Aquí tienes una descripción detallada del archivado en general y del enfoque que recomiendo..
Será mejor que empiece a tirar sus carpetas de archivos polvorientas y antiestéticas hoy en lugar de mañana.
Configuración
Puede encontrar su NarVichiV en el Cliente Clásico a través de Contabilidad Financiera/Configuración/NarVichiV.
La configuración y el funcionamiento del sistema de archivo integrado NarVichV funciona esencialmente igual en los 3 clientes, sólo la opción difiere entre las diferentes versiones de Navision / Business Central.
Configuración en el cliente clásico
Convocatoria: Contabilidad financiera/Establecimiento/NarVichiV
Asistente de configuración para el archivo en el Cliente Navision Classic hasta la versión 2009R2
Configuración en el cliente RTC
Ctrl+F3 (para abrir el cuadro de búsqueda arriba a la derecha), escribe "Narv", sólo hay un acierto, así que confirma con Intro.
Configuración en el cliente web
Llame a Archivos/Crear datos de configuración. Selecciona el directorio base. NarVichiV se configura a sí mismo con la configuración recomendada por defecto. Ahora puedes cambiar todas las sugerencias a tu gusto y también los directorios. NarVichiV también ha creado una estructura de carpetas durante la configuración, que por supuesto también puedes mover. Recuerda que debes hacer los cambios de carpeta tanto en la instalación como en el explorador de archivos.
Recomendación: No modifique esta estructura posteriormente. Navision recuerda dónde se encuentra cada documento, por lo que puede cambiar esta estructura. Sin embargo, después ya no podrá ver qué está dónde y por qué. Es mejor pensarlo desde el principio.
IMPORTANTE! Sus carpetas de archivo deben estar ubicadas en una carpeta accesible por la red (\server\share).
Explicación de las columnas:
- Code: Código/abreviatura de este archivo
- Descripción: Una descripción comprensible
- Documentos totales: Número de documentos conocidos por este archivo. Ninguna entrada posible.
- Documentos archivados: Número de documentos presentes en este archivo. No hay entrada posible.
- Documentos que faltan: Número de documentos conocidos por este archivo pero aún no archivados. No hay entrada posible.
- Ruta de importación: Especifique desde qué directorio deben leerse los documentos de este archivo en Navision dynamics / Atain / Business Central. Si los números de sus documentos son únicos en todo Navision (por ejemplo, no hay ninguna factura de compra con un número que también exista como albarán de venta), puede utilizar aquí un único directorio para todos los tipos de documentos de todos los archivos. Si tiene números de documentos que se solapan (por ejemplo, si hay ofertas de venta con números que también existen como artículos), entonces es mejor especificar un pedido separado por archivo o tipo de documento para importar documentos al archivo. Importante: Esta carpeta o carpetas de importación deben estar ubicadas en una unidad de red para que todas las estaciones de trabajo y el propio servicio Navision puedan acceder a ellas..
- BTrim Import Beginning & Trim Import End: Si su escáner / su escáner no sólo archiva los ficheros con el número de documento (p. ej. LS22-12345.jpg), sino p. ej. con Scan Scan LS22-12345 17-02-2023.jpg, puede hacer que se corten los primeros 5 caracteres (Scan scan con espacios) y los últimos 11 caracteres ( 17-02-2023 con espacios) a través de estos dos campos, para que Navision / Business Central pueda reconocer de nuevo el número de documento.
- Ruta de archivo: Indicación del orden en que Navision Dynamics / Attain / Business Central debe archivar un documento reconocido e importado. Importante: Esta carpeta o carpetas de importación deben estar ubicadas en una unidad de red para que todas las estaciones de trabajo y el propio servicio Navision puedan acceder a ellas..
- Preamplificador de subcaminos & Número de archivos por sub-ruta & Ruta de archivo Subdirectorio actualBusiness Central / Navision dynamics / Attain crea una nueva subcarpeta en la ruta de archivo para cada bloque de 5000 documentos (ajustable en la columna "Número de archivos por sub-ruta"). Esta subcarpeta se numera consecutivamente (0001...0002...0003 etc.) y se incrementa en uno cada vez que se alcanzan x documentos de archivo por subcarpeta. Por razones ópticas, puede añadir una secuencia de texto, por ejemplo SUB.... para SUB00001,SUB00002 etc., delante del bloque numérico incremental.
Esta técnica garantiza que Windows no tropiece cuando el Explorador tenga que mostrar demasiados archivos en una carpeta. La subcarpeta utilizada actualmente se encuentra en la columna Ruta de archivo Subdirectorio actual . También puede cambiarla aquí, por ejemplo, incrementarla manualmente en uno, si desea cerrar una subcarpeta. El número establecido de archivos no es fijo, por ejemplo, archivos individuales adicionales pueden ser almacenados en una carpeta que en realidad ya está cerrada, esto no es un problema. - Nombres de los archivos: Aquí se establece si el fichero archivado se denomina con un nombre de fichero formado por el número de cuenta (por ejemplo, número de cliente) + número de comprobante. Esta es la configuración recomendada. Alternativamente, el fichero de archivo puede nombrarse sólo con el número de comprobante, o con un número numérico consecutivo (alfa). A cada nombre de archivo basado en el número de documento se le añade automáticamente una secuencia numérica que puede definirse mediante el subfichero Extensión . De este modo, por ejemplo, se pueden mantener separadas las distintas versiones de una oferta.
Escanear documentos
Puede utilizar cualquier programa de escaneado que desee o que ya esté utilizando. ¡También puede ser el cliente de escaneado de d3 dVelop o Easy Archiv!
Personalmente recomiendo Epson Document Capture porque viene gratis con varios escáneres Epson Workforce.
Por experiencia práctica, también puedo recomendar Docuflair, porque ya lo está utilizando con éxito un usuario.
Básicamente, se recomienda utilizar un programa de escaneado que pueda utilizar el número de comprobante directamente como nombre de archivo (por ejemplo, LS23-555333.pdf), de este modo no habrá que volver a trabajar (véase el siguiente punto). Los dos programas ya enumerados pueden hacerlo de forma ejemplar si se configuran y preparan correctamente.
Por último, también puede utilizar Fax y Escáner de Windows, que se suministra gratuitamente con todos los Windows actuales. En este caso, todavía tienes que nombrar los archivos escaneados correctamente, por ejemplo, en el Explorador de archivos de Windows con F2 en cada archivo. Sin embargo, sólo lo recomiendo para volúmenes reducidos de documentos.
Por cierto, el identificador del archivo es completamente irrelevante siempre que sus ordenadores Windows puedan manejarlo y visualizarlo. En caso necesario, puede instalar cualquier visor, por ejemplo para Word, Excel, PDF, JPG, JPEG, TIFF... más adelante. Navision o Business Central no tienen por qué ser capaces de procesar por sí mismos el identificador del archivo. Navision actúa únicamente como intermediario, la vista del documento está reservada al sistema operativo. Esto significa que no está sujeto a ninguna especificación o lógica de visualización de Navision, ¡ni siquiera dentro de 10 años! Si alguna vez desea gestionar un nuevo tipo de documento, por ejemplo Autocad o archivos Mp3 o de vídeo, sólo tiene que instalar un visor adecuado en su ordenador y podrá trabajar con él. Esto también se aplica a los ordenadores Apple/Macintosh o Linux para la versión web de Navision Dynamics o Business Central.
Indexación de documentos escaneados para el archivo
Lo único importante es que los archivos estén en el directorio de importación correspondiente con su nombre de archivo correcto = nombre de documento. Navision Dynamics o Business Central se encargan del resto. De este modo puede archivar cualquier documento, ¡incluso sin código de barras! Sólo tiene que archivar en la carpeta correcta, establecer correctamente el nombre del archivo y esperar (o iniciar manualmente la función de importación de Navision dynamics / Attain / Business Central). ¡Eso es todo, su Navision o Business Central obtendrá todos los metadatos de la cuenta/documento correcto!
Caso especial facturas recibidas
Hoy en día, las facturas entrantes le llegan de muchas maneras diferentes. Por correo electrónico, por Edifact, en papel...
La forma descrita en el último párrafo siempre funciona. Así que puede colocar cualquier factura de compra recibida de cualquier forma en la carpeta de importación correcta con el número de documento de factura de compra de Navision como nombre de archivo.
Para mayor comodidad, sin embargo, recomiendo el reconocimiento central de facturas recibidas GetMyInvoices aquí, que puede agilizar mucho todo el proceso de facturas recibidas.
Preparación de documentos COLD para el archivo
COLD (Computer on Laserdisc) es un término antiguo de los primeros tiempos del archivado electrónico y se refiere a documentos que son generados directamente por el (normalmente) ERP y transferidos al archivo sin ninguna modificación / intervención posterior. Sus facturas y albaranes de salida son documentos COLD típicos siempre que no tengan que ser escaneados previamente, por ejemplo, a causa de una firma.
Si ya tiene mi solución Mail, su Navision ya tiene todo a bordo para esto, sólo tenemos que ponernos de acuerdo y configurarlo.
Clarificación de fondo
Si todavía imprimes tus recibos en formularios, entonces... bueno, hay que reconocer que están un poco desfasados. El "no lo hagas más". Mantener los formularios, el manejo de la impresión dúplex, pero sobre todo el traslado al siglo XXI con el envío de recibos por correo electrónico simplemente hablan en contra.
Como solución complicada, los formularios del milenio pasado se pueden seguir conservando con una liquidación en segundo plano, también por ejemplo para el tema del envío de correo. Con la liquidación en segundo plano, un formulario, por ejemplo sus impresos en papel de empresa, se procesa electrónicamente con los datos de usuario de su documento, es decir, la impresión real del albarán o la factura. El resultado es un único documento electrónico nuevo con el mismo aspecto que el impreso en la pantalla. Al mismo tiempo, los documentos se hacen inmediatamente mucho más grandes, por lo que necesitan más espacio de almacenamiento cuando se envían por correo, se archivan o se reciben.
Recuperar / investigar documentos del archivo
¡Simplemente utilice Navigate! O en Business Central desde la versión 2022 "Buscar".
Para ello, vaya a su documento correspondiente, por ejemplo, la nota de crédito o factura contabilizada, y llame a Navigate. Navision Dynamics / Business Central llama a la función Navigate adaptada y ahora también puede encontrar y mostrar los metadatos (la entrada del documento) para sus documentos archivados correspondientes.
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