En muchos proyectos he aprendido: Nueva empresa = nuevos rangos de números / series de números / nueva metodología de asignación de números. Este es mi enfoque de cómo asignaría números de cliente, números de proveedor y números de documento a través de la serie de números.
En Navision o Business Central, dispone de muchas opciones de variación a través de las series de números, las líneas de series de números y los enlaces de series de números para asignar series de números según todas las reglas del arte. Numeración en pasos de 2 ó 10, partes fijas prefijadas como años o letras, p. ej. RG o GS para facturas y notas de crédito, varios bloques, p. ej. para subdividir áreas de negocio o departamentos: Todo esto es posible con las series numéricas de Navision o Business Central.
Sin embargo, yo no utilizaría esta flexibilidad. Aquí encontrará mis recomendaciones.
Propuesta de numeración de documentos Navision (numeración de documentos BC365)
100000 : Ofertas (VK)
200000 : Pedidos (VK)
300000 : Albaranes (VK)
400000 facturas y abonos contabilizados. Ambos tipos de documento tienen un número cuando se crean, por ejemplo. RG400000, y sólo reciben su número definitivo cuando se contabilizan. Esto tiene la ventaja de que Navision no le pregunta „Al borrar el documento se ha producido un vacío en la serie de números. ¿Desea crear un documento vacío?.
500000 Recordatorio de ventas (sin reservar:VKM500000, por la misma razón que para los documentos de venta publicados)
600000 : Consultas (EK)
700000 : Pedidos (EK)
800000 : Entregas (EK, sin otro significado)
900000 : Facturas y notas de crédito (como en el Reino Unido, sin otro significado)
El número de dígitos debe basarse en las cantidades de sus documentos, preferiblemente sin un salto en los dígitos en un futuro previsible (al menos los próximos 10, mejor 20 años). Por tanto, no salte de números de comprobante de 5 dígitos a números de comprobante de 6 dígitos, o de números de comprobante de 6 dígitos de Business Central a números de comprobante de 7 dígitos, etc.
Por tanto, si escribe 8.600 ofertas al año, debería esperar un crecimiento del 50% como mínimo, mejor del 100%, es decir, 16.000 ofertas al año. En 10 años, son 160.000 ofertas. Para evitar un salto de 6 a 7 en el 8º año, debería numerar en siete dígitos, es decir, empezar por 1000000 (1.000.000).
El tipo de bono con más bonos al año determina el número de dígitos para todos los bonos. En la mayoría de los casos, bastará con 6 dígitos (¡¡que son sólo 5 dígitos debido al código inicial!!). Los 6 dígitos también tienen la ventaja de que los números de documento se diferencian de los números de deudor y acreedor.
Alternativa: Numeración alfanumérica
Por ejemplo AB100000, RG100000:
No se lo recomiendo, ya que usted, sus empleados y su cliente/proveedor pueden introducir un número con menos fluidez de esta forma. Prueba: teclee 125000, preferiblemente en la parte derecha de su teclado. Y luego teclee RG100000: tiene que utilizar 2 partes y probablemente 2 manos. Son sólo unos segundos, pero multiplícalo por el número de recibos que recibes y envías cada año...
Alternativa: Numeración anual
Por ejemplo 19.10000, 20.100000, 21.100000
También lo desaconsejo claramente. ¿Por qué?
1-Tiene que acordarse de cambiar las series de números cada año. Navision se lo pone muy fácil con las líneas de series numéricas dependientes del año: puede actualizar previamente las series numéricas en Navision y Business Central con años de antelación.
2. Tendrá más trabajo si, por ejemplo, desea crear otro recibo en enero para el mes de diciembre anterior. Un ajuste del programa podría facilitar las cosas en este caso, pero ¿por qué arreglar lo que se puede evitar?
3-Cada año, sus clientes y proveedores obtienen información sobre la utilización de la capacidad de sus operaciones comerciales.. Si crea una factura con 20.2000007 el 5 de marzo, su cliente (proveedor) sabrá exactamente que sólo ha emitido 7 facturas (pedidos) en este trimestre. Y esta desventaja es inherente a la numeración anual si empiezas cada año limpiamente.
Hubo otro desfase con el salto de 1999 a 2000: de repente, los nuevos documentos con sus nuevos números de documento (por ejemplo, 20.100500) estaban antes que los antiguos documentos (99.100500). Esto no volverá a ocurrir en los próximos 80 años... pero es de suponer que a nadie se le ocurrió en 1993 🙂 .
Números de proveedor y cliente
Aquí me ceñiría más o menos al Datev, es decir, a 5 dígitos.
Se trata de una norma común.
Datev solía ordenar por letras iniciales, por ejemplo, 10000 para A..., 11000 para B...., 12000 para C..., pero esto ya no es habitual. Especialmente en Navision & Business Central, los términos de búsqueda (matchcodes), cualquier ordenación por ubicación o código postal, las sofisticadas rutinas de búsqueda garantizan que pueda encontrar un cliente (deudores) o proveedor (acreedores) maravillosamente incluso sin esta lógica y obtener listas bien ordenadas de Navision / Business Central en cualquier informe, independientemente del número / rangos de números. Aquí puede ser útil empezar con 6 dígitos para crear grupos internos... pero a menudo esto ya no es necesario.
Números de artículo
Uy... otro tema. No por Business Central y Navision, sino por los catálogos. Tiendas web, listas de precios, información general que llega al cliente. Aquí deberíamos mirar más de cerca sus artículos y considerar si un número de artículo hablado y agrupado lógicamente es demasiado bueno o simplemente lo correcto. Aquí también puede ser una buena idea numerar los números de artículo en Business Central & Navision con letras en los rangos de números / series de números.