf eine Automatisierung ihrer Einkauf Rechnungserfassung (Eingangsrechnungen), Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe auf über 60%. Stellen Sie sich einmal vor, nur noch z.B. eine Person bearbeitet ihre Eingangsrechnungen statt wie bisher 2. Die andere Person kann nun sinnvolleren Tätigkeiten nachgehen. Preisverhandlungen, Lieferanmahnungen, Alternativlieferanten suchen, Betriebliches Reporting… ohne Mehrkosten für Ihr Unternehmen!

Freigaberegeln

Freigaberegeln werden von der Kreditorenkarte und von der Kreditorenliste über das Brillensymbol definiert:

Kreditor Nr. Für welchen Kreditoren diese Freigaberegel gilt.
Leer= Alle. Eine Freigaberegel für einen bestimmten Kreditoren überschreibt immer die pauschale Freigaberegel.
Kostenstelle Für welche Kostenstelle diese Freigaberegel gilt. Leer= Alle. Eine Freigaberegel für eine bestimmte Kostenstelle überschreibt immer die pauschale Freigaberegel. Es gilt die in der Rechnung zur Freigabezeit eingetragene Kostenstelle.
Stufe Freigabestufe dieser Regel. Der Freigabeprozess startet immer bei Stufe 1. Nur wenn es nachfolgende Stufen gibt, wird auch eine weitere Freigabe verlangt.
Freigabe durch Wer soll Rechnungen in dieser Stufe freigeben? Es können 1 bis mehrere Personen in einer Stufe hinterlegt werden.
Ab Betrag (MW) Ab welchem Betrag ist diese Person für eine Freigabe verantwortlich?
Bis Betrag Bis zu welchem Betrag ist diese Person für eine Freigabe verantwortlich?

Dabei muss für jede Stufe ein Betrag von 0 Euro bis unendlich aufgespannt werden! Ansonsten können Rechnungen „in der Luft“ hängen bleiben. Beispiel:
Benutzer 1 0 bis 100 Euro
Benutzer 2 10,01 bis 500 Euro
Benutzer 3 250 bis 1.000 Euro
Benutzer 4 800 bis 0 (=unendlich) Euro
Benutzer 5 0 bis 0 (=unendlich) Euro.
Die Beträge dürfen sich also auch überlappen. Kommen zwei Benutzer in Frage (z.B. Benutzer 2 und Benutzer 5), so bekommen beide Benutzer diesen Beleg zur Freigabe vorgelegt, sobald Sie den Freigabeprozess aufrufen. Sobald der Beleg aber von einem von beiden bearbeitet wurde (z.B. indem er freigegeben oder abgelehnt wurde), so bekommt der später aufrufende Benutzer diesen Beleg nicht mehr angezeigt.

Urlaubsvertretung, Alias, Ersetzung

In der Benutzereinrichtung kann pro Benutzer eine Urlaubsvertretung und ein Alias eingegeben werden:

Eink. Rg. Freigabe Vertretung Wer soll diesen Benutzer vertreten?
Eink. Rg. Freigabe Vertretung Ab Ab wann soll dieser Benutzer durch den angegebenen Benutzer vertreten werden?
Eink. Rg. Freigabe Vertretung Bis Bis wann soll dieser Benutzer durch den angegebenen Benutzer vertreten werden?
Eink. Rg. Freigabe Alias Speziell für Testzwecke: Wird hier ein Benutzer eingegeben, so verhält sich die Benutzeranmeldung dieser Benutzereinrichtung wie eine Benutzeranmeldung des hier eingegebenen Benutzers. Kann aber auch z.B. benutzt werden um schnell mal Rechnungen für einen verhinderten Kollegen freizugeben.
Eink. Rg. Freigabe nicht Zugeordnete: Bei „Ja“ (Checkbox aktiv) bekommt dieser Benutzer alle Freigaben, die keinem anderem Benutzer zugeordnet werden können.

Freigabeprozess

Aufrufen der vom aktuell angemeldeten Benutzer freizugebenden Rechnungen:

Business Central oder Navision erstellt zur Laufzeit eine Liste der aktuell zur Freigabe anstehenden Rechnungen:

OK: Die Rechnung wird ohne weitere Rückfrage freigegeben (Das Abwartenkennzeichen wird gelöscht). Eine in Aktion Bemerkung eingegebene Bemerkung wird in die Einkaufsrechnungsbemerkung übernommen.
Abgelehnt: Die Rechnung wird als Abgelehnt gekennzeichnet. Das Abwartenkennzeichen wird auf +++ geändert. Zuvor muss zwingend eine Bemerkung (=Begründung) für die Ablehnung in der Spalte Aktion Bemerkung eingetragen werden.
Delegieren: Es muss vorher ein Benutzer in der Spalte Delegieren zu eingetragen werden. Dieser Benutzer bekommt eine Email mit dem Hinweis, das er sich um diesen Beleg kümmern möchte und eine Rückmeldung geben möchte. Eine evtl. vorher eingegebene „Aktion Bemerkung“ wird in die Mail als Hinweis für den prüfenden eingebaut. Das Abwartenkennzeichen wird zu ‚–>‘ geändert. Bei einem erneuten Aufruf der Freigabeliste wird in der Beschreibung ein „Delegiert!“ hinzu gefügt. Der aktuelle Freigeber bleibt als Verantwortlicher für diesen Beleg bestehen! Anmerung: In der Mail ist sowohl ein Link zu der Navision-Page wie auch das Dokument selber als PDF enthalten.

Eskalieren: Die aktuelle Freigabestufe wird übersprungen, der Beleg wird direkt an die nächste Freigabestufe übergeben. Gibt es keine nächste Freigabestufe, so wird der Beleg damit an den als „Eink. Rg. Freigabe nicht Zugeordnete“ markierten Benutzer übergeben.

Der Beleg wird mit Auswahl einer Aktion unmittelbar aus dieser Liste entfernt. Je nach Vorgang kann der Beleg durchaus beim nächsten Aufruf wieder angezeigt werden.

Generell wird jeder Statuswechsel in den Bemerkungen der betroffenen Einkaufsrechnung gespeichert. Zusätzlich wird dabei auch ein evtl. ausgefülltes Aktion Bemerkung in die Bemerkungen der Einkaufsrechnujng übergeben. So hat die Buchhaltung in der Einkaufsrechnungsübersicht einen schnellen Überblick (über die neu zugefügte FactBox „Bemerkungen“) über die Freigabe-Historie jedes Beleges.

In den Einkaufsrechnungen wird das aktuelle Abwartenkennzeichen zusätzlich mit den Klartext Bemerkungen angezeigt:

Alle Belege ohne Abwartenkennzeichen sind freigegeben oder ohne Freigabeworkflow weiter zu verarbeiten (z.B. zu verbuchen).

Legende der Abwartenkennzeichen

Rechnung wartet auf Freigabe —
Rechnung wurde delegiert –>
Rechnung wurde eskaliert ^^^
Rechnung wurde abgelehnt +++
Rechnung konnte nicht verbucht werden ???

Fibu-Übersicht

In der Finanzbuchhaltung sehen Sie eine komprimierte Übersicht über die freizugebenden Einkaufsrechnungen mit Tool-Tip Hinweisen zu dem weiteren Vorgehen.

Weiterberechnung

Über die Spalten Berechnen an und Berechnen mit Faktor kann eine automatisierte Weiterberechnung an Kunden (Debitoren) angestoßen werden. Ist Berechnen an ausgefüllt, so erstellt Navision bzw. Business Central beim Verbuchen der Einkaufsrechnung automatisch einen Verkaufsauftrag mit entsprechenden Hinweisen auf die Weiterberechnung der Einkaufsrechnung.

Automatisierung

Der Belegeingang (Die Einkaufsrechnungen) kann bereits vollautomatisch über die GetMyInvoice Funktion eingelesen werden. Über die Freigaberegeln können bereits vollautomatische Freigabeprozesse getriggert werden, z.B. bei sehr zuverlässigen Lieferanten oder innerbetrieblichen Verrechnungen.

Über die Aufgabenwarteschlangen kann auch das eigentliche Verbuchen der Einkaufsrechnung automatisiert werden. Hierzu die vordefinierte Aufgabenwarteschlange Freigegebene Einkaufsrechnungen verbuchen auf den Status Bereit stellen, evtl. noch die Wiederholungsrate anpassen.

Die Codeunit Purchase Invoice Release Post scannt regelmässig die vorliegenden erfassten Einkaufsrechnungen, welche kein Abwartenkennzeichen (mehr) tragen. Diese werden zur Sicherheit noch einmal auf ihre Zugehörigkeit zur GetMyInvoice Schnittstelle geprüft, und im Erfolgsfall automatisch über die Codeunit 90 verbucht. Sollte es bei dieser Verbuchung zu einem Fehler kommen, so wird die Einkaufsrechnung mit dem Abwartenkennzeichen ??? versehen.