En muchos proyectos he aprendido: Nueva empresa = nuevos rangos de números / series de números / nueva metodología de asignación de números. Este es mi enfoque de cómo asignaría números de cliente, números de proveedor y números de documento a través de la serie de números.
In Navision bzw. Business Central haben Sie über die Nummernserien, Nummernserienzeilen und Nummernserienverbindungen sehr viele Variationsmöglichkeiten, um Nummernserien nach allen Regeln der Kunst zu vergeben. Nummerierung in 2er oder 10er Schritten, Vorangestellte Fixteile wie Jahreszahlen oder Buchstaben, z.B. RG oder GS für Rechnungen und Gutschriften, Mehrere Blöcke z.B. zum Unterteilen von Geschäftsfeldern oder Abteilungen: All das geht mit den Nummernserien von Navision oder Business Central!
Sin embargo, yo no utilizaría esta flexibilidad. Aquí encontrará mis recomendaciones.
Vorschlag für Navision Belegnummern (BC365 Belegnummerierung)
100000 : Ofertas (VK)
200000 : Pedidos (VK)
300000 : Albaranes (VK)
400000 : gebuchte Rechnungen & Gutschriften. Beide Belegarten tragen beim Erstellen eine Nummer mit z.B. RG400000, und bekommen ihre endgültige Nummer erst beim Verbuchen. Dies hat den Vorteil das Navision Sie beim Löschen einer ungebuchten Rechnung nicht mit der Rückfrage „Das Löschen des Beleges hat eine Lücke in der Nummernserie zur Folge. Möchten Sie einen leeren Beleg erstellen“ nervt.
500000 : Verkauf Mahnung (ungebuchte:VKM500000, aus dem gleichen Grund wie bei den verbuchten Verkaufsbelegen)
600000 : Consultas (EK)
700000 : Pedidos (EK)
800000 : Entregas (EK, sin otro significado)
900000 : Facturas y notas de crédito (como en el Reino Unido, sin otro significado)
Die Anzahl der Stellen sollte sich an ihren Belegmengen orientieren, vorzugsweise haben sie auf absehbare Zeit (mindestens die nächsten 10, besser 20 Jahre) keinen Stellensprung! Springen also nicht von 5-stelligen auf 6-Stellige Belegnummern, oder von 6-stelligen Business Central Belegnummern auf 7-stellige Belegnummern usw.
Por tanto, si escribe 8.600 ofertas al año, debería esperar un crecimiento del 50% como mínimo, mejor del 100%, es decir, 16.000 ofertas al año. En 10 años, son 160.000 ofertas. Para evitar un salto de 6 a 7 en el 8º año, debería numerar en siete dígitos, es decir, empezar por 1000000 (1.000.000).
El tipo de bono con más bonos al año determina el número de dígitos para todos los bonos. En la mayoría de los casos, bastará con 6 dígitos (¡¡que son sólo 5 dígitos debido al código inicial!!). Los 6 dígitos también tienen la ventaja de que los números de documento se diferencian de los números de deudor y acreedor.
Alternativa: Numeración alfanumérica
Por ejemplo AB100000, RG100000:
Empfehle ich nicht, da Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihr Kunde/Lieferant so eine Nummer weniger flüssig eingeben kann. Test: Tippen Sie mal eine 125000 ein, vorzugsweise auf dem rechten Ziffernteil ihrer Tastatur. Und tippen Sie danach mal RG100000 ein: Sie müssen 2 Teile und vermutlich 2 Hände benutzten. Das sind nur Sekunden, aber multiplizieren Sie dies einmal mit der Anzahl der Belege, welche Sie jährlich empfangen und verschicken…
Alternativa: Numeración anual
Por ejemplo 19.10000, 20.100000, 21.100000
También lo desaconsejo claramente. ¿Por qué?
1-Tiene que acordarse de cambiar las series de números cada año. Navision se lo pone muy fácil con las líneas de series numéricas dependientes del año: puede actualizar previamente las series numéricas en Navision y Business Central con años de antelación.
2. Tendrá más trabajo si, por ejemplo, desea crear otro recibo en enero para el mes de diciembre anterior. Un ajuste del programa podría facilitar las cosas en este caso, pero ¿por qué arreglar lo que se puede evitar?
3-Cada año, sus clientes y proveedores obtienen información sobre la utilización de la capacidad de sus operaciones comerciales.. Si crea una factura con 20.2000007 el 5 de marzo, su cliente (proveedor) sabrá exactamente que sólo ha emitido 7 facturas (pedidos) en este trimestre. Y esta desventaja es inherente a la numeración anual si empiezas cada año limpiamente.
Eine andere Lücke gab es beim Sprung von 1999 auf 2000: Plötzlich waren die neuen Belege mit ihren neuen Belegnummern (z.B. 20.100500) vor den alten Belegen (99.100500). Das passiert erst einmal die nächsten 80 Jahre nicht mehr… aber daran gedacht hat in 1993 vermutlich niemand 🙂
Números de proveedor y cliente
Aquí me ceñiría más o menos al Datev, es decir, a 5 dígitos.
Se trata de una norma común.
Datev hat früher auch noch nach Anfangsbuchstaben geteilt, also z.B. 10000 für A…, 11000 für B…., 12000 für C…, das ist inzwischen nicht mehr üblich. Gerade in Navision & Business Central sorgen Suchbegriffe (Matchcodes), beliebige Sortierungen nach Orten oder PLZ, ausgefeilte Suchroutinen dafür das man einen Kunden (Debitoren) oder Lieferanten (Kreditoren) auch ohne diese Logik wunderbar findet und in beliebigen Berichten auch unabhängig von der Nummer / den Nummernkreisen schön sortierte Listen aus Navision / Business Central herausbekommt. Evtl. kann es hier hilfreich sein, gleich 6-stellig zu beginnen, um interne Gruppen zu bilden… aber oft ist das gar nicht mehr nötig.
Números de artículo
Uy... otro tema. No por Business Central y Navision, sino por los catálogos. Tiendas web, listas de precios, información general que llega al cliente. Aquí deberíamos mirar más de cerca sus artículos y considerar si un número de artículo hablado y agrupado lógicamente es demasiado bueno o simplemente lo correcto. Aquí también puede ser una buena idea numerar los números de artículo en Business Central & Navision con letras en los rangos de números / series de números.