XML Intrastatmeldung 2022 für alte Navision Dynamics Financials

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Seit Januar 2022 verlangt das Bundesamt für Statistik die Abgabe der Intrastatmeldung im XML Format. Eine Abgabe im alten CSV Format ist nun auch über die Hintertüre nicht mehr möglich. Kann auch Ihr Navision, Navision Dynamics oder Business Central eine aktuelle Intrastat Außenhandelsstatistik ausgeben?

Ja!

Auch wenn Ihr Händler Ihnen erzählt, dass Ihr Navision und die ersten Versionen von Business Central „zu alt“ ist: Das ist natürlich Kokolores. Auch Ihr „altes“ Navision 2009R2, 2005, 2.01b, im Prinzip bis runter zum DOS Navision 3.53/3.56euro, kann selbstverständlich INSTAT/XML Intrastatmeldung ausgeben. Lassen Sie sich niemals sagen, dass „Ihr“ Navision zum alten Eisen gehört!

Und die Intrastat XML ab 2022 können wir Ihrem Navision auch dann beibringen, wenn Sie nicht einmal mehr neue Objekte freischalten lassen können, wenn Sie also schon aus der Wartung raus sind!

Anmerkung: Alle Screenshots kommen aus dem „alten“ Navision in den Versionen 2.01 bis 2009 R2, die Anpassung kann auch in Ihr RTC Navision 2013, 2015, 2016 (nutzen Sie das echt?), 2017 eingebaut werden. Ab 2018 gibt es endlich eine Lösung von Microsoft (CU4 und aufwärts).

Vorbereitung

Meine Lösung geht davon aus, dass Sie bisher schon korrekte Daten in Ihrem System haben, also Bundesländer, Zolltarifnummern, Umsatzsteuer-Nummern Ihrer Kunden und Lieferanten bereits korrekt gepflegt sind.

Achtung! Die Lösung wird (wie alle meine Lösungen) explizit nicht für die Firma Landefeld Druckluft & Pneumatik in Kassel sowie alle direkt damit verbundenen Unter-Unternehmen („Organschaften“) angeboten. Eine Weitergabe meiner Anpassungen ist generell nicht gestattet, das Urheberrecht verbleibt wie üblich bei mir. Im Falle einer Weitergabe an die Firma Landefeld Druckluft & Pneumatik in Kassel würden unverhandelbar rechtliche Schritte eingeleitet.

Voraussetzungen für XML Instrastat INSTAT in Ihrem Navision/Financials

Ihre Ländertabelle muss entweder bereits nach ISO-3166-1 ALPHA-2 aufgebaut sein (z.B. Ländercode Österreich = AT), oder diesen 2-stelligen Code in einer zusätzlichen Spalte mit sich führen. In Navision etwa ab der Version 3 gibt es dazu z.B. die Spalten EU-Countrycode oder Intrastat-Code, in neueren Versionen gibt es die explizite Spalte ISO 3166 Ländercode. Wenn diese Ländercodes noch nicht in Ihrer Länder-Tabelle enthalten sind, können Sie diese bereits vorab einpflegen, oder ich übernehme dies für Sie.

Ihre Nummernkreise müssen eindeutig sein, da die Standard-Intrastat nur eine Belegnummer speichert. Mit dieser versucht meine Lösung alle für die neue XML Intrastat nötigen Felder wie UmsatzsteuerID und Art des Geschäftes zu ermitteln. Wenn Ihre Nummernkreise für

  • Einkauf Rechnung
  • Einkauf Gutschriften
  • Verkauf Rechnungen
  • Verkauf Gutschriften

nicht eindeutig sind, gibt es andere Möglichkeiten, diese Daten zu ermitteln, diese Anpassung erfolgt dann nach Aufwand. Eine Belegnummer = ein Beleg -> eindeutig. Eine Belegnummer = mehrere verschiedene Dokumente -> nicht eindeutig.

Bitte vorab klären (evtl. im Dialog mit mir): Was soll z.B. mit Zeilen geschehen, welche keine oder eine ungütige (00000000) Zolltarifnummer (Warennummer) haben? Oder wenn Positionen für 0 Euro verkauft werden? Dies würde reklamationen zu der erstellten Intrastat XML Datei vom Statistischen Bundesamt nach sich ziehen.

In der Voreinstellung lösche ich diese Zeilen, da diese in den meisten Projekten für z.B. Porto oder Dienstleistungen, Montagen genutzt wurden.

Ich kann auf Wunsch auch an diesen Zeilen mit einer Fehlermeldung anhalten.

Was passiert mit Zeilen, die keine Menge haben? Im Standard werden diese erst gar nicht in das Intrastat-Buchungsblatt übernommen. Hier handelt es sich dann in aller Regel um die Folgen einer Anpassung, z.B. bei Foodvision von Modus.

In meiner Voreinstellung werden auch diese Zeilen einfach gelöscht, da sie ja keinen Wert repräsentieren können.

Bitte beantragen Sie auch schon eine Materialnummer unter https://www-idev.destatis.de/idev/OnlineMeldung.

Sie finden hier zusätzliche Informationen zur Registrierung: https://www-idev.destatis.de/idev/doc/intra/hilfe1_3.html

Nach der Registrierung müssen Sie erst eine Testdatei mit der neuen Schnittstelle aus Ihrem Navision bzw. Navision Financials ausgeben, dies erfolgt fix mit der Materialnummer XGTEST.

Erst nach Prüfung der Testdatei erhalten Sie Ihre endgültige Materialnummer. Selbstverständlich unterstütze ich Sie bei diesem Vorgang. Die erste Testdatei ist dabei im Preis enthalten, alle weitere Unterstützung wird nach Aufwand abgerechnet.

XML-Fähigkeiten von Ihrem Navision/Financials/Business Central

Je nach Navision-Version schwankt die XML-Fähigkeit von „Hat schon mal was davon gehört“ (2.01, 3.60 etc) bis „Spricht fließend XML“ (so etwa ab der 2005 (5er) Version von Financials.)

Um nicht ein halbes Dutzend „Navision Intrastat XML“ Programmversionen pflegen zu müssen, wird die gesamte XML-Struktur auf… sagen wir mal… unorthodoxe Art und Weise erzeugt. Der Vorteil ist, dass die Kernprogramme für die XML-Ausgabe nur sehr wenig für die verschiedenen Navision-, Financials- und Dynamics Versionen angepasst werden müssen.

Zur Vereinfachung der Programmierung und der Bedienung wurden auch <Navision-Untypisch> einige Konstanten direkt im Programmcode hinterlegt, z.B. die Partneridentifikation des Bundesamtes mit 00.
Dies hat sich als sehr praxistauglich herausgestellt. Auch hier kann natürlich auf Wunsch abweichend vorgegangen werden.

ISO-8859-1

Gerade die älteren Navision-Versionen „fremdeln“ etwas mit der Latin-Codepage. Ich konvertiere daher in Textfeldern nur die wichtigsten Zeichen (ÄÖÜäöüß) aus dem Navision-OEM (so was wie CP 852) Zeichenstrom, alle anderen Zeichen oberhalb ASCII-128 werden aus dem Datenstrom entfernt.

Anleitung

Einrichtung

Nach den Anpassungen durch mich finden Sie einige neue Felder in Ihrem Navision. Diese müssen nun korrekt eingerichtet werden.

Sie müssen für die XML-Meldung eine neue Materialnummer beantragen, die entsprechenden Links finden Sie weiter oben in der Einleitung.

Die neu zugeteilte Materialnummer tragen Sie bitte in Ihren Firmendaten ein, Seite Intrastat, Feld „Verkauf Materialnummer“. Für den Testbetrieb habe ich hier bereits XGTEST eingetragen.

Eine größere Änderung ergibt sich in der Neudefinition der Definition für „Art des Geschäfts“.

Hier ist es in den meisten Firmen üblich, 11 (Endgültiger Kauf/Verkauf) sowohl bei der Einfuhrmeldung als auch bei der Ausfuhrmeldung anzugeben. In vielen Navisionlösungen wurden dafür Anpassungen vorgenommen, damit genau diese 11 immer fix in das Intrastat-Buchungsblatt eingetragen und damit gemeldet wird.

Wenn man es sehr genau und wohlwollend betrachtet, sind Verkäufe von Endkunden eher die Geschäftsart 12 {(berechnete) Ansichts- oder Probesendungen, Sendungen mit Rückgaberecht und Kommissionsgeschäfte (einschließlich Konsignationslager)}.

Seit 2022 wurde dies durch eine Richtlinie klarer definiert: Einkäufe und Verkäufe an Firmen (B2B Geschäft) sind als „Art des Geschäfts“ 11 zu melden, Einkäufe und Verkäufe an/von Endkunden sind als „Art des Geschäfts“ 12 (B2C) zu melden.

Je nach Firma gibt es im Verkauf (wohl seltener im Einkauf) überwiegend Endkunden (B2C = 12) oder Geschäftskunden (B2B = 11).

Um den Pflegeaufwand gering zu halten, haben Sie nun in den Firmendaten folgende Einrichtungsmöglichkeit:

Vorbelegung der Intrast für Art des Geschäfts 11 (B2B) oder 12 (B2C)
Vorbelegung der Intrast für Art des Geschäfts 11 (B2B) oder 12 (B2C). Pro Kunde oder Lieferant können Sie dann noch eine eigene Geschäftsart hinterlegen. Sie sollten ältere Programmlogiken, die pauschal die 11 eingetragen haben, nun deaktivieren. Wenn Sie darauf keinen Zugriff (mehr) haben, kann ich dies auch per Anpassung ignorieren.

Erstellen einer Monatsmeldung

Sie erstellen die Intrastatmeldung wie bisher über Ihr Intrastat-Buchungsblatt. Sie legen dazu ein neues Buchungsblatt an.

Empfehlung: Benennen Sie es YYYY-MM, z.B. 2022-01 für den Januar in 2022. Auf diese Weise werden Ihre Buchungsblätter schön chronologisch untereinander angeordnet.

Auch die Statistikperiode füllen Sie weiter aus wie bisher YYMM, also z.B. 2201 für den Januar 2022.

Screenshot aus Navision für die Anlage eines Buchungsblattes für die XML Intrastatausgabe in Dynamics und Financials.
Screenshot aus Navision für Buchungsblätter für die XML Intrastatausgabe in Navision Dynamics und Financials.

Über „Posten holen“ füllt Navision, wie bisher, Ihr Buchungsblatt mit den Einkaufs- und Verkaufsposten für die angegebene Statistikperiode.

Beispiel in Navision für das Holen von Artikelposten einer gegebenen Periode für die neue XML Intrastatmeldung.
Holen von Artikelposten in Navision für eine Periode mit der neuen XML Intrastatmeldung.

Die neue XML Datei nach der Vorgabe von INSTAT (Intrastat XML) geben Sie über die neue Funktion „XML-Datei erstellen“ aus:

Die erste Datei, noch als Testdatei markiert, u.a. durch den Dateinamen XGTEST, laden Sie bitte über Ihren bekannten Weg zur Bundesbehörde hoch.

Sobald Sie von dort das OK und Ihre neue Materialnummer erhalten, tragen Sie diese Materialnummer bitte in die Navision Firmendaten im Feld Verk. Material Nummer ein. Das Feld Eink. Material Nummer hat nun in Ihrem Navision/Dynamics/Financials keine Bedeutung mehr.

Mit der Funktion XML-Datei erstellen startet Ihr Navision Dynamics 2 Vorgänge:

Im ersten Vorgang werden die Daten im Intrastat Buchungsblatt angereichert/vervollständigt. Die Debitoren/Kreditorennummer wird eingetragen, die UmsatzsteuerID, die Art des Geschäftes…
Hierzu holt Navision oder Business Central im ersten Versuch die Daten direkt aus dem verknüpften Geschäftsvorgang, um z.B. auch bei diversen Kunden die UmsatzsteuerID direkt aus der Rechnung/Gutschrift zu holen.

Danach versucht Ihr Navision bzw. Business Central noch auf verschiedene andere Arten, diese nötigen Daten zusammenzutragen. Dabei werden einmal gefundene Daten nicht mehr angefasst, da die Ergebnisse immer pauschaler, immer weniger spezifisch sind.

Jede Stufe der Anreicherung wird dabei gesichert! Auf diese Weise können Sie unvollständige Daten dann nach der entsprechenden Fehlermeldung einfach direkt im Buchungsblatt oder über Navigate direkt im Beleg korrigieren, und die Ausgabe erneut starten.

Im Anschluss an die Anreicherung gibt dann Navision/Business Central/Dynamics/Financials das so vervollständigte Intrastat-Buchungsblatt in einer Datei aus.

Den Pfad können Sie in den Firmenstammdaten vorgeben, der Dateiname wird durch die Definitionen der INSTAT Dateidefinition vorgegeben und darf nicht verändert werden.

Sollten bei diesem zweiten Lauf der Intrastat XM Dateiausgabe noch Daten fehlen, so werden diese im Klartext per Fehlermeldung angefordert/reklamiert. Sie brauchen die fehlenden Daten nur nachzutragen und dann den Export erneut zu starten.