GDPdU Dateien erstellen

Was macht eigentlich das FInanzamt mit meinen GDPdU Dateien? Was ist Idea?
Wollen Sie gar keine GDPdU Dateien für ihr Finanzamt ausgeben? Immerhin stehen da sehr vertrauliche Daten drin, z.B. mit welchem Kunden Sie welche Artikel für welche Preise verkaufen, von welchem Lieferanten Sie welche Artikel zu welchen Konditionen erwerben… Im Prinzip eine komplette Ordersatzliste inklusive Deckungsbeiträge und Bestellfrequenz.
(Wollen Sie ihren Kunden einen echten Ordersatz in der Hosentasche anbieten?!)
Ihr Wettbewerber würde sicherlich ein kleines oder gar größeres Vermögen dafür ausgeben, um an diese Informationen zu kommen. Lesen Sie bitte am Ende dieses Artikels weiter, wie Sie dagegen vorgehen können, wenn Sie das denn möchten. Und denken Sie bitte nicht, dies sei ein irrationaler Gedanke, bei den Finanzämtern sind Ihre Daten doch sicher…

Achtung! Diese Anleitung geht davon aus das die Einrichtung im wesentlichen bereits vorgenommen wurde! Wenn nicht, finden Sie hier eine Anleitung dafür.

Strg+F3, gdpdu oder, je nach Navision/BC version: Datenexport

Neuen Satz anlegen, z.B. Export-1. Diesen auswählen, dann “Datensatzdefinitionen” anwählen:

Evtl. kommt hier oder bei einem der nächsten Schritte eine Rückfrage dieser Art:

„Immer zulassen“, und OK anwählen.
Navision traut sich hier selber nicht, im Ernst!
Auch diese Frage immer mit Ja beantworten:

Dann

Hier die gewünschte Periode eingeben. Bitte maximal ein Jahr! Idealerweise auch = ein Geschäftsjahr.

Bitte vor OK prüfen, ob auf dem lokalem Computer der unter „Exportpfad“ angegebene Order existiert.

Um sicher zu gehen können Sie einfach den Dateipfad unter „Exportpfad“ verändern, z.B. einmal das letzte \ entfernen, bestätigen, dann wieder zufügen.

Navision überprüft, ob der entsprechende Ordner vorhanden ist, und legt Ihn notfalls nach einer Rückfrage (Siehe oben) neu an.

Danach findet sich auf dem benutztem Computer (also Lokal, nicht auf irgendeinem Server!) dieses Verzeichnis:

Dieser Ordner beinhaltet die vom Steuerberater oder Finanzamtmitarbeiter benötigten Dateien zu der eingegeben Periode.

Dieser Ordner kann vor der Weitergabe (z.B. auf einem USB Stick) problemlos umbenannt werden, z.B. anhand des Periodendatum.

In diesem Ordner gibt es eine gepackte Datei mit Ordnername = Dateiname, z.B.. Datenstz-1.zip.

Diese gepackte Datei enthält ebenfalls alle notwendigen Daten. Für Mailversand etc. reicht es daher aus nur diese eine Datei zu versenden.

Auch diese Datei kann nach Wunsch umbenannt werden.

Zufügen von Feldern:

Erfahrungsgemäß sollte die Einrichtung ausreichen, um alle Daten für die Prüfer auszugeben.

Evtl. gibt es aber Zusatzwünsche durch die Prüfer.

So können weitere Felder aufgenommen werden:

Auswählen, bei welcher Tabelle ein zusätzliches Feld mit ausgegeben werden soll.

Dann „unten“ das letzte Feld auswählen, und „+ Hinzufügen“ auswählen:

Aus der sich öffnenden Liste das gewünschte Feld auswählen.

Und wenn Sie diese sehr sensiblen Daten gar nicht außer Haus geben wollen?

In der Tat gibt es immer mal wieder Anforderungen, wie man der Zwischenablage in Navision Herr werden kann, also das unkontrollierte Kopieren von Daten aus Navision / Business Central z.B. in eine eMail oder in eine Excelliste unterbinden kann. Dies ist aber immer von der genauen Navision-Version abhängig, wie hier vorgegangen werden kann oder muss. Ein sauberes Zugriffsrechtesystem ist dazu auf jeden Fall ein unverzichtbarer Anfang, um unberechtigten Datenzugriffen und „ungeplanten Datenablfüssen“ bzw. dem Missbrauch von Datenzugriffen vorzubeugen.

Es kann sogar rechtliche Zwänge geben, wegen denen Sie den unberechtigten Zugriff auf die bei Ihnen gespeicherten Daten einschränken oder unterbinden müssen. DSGVO ist da sozusagen das Flaggschiff an Zugriffsrechtebeschränkungen. Und dann? Dann kommt da so ein Wirtschaftsprüfer, verlangt ihre sensibelsten Daten im Klartext auf einer DVD oder einem USB Datenträger oder das zusenden per Email. Dem Staat müssen Sie ja vertrauen, denn er darf legal Waffengewalt gegen Sie einsetzen. Warum legal? Weil er der einzige ist, der Waffen tragen darf. Und weil so ein Staat nun einmal keine Waffen tragen kann, hat er dazu Personal legitimiert. Nennt sich Polizei, und Die darf Sie im notfall bei Widerstand gegen die Staatsgewalt auch in ihrer Freiheit beschränken. „Erwzingungshaft“ nennt das dann der Staat, und sagt, das ist Legal, der Staat darf das.
Mit einer nach diesen (wieder einmal) staatlichen Vorgaben geben Sie zwingen aus Ihrer Hand:
-Von wem kaufen Sie welche Artikel zu welchen Konditionen
-An wen verkaufen Sie welche Artikel zu welchen Preisen
Anhand dieser Daten lassen sich auch noch durchschnittliche und höchste Lagerbestände, Alternativlieferanten, ihre stärksten ABC Kunden pro Artikel und, wenn man will, Artikelgruppen ableiten… und noch viel mehr. Daten, für die Ihr Wettbewerber sicherlich mehr als ein Taschengeld springen lassen würde. Wer sichert Ihnen zu, das der Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer nicht aus versehen, oder sogar gegen eben solch ein „Taschengeld“, den USB Stick im Zug liegen lässt?
Sie haben -noch- überraschenderweise sogar die Möglichkeit, gegen diesen Betriebsgefährdenden Zwang vorzugehen! Sie finden hier ein sehr gut gemachtes Video mit mehr Hintergrund zu diesem Thema. Und auch dieses hier schauen Sie sich ruhig dazu einmal an. Ich habe Ihnen das schon mal an die wichtigste Stelle vorgespult, sicherlich sehen Sie es sich dann trotzdem noch einmal komplett an…
Hier finden Sie das in den obigen Videos erwähnte Einspruchformular.