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Casi ningún otro elemento de una empresa, aparte del propietario o el director general que lleva décadas en el cargo, es tan difícil de sustituir como la gestión de mercancías, que se ha probado durante décadas.
Y sin embargo, llega un momento para cada empresa y cada empresario en el que razones técnicas o años de frustración acumulada sobre las insuficiencias técnicas del sistema AS/400, Siemens Nixdorf, Comet o incluso sistemas ERP más modernos como NTS Apollo, Baan.
Tal vez su propia empresa haya crecido tanto y tan rápido que Lexware, Haufe y Sage o el todavía muy extendido Excel con Word o incluso las facturas en papel ya no sean suficientes.
Por supuesto, también puede ser al revés, que debido a una división de la empresa o a una reducción de personal, gigantes como SAP o MySAP simplemente ya no encajen. O que MyFactory no se adaptara a su empresa desde el principio, cuando lo único que realmente necesitaba era una lista de materiales.
Quizás las esperanzas y expectativas de una solución gratuita como JTL, WeClap y Odoo no se cumplieron después de todo.
En resumen, existen numerosas razones para introducir un nuevo sistema ERP, desde la modernización y la escasez de personal hasta los costes o, simplemente, el cambio de preferencias y requisitos.
Y eso duele. Hábitos bien establecidos, errores apreciados o no descubiertos previamente, salidas de datos que faltan en el lado que se va a sustituir, interfaces de importación que faltan en el lado del nuevo ERP, experiencia perdida (o incluso fallecida)... Éstos son sólo algunos de los dolores de parto que experimentará en el camino hacia un nuevo sistema ERP.
Y un cambio de este tipo suele conllevar enormes costes y una inmensa cantidad de tiempo. Y quizá también un cambio de tecnología, por ejemplo de un AS/400 o Siemens Nixdorf Quattro con Comet a Microsoft Windows o Amazon/Azure Cloud.
Estos cambios no son infrecuentes. Me doy cuenta de ello porque recibo una llamada una o dos veces al mes... cuando el niño no sólo se ha caído al pozo hace mucho tiempo, sino que normalmente ha pasado tanto tiempo que el pozo ya ha vuelto a crecer... metafóricamente hablando. Me suelen llamar cuando la dirección ya ha invertido sumas de 6 cifras en un proyecto de conversión a Business Central 365 (u otros ERPs integrados) (antes: Navision Financials o Navision Dynamics) y cada vez tiene más la sensación de que el proyecto simplemente no llega a su fin... y tampoco las transferencias al socio de Navision/BC365. A menudo se trata de importes superiores a 1/4 de millón, incluso 350 mil o 400.000 euros no son infrecuentes.
Entonces el dinero desaparece y el nuevo sistema de gestión de mercancías de BC365 sigue sin funcionar. O es demasiado lento. El cálculo de precios no ofrece lo que debería. La conexión de la tienda (Mi favorito, por supuesto, es Shopware.) no funciona. Los empleados ven obstaculizado su trabajo por textos informativos innecesarios o incomprensibles. El socio de software está en quiebra, a pesar de las horrendas cantidades que le transferías cada mes.
¿Y qué hace el cliente final? Sigue transfiriendo dinero porque... ¡estás taaaan cerca del lanzamiento real y todo funciona! ¿Por qué haces eso como director gerente responsable? Bueno, ¡esto incluso se ha investigado científicamente hasta un grado asombroso! Porque no quieres admitir un error o una decisión equivocada¡! En Europa, el concepto de falacia del coste hundido se estabilizó. Nuestras abuelas solían llamarlo pragmáticamente „tirar el dinero por la ventana“ o „seguir cabalgando un caballo muerto“ o „Tirar el dinero bueno por el malo„. El muy compacto „quemar dinero“ también da en el clavo.
Psicológicamente, también somos en el ámbito del miedo a la pérdida, un fenómeno muy poderoso que puede engullir grandes sumas de dinero. Tanto Privado (comercio de acciones y), así como en el Operaciones comerciales.
Y ello a pesar de que las soluciones y la salida de este círculo vicioso son, en principio, espantosamente sencillas: Cuando te des cuenta de que estás montando un caballo muerto, desmonta¡! O, un poco más comprensible y detallado:
Si lo está hoy, independientemente del pasado y de los gastos ya efectuados,
- volvería al inicio del proyecto,
- con los conocimientos 6 experiencia a partir de hoy…
¿Le gustaría volver a decidir a favor de este socio?
A veces hago esta pregunta durante esas conversaciones, y la respuesta suele ser: ¡No! Y luego siguen adelante de todos modos 🙂 Vale, que así sea. Volvamos a lo básico, ¿quizás estás a punto de (re)iniciar la transición a Business Central 365? (Es una pena que Navision Dynamics ya no está a la venta...)
Selección de la gestión de mercancías
Como „veterano“ de Navision Financials Attain/Microsoft Business Central 365 desde hace una década, desde luego no puedo dar aquí una recomendación neutral: Para mí siempre es: NAV. O ahora simplemente „Business Central 365 (BC365)„, todavía hay mucha NAV ahí dentro 🙂 ¡Menos mal!
Y afortunadamente, no puedo hacer otra cosa. Hacer una cosa, hacerla bien. Pero además de Navision Financials y Microsoft Business Central 365, sólo en Alemania hay cientos de otros sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y de gestión de mercancías, y aún más en el resto del mundo. ¿Cómo hacerse una idea general?
Existen numerosas listas TOP x, informes y estudios de buenas prácticas. Clientes como usted intentan hacerse un nombre con enormes „Featuritis“ para guardar todas las excepciones que se han producido en la empresa en las últimas 3 generaciones. Y en el peor de los casos, acabas con un ERP que ha sido doblado a la fuerza para cumplir tus requisitos, por la correspondiente cantidad de dinero. Peor aún: confiar en cualquier „soluciones del sector“ para participar.
Mi recomendación: Pregunte a su competencia, si esto no viene a cuento, en conferencias empresariales o a amigos empresarios, qué ERP han elegido y por qué... y sobre todo: ¿Lo volvería a elegir hoy? Un buen desarrollador, un buen equipo detrás de una solución de software es más importante que la última pizca de manejo exótico de excepciones. Incluso si no te recomiendan de inmediato, seguro que te dan una docena de sistemas para solucionar, ¡y eso ya vale algo!
Yo sólo me centraría en una cosa: Su sistema debe poder ser desarrollado por usted, aunque no tenga intención de hacerlo, es decir, proporcionar un entorno de desarrollo. Y: La contabilidad financiera debe ser una parte integral de la solución, no algo que esté „incluido de alguna manera“ o „sólo hay que elegir uno“. Escribo esto con más de 30 años de experiencia con Navision - incluso desde la era DOS/OS2.
Selección de la tecnología
Nube o no nube, esa es la pregunta aquí...
¿Es más noble de espíritu soportar las hondas y flechas del destino furioso en el propio sótano o, armándose contra un mar de plagas, aventurarse en la nube después de todo?
Con Business central, la buena noticia es que puede elegir libremente: incluso después, durante el funcionamiento, el paso de una tecnología a otra es casi indoloro.
Esto por adelantado: no soy amigo de la nube. Pero al final, no soy yo quien tiene que tomar la decisión, eres tú. Por eso he reunido algunos contras, pero también algunos pros a favor y en contra de una solución en la nube.Tómate una taza de té y 30 minutos... por lo menos.
Lo importante es lo que sale por detrás: confirmaciones de pedido, albaranes, facturas
Empieza con esto. Repase sus recibos con un socio potencial. ¿Qué debe decir, de dónde proceden estos datos, qué importancia tienen? A menudo aquí se puede separar el grano de la paja. ¿No hay conversión de unidades, pero las necesita para litros, barriles y botellas? ¿No hay números de aranceles aduaneros, pero los necesita para determinados clientes? ¿No hay impuestos/facturación representativa? ¿No hay precios especiales? ¿Condiciones multinivel? ¿Números de artículo largos? ¿Números de artículo de cliente? Sus recibos revelan mucho sobre la historia de su empresa, ¡deje que sus recibos cuenten esta historia!
El factor decisivo es lo que se introduce al principio: importar los datos existentes del sistema actual.
Aunque le duela: facilite a su socio potencial el historial de su empresa y deje que le muestre (posiblemente a cambio de una comisión, ¡pero merece la pena!) cómo puede introducirlo en su sistema.
„Luego nos reunimos 20 estudiantes para el comienzo real, teclean rápidamente las órdenes“? Manos fuera¡! ¡Eso no funcionará! Y: Sabes ANTES el verdadero comienzo, OB ¡que funciona! „Aquí tenemos un generador de importaciones que puede utilizar para preparar e importar sus datos“.“ Manos fuera¡! Por regla general, esto requiere un preprocesamiento muy exhaustivo de los datos antiguos, lo que significa que sólo se pueden realizar pruebas rudimentarias con los datos antiguos antes de la puesta en marcha: El fracaso el día del cambio está casi 100%ig preprogramado.
¿Y ahora qué?
Por supuesto, esto no es todavía una guía 100% para „Hazlo así y todo funcionará„. Pero hasta aquí te lo puedo asegurar: Si ignoras estos dos pasos al principio (o has ignorado los „documentos primero“ y la „migración de datos al principio“, tendrás uno o dos o más problemas después... o los estás teniendo ahora mismo. Sobre los 98 puntos restantes para hablar, mejor hablamos por teléfono…