„Eigentlich“ gibt es ja für Anzahlungsrechnungen („Vorrauszahlungsrechnungen“) seit Navision 2015 (glaube ich) das Anzahlungsrechnungen-System von Navision/Microsoft direkt… nur… So richtig mag das niemand nutzen, glaube ich. Ich habe jedenfalls, seit es das gibt, keinen Kunden getroffen, welcher damit glücklich geworden ist.
Und warum? Weil Microsoft die Teilzahlungen/Abschlagszahlungen total unpraktisch programmiert hat, wie schon die Reservierungen / Reservierungsposten.
Wie macht man es besser? Hoffentlich stimmen Sie mir bei meiner im folgenden beschriebenen Lösung zu: SO macht man es besser!
Anzahlungen verwalten
In vielen Firmen werden Anzahlungen selbst NICHT versteuert. Im Allgemeinen werden ja Verkaufsrechnungen sofort auch als Umsatzsteuerpflichtige Umsätze eingebucht. Im Sinne der Sollversteuerung.
Sollversteuerung meint: Der getätigte Umsatz wird sofort in voller Höhe Umsatzsteuerpflichtig, egal, wann (oder ob!) er vom Kunden bezahlt wird. D.H. Sogar für Umsätze, welche erst in ferner Zukunft (oder evtl. auch gar nicht bezahlt werden), muss das Unternehmen doe Umsatzsteuer sofort in voller Höhe an das Finanzamt abführen. Erst wenn Sie nach Kaufmännischen Erwartungen annehmen, dass die Forderung gegen den Kunden nicht erfüllt werden kann, dürfen Sie sich die bereits abgeführte Vorsteuer wieder zurückholen. Um so wichtiger ist es, drohende Forderungsausfälle bereits frühzeitig zu erkennen!
Demgegenüber wird in vielen Unternehmen, gerade im Bereich des Baugewerbes, mit Mindest-Ist Versteuerung gearbeitet.
Mindest-Ist Versteuerung meint, dass nicht die Rechnungsstellung eine Umsatzsteuerpflicht hervorruft, sondern dass erst die Zahlung durch den Kunden eine Umsatzsteuerzahlung verursacht. Und auch nicht in Höhe der ursprünglichen Teilzahlungsrechnung oder Anzahlungsrechnung, sondern nur in Höhe der tatsächlich geleisteten Anzahlung des Kunden!
Und noch etwas ist wichtig im Gegensatz zu der originalen Microsoft Anzahlungsrechnung: Es ergibt sich i.d.R. kein Mahnungsgrund, wenn die Anzahlung nicht erfüllt wird. In diesem Fall wird dann einfach der Auftrag nicht ausgeführt. OK, hier sind wir schon wieder in einem Grenzbereich. Z.B. könnte ein Gewerk ja schon angefangen sein, und es wurden bereits weitere in einem Zusammenhang mit diesem Auftrag/Gewerk benötigte Leistungen erbracht, bevor eine weitere Anzahlungsrechnung (in diesem Fall dann eine Teilzahlungsrechnung) gestellt wird. Hier ist dann eine Mahnung doch möglicherweise gerechtfertigt… aber da sind wir schon bei der Ausnahme der Ausnahme von der Ausnahme, darüber sollten wir uns unterhalten, wenn das wirklich bei Ihnen regelmäßig eintritt. Nicht alles, was technisch machbar oder umsetzbar ist, muss man letztendlich auch technisch lösen, hier kommt es im Einzelfall immer auf die reale Anforderung in Ihrem Unternehmen an.
Wie sieht meine Anzahlungsrechnung als Lösung dieser Probleme aus?
Über Auftrag/Abschlagsrechnung erfassen Sie beliebig viele Abschlagsrechnungen / Vorauszahlungsrechnungen:
Dabei können Sie über „Berechnung“ auswählen, ob Sie direkt einen absoluten Betrag angeben möchten, oder ob Ihnen Navision / BC365 anhand einer Prozentzahl in der Spalte „Wert“ einen Betrag aus dem Auftrag ermitteln soll. Sie können den Betrag auf jeden Fall danach noch beliebig ändern, um z.B. aus einem „krummen Rechnungsbetrag“ einen „Schönen Endbetrag“ zu machen.
Über Funktionen/Abschlagsrechnung erstellen in diesem Formular erstellen Sie eine Abschlagsrechnung (Anzahlungsrechnung, Anzahlungsanforderung). Diese Rechnung wird als Navision-Dokument/Verkaufsrechnungsbeleg erstellt, wird aber nicht in die Finanzbuchhaltung und auch nicht in die Debitoren offene Posten eingebucht!