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Casi ningún otro elemento de una empresa, aparte del propietario o el director general que lleva décadas en el cargo, es tan difícil de sustituir como la gestión de mercancías, que se ha probado durante décadas.
Y sin embargo, llega un momento para cada empresa y cada empresario en el que razones técnicas o años de frustración acumulada sobre las insuficiencias técnicas del sistema AS/400, Siemens Nixdorf, Comet o incluso sistemas ERP más modernos como NTS Apollo, Baan.
Tal vez su propia empresa haya crecido tanto y tan rápido que Lexware, Haufe y Sage o el todavía muy extendido Excel con Word o incluso las facturas en papel ya no sean suficientes.
Por supuesto, también puede ser al revés, que debido a una división de la empresa o a una reducción de personal, gigantes como SAP o MySAP simplemente ya no encajen. O que MyFactory no se adaptara a su empresa desde el principio, cuando lo único que realmente necesitaba era una lista de materiales.
Vielleicht wurden auch die Hoffnungen und Erwartungen an eine kostenlose Lösung wie JTL, WeClap und Odoo dann doch nicht erfüllt.
En resumen, existen numerosas razones para introducir un nuevo sistema ERP, desde la modernización y la escasez de personal hasta los costes o, simplemente, el cambio de preferencias y requisitos.
Y eso duele. Hábitos bien establecidos, errores apreciados o no descubiertos previamente, salidas de datos que faltan en el lado que se va a sustituir, interfaces de importación que faltan en el lado del nuevo ERP, experiencia perdida (o incluso fallecida)... Éstos son sólo algunos de los dolores de parto que experimentará en el camino hacia un nuevo sistema ERP.
Und meist ist so eine Umstellung auch mit enormen Kosten verbunden, sowie mit einem immensen Zeitaufwand. Und vielleicht auch noch ein Technologiewechsel, z.B. von einer AS/400 o Siemens Nixdorf Quattro con Comet a Microsoft Windows o Amazon/Azure Cloud.
Solche Umstellungen sind nicht selten. Ich bekomme das mit, weil ich so ein oder 2-mal im Monat einen Anruf bekomme… wenn das Kind nicht nur bereits lange in den Brunnen gefallen ist, sondern meist sogar so lange Zeit später, dass der Brunnen schon wieder zugewachsen ist… sinnbildlich gesprochen. Ich werde meist angerufen, wenn die Geschäftsführung schon 6-stellige Beträge in ein Umstellungsprojekt zu Business Central 365 (oder auch ganz anderen integrierten ERP’s) (früher: In Navision Financials oder Navision Dynamics) gesteckt hat, und immer mehr das Gefühl bekommt, das das Projekt einfach nicht zu Ende kommt… und die Überweisungen an den Navision/ BC365 Partner auch nicht. Oft stehen dann schon Beträge oberhalb der 1/4 million im Raum, auch 350 tausend oder 400.000 Euro sind da keine echte Seltenheit.
Das Geld ist dann weg, und die neue Warenwirtschaft unter BC365 läuft immer noch nicht. Oder viel zu langsam. Die Preisberechnung liefert nicht das, was sie soll. Die Shop Anbindung (am liebsten für mich natürlich Shopware!) funktioniert nicht. Mitarbeiter werden durch unnötige oder nicht verständliche Hinweistexte in Ihrer Arbeit behindert. Der Softwarepartner ist pleite, trotz der horrenden Beträge, die Sie ihm monatlich überwiesen haben.
Und was macht der Endkunde? Überweist weiter, weil… man ist ja soooo kurz vor dem Echtstart und das alles funktioniert! Warum macht man das als verantwortlicher Geschäftsführer? Nun, das ist sogar erstaunlich gut wissenschaftlich erkundet! Weil man sich keinen Fehler oder keine Fehlentscheidung eingestehen will! In Europa hat sich dazu der Begriff der sunk cost fallacy eingependelt. Unsere Großmütter nannten das noch ganz pragmatisch „Geld aus dem Fenster werfen“ oder „Ein totes Pferd einfach weiterreiten“ oder „Gutes Geld schlechtem hinterher werfen„. Auch das sehr kompakte „Geld verbrennen“ trifft es supergut.
Psychologisch sind wir hier ebenfalls im Bereich der Verlusstangst, ein sehr mächtiges Phänomen, welches Unsummen an Geld verschlingen kann. Sowohl Privat (Aktienhandel & Trading!) wie aber auch im Geschäftsbetrieb.
Und das, obwohl die Lösungen und der Ausbruch aus diesem Teufelskreis im Prinzip erschreckend einfach sind: Wenn Du merkst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab! Oder, ein kleines bisschen verständlicher und ausführlicher:
Wenn Du heute, ganz unabhängig von der Vergangenheit und bereits entstandenen Kosten,
- Wieder am Beginn des Projektes befinden würdest,
- mit dem Wissen 6 der Erfahrung von heute…
Würdest Du Dich noch einmal für diesen Partner entscheiden?
Diese Frage stelle ich manchmal bei solchen Gesprächen, und die Antwort lautet meistens: Nein! Und trotzdem wird dann weiter gemacht 🙂 OK, sei es drum. Kommen wir zu den Grundlagen zurück, vielleicht stehen Sie ja gerade an einem (Neu-) Beginn der Umstellung auf Business Central 365? (Schade, dass es Navision Dynamics nicht mehr zu kaufen gibt…)
Selección de la gestión de mercancías
Hier kann ich als Jahrzehntealter Navision Financials Attain/ Microsoft Business Central 365 „Veteran“ ganz sicher keine neutrale Empfehlung geben: Die lautet bei mir immer: NAV. Beziehungsweise nun halt „Business Central 365 (BC365)„, da steckt noch immer viel NAV drin 🙂 Gott sei Dank!
Und ich kann ja auch, zum Glück, nix anderes. Mach eines, mach es richtig. Es gibt aber neben Navision Financials & Microsoft Business Central 365 hunderte von anderen ERP (Enterprise Ressource Planning) und Warenwirtschaften allein in Deutschland, noch mehr in der restlichen Welt. Wie bekommt man da einen Überblick?
Es gibt zahlreiche TOP x Listen, Reports, best Practice Studien. Kunden wie Sie versuchen sich mit riesigen „Featuritis“ Listen alles an Ausnahmen zu sichern, was in den letzten 3 Generationen im Unternehmen vorkam. Und schlimmstenfalls bekommen Sie dann auch noch ein ERP, welches mit Gewalt so kaputt gebogen wurde, damit es ihren Anforderungen entspricht – für entsprechend Geld. Noch schlimmer: Sich auf irgendwelche „soluciones del sector“ einlassen.
Mi recomendación: Pregunte a su competencia, si esto no viene a cuento, en conferencias empresariales o a amigos empresarios, qué ERP han elegido y por qué... y sobre todo: ¿Lo volvería a elegir hoy? Un buen desarrollador, un buen equipo detrás de una solución de software es más importante que la última pizca de manejo exótico de excepciones. Incluso si no te recomiendan de inmediato, seguro que te dan una docena de sistemas para solucionar, ¡y eso ya vale algo!
Nur auf eines würde ich setzen: Ihr System sollte sich -auch wenn Sie das nicht vorhaben- von Ihnen selbst weiterentwickelt werden können, also eine Entwicklungsumgebung bereitstellen. Und: Die Finanzbuchhaltung sollte ein integraler Bestandteil der Lösung sein, nicht so „Irgendwie mit dran“ oder „Suchen Sie sich eine aus“. Das schreibe ich hier mit über 30 Jahren Erfahrung mit Navision – schon von der DOS/OS2 Zeit her.
Selección de la tecnología
Nube o no nube, esa es la pregunta aquí...
¿Es más noble de espíritu soportar las hondas y flechas del destino furioso en el propio sótano o, armándose contra un mar de plagas, aventurarse en la nube después de todo?
Con Business central, la buena noticia es que puede elegir libremente: incluso después, durante el funcionamiento, el paso de una tecnología a otra es casi indoloro.
Esto por adelantado: no soy amigo de la nube. Pero al final, no soy yo quien tiene que tomar la decisión, eres tú. Por eso he reunido algunos contras, pero también algunos pros a favor y en contra de una solución en la nube.Tómate una taza de té y 30 minutos... por lo menos.
Lo importante es lo que sale por detrás: confirmaciones de pedido, albaranes, facturas
Fangen Sie hiermit an! Gehen Sie mit einem potentiellen Partner ihre Belege durch. Was soll da drauf stehen, woher kommen diese Daten, wie wichtig sind diese? Schon hier können Sie oft die Spreu vom Weizen trennen. Keine Einheitenumrechnung, die Sie aber für Liter, Fässer, Flaschen brauchen? Keine Zolltarifnummern, die Sie aber für bestimmte Kunden brauchen? Keine Vertretersteuerung/Abrechnung? Keine Sonderpreise? Mehrstufige Konditionen? Lange Artikelnummern? Kundenartikelnummern? Ihre Belege verraten sehr viel über ihre Unternehmensgeschichte, lassen Sie ihre Belege diese Geschichte erzählen!
El factor decisivo es lo que se introduce al principio: importar los datos existentes del sistema actual.
Aunque le duela: facilite a su socio potencial el historial de su empresa y deje que le muestre (posiblemente a cambio de una comisión, ¡pero merece la pena!) cómo puede introducirlo en su sistema.
„Dann holen wir zum Echtstart 20 Studenten, die tippen schnell die Aufträge ein“? Finger weg! Das klappt nicht! Und: Sie wissen VOR dem Echtstart nicht, OB das klappt! „Wir haben hier einen Import-generator, damit können Sie ihre Daten aufbereiten und importieren.“ Finger weg! In der Regel setzt dies eine sehr umfassende Vorverarbeitung ihrer alten Daten vorraus, was bedeutet, dass Sie vor dem Echtstart nur rudimentäre Tests mit ihren Altdaten durchführen können: Ein Scheitern am Tag der Umstellung ist nahezu 100%ig vorprogrammiert.
Und weiter?
Natürlich ist das noch kein 100% Leitfaden für „Machen Sie es so, und alles klappt„. Aber so weit kann ich Ihnen das schon einmal hier zusichern: Ignorieren Sie diese beiden Schritte am Anfang (oder haben Sie das „Documents first“ („Belege zuerst“) und das „Datenmigration am Anfang“ ignoriert, werden Sie später ein oder zwei oder mehr Probleme haben… oder haben diese jetzt gerade. Über die restlichen 98 Punkte, über die man sprechen sollte, sollten wir lieber telefonieren…