Los KPI (Key Performance Indicators, indicadores clave de rendimiento) le ayudan a obtener una visión general rápida (!) de los datos importantes de la empresa. Un vistazo, por ejemplo, a la entrada de pedidos, las ventas, la cobertura o el inventario por día/semana/mes, desglosado por los últimos 5 días/semanas/meses, y además en comparación con los mismos períodos (el lunes de esta semana frente al lunes de la semana pasada, esta semana calendario frente a la misma semana calendario del año anterior, enero de este año frente a enero del año pasado) revela —sin necesidad de un título en administración de empresas— de un vistazo mucha información sobre la salud de su empresa. Es importante distinguir los KPI en Navision/BC365 de su monitoreo. Los KPI revelan una tendencia, mientras que el monitoreo advierte de una situación crítica.
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Diferencia Monitoring y KPIs
KPI, indicadores clave
En una empresa se generan numerosos datos cada hora, cada día. Se registran pedidos y cotizaciones, los empleados trabajan, se van de vacaciones o se dan de baja por enfermedad, los clientes escriben reseñas en Google, se reciben entregas de mercancías. Los representantes de ventas o los vendedores realizan visitas a los clientes (y, en el mejor de los casos, traen consigo consultas o incluso pedidos). Las máquinas necesitan electricidad o se averían. Las puertas de las tiendas se abren, las máquinas expendedoras sirven café. El número individual de aperturas de puertas de tiendas, bebidas servidas a clientes o bajas por enfermedad es interesante, pero no es significativo para el desarrollo de una empresa o un negocio; sin embargo, puede serlo para conocer el estado actual (-> monitoreo). ¿Cuántas cotizaciones se han elaborado esta semana, con qué cobertura promedio? El valor del pedido y la cobertura de los 10 mejores y los 10 peores pedidos recibidos de este mes, comparados con el mes anterior y con los mismos dos meses del año pasado y del año anterior… Esas son cifras que revelan muy rápidamente el desarrollo de una empresa, si las comparo y puedo observar su evolución.
En el caso de los KPI, lo que importa no es la evolución de una hora a otra, ya que las fluctuaciones son demasiado grandes como para tomar una decisión empresarial basándose en ellas. Un cambio en la fase de un semáforo o un nuevo horario de autobuses puede desplazar las ventas en la tienda física una hora o medio día, aunque en el fondo se hayan mantenido iguales, hayan experimentado un ligero aumento o hayan tenido una caída notable. Los KPI (Key Performance Indicators, indicadores clave de rendimiento) generalmente solo tienen sentido cuando se agrupan por días (más bien en casos excepcionales), semanas o meses. Nos marcan el rumbo como una brújula que nos guía a través de las mareas. Los KPI suelen provenir directamente de su sistema de gestión de inventario; en mi ejemplo aquí, por supuesto, de Navision Financials Dynamics Attain o Microsoft Business Central BC365. Por lo general, ni siquiera es necesario realizar un esfuerzo adicional para recopilarlos; simplemente extraerlos de los datos ya existentes puede resultar un poco laborioso o sorprendente.
Supervisión
El monitoreo se refiere a «datos actuales». Espacio libre actual en el servidor de la base de datos SQL de Navision Financials Dynamics Attain o Microsoft Business Central BC365, número de usuarios conectados, pedidos recibidos en la tienda en línea en los últimos 30 minutos, aperturas de puertas por cada puerta de entrada en los últimos 5 minutos, número de faxes recibidos en los últimos 60 minutos.
En el monitoreo, queremos que se nos avise rápidamente de situaciones críticas, fallas técnicas o mantenimientos pendientes. Para el monitoreo, no es relevante si hoy hemos recibido más faxes que ayer o que el año pasado. En el monitoreo queremos saber SI recibimos faxes, pedidos por internet o llamadas. En una empresa con un alto volumen de pedidos, pueden surgir rápidamente cuellos de botella en el flujo del almacén o en la recepción de pedidos si falla un fax, una línea telefónica o un servidor web. Sin embargo, la mayoría de los empleados no prestarán atención a esto. Si la tarea del aprendiz es sacar los faxes de pedidos entrantes (Alemania, un desierto de la digitalización...) de los aparatos de fax y luego distribuirlos en los escritorios, este empleado/aprendiz rara vez se preocupará de que solo hayan llegado faxes en 3 o 4 de cada 5 aparatos de fax. La mayoría de los empleados se preocupan poco por su trabajo, sino que simplemente realizan la tarea que se les ha encomendado. El monitoreo aborda precisamente este aspecto y supervisa dispositivos, procesos y operaciones individuales.
*¿Tienen cuatro máquinas de fax, pero solo una imprime los faxes? ¿Se acabó el papel? ¿Hay un problema con la centralita? ¿Falla la corriente en algunos aparatos? ¿El enchufe? ¿La tapa?
*¿Tiene puertas de entrada en su tienda, pero dos de ellas llevan cinco minutos sin abrirse durante el horario de atención? ¿Se ha dañado el sensor de movimiento? ¿La puerta no está en modo automático? ¿Se ha atascado el motor o la puerta?
*¿Sus clientes pueden registrarse en su tienda en línea, pero no se han recibido registros de nuevos clientes desde hace una hora, aunque normalmente suele recibir entre 1 y 5 por hora? ¿Es posible que se haya instalado una nueva versión de software o se haya realizado un cambio en el programa, y que un error aún no detectado esté impidiendo ahora el registro de nuevos clientes?
*Su Navision Financials Dynamics Attain o Microsoft Business Central BC365 se ejecuta en una máquina virtual como servicio, mientras que otro servidor aloja la base de datos nativa o SQL… ¿Tienen ambos dispositivos suficiente espacio libre en el disco duro? ¿Tiene el host virtual suficiente espacio libre en el disco duro, o hay alguna instantánea que se está descontrolando y consumiendo cada vez más espacio sin que nadie se dé cuenta, hasta que todo se bloquee?
Todos estos son ejemplos de monitoreo. Dependiendo de la fuente de datos, es posible que incluso tenga que desarrollar sensores o métricas adicionales (faxes de papel, puertas de entrada). Sin embargo, gran parte de estos datos pueden ser recopilados prácticamente con solo pulsar un botón mediante herramientas de análisis como, por ejemplo, el software de código abierto Icinga, ManageEngine Site 24×7, Prometeo y muchos otros, incluso a través de grandes computadoras, PC y granjas de servidores con diferentes sistemas operativos. Mediante complementos, también se pueden integrar registradores de datos, por ejemplo, para las puertas de entrada o los faxes, en la supervisión de servidores.
Estas soluciones de monitoreo funcionan con valores límite. Por ejemplo, «un fax cada cinco minutos» es igual de aceptable que «20 faxes cada 5 minutos»… pero 0 faxes en 5 minutos significa que algo anda mal. Junto con los márgenes de tolerancia y los procedimientos de escalamiento, estos sistemas activan alertas de forma inmediata o casi inmediata. ¿Ningún fax o pedido de la tienda en línea en los últimos 5 minutos? Malo, lo mostramos en rojo en el monitor. ¿Ningún fax o pedido de la tienda en línea en los últimos 10 minutos? Enviamos un correo electrónico al jefe de oficina. ¿Ningún fax en los últimos 30 minutos? Mensaje de WhatsApp al jefe de TI. ¿El espacio en el disco duro del servidor de la base de datos SQL de Navision Financials Dynamics Attain o Microsoft Business Central BC365 cae por debajo de 500 MB? SMS, WhatsApp y correo electrónico inmediatos al jefe de TI.
Resumen: KPI frente a monitoreo
Las soluciones de monitoreo sirven para detectar rápidamente cualquier fallo y solucionarlo, a ser posible antes de que se produzcan daños graves (como una caída del servidor debido a que los discos duros están llenos).
Los KPI sirven para analizar y garantizar el éxito a largo plazo de la empresa. Los KPI permiten visualizar los aspectos clave de su empresa y señalan los puntos en los que debe intervenir.
Monitoreo de su infraestructura de computadoras y servidores
…no es (todavía) el tema de este artículo. Más arriba se enumeran algunos ejemplos de soluciones de monitoreo; existen muchas otras, como por ejemplo DataDog. Esta es una breve introducción al tema. Si necesita ayuda, no dude en ponerse en contacto conmigo; puedo recomendarle, por ejemplo, a un especialista en Icinga de confianza, o bien puede contactarlo directamente aquí.Puedo brindarle apoyo durante el proyecto, pero, a diferencia de Navision Financials o BC365, la monitorización no es mi especialidad. No se podrá debería estar en todas partes a la vez. Es mi opinión.
Registro y visualización de KPI (indicadores clave de rendimiento) en Navision Financials / Microsoft Business Central BC365
Precisamente Navision, con su generador de informes increíblemente fácil de usar (ya sé... quien conoce RDLC no se lo puede ni imaginar...), nos llevaba a crear un informe específico para cada indicador clave de rendimiento (KPI), aunque fuera solo uno o unos pocos. Y todos los viernes, después de las 4:20 p. m., el aprendiz de TI abría 20 informes, tomaba una captura de pantalla de la parte más importante y la adjuntaba a un correo electrónico, y luego enviaba todo ese material al jefe para diversión del resto del departamento de TI, que ya estaba de humor de fin de jornada… quien, cinco minutos después, llamaba para señalar que algún número no cuadraba, porque el pobre aprendiz había configurado mal el filtro de fecha en alguno de los informes. Mientras tanto, este ya había empezado a transcribir esos números a una hoja de Excel para tener una visión general temporal… y tenía que volver a empezar desde cero.
¡Lo sé muy bien porque en 1993 yo mismo fui ese aprendiz! Pero en aquel entonces los datos aún no venían de Navision, sino que se recopilaban de los departamentos por teléfono y con notas escritas a mano; algunos datos provenían de una solución Unix que ya en aquel entonces era increíblemente obsoleta… ¡Horrible! Por suerte, luego conocí Navision..
Registro de los KPI
Ya entonces aprendí que el gran secreto de unas buenas cifras de KPI es que deben registrarse «por sí solas». Número de pedidos recibidos por semana, precio por kg de materia prima comprada desglosado por materiales, volumen de negocios promedio de las mejores/peores/todas las facturas por semana: ¡Todo esto lo pueden calcular Navision Financials, Dynamics, Attain o Microsoft Business Central BC365 a partir de los datos que ya se registran a diario! No todos los datos pueden ser procesados por Navision como KPI por sí solos… pero, a menudo, solo se necesita un pequeño ajuste, por ejemplo, guardar cada pedido con sus indicadores clave al darlo de alta (o al imprimirlo, al enviarlo por correo electrónico...) en una tabla de entrada de pedidos propia. El esfuerzo adicional para los empleados es nulo, mientras que la ganancia de información adicional, ahora muy fácil de evaluar, es, en comparación, gigantesca.
Presentación de los KPI (indicadores clave de rendimiento) en Navision / BC365
¡Sí, lo admito! A mí también me gustaba escribir informes en aquella época. Era increíblemente rápido y sencillo extraer y combinar cualquier indicador estadístico con unas pocas líneas de código.
En realidad, debería estarle un poco agradecido a Microsoft por haber diseñado el generador de informes RDLC de Business Central de una manera tan increíblemente complicada y deficiente, que ya no resulta nada divertido crear informes. Y además: en lo que respecta a los indicadores clave de rendimiento (KPI), ya ni siquiera es necesario… ¡y nunca lo fue!
El plan de cuentas y los esquemas contables siempre han sido el lugar más natural y sencillo para almacenar y presentar los análisis empresariales. Basta con representar «justo debajo» los indicadores estadísticos en un rango numérico propio, calcular automáticamente los índices cada día y registrarlos en ese rango numérico... ¡y listo! El plan de cuentas ya presentaba los totales diarios, semanales, mensuales y anuales, todos con un desglose inmediato a los valores diarios. A través de los esquemas de cuentas se pueden agregar además las columnas que se deseen. Los últimos 3 meses, comparados con los mismos 3 meses del año anterior, los últimos 3 años, además de algunas columnas de porcentajes y filas de porcentajes o divisores (empleados presentes por día, número de pedidos por día -> número de pedidos por empleado). ¡Todo ya está listo y incluido en los esquemas de cuentas! Así, solo hay que concentrarse en determinar los KPI; mediante funciones de contabilización estandarizadas, estos se registran en el área de cuentas adicional y, de esta manera, se pueden evaluar incluso años después, incluso si los datos base ya se han borrado hace tiempo..
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En los próximos meses iré compartiendo aquí ejemplos prácticos de KPI útiles, divertidos o poco comunes, a modo de adelanto, por así decirlo. No dejen de volver a visitar el blog.