xRechnung Anleitung für Navision und Business Central 365

Juchu, es ist soweit! Meine xRechnung-Lösung steht nun bereit zum Installieren & Benutzen. Hier gibts die Anleitung dazu, damit auch gleich alles schnell von der Hand geht.

Suchen Sie weitere Hintergrundinformationen zu dem Thema xRechnung, xFactuur, ZuGPFERD, eRechnung? Die finden Sie hier.

Einrichtung der xRechnung XML Datei Einlesung

Einrichtung der xRechnung Eingangsrechnungen in Navision Classic Client (2.60, 4.0, 2009R2 etc.)

Einrichtung der xRechnung Eingangsrechnungen in Navision Dynamics RTC (Versionen 2013 bis 2018R2)

Die Felder haben alle kurze Tooltips für eine schnelle Übersicht.

• xRechnung Eingangspfad: In welchem Pfad werden die Eingehenden x-Rechnungs-Dateien abgelegt. Navision durchsucht diesen Ordner nach XML Dateien, welche dann als Rechnung eingelesen werden.
• xRechnung Bankbearbeitung: In xRechnungen können Bankverbindungen hinterlegt werden. Hier geben Sie an, was Navision mit diesen evtl. vorhandenen Bankverbindungen tun soll, wenn diese Bankverbindung noch nicht bei dem identifizierten Kreditoren hinterlegt ist.
  Ignorieren: Die evtl. in der xRechnung XML Datei enthaltene Bankverbindung wird einfach ignoriert.
  Bemerkungen: Die evtl. in der xRechnung XML Datei enthaltene Bankverbindung wird als Text in den Rechnungsbemerkungen hinterlegt.
  (Folgt: Diese kann dann über eine extra Funktion in dem Rechnungsbemerkungen als echte Bankverbindung bei dem Kreditoren hinterlegt werden.)
  Anlegen: Die evtl. in der xRechnung XML Datei enthaltene Bankverbindung wird direkt bei dem identifizierten Kreditoren hinterlegt.
• xRechnung unbekannter Kreditor: die Funktion xRechnung import versucht den korrekten Kreditoren anhand der in der xRechnung-XML Datei enthaltenen Bestellnummer zu identifizieren, ist dies nicht erfolgreich, so anhand der ebenfalls in der xRechnung-XML Datei (hoffentlich) enthaltenen Umsatzsteuer-ID. Geht beides schief, so wird Navision die Rechnung zumindestens als „Pseudo-Rechnung“ (die aber ebenfalls eine komplette Navision-Einkaufsrechnung ist!) mit dieser Kreditorennummer einlesen. Wird hier kein Notfall-Kreditor hinterlegt, und ist die Erkennung anhand der (vielleicht auch fehlenden) Bestellnummer oder UmsatzsteuerID nicht möglich, so bekommt die xRechnung-XML Datei die Dateikennung *.err (ERRor), und muss dann von Hand bearbeitet oder wieder umbenannt werden.
  Wenn Navision diese Notfall-Kreditorennummer (so ausgefüllt) benutzt, so werden die in der Rechnungsdatei gefundenen Lieferanten-daten wie Name, Adresse, Mailadresse etc. in den Rechnungsbemerkungen hinterlegt.
  (Folgt: Über eine Funktion in den Eingangsrechnungen Bemerkungen kann aus diesen gespeicherten Daten ein Kreditor Erstellt werden, und die Eingangsrechnung wird dann automatisch auf diesen neuen Kreditoren umgeschrieben.)
  (Folgt: Über eine Funktion in den Eingangsrechnungen Bemerkungen kann diese Einkaufsrechnung einem anderen Kreditoren zugeordnet werden. In diesem Fall wird auch die gespeicherte UmsatzsteuerID diesem anderen Kreditoren zugeordnet, so dieser noch keine UmsatzsteuerID gespeichert hat.
• xRechnung Behandlung unbekannter Kreditor:
  Überspringen: Die XML-Datei wird mit der Kennung *.err(ERRor) versehen, und muss dann von Hand weiter bearbeitet werden.
  In Bemerkungen ablegen: Für diesen Fall muss zwingend das Feld xRechnung unbekannter Kreditor ausgefüllt sein. Navision liest die xRechnung mit der Kreditorennummer aus diesem Feld ein, und legt die gefundenen Informationen für die weitere Bearbeitung in dem Rechnungsbemerkungen ab.
  Anlegen: Navision legt automatisch einen neuen Kreditoren an. Die Buchungsgruppen werden dafür aus der Ländercodetabelle oder anderen Vorbelegungen gezogen.
  

Einlesen eingehender xRechnungen

Die ankommenden Dateien können automatisch über z.B. meinen Scheduler oder die Navision-Job-Queue, in den RTC Versionen über die Aufgabenwarteschlangenposten eingelesen werden. Ich empfehle jedoch, ganz besonders in den Anfangszeiten, die Einlesung der Eingangsrechnungen von Hand zu starten, um so mehr, als das Sie jede einzelne Eingangsrechnung in diesem Fall von Navision Dynamics (z.B. 2.60, 4.0, 2009R2) bzw. Business Central 365 (Navision 2013, 2015, 2017, 2018 etc.) vorgelegt bekommen, und so ein schnelles Gefühl dafür bekommen, welche Daten Sie zukünftig noch pflegen sollten, um mit der xRechnung wirklich Arbeit zu sparen.

Für den Scheduler bzw. die Aufgabenwartschlangenposten tragen Sie bitte die Codeunit 58000 (kann je nach Installation abweichen, sprechen Sie mich im Zweifelsfall einfach an) in die Aufgabenliste ein.

Für ein manuelles Starten rufen Sie bitte in einer x-Beliebigen Einkaufsrechnung die Funktion „xRechnung einlesen“ auf:

xRechnung Einlesen Funktion im Navision Financials Classic Client (2.60, 4.03, 2005, 2009R2 etc):

Screenshot

Zuordnung zu bestehenden Einkaufslieferungen: Navision versucht selbstständig:

1. Ihre korrekte Artikelnummer anhand der in der xRechnung enthaltenen Lieferantenartikelnummer zu identifizieren.
2. Eine passende Einkaufslieferung (I: Passend zu der übergebenen Bestellnummer aus der xRechnung II: Noch nicht abfakturiert und richtige Artikelnummer, die älteste Einangslieferung zuerst) zuzuordnen.
3. (Folgt: Ist 2 nicht erfolgreich, so wird noch nach einer passenden, ungebuchten Einkaufsbestellung gesucht, und diese dann verbucht. Diese Funktion ist ein Notnagel dafür, wenn Sie keinen sauberen Wareneingang haben.)

Verbesserung der Erkennungsleistung

Mit folgenden Einstellungen und Arbeitsweisen erleichtern Sie Navision die automatische Zuordnung. Auf diese Weise ersparen Sie eine enorme Bearbeitungszeit bei ihren Wareneingangsrechnungen! Vertrauen Sie mir: Wenn Sie selber und ihre Lieferanten mitspielen, können Sie die Arbeitszeit für eine Eingangsrechnung auf null (vollautomatisch) bis wenige Sekunden drücken. Wirklich!

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• Keine Verwendung von diversen Artikeln oder diversen Lieferanten. Diese verhindern sofort jede Arbeitserleichterung. Nicht nur bei der Einkaufrechnungserfassung, sondern auch im Alltag, z.B. auch bei automatischen Bestellvorschlägen.
• Hinterlegen Sie bei ihren Lieferanten die UmsatzsteuerID. Sie bräuchten diese eh für einen sicheren Vorsteuerabzug. Die xRechnung ist auf diese UmsatzsteuerID angewiesen, um Ihren Kreditoren (Lieferanten) automatisch korrekt zuzuordnen, wenn die Bestellnummer nicht angewiesen ist oder vom Lieferanten nicht erfasst/angegeben wurde.
• Bitten Sie Ihren Lieferanten um Bestell-Beleg genaue Einzelrechnungen anstelle von Sammelrechnungen. Dies erleichtert die automatische (und auch manuelle) Zuordnung ganz wesentlich.
• Bitten Sie ihren Lieferanten darum, immer ihre Bestellnummer bei jeder Bestellung mitzuführen.
• Der vorherige Punkt sorgt fast schon automatisch zu einem unterschätztem Punkt: Erfassen Sie alle Ihre Bestellungen in Navision! Keine Ausnahmen, kein Webshop, keine Telefonischen Bestellungen. Nehmen Sie diesen Punkt unbedingt genauso ernst wie „Keine Diversen Lieferanten & Artikel“.
  Eine Bestellung, welche nicht in Navision vorhanden ist, kann auch nicht von Navision ermittelt werden. So einfach ist das.

Sie haben weitere Verbesserungsvorschläge aus ihrer Praxis für die automatische Belegzuordnung? Sprechen Sie mit mir, und wir bauen die ein!