Sistema de gestión de almacenes Navision y Business Central

Introducción

¿Tiene un almacén? ¿Pero no un sistema de gestión de almacenes (SGA)? Entonces le resultarán familiares estos dolores de estómago:

• ¡Debemos tener 20 más de estas máquinas! ¿Dónde están?
• No podemos encontrar los rodamientos, el Sr. Meier, que los almacenaba, está fuera hoy / se ha retirado.
• ¿Dónde pusiste el palé con el exceso de papel de cocina?
• ¿Por qué tengo que coger la carretilla elevadora cada vez que quiero recoger el artículo A xxx?
• ¿Quién puso estos artículos C aquí en el área de la mano?
• ¿Quién ha puesto los envases de alimentos junto a los productos de limpieza?

etc. etc.

Un almacén típico que funciona sin asignaciones de ubicación o con asignaciones fijas de ubicación a artículo, por ejemplo, casi siempre tiene este aspecto:

¿Qué vemos en un almacén sin asignación de ubicación / con asignación de ubicación fija?

• Algunas ubicaciones están completamente abarrotadas, mientras que otras están casi vacías.
• Obviamente, los artículos están agrupados de forma que generan un largo tiempo de búsqueda
• Los almacenes de este tipo suelen ser también almacenes desordenados, ya que siempre hay demasiado poco espacio para determinados artículos. Para ello hay que ocupar espacio extra „en algún sitio“... pero estos artículos no los conoce el departamento informático... y tampoco todos los empleados.
• Debido a las limitaciones de tiempo derivadas de los increíblemente largos tiempos de búsqueda, las cajas se reordenan una y otra vez... o más bien se reordenan, se abren innecesariamente y las existencias sobrantes no se vuelven a colocar en su sitio después de retirarlas.
• Esto no se debe directamente al almacenamiento, sino a la gestión de datos asociada en el sistema informático: de vez en cuando, los „artículos de paquete“ se envían como artículos individuales y los „artículos unitarios“ en una caja entera („pack“). Mientras que en el primer caso los clientes seguirán poniéndose en contacto con una desagradable reclamación, en el segundo sólo se producirá una costosa falta de existencias, que ya no podrá explicarse a posteriori: mayores costes de almacenamiento debido a las „mermas“.
• Los almacenes se llenan de forma totalmente irregular. Algunos almacenes están desbordados, mientras que otros están vacíos. El resultado es que el almacén siempre es „demasiado pequeño“. En realidad, rara vez lo es. Simplemente hay demasiado aire en el almacén.

Por el contrario, un „almacén caótico“:

¿Qué vemos en un „campo caótico“?

• Desde fuera no se puede saber qué objeto está ahí. Es intencionado.
• El almacén parece uniforme, no puedes orientarte por temas (como espíritus, Santas, tornillos o pegamento, etc.). Esto también es intencionado.
• El rodamiento se utiliza de forma mucho más compacta, se almacena menos „aire“.

Pero para entenderlo mejor, primero tenemos que definir o explicar el término „campamento caótico“ u „organización caótica del campamento“. En primer lugar, „caótico“ significa un campamento muy desordenado, y no exactamente lo contrario, un campamento organizado de primera clase sin largas búsquedas y sin desperdicios, y también con poco „aire“ en el campamento.

Caótico viene de la prehistoria de la informática. Porque sin la informática moderna, no habría almacén caótico... no puede o no podría existir, el esfuerzo administrativo manual habría superado todas las dimensiones.

„En los “viejos tiempos" era la medida de todas las cosas dar a un artículo específico una ubicación exacta en el almacén. Esto se puede ver todavía hoy en Aldi y Lidl en la zona de clientes (¡y sólo allí!): El detergente líquido siempre está al fondo, en el último pasillo hasta las cajas, y todos los detergentes líquidos están uno al lado del otro o debajo. Lo mismo ocurre con el papel higiénico o los zumos de fruta (pero entonces en la zona de entrada).
Esto es muy fácil para los clientes y, en sentido estricto, también para los empleados. Todos los clientes y empleados saben dónde encontrar el queso, el pan, el chocolate o el limpiador de váteres tras unos pocos „picos“. Y una vez que ha encontrado el chocolate, también puede encontrar rápidamente el Toblerone.

La asignación de datos era igual de sencilla: en la base de datos se guardaba un campo con el „almacén“ para cada artículo. Y luego se podían imprimir fácilmente listas de inventario o incluso pedidos de picking: bastaba con imprimir el pedido o la lista de inventario ordenados por almacén: ¡listo!

Esto ya fue un gran paso adelante en el almacenamiento. De este modo, incluso el personal temporal más inexperto podía orientarse rápidamente en el almacén, dirigirse a una ubicación concreta (con una clasificación adecuada) y (afortunadamente....) recoger el artículo correcto.

Todo son ventajas. Entonces, ¿por qué no siempre así? ¿Por qué es necesario „caótico“ cuando se puede hacer de forma tan ordenada?

¿Cuáles son las desventajas de un almacén con ubicaciones fijas por artículo?

• Las ubicaciones predefinidas son siempre demasiado pequeño o demasiado grande.
  –Demasiado grandeEl compartimento de almacenamiento se optimiza en función del tamaño del lote de pedido o del nivel máximo de existencias, por ejemplo. Si las existencias de un artículo disminuyen, se almacena „aire“ en el mismo compartimento. Cuando el artículo está casi agotado, el compartimento de almacenamiento contiene 90% de aire.
  –Demasiado pequeñoSi, por ejemplo, el compartimento de almacenamiento está configurado en función del nivel medio de existencias (nivel medio de existencias) y luego llega otro stock semestral, no todos los artículos cabrán en el compartimento de almacenamiento asignado. Peor aún: si -por ejemplo, debido a una escasez inminente provocada por una pandemia o unas condiciones favorables- se suministra una cantidad considerablemente mayor de la prevista inicialmente, el compartimento de almacenamiento asignado quedará vacío. en cualquier caso mucho demasiado pequeño.
• Si una entrega de mercancías no cabe en el espacio disponible, se busca un lugar „en alguna parte“ para el exceso de existencias. Suele ser en los espacios -no tan fáciles de elegir- situados encima del artículo correspondiente, pero a veces tampoco hay sitio ahí, por lo que las cosas se colocan entonces en un lugar completamente distinto... posiblemente en medio del camino o en entornos que no son adecuados para el artículo (en la zona refrigerada, en la zona no refrigerada, bajo la luz del sol, etc. etc.).
• En un almacén como éste, los artículos SIEMPRE se guardan en algún lugar donde sólo un empleado muy competente del almacén pueda encontrarlos... o de lo contrario nadie vuelve a encontrar, „porque Erhardt está de vacaciones“.
• Así se invierten las compras a granel favorables por „Contracción“En lugar de una compra favorable, acabas con una escasez de artículos. Puede que esto se solucione más tarde, pero entonces ya habrás pedido nuevos artículos presa del pánico o el cojinete de goma que por fin se encontró de nuevo después de 3 años es ahora tan poroso que ya no puedes venderlo.
• Tiempos de búsquedaEn algún momento, los artículos de la ubicación original se agotan y comienza la búsqueda para encontrar las existencias sobrantes. A menudo, desgraciadamente con demasiada frecuencia, cuando se han encontrado tras una larga búsqueda (¡tiempo = dinero!), se hace un picking de este stock sin, no obstante, mover este stock a la ubicación de almacenamiento correcta almacenada en el sistema EDP („reabastecimiento“). Esto también destruye cualquier principio FiFo (First IN, First OUT, las existencias más antiguas se entregan primero). Precios de los gastos de mudanza entonces ya no representan el valor real de almacenamiento, los artículos más antiguos se ensucian o se estropean (incluso las juntas de goma se endurecen en algún momento...), los embalajes se estropean por los constantes traslados de un lado a otro... ¡ya conoce el procedimiento! No me estoy inventando nada, es una triste práctica. Y si has encontrado este artículo aquí y has leído hasta aquí, probablemente también sea una triste práctica en tu almacén. A más tardar cuando compras la leche más fresca en REWE antes de de leche más antigua en el armario refrigerador, comprenderá el dilema aquí descrito.
• Inventarios de búsqueda que se acaban de describir („¡Tiene que haber una batería de camión por aquí! ¡Lo dice el EDP!“) y que, además, requieren mucho trabajo („¡Tú! ¡Acabo de encontrar la batería de camión completamente reservada! Estaba en el baño, detrás de las latas de raviolis“).
• Si el compartimento de almacenamiento es demasiado pequeño, el embalaje se ve perjudicado por el „ahora tengo que meterlo todo aquí“ y, por tanto, también puede reducir el valor de venta o, en el peor de los casos, hacer que un artículo sea invendible -> pérdida adicional.
  

¿Qué hace que un almacén caótico, un sistema de gestión de almacenes caótico, sea mucho mejor?

En un almacén organizado caóticamente, a cada mercancía que llega se le asigna un nuevo lugar de almacenamiento, preferiblemente uno que se ajuste de forma óptima a su tamaño actual. El líquido lavavajillas azul se coloca junto a los rodamientos de latón y debajo de los pañuelos. De ahí la denominación „Caótico“, porque parece tan caótico para nosotros los humanos en el campo. Se vuelve „ordenado“ sólo y únicamente con la ayuda de EDP. Una entrada de mercancías de 1000 bujías (por ejemplo, almacén de palets, almacén de suministros) puede almacenarse en una ubicación completamente diferente a una entrada de mercancías con 25 bujías (zona A, robot de picking, almacén manual).

Fácil almacenamiento incluso de cantidades de entrega inesperadamente grandes

Las entradas de mercancías de gran tamaño se desglosan dinámicamente en tamaños de contenedor (por ejemplo, cartones o cajas estándar). Esto significa que un artículo concreto, como los disyuntores, puede almacenarse en lugares completamente distintos del almacén.

Redundancia automática de almacenamiento

Esto se traduce automáticamente en redundancia. Si, por ejemplo, se avería un miniload (almacén automático de piezas pequeñas, una máquina de almacenamiento y recuperación, un robot de preparación de pedidos), es muy probable que un artículo concreto pueda encontrarse todavía en algún otro lugar del almacén. Esto puede controlarse específicamente durante el almacenamiento, por ejemplo, para asignar deliberadamente artículos a diferentes zonas de almacenamiento. En una unidad de almacenamiento y recuperación, esto también podría utilizarse para almacenar las existencias diarias o semanales en la parte delantera de la RGB (unidad de almacenamiento y recuperación) y el exceso de existencias en la parte trasera. De este modo, las existencias sobrantes no bloquean los valiosos (por rápidos) espacios A y pueden trasladarse a la parte delantera, por ejemplo, en los procesos de optimización nocturna, existencias a existencias, semana a semana. Por supuesto, esto también funciona en almacenes manuales si, por ejemplo, el exceso de existencias se almacena en estanterías de más difícil acceso y luego (espero que a tiempo, mi LVS (DagerdgestiónI) desde allí, por ejemplo, el suministro de una semana se transfiere a las estanterías de la zona A (fácilmente recogibles) según sea necesario.

Se reduce la probabilidad de elecciones incorrectas debidas a artículos similares.

Con los sistemas de almacenamiento caóticos, se intenta deliberadamente colocar elementos similares, como tornillos M3x6, M3x8, M3x10, muy separados entre sí. No todos los alumnos temporales pueden distinguir un M3x6 de un M3x8... pero prácticamente todos los ayudantes (aquí también hay sorpresas...) pueden distinguir un tornillo M3x6 de una tuerca de 10 mm o de un tubo fluorescente.

Lotes, MHD, números de seriepure stocks

Cada entrada de mercancías se trata como un artículo de stock individual con su propio compartimento de almacenamiento/ubicación de almacenamiento. Esto significa que Navision/Business Central puede proporcionar información sobre cada artículo individual del stock almacenado,

• En
• De quién
• A dónde (el proceso de almacenamiento sólo finaliza cuando el empleado ha escaneado el compartimento de almacenamiento de destino).

se almacenaron estas existencias. Todos los metadatos de la entrada de mercancías (número de albarán del proveedor, número de pedido nuestro, fecha de consumo preferente (si está registrada), número de serie, número de lote, etc.) permanecen con estas existencias hasta que se cancelan (salen completamente del almacén). Estos datos también „sobreviven“ a un traslado de existencias. Por defecto, el sistema impide que se mezclen existencias con metadatos diferentes.

Secuencia de recogida optimizada

Al suavizar las reglas FIFO de forma selectiva, se puede crear una ruta de picking más corta favoreciendo un stock más convenientemente situado en lugar de un stock más antiguo o, por ejemplo, utilizando un stock con una cantidad que coincida exactamente con la cantidad de picking en lugar de abrir contenedores más grandes o llevar varios contenedores más pequeños juntos. Aquí es donde entran en juego las normas de almacenamiento específicas de la empresa, ya que la optimización descrita anteriormente puede NO ser deseable para algunos artículos, especialmente en el caso de los alimentos.
La numeración de almacenes también desempeña un papel importante... tanto que voy a escribir un artículo aparte sobre numeración de almacenes, numeración de ubicaciones, numeración de estanterías, etc. No te imaginas la cantidad de ideas útiles que se te pueden ocurrir. Cuando haya terminado este artículo sobre la numeración de almacenes (numeración de ubicaciones), lo enlazaré aquí. Si está en proceso de planificación y, por ejemplo, necesita numerar un nuevo almacén, ¡póngase en contacto conmigo!, entonces prefiero eso.

Aprovechamiento optimizado del espacio de almacenamiento

Como se pueden utilizar ubicaciones de almacenamiento normalizadas o contenedores normalizados („eurocontenedores“) desglosando las entradas de mercancías en existencias individuales, se puede separar la entrada de mercancías con un complejo control de calidad y un recuento exacto (¡requiere personal mejor formado!) del posterior almacenamiento físico real, mucho más sencillo, en el almacén. Además, las existencias pueden trasladarse a contenedores óptimos/compartimentos de almacenamiento óptimos, lo que reduce drásticamente el almacenamiento de „aire“.

Optimización posterior del almacén y análisis ABC

Si, durante la vida útil de un artículo, se necesita menos espacio (las existencias han disminuido) o el acceso es menos frecuente (los artículos A se convierten en artículos B o C), el ordenador puede crear órdenes sencillas de transferencia de existencias utilizando, por ejemplo, eurocontenedores, cajas estándar, palés, y las existencias pueden transferirse, por ejemplo, de una ubicación de picking A de muy fácil acceso a una ubicación de picking C de menos fácil acceso sin pérdida de metadatos („MHD“, números de lote).

Reposición automática

También en este caso, el sistema informatizado puede ayudar generando listas de reposición automatizadas para transferir el exceso de existencias de los almacenes de suministro a las zonas A.

Reducción drástica o incluso eliminación total de los inventarios

Como Navision / Business Central conoce la cantidad prevista para cada caja, cada compartimento, cada stock, muchos pickings son también inventarios de paso cero.
Por ejemplo, si Business Central/Navision envía a un preparador de pedidos a la caja 0815/4711 y le ordena que retire los 23 artículos restantes de esta caja, el sistema comprueba automáticamente durante la preparación de pedidos si los 23 artículos seguían allí (de lo contrario, el empleado redujo la cantidad preparada durante la preparación de pedidos = falta de existencias) y si la caja está ahora vacía (consulta al preparador de pedidos si la caja está vacía -> posible exceso de existencias). Por regla general, los auditores clasifican este proceso como inventario permanente, por lo que ya no es necesario un inventario real a fecha de cierre.

Explicación detallada del inventario de paso por cero

Se produce un paso por cero en el rodamiento cuando
A) Un artículo está programado para alcanzar un nivel de stock 0 durante la salida de almacén („picking“), o bien
B) Un artículo (por ejemplo, debido a una escasez de existencias) tiene menos existencias que la necesidad de retirada de este artículo, o bien
C) El stock de un artículo debería ser cero después de la salida (picking), pero todavía hay artículos en esta ubicación / en este almacén.
Un paso por cero programado (ejemplo A) es óptimo: En este caso, se determinó sin ningún esfuerzo de recuento que la gestión del inventario y el almacenamiento ¡están limpios! Simplemente porque el almacén está vacío después de la retirada.

En el caso de B), se detectó automáticamente una falta de existencias sin tener que contar el artículo por separado (el preparador de pedidos no puede cumplir su tarea y sólo confirma 9 en lugar de 10 artículos al SGA, por ejemplo). La corrección de la cantidad de picking es, por tanto, una especie de „mini-inventario“ inmediato y sin esfuerzo adicional.
Por supuesto, mi SGA intenta inmediatamente hacer una nueva reserva para que el preparador pueda recuperar la cantidad que falta de otro stock antes de que se complete el pedido. De este modo, el pedido del cliente puede seguir realizándose sin un esfuerzo adicional significativo a pesar de que falte una cantidad.
Con C), también se lleva a cabo un „mini-inventario“; esta cantidad está disponible inmediatamente para otros pedidos o para el pedido en curso, de modo que otros artículos del cliente pueden satisfacerse inmediatamente con este „mini-inventario“.

Por supuesto, las correcciones de existencias de B) y C) se registran y pueden, por ejemplo, revelar posteriormente errores en el almacenamiento o en otros pedidos de clientes.

Entonces, ¿por qué no se organizan „caóticamente“ todos los grandes almacenes?

En realidad, esto se remonta a los primeros tiempos de la gestión informatizada de almacenes. Tal y como se ha descrito anteriormente, las asignaciones fijas de almacenes, que ya eran posibles en fichas y también resultaban muy fáciles de mapear en los primeros sistemas de gestión de mercancías, supusieron una enorme ganancia en comodidad y facilitaron mucho el trabajo en comparación con el „sólo el jefe sabe dónde están las cosas“ de épocas anteriores.

Y esta solución era tan buena y tan fácil de entender que simplemente se consideraba „suficientemente buena“. Pero, como todos sabemos, la informática y el soporte informático han progresado enormemente desde entonces. Pero las mentes de los responsables de la toma de decisiones aún no han seguido este progreso.

Las soluciones informáticas actuales, como Navision Financials (¡sí, también tengo un SGA para esto!) o el nuevo Business Central, ¡ya no tienen problemas con la cantidad de datos si se gestionan correctamente en el programa!

¿En qué se diferencia mi solución de SGA del sistema original de gestión de almacenes incluido en Business Central o Navision?

En realidad, todo... especialmente el servicio, la (re)reserva, la gestión de inventario independiente... Por favor, eche un vistazo a estas descripciones de tareas aquí.

• Gestión de datos: los inventarios se gestionan de forma completamente diferente a la Navision / Business Central „normal“. El principio de campo de flujo, realmente ingenioso, se echa por la borda. Por razones de velocidad y otros motivos, esto es inevitable.
• Traslados y registros: también se almacenan de forma completamente distinta, mucho más rápida y compacta.
• Stocks - Mi SGA „piensa“ en stocks desde el principio, no en movimientos, como hace Navision / BC365 - ¡y con razón! - lo hace.
• Separación de clientes - Un gran almacén físico a menudo sirve a varios maestros. ¿Quizás los usuarios individuales de todo este almacén tienen diferentes versiones de Navision/Business Central 365 (BC365)... o no tienen Navision? O diferentes clientes de una instalación ERP deben tener acceso a todo un almacén con todas sus existencias, sin que estos clientes puedan ver los datos de los demás. ¡Mi SGA soporta todo esto sin ninguna lógica „cross-client“ en las tablas estándar de Navision!
• Stock bloqueado... En Navision/Business Central 365 (BC365) a menudo se mapea a través de almacenes separados con múltiples traslados de stock. En mi caso, un stock se bloquea simplemente con un comentario y un código de error... y se desbloquea con la misma rapidez. Si se desea, pero no es obligatorio, con retroalimentación al ERP de nivel superior. Por supuesto, también se puede controlar mi SGA Navision/Business Central 365 (BC365) con ERP completamente diferentes... pero Navision/Business Central 365 (BC365) es aún mejor...

Actualmente estoy trabajando en ejemplos ilustrados de todos los procesos típicos de almacén, póngase en contacto conmigo o vuelva más tarde. Este artículo está en constante desarrollo.