Si administra un parque de maquinaria, se dedica profesionalmente a la gestión del mantenimiento o se dedica al comercio de equipos, herramientas y maquinaria usada (ya sea vendiendo, comprando, realizando el mantenimiento, reparando, actualizando o simplemente poniendo en funcionamiento), entonces se encuentra de lleno en el ámbito de la gestión de maquinaria (o gestión de equipos). En ese caso, conoce al menos estos requisitos para su registro de maquinaria:
Gestión del ciclo de vida
Es posible que usted venda máquinas, herramientas y equipos nuevos. Y el ciclo de vida comienza para usted desde el momento en que llega una máquina o una herramienta. Por ejemplo, usted compra una excavadora, una oruga, una locomotora o un horno de convección para su sala de exposición. Luego, las presta a clientes (potenciales) mediante albaranes de préstamo. En el momento de la devolución, pueden surgir los primeros mantenimientos o incluso reparaciones. En algún momento, usted también venderá la máquina o el equipo definitivamente a un cliente. Consulte también la parte inferior de esta página con el tema «Instalaciones».
Ahora es cuando la historia realmente empieza 🙂 ¿Cuándo se le hizo el último mantenimiento al auto? ¿Cuándo está programado el próximo mantenimiento? ¿Qué piezas debería llevar su mecánico en el auto cuando va a realizar un mantenimiento? Seguramente hay piezas de desgaste o líquidos de funcionamiento que deben cambiarse periódicamente de todos modos, o que, por experiencia, tal vez sea mejor cambiar una vez antes de tiempo que mucho más tarde. Si su técnico lleva consigo los productos adecuados directamente en el vehículo, esto aumenta el valor de su visita de servicio.
Máquinas usadas
De esta manera, incluso las máquinas usadas siguen siendo una inversión rentable para sus clientes y una fuente de ingresos para su empresa. El desplazamiento vale la pena tanto para su cliente, el propietario de la máquina, como para usted, y aún más: una situación en la que todos ganan. Y, por supuesto, ambas partes ahorran estrés, tiempo y, por lo tanto, dinero, cuando su técnico de servicio llega bien preparado a la cita de mantenimiento. Evidentemente, esto no solo se aplica al comercio de máquinas usadas, sino también a la venta de máquinas nuevas y a la gestión del ciclo de vida asociada.
¡Por supuesto, también puede utilizar esta herramienta de apoyo para lagestión de mantenimiento en lagestión de mantenimiento administración de maquinaria y equipos de su propio parque de herramientas! Y puede combinarla como desee.
Cuando su técnico regrese a la empresa, podrá registrar en Navision, con muy poco esfuerzo, el informe de mantenimiento correspondiente al mantenimiento del equipo o a la reparación de la máquina que haya realizado. O, por supuesto, también puede hacerlo directamente en el lugar de trabajo con su computadora portátil.
Por supuesto, también siguen estando presentes pequeños detalles como las calcomanías de las máquinas (¡a ser posible, impresas con tinta resistente al aceite mediante impresión con ácido y bien fijadas en el equipo!) o los informes de mantenimiento en papel: no todos los mecánicos quieren manejar un celular o una computadora portátil con los dedos llenos de aceite, ¡por mucho que les prometan otros vendedores de estos productos de software! Y además: no todas las naves industriales cuentan con wifi gratuito o 5G… Al fin y al cabo, seguimos estando en Alemania 🙂 Pero incluso en otros países puede que simplemente no esté permitido utilizar teléfonos móviles o computadoras portátiles propios en las ubicaciones de los equipos. Si lo está: ¡por supuesto que puede registrar el historial de mantenimiento, las piezas de repuesto instaladas o cambiadas directamente en línea en Navision! Todo se puede, nada es obligatorio 🙂
Vista en Navision Dynamics/Financials Classic Client de la gestión de maquinaria («Fichero de maquinaria»), lista de maquinaria (lista de equipos, lista de herramientas):
Para llevar a cabo una gestión eficaz del mantenimiento y las garantías, es necesario gestionar una gran cantidad de datos. Las fórmulas de fecha habituales de Navision facilitan la introducción de datos:
Características, listas de repuestos, piezas de mantenimiento, listas de accesorios
Está claro: una carretilla elevadora tiene características totalmente diferentes (tipo de propulsión, altura máxima de elevación, peso máximo, número de ruedas) a las de una parrilla a gas (presión de funcionamiento, consumo de gas por hora) o un refrigerador (tensión de funcionamiento, rango de temperatura).
Características
He visto soluciones realmente espantosas que han añadido campos nuevos a la ficha del artículo y a la tabla de artículos de una manera sin sentido y sin sentido, como si no hubiera un mañana.
Y además: por mucho que uno se esfuerce en definir las características, cuando llega el día siguiente, uno quiere vender también tractores y camiones de bomberos… y de nuevo faltan campos de características como el número de luces azules o la tensión de a bordo (12 V, 24 V, 230 V).
¡En mi «mapa de máquinas» (mi nombre para la gestión de máquinas y equipos) USTED define los distintos tipos de máquinas o equipos que tiene! USTED determina qué características desea gestionar para cada tipo de equipo o herramienta. Y todo ello sin necesidad de tener ningún conocimiento de programación o diseño.
Por supuesto, tal y como ya sabrá por Navision o BC365 (Business Central 365), no hay ninguna restricción en cuanto al número de tipos de máquinas ni al número de características técnicas por tipo de máquina. ¡De este modo, con este método de gestión de máquinas también puede clasificar una perforadora de túneles!
Listas de piezas de repuesto
Seguramente sus máquinas tienen piezas de desgaste habituales. Carbones para el motor, juntas para el carburador, aceite para la transmisión. Y una y otra vez sucede que un técnico de servicio regresa de una visita al cliente sin haber podido resolver el problema porque no llevaba consigo una pieza de desgaste habitual en su vehículo de la empresa (¡por supuesto, también puede controlar los vehículos de alquiler o los de la empresa con mi sistema de gestión de equipos!).
¡Deje eso! Incorpore directamente en la gestión de máquinas, como accesorios, las piezas de desgaste habituales de los equipos que utiliza o mantiene, y como instrucciones de texto, los mantenimientos habituales.
Historial de mantenimiento
Si se desea, incluso las salidas registradas en la gestión de inventario se pueden asignar directamente como pieza de repuesto a la máquina en la que se acaba de realizar el registro, ¡o incluso a todos los equipos del mismo tipo! Si alguna vez ha reemplazado una bomba hidráulica en una excavadora, esta bomba hidráulica se registrará automáticamente como posible pieza de repuesto directamente en la gestión de equipos para todas las excavadoras del mismo modelo o clase, y así estará disponible de inmediato para cualquier técnico de mantenimiento en el futuro.
Listas de accesorios
Conoces las quejas que se escuchan en la administración de repuestos:«Erich, ¿cuál era el número de pieza del carburador del cortacésped autopropulsado 8015/4711?» Erich: «Espera un momento, creo que empezaba por VG23, ¡busca en los microfilmes en la sección de «Accesorios para máquinas»! Esto funciona de maravilla… hasta que Erich se jubile algún día. ¡Una verdadera gestión de equipos debería poder sobrevivir incluso a la jubilación del mejor encargado de repuestos! Así es como funciona hoy en día la gestión integrada del mantenimiento con Navision o Business Central 365 (BC365).
Por supuesto, puede imprimir toda esta información —como el historial de reparaciones, las instrucciones de mantenimiento y las listas de repuestos— de forma cómoda y compacta para una cita de mantenimiento; en este caso, el papel sigue siendo no solo un recurso infalible, sino también de gran ayuda. O bien, puede entregarle a su técnico de servicio una computadora portátil con la que pueda buscar y consultar todo en línea. Pero… si me permiten este comentario: para el jefe de su taller, a menudo sigue siendo mucho más práctico y fácil imprimir en papel las citas de mantenimiento de esta semana desde la administración de equipos, en forma de un archivo completo de máquinas con toda la información sobre todas las máquinas y equipos que deben recibir mantenimiento esta semana, para luego entregárselo al técnico de servicio correspondiente según sea necesario —así nadie tiene que teclear con los dedos llenos de aceite en el teclado de la computadora portátil. Deje que sus técnicos hagan su trabajo y contrate mejor a un asistente que registre los pedidos de servicio a su regreso —¡en la mayoría de los casos es mucho más barato y sencillo! ¿Quiere hacerlo en línea a toda costa? De acuerdo, entonces use una computadora portátil o una tableta, y adelante. Usted es el jefe.
Historial de reparaciones, historial de taller
Puede indicar el número de máquina correspondiente en cada pedido, factura o orden de compra, tanto por documento como por línea, así como en cada hoja de registro de artículos:
Cuando ingresa un número de máquina en un pedido, el propietario actual se transfiere automáticamente al número de deudor y a la dirección de entrega del pedido de venta. De esta manera, registra automáticamente y sin ningún esfuerzo adicional un cambio de propietario cuando, por ejemplo, su cliente Achim Müller vende una máquina que usted le entregó al Sr. Schulze sin consultarle previamente. Tan pronto como el Sr. Schulze lo llame para solicitar un servicio de mantenimiento o una reparación, simplemente ingrese el número de máquina en la factura, ¡y listo! Navision o BC365 se encargan del resto por usted, no tiene que hacer nada más. Y, por supuesto, la máquina conserva todos los datos de mantenimiento, historiales, listas de repuestos...
Historial del taller
Si se desea, este sistema de gestión de mantenimiento también registra las piezas de repuesto instaladas directamente en todas las máquinas de ese tipo o subtipo (por ejemplo, la bomba hidráulica adecuada, el transformador adecuado, los dispositivos de control correctos) o directamente en la máquina específica. En la mayoría de los casos, la penúltima o la última variante es la mejor, ya que rara vez un accesorio se adapta automáticamente a todos los refrigeradores que figuran en la gestión de equipos. De ahí la subdivisión en tipos, subtipos o directamente en la máquina adecuada y específica.
Por cierto… ¿Cómo sabe el Sr. Schulze que USTED es la persona de contacto adecuada para el mantenimiento o la reparación de este equipo? ¿Recuerda la introducción al principio? ¡La etiqueta de la máquina! Si lo desea, no solo con el número de máquina legible por código de barras y por el ojo humano, sino también con el nombre de su empresa y su número de teléfono o dirección de correo electrónico. Dado que esta etiqueta solo contiene un número de máquina de su gestión de equipos, y no otras características técnicas, esta etiqueta no tiene ningún valor para su competencia. Porque toda la información relacionada solo se muestra en el celular de su técnico de servicio cuando escanea esta etiqueta con su aplicación Navision o Business Central 365. De esta manera, su gestión de mantenimiento se convierte en un verdadero punto de inflexión en la fidelización de sus clientes, sin que la competencia se entere.
Registro de costos de reparación, cálculo del precio de costo, cálculo del precio de venta
Cada compra asociada a un número de máquina, cada venta asociada a un número de máquina y, sobre todo, cada salida de inventario (piezas de repuesto) asociada a un número de máquina se registra en la máquina o en el equipo.
De esta manera, podrá calcular con facilidad el costo de (re)adquisición y los gastos de reparación de una máquina devuelta, lo que le permitirá establecer un precio de costo viable y, por lo tanto, un precio de venta sólido para una máquina usada.
Registro de horas de funcionamiento, registro de costos de mantenimiento
En cada registro de artículo, cada orden, cada pedido y cada factura, también puede incluir el estado del contador de la máquina. Por ejemplo, los kilómetros del odómetro, el tiempo de funcionamiento de la máquina o el tiempo de uso… ¡De esta manera, también podrá evaluar análisis de costo-beneficio a posteriori! De esta manera, su gestión de mantenimiento se integra con la administración de sus equipos para ofrecer estadísticas integrales de las máquinas y una gestión del ciclo de vida, sin que tenga que dedicar demasiado tiempo de trabajo ni esfuerzo a la entrada de datos.
Gestión de existencias, presentación en la tienda web, ofertas
Mediante la gestión de ubicaciones (véase más arriba), Navision „sabe“ cuando compra o recompra la máquina o herramienta que se encuentra en su inventario. A través de mi Interfaz de la sala de exposiciones puede utilizar esta máquina con su Datos PIM pueden almacenarse directamente en Shopware como su propia máquina única, incluyendo, por ejemplo, los valores de contador o los historiales de reparación. De este modo, puede llevar sus máquinas usadas directamente a su tienda sin mucho esfuerzo adicional y ofrecer allí sus dispositivos de forma rentable para el próximo aficionado. Por supuesto, las existencias de estos aparatos se transfieren automáticamente con „1“ y no se incluyen en las existencias de los mismos aparatos nuevos. Esto convierte su gestión de equipos en una verdadera herramienta de marketing para su flota de equipos de alquiler o su tienda de equipos usados sin ningún esfuerzo adicional.
Y puesto que usted mismo puede ampliar las propiedades, etc en la administración de su máquina sin restricciones, es -.desde un punto de vista técnico informático- No importa si gestiona máquinas industriales como punzonadoras, prensas, cabinas de pintura o secadoras para la construcción. O maquinaria para la construcción de carreteras, como separadoras de calzadas, excavadoras, cargadoras sobre ruedas y compactadoras. Si desea gestionar máquinas y equipos de gasolina, diésel o eléctricos. ¿Gestiona vehículos de emergencia con motores de combustión o eléctricos? ¿grúas o plataformas de trabajo? Para una gestión flexible de los equipos, se trata de registros de datos debidamente clasificados que dividen los equipos y máquinas en diferentes grupos para su gestión del mantenimiento, que a su vez pueden tener propiedades e historiales muy individuales.
No lo olvide: My Machine Management funciona en su Navision o Business Central 365 y, por lo tanto, se puede adaptar a sus requisitos específicos con la misma facilidad que cualquier otra solución de Business Central 365 o Navision Financials.
Productos de software alternativos para la gestión de máquinas y dispositivos
Por supuesto, también hay especialistas para todas estas aplicaciones, como por ejemplo ToolSense, Orsy@Online de Würth (creo que es uno de los grandes), Círculo de calidadEquipamiento (Todavía no he oído hablar mucho de ellos en el mercado, pero eso no tiene por qué significar nada...).
Wattro y Timly son más bien especialistas en la gestión de herramientas puramente interna y, por tanto, cubren un área que mi archivo de máquina también podría cubrir. Pero... ¿realmente quiere en su empresa una solución independiente con interfaces de archivos y conceptos de manejo diferentes? ¿No fue precisamente el funcionamiento estandarizado y el almacenamiento central de todos los datos relevantes para la empresa lo que le llevó a decantarse por Business Central 365 o Navision Financials de Microsoft?
Diferencia entre contabilidad de activos y gestión de máquinas, gestión de dispositivos
Empecemos por las diferencias entre máquinas y, por tanto, gestión de máquinas, a dispositivos (gestión de dispositivos) y herramientas (con gestión de herramientas).
Máquinas y gestión de máquinas
Las máquinas suelen ser grandes. Y caras. En general, se suele hablar de máquinas a grandes prensas de estampación, locomotoras, excavadoras, camiones, camiones articulados y grandes generadores en centrales eléctricas.
Las laminadoras y punzonadoras también suelen merecer esta denominación. Además de los elevados costes de adquisición y funcionamiento, las máquinas se caracterizan a menudo por ser muy estacionarias y no poder transportarse (moverse) fácilmente de un lugar a otro. Por lo tanto, sistemas enteros de transporte, talleres de pintura y líneas de montaje, por ejemplo en la industria del automóvil, también entrarían en esta categoría. Aunque, desde el punto de vista de la gestión, suelen constar de muchas máquinas y dispositivos individuales, y cada dispositivo individual dentro de este grupo de máquinas requiere sus propios historiales de reparación y listas de piezas de repuesto en su gestión de mantenimiento específica.
Como no hay fronteras fijas y las denominaciones son a menudo fluidas y se solapan, también hay máquinas de coser y taladros. Sin embargo, prefiero clasificarlas en la siguiente categoría:
Dispositivos y gestión de dispositivos
Los electrodomésticos suelen ser transportables, pero siguen siendo bienes de equipo. En el hogar, por ejemplo, conocemos las lavadoras, los aparatos de refrigeración como los frigoríficos, los aparatos de calefacción, las máquinas de coser y los taladros ya mencionados en el apartado de máquinas (aunque los taladros, las cepilladoras eléctricas, etc. pueden volver a entrar fácilmente en la siguiente categoría). Los electrodomésticos suelen definirse como objetos fijos, normalmente con conexiones de agua, electricidad o gas u otro tipo de energía, que pueden desplazarse con un esfuerzo razonable, pero que normalmente no se mueven. Muy al contrario de...
herramientas y, por tanto, la gestión de herramientas
Como demuestra la parte „máquina“ de „taladradora“, las transiciones también son fluidas en este caso. Las herramientas suelen ser, aunque no necesariamente eléctricas, muy portátiles y, por tanto, móviles. Sin embargo, los constructores de carreteras y maquinaria, con sus accesorios hidráulicos para herramientas para enormes excavadoras, probablemente sólo puedan sonreír con lo de „portátil“. Las cizallas hidráulicas pueden ser bastante portátiles, como sus homólogas para bomberos, pero también pueden pesar varias toneladas, como la versión de una Desguace del aeropuerto Y puede convertir partes enteras de aviones en chatarra con sólo mover una palanca. Como accesorio de una excavadora, sin embargo, vuelve a tener una gran movilidad.
Conclusión
Los términos máquinas, aparatos y herramientas no pueden definirse claramente. Aunque las primeras punzonadoras, taladradoras y máquinas de coser seguían estando conectadas a grandes centrales hidroeléctricas o máquinas de vapor mediante correas de transmisión y, por tanto, eran por definición „máquinas“ que permanecían estacionarias, con el tiempo y la electrificación se hicieron más pequeñas y móviles, y ahora es más probable que se clasifiquen como aparatos (máquina de coser) o herramientas (taladradora). Mientras que las punzonadoras y los grandes generadores simplemente cambiaron su tipo de accionamiento y hoy en día suelen seguir siendo muy estacionarios, junto con los tornos de mayor tamaño. Sin embargo, esta subdivisión en diferentes términos no supone ninguna diferencia para mi archivo de máquinas y la gestión de mantenimiento asociada o para la contabilidad de activos. Para el ordenador, se trata simplemente de „registros de datos“ con propiedades diferentes. Y como no es tan fácil diferenciarlos, en contabilidad financiera se ha creado un nuevo término general: El...
Activos y contabilidad de activos
Aunque a mi archivo de máquinas no le importa si se llama herramienta, aparato o implemento a una amasadora o a una cortadora de pan (máquina de pan), hay reglas mucho más sencillas (y firmes) para la diferenciación en la contabilidad de activos: El valor de un activo.
Mi archivo de máquinas puede gestionar tanto sus propias máquinas y equipos (y, por supuesto, herramientas). Desde el punto de vista de Navision (o de BC365), sólo se trata de registros de datos con una ubicación actual, un propietario actual (que también podemos ser nosotros, mientras que la máquina (por ejemplo, un enfriador de mesas en el parque de atracciones o una excavadora en la empresa de construcción de carreteras) se encuentra actualmente en casa de uno de nuestros clientes. Y si al cliente le gusta tanto nuestra excavadora, simplemente se la vendemos. Sigue siendo el mismo registro de datos en nuestro archivo de máquinas o equipos con el mismo historial. Incluso los datos ya registrados en el sistema de gestión del mantenimiento no cambian como consecuencia de la venta. La máquina o el equipo sigue siendo el mismo.
Contabilidad patrimonial
La situación es diferente en la contabilidad patrimonial. ¿Ha visto alguna vez la contabilidad de activos en Navision o Business Central 365 (BC365)? Sin duda, uno de los mejores y más geniales sistemas de contabilidad de activos del mundo. Lo que, en mi opinión, también se aplica a Se aplica la contabilidad financiera, en torno al cual se construye todo el universo Navision/BC365. Navision Financials 2.01 ya soportaba planes de mantenimiento y pólizas de seguros además de la depreciación y valoración normales en la contabilidad de activos. Pero... la contabilidad de activos fijos siempre se refiere a máquinas y equipos que están nos pertenecen. Y eso es una gran diferencia con mi archivo de máquinas, al que no le importa quién es el propietario de la máquina que gestiona en el archivo de máquinas. También podemos volver a comprar máquinas usadas a los clientes varias veces y revenderlas a otros clientes. Los clientes pueden venderse entre sí máquinas y equipos o herramientas sin que nosotros lo sepamos, y simplemente lo anotamos como un cambio de propiedad en el archivo de máquinas si tenemos conocimiento de ello, por ejemplo, a través de una reparación.
Archivos adjuntos
En cambio, los activos nos pertenecen y, cuando los vendemos, tenemos que contabilizar los ajustes del valor residual o la depreciación total y todo ese tipo de cosas. A muchas empresas no les gustan sus activos y las compras asociadas, la depreciación, las amortizaciones, etc... y por lo tanto prefieren dejar esto en manos del asesor fiscal. Son felices: dinero fácil. ¿Quizás podamos echar un vistazo a su contabilidad de activos y pueda hacerlo usted mismo con Navision en el futuro?
Y otra gran diferenciaEn virtud de la legislación fiscal, la maquinaria, el equipo, las herramientas y las instalaciones por debajo de un valor umbral (Hasta 2018 410 euros netos, desde entonces 800 euros netos) GWG (activos de escaso valor), y por tanto totalmente amortizables en el año de adquisición. Es algo más difícil con las máquinas y equipos (y por supuesto las herramientas) que alquilamos: Son activos para nosotros durante el tiempo que son de nuestra propiedad. Sin embargo, si los vendemos a un cliente (¡incluso si pensamos volver a comprarlos más adelante!), tenemos que darlos de baja de nuestra contabilidad de activos y volver a registrarlos como un nuevo activo cuando los volvamos a comprar.
Si tiene este tipo de transacciones comerciales con frecuencia, póngase en contacto conmigo: Podemos vincular mi archivo de máquinas con su sistema de contabilidad de activos Navision / BC365 para que podamos crear un activo de forma semiautomática a partir de un archivo de máquinas. Esto elimina el horror de la recompra con fines de alquiler.
Nota: Si adquiere „cualquier“ máquina o equipo que no esté destinado a un uso productivo en su empresa, no es necesario que los reconozca como activos. Se trata entonces de artículos y existencias.
Esta subdivisión es un tanto „gris“ en el caso de los electrodomésticos de demostración: un lavavajillas o un mostrador frigorífico o un horno de convección se compran a menudo con el propósito de revenderlos, pero luego a veces se utilizan en una fiesta de empresa o en la propia sala de descanso, y luego a veces se alquilan como electrodomésticos usados y finalmente se venden.
Se encuentra usted en una zona gris. Es práctica común NO transferir estos dispositivos a la contabilidad de activos, sino gestionarlos como artículos en el almacén como existencias, por ejemplo, también a través de mi gestión de máquinas. Su asesor fiscal puede ayudarle con la categorización de sus requisitos específicos.