Configuración y procesos GMI

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Conectarse a GMI

Por favor, utilice este enlace, simplemente rellene todos los campos según sea necesario. Para "otras herramientas", seleccione Dynamics 365 Business Central.

Después de iniciar sesión, por favor, procese las notificaciones inmediatamente. Dado que utiliza GetMyInvoices principalmente a través de Business Central y Navision, desactive las notificaciones muy generosamente:

Recomendación: Por lo general, desactive las "Notificaciones por correo electrónico", basta con "Portal" (se le informa cuando se conecta a GMI).

Por lo general, también puede desactivar "facturas vencidas" y "descuento por pronto pago"; las operaciones de pago se procesan en Navision.

Recuperación de facturas

Sólo tiene que cargar los primeros documentos de prueba a través de Documentos/Cargar documento .

También puede empezar a configurar portales aquí (Empresas y portales, +), direcciones de correo para la recuperación (Cuadro de mandos/Cuentas de correo, +), una dirección de correo separada para la recepción de sus facturas (Cuadro de mandos, sobre pequeño arriba a la derecha, "Buzón central").
Existen esencialmente las siguientes 4 formas de introducir facturas en GetMyInvoice. Todas tienen algo en común: sólo se transfiere el documento en bruto, No es necesaria una indexación manual (por ejemplo, qué número de proveedor(es), qué número de documento).

1. Subir (El botón "Subir" ya está visible en la parte superior del Panel de control de GMI. Haga clic en él y podrá subir hasta 25 documentos (JPG, TIFF, PDF...) en la ventana que se abre. GMI realiza el reconocimiento OCR inmediatamente después y luego ofrece la verificación manual.
2. Buzón central en GetMyInvoice. Esto debería estar configurado en cualquier caso, al menos para el punto 3.b. En la parte superior derecha, seleccione el sobre con el ratón. Ya ha creado este buzón durante la configuración de GMI.
3.a. Recuperación de correos por GetMyInvoice desde su propia central de facturación, por ejemplo Invoice@DerOrdersatz.de ("Sincronización")
3.b. Reenvío desde su propia cuenta central de correo de facturas, por ejemplo, Invoice@DerOrdersatz.de a la dirección central de correo establecida en el punto 2 (en este caso no es necesario introducir ningún dato de acceso a su propio sistema de correo en GMI).
3.c. Transferencia directa a su buzón central: También puedes simplemente dar este buzón central de 2. a tus proveedores para que envíen sus facturas directamente allí. No te lo recomiendo, ya que no recibirás más información de estos correos, por ejemplo, cambio de datos bancarios o nombre de la empresa.
4. la clase superior: creación de portales. GetMyInvoice puede facturarle directamente desde Amazon, eBay, Google ¡desde el portal correspondiente! Nunca más tendrá que hacer clic a través de esos horribles menús. Sólo esto le ahorrará horas de trabajo mensual en muchos casos. Usted puede encontrar esto en el menú de la izquierda, a través de empresas y portales.

Indexación de facturas

Al principio, todavía asignará muchos recibos. La IA de GetMyInvoices no quiere hacer nada malo aquí e inicialmente corre con el freno de mano puesto. Esto cambiará después de unos cuantos recibos.

En primer lugar, configura tu estación de trabajo:

Documentos/Configuración (rueda dentada arriba a la derecha)

A continuación, compruebe si los datos mostrados (nombre, número de comprobante, importe, tipo impositivo) son plausibles. Por lo general, faltará al menos el nombre al principio. Pulse "editar":

Indexación I:

Con el ratón y el botón izquierdo pulsado, dibuje un rectángulo sobre la información deseada. En la mayoría de los casos, GMI reconoce el contenido y sugiere el campo de destino en un cuadro de selección:

Seleccione el campo deseado.

Indexación II:

La GMI también sugiere a veces datos reconocidos, pero no está lo bastante segura como para introducirlos:

En este caso, sólo hay que hacer clic en el enlace y se asume la sugerencia. Importante para los nombres: No es malo crear una misma empresa varias veces con diferentes nombres. En Business Central o Navision se pueden fusionar. Tampoco es importante introducir el nombre de la empresa "Firma IrreKompliziert GmbH & Co. ¡KG den Haag" realmente 1:1 aquí! Sólo debe ser reconocible e inequívoco. Esto ya es suficiente. La asignación correcta al departamento de contabilidad se realiza de todas formas en Navision.

Indexación III:

El valor de cada campo puede introducirse fácilmente en la ventana de edición (parte derecha de la pantalla).

Indexación IV:

Los campos correspondientes (véase la siguiente entrada) suelen reconocerse correctamente y sólo falta el nombre de la empresa. Naturalmente, esto ocurre muy a menudo, sobre todo al principio. En este caso, los documentos en los que el mismo campo ("tipo de documento", "nombre"...) debe tener el mismo contenido pueden editarse en el bloque:

En el primer paso, se corrigen los campos (por ejemplo, el nombre) y, a continuación, tras pulsar "Guardar y continuar", se especifica cuál de los campos editados debe copiarse en todos los recibos posteriores. Atención: ¡"Importe bruto" o "Número de factura" NO suelen ser adecuados para esto!

Campos relevantes

Nombre, número de factura y el importe bruto son obligatorios. El nombre debe ser claro y reconocible (Véanse las notas en Indexación II:). El número de factura debe ser correcto, el importe debe ser absolutamente correcto. Estos campos deben rellenarse obligatoriamente. En función de la estructura interna, también pueden ser necesarios la fecha de vencimiento, la fecha de la factura (fecha del documento), el importe neto y el tipo impositivo o el código de moneda.

Guardar

La edición debe completarse con "Guardar". Los valores por defecto de los campos pendientes de edición pueden adoptarse al mismo tiempo.

Borrar

Si (por ejemplo, de un correo) un documento fue reconocido como un recibo, pero no tiene ningún significado, el recibo también puede ser borrado inmediatamente:

Configuración en Navision y Business Central

El menú GetMyInvoices puede consultarse utilizando el término de búsqueda GetMyInvoices:

Como alternativa, también se puede acceder a los distintos elementos del menú directamente con su nombre (por ejemplo, Documentos GMI).

GMI Setup

Los ajustes básicos de procesamiento se realizan en la Configuración GMI. Los campos de opción individuales se describen en el siguiente bloque.

Cuentas GMI

La interfaz GMI introduce cada cuenta encontrada en GMI en esta lista. En ERP, los datos que faltan, en particular el tipo de cuenta ERP y el número de cuenta, deben actualizarse posteriormente. Si los campos de postprocesamiento se dejan en "Por defecto", Navision y Business Central asumen el valor por defecto para este campo desde la configuración de GMI.

Cuando la cuenta aparece por primera vez en GMI, Navision intenta encontrar un proveedor con exactamente el mismo nombre que en GMI. Si tiene éxito, la cuenta se inicializa para que coincida. Por supuesto, esto puede corregirse como se desee.

El mantenimiento es más sencillo si simplemente establece el tipo de cuenta (normalmente proveedor, también puede copiarse en bloque mediante F8) y, a continuación, busca a través del nombre:

Campos de la cuenta GMI

• Los campos con * pueden predefinirse a través de la configuración de GMI y luego sólo tienen que actualizarse en la cuenta de GMI en caso de desviaciones.

GMI ID

La referencia a GetMyInvoices. GMI utiliza internamente sólo este ID de GMI.

Tipo impositivo, cuenta de mayor, descripción/IVA. Grupo de contabilización estimado / IVA %, cuenta de mayor, descripción, grupo de contabilización IVA prod.

Se trata de qué cuenta de mayor etc. utilizar para los vales GMI o las líneas de vales GMI que tienen exactamente este tipo impositivo. Puede hacer hasta dos configuraciones (por ejemplo, para el 7% y el 19% (o el 5% y el 16%) para los socios nacionales o el 20% para los socios austriacos).

Tipo de cuenta/Nº/Nombre Tipo de cuenta/Nº/Nombre

Esta es la asignación de Navision / Dynamics NAV / Business Central a esta cuenta de GMI. Para un mantenimiento rápido y sencillo, Navision muestra el nombre de la cuenta transferida desde GMI en la columna Nombre de cuenta de GMI. Puede ser, pero no tiene por qué ser, exactamente la cuenta de destino. Por ejemplo, si lo desea, puede enviar 10 ID de cuenta GMI diferentes a una única cuenta Navision diversa.
Al introducir la cuenta GMI, Navision busca una vez una cuenta de proveedor que tenga exactamente esta entrada en el campo Nombre. Si los datos maestros se mantienen con precisión, Navision se encargará de la configuración inicial de esta cuenta.
Consejo: En la mayoría de los casos, ésta es la forma más rápida de alcanzar su objetivo:
Introduzca "Vendedor" en el tipo de cuenta y, a continuación, en Nombre de la cuenta, escriba simplemente el principio del campo Nombre de la cuenta de GMI. Asegúrese de que la columna de filtro (por defecto) está configurada como "Nombre".

Moneda por defecto / Default Currency

En qué moneda se contabiliza habitualmente esta cuenta. Esto le ahorra el mantenimiento preciso en los documentos GMI de esta cuenta.
Si introduce una moneda aquí, todos los documentos de esta cuenta se leerán con esta moneda, independientemente de la moneda reconocida / establecida en el documento GMI. Esto reduce el trabajo de indexación en GetMyInvoices.

Pedidos, envíos de compra no inv. / Pedidos, envíos de compra no inv.

Aquí Navision / Dynamics NAV / Business Central muestra si hay órdenes de compra para esta cuenta. Esto es principalmente para informar si esta cuenta es más una cuenta de gastos (no hay órdenes de compra disponibles) o posiblemente una cuenta de productos básicos.

Documentos actuales, Importe total actual / Current Documents, Current Total Amount

Los documentos de la GMI deben procesarse actualmente en Navision.

Recibos archivados / Archived Documents

Los documentos que ya han sido procesados en Navision y trasladados a GMI para su archivo tras el procesamiento. Estos documentos también están disponibles en GMI bajo documentos archivados .

Recibos borrados / Deleted Documents

Los documentos que ya han sido procesados en Navision y suprimidos tras su procesamiento en GMI. Estos documentos ya no están disponibles en GMI.

Postprocesamiento GMI / GMI Postprocess *

¿Qué debe ocurrir con este documento una vez procesado en Navision? Las opciones son

• Borrar: El documento se elimina en GMI después de procesarlo en Navision.
• Archivar: El documento se archiva en GMI una vez procesado en Navision.

Postprocesamiento ERP / ERP Postprocess *

¿Qué debe ocurrir cuando finaliza el procesamiento de la GMI, es decir, cuando puede crearse el documento ERP final?

• Guardar: El documento de destino se crea pero no se contabiliza. Puede seguir procesándose en el ERP normal o contabilizarse manualmente.
• Contabilizar: Se crea el documento y se intenta contabilizarlo inmediatamente. Si tiene éxito, no se pueden realizar más cambios en el documento de destino, ya que se contabiliza inmediatamente. En caso de error, el documento de destino permanece en el ERP y debe contabilizarse manualmente allí (por ejemplo, en el caso de cuentas bloqueadas, entradas de mercancías contabilizadas con antelación, etc.).

Contabilización de costes / Cost posting *

Navision siempre intenta asignar los documentos entrantes a una entrada de mercancías para cada cuenta. Si el documento entrante se convierte de esta forma en una factura de entrada de mercancías, este campo ya no tiene ningún significado.
Si, por el contrario, no se puede crear una factura de entrada de mercancías, estas opciones deciden:

• Factura: Business Central & Navision crea una factura de compra como factura de costes con las cuentas de mayor/textos de contabilización identificados previamente, etc.
• Hoja contable: Navision crea una hoja contable para contabilizar este comprobante como comprobante de gastos. Para esta configuración, también debe actualizarse la siguiente opción.

Plantilla de hoja de reserva, Name Journal Template, Batch name *

Si Navision debe crear cuentas de costes como líneas de diario de contabilidad financiera (recomendación), puede / debe especificarse aquí en qué diario de contabilidad financiera deben introducirse estas líneas.

Importar a cliente*

Aquí puede especificar el cliente al que debe importarse esta cuenta:

a) Deje esta columna vacía en la contabilidad: Debe depositarse una etiqueta #M: en el documento GMI.
b) Introduzca un cliente diferente en esta columna: Todos los documentos de esta cuenta se leerán en este cliente diferente.
c) Introduzca el cliente actual en esta columna: Todos los documentos de esta cuenta se leen en el cliente actual.

Navision no sigue procesando el documento GMI hasta que esta información esté disponible de alguna manera (actualización en GMI, preasignación en cuenta o institución).

Editar documentos GMI en ERP

Normalmente, los documentos se importan periódicamente a través del planificador (cola de tareas). También puede iniciarse una importación manual a través de Action/GetDocs.

Calendario de importación de GetMyInvoice en Navision/Business Central

1. Importación de los datos de usuario de GetMyInvoices. Aquí puede ocurrir que aún falten datos necesarios, por ejemplo, importe final, cuenta (proveedor) no reconocida en GMI, cuenta aún no creada en Navision, cliente.
Mientras estos datos no estén disponibles, Navision intentará recuperarlos de nuevo de GMI en cada ciclo.
En GMI, por ejemplo, el importe final o la cuenta (tendrían) que mantenerse.
O todavía hay que configurar la cuenta en Navision porque es la primera vez.
Estos procesos tienen lugar de forma temporizada o se inician manualmente en la unidad de código GMI Handler .

2. Asignar al cliente correcto. En cuanto el documento pueda seguir procesándose en Navision, el documento GMI ya no será necesario, pero seguirá existiendo por el momento. En este momento Navision tiene una cuenta (proveedor), sabe en qué cliente debe estar este documento, conoce un importe final. Ahora el sistema comprueba si este documento está en el cliente correcto en Navision. Si el documento no está en el cliente Navision correcto, se mueve ahora al Business Central y al cliente Navision correctos.
Este proceso tiene lugar de forma controlada en el tiempo en la unidad de código GMI AttachCompany&ShipedLines .

3. Asignar y archivar líneas de entrega. En cuanto el documento que puede procesarse a partir de 2. se encuentra en el mandante correcto, la importación del documento se completa en Navision o Business Central: Se asignan las líneas de entrega disponibles, el documento se archiva en GetMyINvoices y desaparece así de la lista de documentos abiertos en GMI.
Este proceso tiene lugar de forma controlada en el tiempo en la unidad de código GMI AttachCompany&ShipedLines .