Einfaches Forderungsmanagement: Drohende Forderungsausfälle in Navision & BC365 früh erkennen

Tiempo estimado de lectura: 28 minutos

Erkennen Sie kritische, finanzschwache Kunden, lange vor einer Insolvenz oder bevor dort das Licht ausgeht! Ganz ohne Microsoft’s KI, 100% Business Central bzw. Navision integriert, sauschnell, kein Zusatzaufwand. Forderungsausfall vermeiden quasi nebenbei. Und noch besser: Optimieren Sie ihren Zahlungsverkehr von Grund auf! Keine von Hand sortierte Mappe mehr mit zu bezahlenden Rechnungen. Keine Papierbelege, die man immer und immer wieder von Hand anfasst, von links nach rechts legt, die man dann irgendwann verlegt.

También encontrará más consejos sobre este apasionante tema de evitar los impagados, independientemente de si utiliza Business Central o Navision o un sistema contable completamente distinto, por ejemplo Diamand, SAP Sage KHK, HS AS400 o el que sea.

¿Necesitas inteligencia artificial para eso? No.

A Microsoft le gustaría vender su IA (Inteligencia Artificial... O no es artificial, como Amazon,o no es inteligente) a Business Central & Navision para determinar "si una factura se paga a tiempo". O no lo está. Vaya.

Eso es bastante poco para una gestión de cuentas por cobrar / gestión de riesgos / minimización de riesgos contra deudas incobrables debidas a insolvencias u otras razones de impago.

Seguimiento continuo de los derechos de cobro como actividad secundaria

Hilft Ihnen die Information „Geld kommt pünktlich“ oder „Geld kommt nicht pünktlich“ wirklich weiter? Natürlich nicht. Eine echte Warnung vor Kunden, die a punto de declararse insolventes (volverse insolventes / "quebrar"). Y esto se integra directa y fácilmente en su trabajo (casi) diario de Business Central y Navision. Más fácil que cualquier gestión de deudores, casi "on-the-fly". Evitar los impagados nunca ha sido tan fácil y barato. Tómese un café o un té, siéntese y lleve su gestión de deudores al siguiente nivel con este artículo.

Por supuesto que hay excepciones y sorpresas, ningún algoritmo informático puede protegerte. Pero en la masa (y la regla) se puede observar lo siguiente:

• Los clientes con liquidez decreciente aprovechan cada vez más sus condiciones de pago.
• Los clientes "sanos" suelen pagar dentro del periodo de descuento.
• Los "clientes con problemas" a veces optan por la fecha de vencimiento (es decir, pagan antes del objetivo de pago neto) en lugar de la fecha de vencimiento con descuento por pronto pago (pago anticipado con deducción del descuento por pronto pago).
• Y si las cosas se ponen aún más tensas, la fecha de vencimiento se retrasará un poco... y luego un poco más... y así sucesivamente.

Si esperas demasiado, lo único que te ayudará es el seguro de impago... pero estos proveedores no lo hacen gratis 🙂 A continuación encontrarás ejemplos de cuánto te costarán los proveedores de servicios de facturación ("factoring")... y cómo puedes averiguar si te merece la pena.

Al final de este artículo encontrarás aún más señales de aviso de morosidad, insolvencia inminente e impagos. Puede utilizarlas aunque no tenga Navision & Business Central... pero con Navision ya es más elegante 🙂 .

Hay muchas más indicadores de morosidad / impagos (véase más abajo), pero el aumento de la duración de los pagos (el tiempo que se tarda en liquidar las facturas / partidas pendientes) es uno de los indicadores (señales) más sencillos y seguros de una insolvencia / quiebra inminente.

Darum habe ich für Sie „einfach“ die Liste „Debitor Fällige Posten“ (Report 106) „ein wenig“ aufgebohrt… Anmerkung: Die Anzahl der überfälligen Monate mit einem roten Fortschrittsbalken ist eher eine Spielerei, aber schon mit einem interessanten Hintergrund: Auch das native, „alte“ Navision kann so Spielereien! Unter dem RTC oder BC365 AL Extensions geht so etwas schon eleganter und einfacher… Aber Ihr Navision bis 2009R2 gehört auch nicht zum alten Eisen, man kann ihm schon einige Kunststücke beibringen, zu denen Händler gerne sagen: Geht nicht, kaufen Sie sich ein neues Microsoft Business Central BC365.

Un aumento del valor de los pedidos con un estiramiento simultáneo del plazo de pago es más una confirmación de insolvencia inminente que un indicador de crecimiento... Preste atención a esto para evitar un impago.

Reaccione a tiempo para evitar verse atrapado con sus propios créditos debido a la insolvencia de sus clientes. Y quizás convertirse usted mismo en un caso para el administrador concursal. Por cierto, las capturas de pantalla de los ejemplos proceden de la instalación de un cliente real.

Navision o Business Central simplemente le ayudan a hacerlo.

Esta técnica también es adecuada para, por ejemplo, hacer que el sistema ajuste automáticamente las condiciones de pago y los límites de crédito de los clientes. Póngase en contacto conmigosi desea ampliar su gestión de cobros / gestión de riesgos en este sentido.

Ejemplos de evaluación sobre la marcha de deudas incobrables / insolvencias inminentes

¿Cuál es la forma más sencilla de protegerse con Navision o Business Central contra la amenaza de insolvencia / concurso de acreedores / pérdidas por impago de sus clientes?

Es muy sencillo: se supervisa el comportamiento de pago, y se hace de forma bastante incidental, sin ningún trabajo adicional significativo.

Y prácticamente sin ajustes en Standard Navision o Business Central. Sólo el informe 106 Customer Detailed Aging (deudor - partidas vencidas) recibe una pequeña ampliación: ¡el historial de los plazos de pago o descubiertos anteriores!

Simplemente mostramos la duración de los últimos pagos en la parte superior derecha (o donde usted desee). Ejemplos:

Ejemplo Reconocer el ritmo de pago

Los pagos suelen fluctuar unos días en torno a la fecha de vencimiento (descuento). Esto también puede reconocerse muy rápidamente aquí y, por lo tanto, da el visto bueno si los pagos se realizan unos días más tarde.

El cliente de este ejemplo a veces paga a los 12 días, a veces sólo a los 16 días... Pero si nos fijamos en los detalles, enseguida nos damos cuenta: ¡el cliente simplemente hace sus pagos los viernes! Por lo tanto, las desviaciones detectadas no son desviaciones reales en el comportamiento de pago, sino sólo un ejemplo de contabilidad racional, una gestión de cobros que funciona.

Ejemplo de pagador sano y puntual, sin riesgo de impago

Annelise ist offensichtlich sehr liquide: Sie zahlt immer innerhalb der Skontozahlungsfrist (Ø schon nach 4 Tagen), die aktuelle Rechnung ist auch gerade einmal 7 Tage offen. Der Zyklus 4 4 4 4 7 4 indica más bien una factura que una vez se pagó 3 días más tarde debido a un fin de semana. Véase también el primer ejemplo.

Ernst se toma un poco más de tiempo: prefiere pagar dentro de plazo, pero de forma muy fiable. Y la factura actual sigue en el medio con 14 días. Business Central o Navision le transmiten aquí un mensaje tranquilizador: no hay que alarmarse.

Ejemplo de pagador puntual, nula o baja probabilidad de pérdida por impago

En este caso, con un recibo y 64 días de retraso (21 21 28 20 32 64 32 41 34), probablemente había una ambigüedad, pero por lo demás no había motivo de alarma. Todos los demás cobros se liquidaron (pagaron) al cabo de unos 20-30 días. Por cierto, los días de pago están ordenados por fecha: El último pago (la última liquidación) está a la derecha, por lo que se puede ver muy bien la evolución.

Ejemplo de método de pago fluctuante e irregular

Aquí es más probable que se reconozca que este cliente "paga según disponibilidad". Esto no es crítico, pero puede dar lugar más fácilmente a una deuda incobrable. Evidentemente, paga sus facturas cuando vuelve a tener suficiente dinero disponible. Por lo tanto, ¡un solo cliente moroso con este cliente puede convertirse muy fácilmente en su problema!

Aunque las condiciones de pago en sí nunca fueron especialmente llamativas, el salto entre el descuento por pronto pago sí/no indica claramente que este cliente tiene problemas de financiación de vez en cuando.

Con cantidades pequeñas no tiene qué preocuparse, pero si el volumen de negocio aumenta de repente, entonces debe saltar la alarma: Puede que quiera aumentar rápidamente sus existencias a tu costa.

Si este es un problema conocido para usted (los clientes llenan rápidamente sus propias existencias a su costa poco antes de su insolvencia), también podemos simplemente añadir aquí los importes respectivos, lo que aclara mucho más esta tendencia.

Dann braucht man aber schon etwas länger, um das mal fix zu überfliegen. Unter Navision & Business Central RTC (RDLC) könnte man noch einzelne Tage optisch/farblich hervorheben. Das ist in Navision bis Version 2009R2 leider nicht so einfach möglich. Aber auch möglich! Sehen Sie sich noch einmal das Beispiel ganz am Anfang dieses Artikels an!

Ejemplo de insolvencia progresiva con buen final

Aquí es donde la cosa se puso mucho más emocionante. Este cliente solía pagar bastante bien (después de 18 19 20 14 8 días). Luego se puso un poco más difícil. ¿Corona? La duración del pago subió a 82 días. Luego las cosas volvieron a relajarse: la duración del pago pasó de 82 a 66, 52, 38 días y luego bajó a descuento por pronto pago (7,8 días).

Ejemplo (casi) seguro tras una pérdida de créditos incobrables

...Y aquí tenemos un buen ejemplo de alerta roja. Primero pagó inmediatamente (0,2), luego dentro del plazo de descuento (8 días), luego ya utilizó su plazo de pago neto (22 días), luego pagó de más (69 y 81 dias. Los créditos actuales ya llevan 53, 66, 81, 197 días de retraso: ¡esta tendencia ya era evidente hace mucho tiempo! En este caso hay que estudiar urgentemente contramedidas, por ejemplo, pago por adelantado, pagos a cuenta, conversaciones personales con la dirección. Preste también atención a la correcta conservación de la titularidad de todos sus documentos. Si su Navision/Business Central aún no imprime esta importante frase en sus documentos, póngase en contacto conmigo..

Y: eso se hace aparte. Al menos sé que la lista de partidas vencidas (Informe 106 en Business Central o Navision) es una herramienta popular para echar un vistazo rápido a las partidas de deudores pendientes poco antes de la ejecución de la reclamación (¿espero que automatizada?). Y con inteligencia real, no artificial.

Y para que pueda aclararlo rápidamente con el cliente, también se facilitan la dirección de correo electrónico y el número de teléfono. Ajustes mínimos para una simplificación óptima del trabajo: así funcionan Navision y Business Central. Para ello no se necesita IA.

Planificación automática de la liquidez con Navision y Business Central

Incluso se pueden generar muchas más cosas a partir de estos datos. Por ejemplo, Navision puede determinar automáticamente las fechas de vencimiento en las partidas deudoras de Business Central y Navision a partir de los 3 últimos ciclos de pago. De este modo, su propia planificación de liquidez -sin ningún trabajo manual adicional- es mucho más precisa de lo que nunca podría hacer a mano. Las estadísticas no mienten, al menos no las suyas propias.

Otras señales de alerta de impagos / insolvencias

Primer pedido para nuevos clientes

¿Primer pedido?? Evtl. ¿Posiblemente con un valor de mercancía llamativamente alto o combinaciones de productos poco habituales? Si no conoce en absoluto al cliente, esto siempre va asociado a un cierto peligro.
Agencias de calificación como Creditreform o Euler Hermes Rating ayudan en este caso con una comprobación de crédito. En Shopware esto se hace automáticamente a través de un plug-in. También puede consultar el registro comercial, disponible de forma gratuita.

Achten Sie hier auch auf Adresshäufungen und Prominamen (Promienten-Namen). Achten Sie darauf, ob Sie verschiedene Bestellungen mit unterschiedlichen oder gar gleichen Namen, oft mit Namen von Prominenten von gleichen Adressen erhalten. Da die Zieladressen beim Bestellbetrug i.d.R. gleiche und vor allem auch akribisch korrekte Adressen beinhalten, ist hier ein sehr einfacher Adressabgleich bereits eine preiswerte aber hohe Hürde. In Navision Financials Dynamics & Microsoft Business Central BC 365 ist diese Sicherheit, diese Vorprüfung gegen Bestellbetrug auch sehr leicht zu automatisieren, schreiben Sie mich einfach an, wenn Sie so etwas noch nicht haben. Vergleichen Sie einfach PLZ, Ort & Sraße von Neukunden mit bereits bei Ihnen gespeicherten Adressen. Beim finden der gleichen Adresse werten Sie den Auftragssaldo und den Rechnungssaldo aus, sowie den Umsatz im Vormonat und Vorjahr. Plötzliches Ansteigen des Auftragsvolumens, kein früherer, jetzt aber sofort großer Umsatz, keine früheren Bestellungen, jetzt aber Schlag auf Schlag viele Bestellungen: All das wird mit kleinstem Arbeitsaufwand auch bei großem Bestellungsaufkommen / Auftragsaufkommen „zwischen Tür und Angel“ quasi nebenbei erledigt und ist bereits ein Zaubermittel gegen den meist sehr einfach agierenden Bestellbetrug.

Revisión de las insolvencias

¡Ni siquiera necesita ningún proveedor de servicios para ello! ¡Las insolvencias se hacen transparentes, gratuitas y de conocimiento público! Busque aquí gratuitamente a sus clientes si, por ejemplo, se produce uno de los indicios que aquí se muestran.

Productos de alto precio

Preste también atención a si, por ejemplo, se incluyen en su gama productos de precio muy elevado que pueden adquirirse más baratos, oder gerade Produkte, die sich leicht wieder verkaufen lassen, wie z.B. Kameras, Laptops, Notebooks… Betrüger vergleichen keine Preise. Wenn man eh nicht dafür bezahlt, ist der Kaufpreis nicht ganz so wichtig. Ein Verkauf der Produkte mit beliebigen Preisabschlägen z.B. über (ehemals ebay-) Kleinanzeigen ist bei kostenloser Beschaffung alles andere als ein Verlustgeschäft.

Direcciones diferentes

También debe tener cuidado con las diferentes direcciones de entrega en el primer pedido sollten Sie ebenfalls hellhörig werden, genauso wie bei Lieferungen an Packstationen. Vielleicht wird hier ein gekapertes mit hoher Repuation (Vertrauen) Konto dazu missbraucht, Bestellbetrug (Kreditbetrug) zu begehen. Auch hier kann Ihnen Navision Dynamics oder Business Central BC365 behilflich sein: Lassen Sie sich einfach bei Bestellungen mit einer neuen abweichender Lieferanschrift anzeigen, wie viele Lieferadressen dieser Kunde bisher und im Vorjahr hatte. Wenn der Kunde zuvor in der Vergangenheit keine oder nur eine Lieferadresse hatte, dann kostet Sie ein Anruf oder eine automatisch erstellbare Email vielleicht 2 Minuten Arbeitszeit.

Preste atención también al nombre dirección de correo electronicoudo.mayer@web.de o un Ralf3245532@web.de debe hacer que usted alerta.

Las direcciones de correo con muchos dígitos o combinaciones de letras aleatorias suelen crearse automáticamente. O incluso por una persona a la que no le importa el enunciado de una dirección de correo. Y si el pedido llega en mitad de la noche... mejor llamar por teléfono después. Eso también puede ser atención al cliente 🙂 .

Cambio en la duración (y puntualidad) de los pagos

Para los clientes existentes , las indicaciones que estiran el plazo de pago (como se ha descrito anteriormente) y las reclamaciones falsas son un indicador. Este último punto se expresa automáticamente en las líneas de pago en descubierto mostradas más arriba: ¡muy práctico! Las reclamaciones falsas funcionan como las reclamaciones, salvo que son infundadas. Sólo pretenden ocultar retrasos en los pagos.

Los pagos parciales inusuales anteriores o los cambios en los datos bancarios son otra pista que debe tenerse en cuenta.

Deterioro de la comunicación con los clientes, información a los empleados

Bastante obvias, pero que deben tratarse manualmente, son las señales de advertencia claras, como la inaccesibilidad de la direccióncompetidores que sólo suministran a sus clientes contra pago anticipado o en efectivo, reorganizaciones, traslado de áreas de negocio al extranjero, batallas de descuentos (como en el caso del "Praktiker Baumarkt")respuestas evasivas de los empleados sobre la situación de la empresa, fluctuación de los empleados, cambio frecuente de personas de contacto...…

Preste atención también a si su persona de contacto suelta un comentario como "Desde que el Sr. o la Sra. xxx ya no está aquí, aquí ya no funciona nada" o algo similar. Por lo general, sólo hay empleados medios en empresas medias. Estas empresas se sostienen gracias al mercado. Los empleados sobresalientes individuales pueden poner fácilmente a una empresa en dificultades con su marcha.

Es más interesante en las empresas por encima de la media. A menudo, la brillantez de la empresa depende de uno o muy pocos empleados. Un vendedor realmente bueno, un programador excelente, un comprador superdotado. En este caso, la marcha de una sola persona puede poner en peligro el liderazgo en el mercado de toda una empresa.

E incluso este proceso en sí mismo puede ser un indicador: Los buenos empleados suelen ser los primeros en abandonar una empresa en dificultades, lo que agrava estas fluctuaciones.

Sollten Sie irgendwelche Warnzeichen vernehmen, kann auch ein schneller, kostenloser Blick in das Handelsregister nicht schaden. Hier finden Sie z.B. auch Eröffnungen von Insolvenzverfahren. Kontaktieren Sie in diesem Fall inmediatamente den dort aufgeführten Insolvenzverwalter und fragen Sie nach dem weiteren Vorgehen, z.B. weitere Lieferungen an Ihren Kunden. Sonst riskieren Sie, das Sie weiter Liefern, und doch mit Ansage (!) auf ihren Forderungen sitzen bleiben werden.

Garantizar los créditos vía factoring

Existen numerosos proveedores de servicios que se encargan de su gestión de cobros. Y también ofertas "a partir del 1% de comisión", por ejemplo con AXA, que rápidamente te hacen pensar en librarte de todo este fastidioso asunto del seguimiento de las cuentas por cobrar.
Pero sea tan inteligente como su proveedor de factoring. Para ello, simplemente tome las cuentas por cobrar que fueron reclasificadas como "cuentas por cobrar incobrables" el año anterior y que se supone que están en mora. Y ponga estos impagos en relación con su facturación total. Este valor porcentual es su pérdida de créditos incobrables estadísticamente esperada. Si este porcentaje es superior a la comisión de su proveedor de servicios de factoring, está haciendo un buen negocio al contratar el factoring. Sin embargo, si este porcentaje es igual o inferior a la comisión de su proveedor de servicios de factoring, está haciendo un mal negocio al vender sus cuentas por cobrar. Aparte del hecho de que también puede estar poniendo en tensión su relación con el cliente.

Ejemplo de cálculo: En el año anterior anotó 2.768 euros como créditos incobrables, con una facturación del año anterior de 568.234 euros. Su pérdida por créditos incobrables es, por tanto, de 2.768 / 568.234 * 100 = 0,49%. Si ahora paga el 1% de su facturación como seguro de impago o comisión de cobro, duplicará sus costes. En Navision / Business Central también puede hacer que este importante ratio se calcule/visualice de forma totalmente automática en el esquema de cuentas.

Lo mismo ocurre con los seguros de impago. Por supuesto, estas empresas también hacen un cálculo del riesgo de impago y te lo hacen pagar. Y esto se puede asumir: Los clientes perezosos realmente ya conocidos tampoco toman estos seguros de impago y los proveedores de factoring de ellos.

La insolvencia inminente como retención de clientes

Lo que al principio parece una contradicción, también puede ser una oportunidad.
Por supuesto, esto requiere un enorme tacto por parte de todos los implicados. Lo primero y más importante es hacerse una idea de si un cliente crítico tiene posibilidades de seguir en el mercado. Si se llega a la conclusión de que existe esa posibilidad, se puede aprovechar para crear un cliente fiel y leal para el futuro. No lo dude: si no se limita a sacrificar a su cliente, si no lo "echa a los lobos" (es decir, lo pone en situación de insolvencia), ganará un cliente fiel para el futuro. Y posiblemente sembrará las semillas de una cooperación muy fructífera para ambas partes.

Dies gilt nicht für jeden Kunden, und das gilt erst recht nicht für jedes Land. Wenn Sie ihren Kunden als klassischen Hanseatischen Geschäftspartner, ein Händler mit Ehre und Gewissen, kennen, sollten Sie unbedingt diesen Weg des Dialogs gehen! Evtl. können Sie mit Ratenzahlungen & Zinsen ihrem Kunden hier eine echte helfende Hand reichen.
Wenn Sie eher mit, sagen wir mal, „Südländisch“ oder orientalischen orientierten Kunden & Ländern Geschäfte machen, könnte es schon sein, das Sie schneller auf gerichtliche Mahnverfahren oder „Russen-Inkasso“, also externes Forderungsmanagement umstellen sollten. Es gibt hier keine allgemeine Regel, hier ist ihr Bauch- und Fingerspitzengefühl sowie ihre Erfahrung gefragt. Navision / Business Central kann sie hier sicherlich bei Ihren drohenden Forderungsausfällen über die Buchungshistorie (Debitorenposten) sehr gut unterstützen – Ihnen aber nicht ihre Entscheidung abnehmen.

Gestión prospectiva de los créditos

Comprobar y gestionar facturas

Contabilice todos los cobros con regularidad y puntualidad. Es la única forma de tener una visión fiable de sus cuentas por cobrar, su liquidez (flujo de caja) y, sobre todo, el comportamiento de pago de sus clientes.

Recordar a los clientes las facturas pendientes o vencidas

Si descubre rápidamente sus facturas vencidas y, por tanto, los clientes críticos, por ejemplo con la lista de partidas abiertas descrita anteriormente, es el momento de recordarles -incluso antes del primer recordatorio- que paguen la deuda. En muchos casos, puede utilizar esto para conseguir que las deudas pendientes se paguen ("cobrar") antes de que se produzca un impago. Por ejemplo, puede conseguir que se paguen facturas olvidadas o entregadas incorrectamente sin mucha complicación. Especialmente con mi función factura por correo , tiene la comodidad de poder adjuntar directamente una copia electrónica de su factura en formato PDF al amable correo electrónico recordatorio. Esto agiliza el tiempo que dedica a la gestión de las cuentas por cobrar, y también facilita a su cliente la aclaración y el pago. Así evitará molestias innecesarias con poco trabajo.

Enviar recordatorios

Especialmente con Navision, la reclamación es tan sencilla y flexible como con casi ningún otro sistema de contabilidad financiera. Idiomas extranjeros ilimitados (p. ej., alemán, inglés, neerlandés y francés), métodos de reclamación ilimitados (p. ej., "Amistoso" y "Exigente"), niveles de reclamación ilimitados (p. ej., en el nivel de reclamación 5, en lugar de un recordatorio, la carta terminada al servicio de cobros). Utilice esta opción para enviar un recordatorio urgente a su cliente moroso con poco esfuerzo por su parte. Con mi factura por correo puede incluso adjuntar las facturas vencidas al recordatorio si lo desea. ¿Por qué perder el tiempo discutiendo un "Ah, esa no la hemos recibido"? Si ha adquirido el hábito de enviar recordatorios poco después de que se haya producido un retraso en el pago, entonces el primer recordatorio puede o debe contener la palabra "recordatorio". Si le asusta el esfuerzo que supone enviar recordatorios, el primer recordatorio debería llevar el título más amistoso de "recordatorio".

Escriba una fecha de vencimiento en sus facturas. Esto pone automáticamente al cliente en mora después de esta fecha límite. Sin embargo, entrará en mora a más tardar con el recordatorio. Según la ley, esto le da derecho a intereses de demora y a una indemnización por daños y perjuicios. Esto también se aplica a los honorarios del abogado o los costes de cobro.

Buscar conversación

¿Qué hacer si el cliente sigue sin responder? Depende del importe de la factura y de la relación con el cliente. Véase también más arriba.

¿Suma más alta y cliente antiguo? Como muy tarde ahora, intente hablar con el cliente y elaborar una solución conjunta. La buena voluntad puede incluso reforzar la fidelidad del cliente. Véase más arriba.

Si el cliente no puede pagar durante un corto periodo de tiempo, un aplazamiento puede ser una solución para importes más pequeños. "Aplazamiento" significa: el retraso del vencimiento de un pago durante un periodo de tiempo más largo (plazo), por ejemplo de uno a tres meses. Pida a su cliente una previsión realista de cuándo podrá pagar la factura.

Con un aplazamiento, el plazo de prescripción se suspende, es decir, se interrumpe. Si el deudor reconoce la reclamación, el plazo de prescripción vuelve a empezar. Un plazo de prescripción más largo es ventajoso para usted, ya que le da más tiempo para cobrar la deuda antes de que prescriba (caducidad).

Cómo evitar que sus facturas pendientes prescriban

Considere también la posibilidad de cobrar intereses por el aplazamiento. Un aplazamiento puede generar confianza y ayudar a retener al cliente a largo plazo.

En el caso de importes mayores, también puede tener sentido el pago a plazos o el pago parcial. Esto reinicia el plazo de prescripción. Navision y Business Central le ofrecen grandes posibilidades para gestionarlo fácilmente mediante pagos parciales ilimitados de créditos.

Si todo esto resulta infructuoso, no queda más remedio que cobrar la deuda a través de un abogado, una agencia de cobro de deudas, una orden judicial o una demanda para evitar la pérdida total de los derechos de cobro. Al final, la camisa debe estar más cerca que los pantalones, como dice el refrán.

Pedir ayuda a una agencia de cobros o a un abogado

Las agencias de cobro deberían ser siempre su última opción, ya que recurrir a un tercero puede dañar (y dañará) irreparablemente la fidelidad del cliente.

Aquí se organizan muchos proveedores de servicios de cobro de deudas: Lista de miembros de la asociación.

Básicamente, existen tres modelos de recogida:

1. La compra de títulos de crédito: En este caso, la agencia de cobros compra la deuda pendiente al acreedor por entre el 20 y el 30 por ciento del valor de la factura.
2. La asignación silenciosa: En este caso, su agencia de cobros cobra la deuda en su propio nombre, pero la deuda sigue siendo del acreedor. El acreedor solo recibe su dinero -menos la comisión- si el cobro tiene éxito.
3. El cobro de deudas como servicio: En este caso, el cobrador cobra la factura en nombre del cliente y cobra al deudor por sus servicios. Además, recibe una comisión si el cobro tiene éxito.

Siempre debes intentar primero llegar a un acuerdo sin implicar a terceros. Si no llega a ningún acuerdo extrajudicial, también puede iniciar usted mismo un procedimiento de reclamación judicial. Es sencillo, rápido y ahorra muchos costes y trámites administrativos.

Iniciar procedimientos legales de reclamación

Mediante un procedimiento de reclamación judicial, normalmente recibirá una orden de ejecución (Vollstreckungsbescheid) sin tener que presentar una demanda. Este procedimiento es más rápido y menos costoso que una demanda.

Puede presentar una solicitud de recordatorio en línea o por escrito al tribunal de distrito competente: mahngerichte.de.

Si la solicitud se cumplimenta correcta y completamente, el tribunal la expedirá inmediatamente. No comprobará si la demanda está justificada..

Si el deudor no se opone al requerimiento de pago en el plazo de dos semanas, se expedirá el correspondiente título ejecutivo.

Con el título ejecutivo tiene un título terminado en sus manos y puede dar instrucciones a un agente judicial o iniciar otras medidas de ejecución.

Puede calcular la tasa del procedimiento de reclamación judicial en línea aquí. 

Con la emisión de la reclamación recibirá una factura de gastos que podrá cargar al cliente.

Vorausschauende Vorbeugung

Nicht immer ist es Absicht, das Kunden zu spät zahlen! Nach einer Studie von 2017 der Consulting Agentur Plum sind ca. 2/5 der verspäteten Zahlung schlicht auf „Vergessen“ zurück zu führen, aber eben auch knapp 2/5 der verspäteten Zahlungseingänge auf Vorsatz, um noch ein paar Tage Zahlungsziel heraus zu kitzeln. Beides ist aber auf Kundenseite ein enormer Aufwand und erhöht die kaufmännischen Verwaltungskosten ganz enorm. Eine komplett manuel von Eingang bis zur Bezahlung geführte Rechnung kann so je nach Lohnkosten des/der involvierten Sachbearbeiter zwischen 15 und 60 Euro liegen. Das ist kein fixer Kostenrahmen! Hier finden Sie einen Überschlagsrechner, wie viel Sie eine ankommende Rechnung effektiv kostet. Wenn das mal kein Argument für den Einsatz eines elektronischen Rechnungseinganges ist…

Klare Zahlungsziele

Formulieren Sie ihre Zahlungsbedingung nicht mit Wischi Waschi á la „Zahlen Sie bitte pünktlich“. Dies sorgt zwar für ein gesetzlich geregeltes Zahlungsziel von 30 Tagen, aber wer weiß das schon? Schreiben Sie auf ihre Rechnungen: „Endbetrag von 500 Euro zahlbar bis zum 31.12.2023, Skontierte Zahlung (Zahlbetrag = 480 €) bis zum 15.12.2023.“.
Wissen Sie nicht, wie Sie das in Navision Financials Dynamics Attain oder Microsoft Business Central BC365 machen? Schreiben Sie mich an!

Korrekte Rechnungen

Wahrscheinlich für Sie nicht so ein Thema, wenn Sie Financials Dynamics oder BC365 einsetzen, da ihre geniale Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung schon allein alles richtig macht… wenn Sie ihr eine Chance geben! Benutzen Sie mehr Rabatte als Sonderpreise. Sonderpreise müssen Sie regelmäßig korrigieren, Rabatte eher selten. Nutzen Sie echte Artikel und echte Kunden. Benutzen Sie keine diversen Kunden & Lieferanten, bei denen Sie immer wieder die Adressdaten von Hand eingeben müssen. „Von Hand“ bedeutet „Inklusive Tippfehler“. Vielleicht nicht Immer. Aber immer öfter. Mit der elektronischen Rechnung (egal ob EDI oder xRechnung oder ZUGFeRD) wird dies eh Pflicht, damit haben sich diverse Kunden und Lieferanten eh erledigt. Benutzen Sie keine diversen Artikel. Fehler in Preisen und Rabatten sind hier nicht nur möglich, sondern Vorprogrammiert. Fehlerhafte Rechnungen werden bei schlecht organisierten Kunden (hoffentlich gehören Sie nicht selbst dazu) oft erst am Zahlungstag erkannt – und dann erst reklamiert. Für Sie als Lieferant ergibt sich daraus ein noch längeres Zahlungsziel.

Vorkasse

Das letzte Mittel der Wahl in Deutschland. Wenn Ihr Kunde aber in anderen Ländern sitzt, ist er vielleicht Vorauskasse gewohnt! Nutzen Sie dieses Zahlverhalten. Evtl. können Sie dies über Paypal und automatisierte Mails mit fix und fertiger Paypal Zahlungsanweisen so weit vereinfachen, das sich das für Ihren Kunden gar nicht mehr nach Vorkasse anfühlt. Sie wissen nicht, wie sie so etwas in ihrem Navision oder Microsoft Business Central BC365 umsetzen können? Schreiben Sie mich dazu an!

Dropshipping, FBA

Beliefern Sie bestimmte Kundengruppen, wie z.B. Endkunden, mit z.B. Amazon oder ebay oder ebay Kleinanzeigen. Hier sind die Kunden ebenfalls ohne lange Diskussion Vorauskasse gewöhnt.

Schnelle Rechnungsstellung

Warten Sie nicht zu lange mit Ihrer Rechnungsstellung. Fakturieren Sie z.B. jeden Abend oder jeden Freitag. Wenn Ihr langsamer Kunde immer erst nach 45 Tagen Zahlt, weil er meint, damit Geld zu sparen, und Sie von sich aus nur am Monatsende fakturieren, haben Sie schlimmstenfalls 30 Tage (Warenauslieferung am 1. des Monats, Rechnungsstellung am 30. des Monats) + 45 Tage (Zahlungsdauer beim Kunden) = 75 Tage Verzug zwischen Warenausgang (Sie müssen ja wieder einkaufen!) und Zahlungsausgang.
Schreiben Sie ihre Rechnungen einfach jeden Abend! So reduzieren Sie bei diesem Kunden, ganz ohne jedes unangenehme Gespräch oder irgendein anderes Hindernis, den Zahlungsverzug von 75 Tagen auf 45 Tagen, somit um satte 60% – ohne jeden Streit! Oder jeden Freitag um 18 Uhr, auch noch so um die 50%. Mit ihrem Navision und Email-Rechnungen (egal ob PDF oder edifact oder xRechnung) geht das sogar vollautomatisch, da muss nicht mal jemand im Büro einen Knopf drücken! Und dank Email auch noch Porto und Briefumschläge gespart.

Bankeinzug

Bieten Sie ihren säumigen Kunden (oder auch allen!!) Bankeinzug als Zahlungsmethode an. Das können Sie ihm auch schmackhaft machen:
* Nie wieder Mahnungen
* Nie wieder Skonto verlieren
* Weniger Arbeit bei Ihrem Kunden

Auch dies können Sie mit ihrem Navision / BC365 praktisch komplett automatisieren. Dank automatischen OP Ausgleich macht das bei Ihnen viel weniger Arbeit als Zahlungseingänge zu verbuchen!

Schnelle Zahlungserinnerungen / Mahnungen

Dank dem integrierten Mahnwesen in Navision, am besten noch kombiniert mit Mahnungen via Email, erstellen Sie auf Knopfdruck freundliche Zahlungserinnerungen bis zu bissigen Mahnungen – ohne viel Arbeit in Ihrem Haus.