Desde enero de 2022, la Oficina Federal de Estadística exige que las declaraciones Intrastat se presenten en formato XML. La presentación en el antiguo formato CSV ya no es posible a través de la puerta trasera. ¿Su Navision, Navision Dynamics o Business Central también pueden emitir estadísticas actuales de comercio exterior Intrastat?

Sí!

Aunque su distribuidor le diga que Navision y las primeras versiones de Business Central son «demasiado antiguas»: Eso es mentira, por supuesto. Incluso su «viejo» Navision 2009R2, 2005, 2.01b, en principio hasta DOS Navision 3.53/3.56euro, puede por supuesto generar informes INSTAT/XML Intrastat. No deje que nadie le diga que «su» Navision es antiguo.

Y podemos enseñar a su Navision el Intrastat XML a partir de 2022 incluso si ya no puede ni siquiera tener nuevos objetos activados, es decir, si ya está fuera de mantenimiento!

Nota: Todas las capturas de pantalla provienen de la «vieja» Navision en las versiones 2.01 a 2009 R2, la personalización también se puede construir en su RTC Navision 2013, 2015, 2016 (¿estás realmente usando esto?), 2017. A partir de 2018 por fin hay una solución de Microsoft (CU4 en adelante).

Preparación

Mi solución parte de la base de que usted ya dispone de datos correctos en su sistema, es decir, que ya se han actualizado correctamente los estados federados, los números de arancel aduanero y los números de IVA de sus clientes y proveedores.

Atención. La solución (como todas mis soluciones) no se ofrece explícitamente para la empresa Landefeld Druckluft & Pneumatik en Kassel y todas las subempresas directamente asociadas («Organschaften»). En general, no está permitida la cesión de mis adaptaciones, los derechos de autor permanecen conmigo como siempre. En el caso de una transmisión a la empresa Landefeld Druckluft & Pneumatik en Kassel, se iniciarían pasos legales no negociables.

Requisitos para XML Instrastat INSTAT en su Navision/Financials

Su tabla de países debe estar ya estructurada según ISO-3166-1 ALPHA-2 (por ejemplo, código de país Austria = AT), o tener este código de 2 dígitos en una columna adicional. En Navision a partir de la versión 3, por ejemplo, existen las columnas código de país UE o código Intrastat, en las versiones más recientes existe la columna explícita código de país ISO 3166. Si estos códigos de país aún no están incluidos en su tabla de países, puede introducirlos previamente o yo puedo hacerlo por usted.

Sus rangos de números deben ser únicos, ya que el Intrastat estándar sólo guarda un número de documento. Mi solución lo utiliza para intentar determinar todos los campos necesarios para el nuevo XML Intrastat, como el CIF y el tipo de transacción. Si sus rangos de números para

• Factura de compra
• Compra de notas de crédito
• Facturas de ventas
• Notas de crédito (ventas)

no son únicos, existen otras formas de determinar estos datos; este ajuste se realiza entonces en función del esfuerzo que suponga. Un número de documento = un documento -> único. Un número de documento = varios documentos diferentes -> no único.

Por favor, aclárelo de antemano (posiblemente dialogando conmigo): ¿Qué debe ocurrir, por ejemplo, con las líneas que no tienen número de arancel aduanero (código de mercancía) o que no es válido (00000000)? ¿O si los artículos se venden por 0 euros? Esto daría lugar a reclamaciones sobre el archivo XML Intrastat creado por la Oficina Federal de Estadística.

Por defecto, suprimo estas líneas, ya que se utilizaron en la mayoría de los proyectos de franqueo, servicios o montaje, por ejemplo.

También puedo detenerme en estas líneas con un mensaje de error si es necesario.

¿Qué ocurre con las líneas que no tienen cantidad? Por defecto, ni siquiera se transfieren a la hoja de contabilización Intrastat. Suele ser el resultado de un ajuste, por ejemplo, en el caso del modo Foodvision.

En mi configuración por defecto, estas líneas también se eliminan sin más, ya que no pueden representar un valor.

Solicite también un número de material en https://www-idev.destatis.de/idev/OnlineMeldung.

Encontrará información adicional sobre la inscripción aquí: https://www-idev.destatis.de/idev/doc/intra/hilfe1_3.html

Tras el registro, primero debe emitir un archivo de prueba con la nueva interfaz desde su Navision o Navision Financials; esto se hace permanentemente con el número de material XGTEST.

Sólo recibirá su número de material definitivo después de comprobar el archivo de prueba. Por supuesto, le ayudaré en este proceso. El primer archivo de prueba está incluido en el precio, todo el apoyo posterior se cobra a precio de coste.

Funciones XML de Navision/Financials/Business Central

Dependiendo de la versión de Navision, la capacidad XML varía desde «He oído hablar de ella antes» (2.01, 3.60, etc.) hasta «Habla XML con fluidez» (a partir de la versión 2005 (5) de Financials, aproximadamente).

Para evitar tener que mantener media docena de versiones del programa «Navision Intrastat XML», toda la estructura XML se genera de... digamos... una forma poco ortodoxa. La ventaja es que los programas centrales para la salida XML sólo tienen que adaptarse muy ligeramente a las distintas versiones de Navision, Financials y Dynamics.

Para simplificar la programación y el manejo, algunas constantes se almacenaron también directamente en el código del programa, por ejemplo, la identificación del socio de la Oficina Federal con 00.
Esto ha demostrado ser muy práctico. Por supuesto, también se puede adoptar un enfoque diferente si es necesario.

ISO-8859-1

Las versiones más antiguas de Navision en particular son un poco «extrañas» con la página de códigos latinos. Por lo tanto, sólo convierto los caracteres más importantes (ÄÖÜäöüß) del flujo de caracteres Navision OEM (algo así como CP 852) en campos de texto, todos los demás caracteres por encima de ASCII-128 se eliminan del flujo de datos.

Instrucciones

Configuración

Después de los ajustes que he realizado, encontrará algunos campos nuevos en su Navision. Ahora hay que configurarlos correctamente.

Debe solicitar un nuevo número de material para el mensaje XML, los enlaces correspondientes se encuentran más arriba en la introducción.

Introduzca el nuevo número de material asignado en los datos de su empresa, página Intrastat, campo «Número de material de venta». Ya he introducido aquí XGTEST para el funcionamiento de prueba.

Un cambio importante es la redefinición de la definición de «tipo de transacción».

Es práctica habitual en la mayoría de las empresas introducir el 11 (compra/venta final) tanto en la declaración de importación como en la de exportación. En muchas soluciones Navision, se han realizado ajustes para garantizar que precisamente este 11 se introduzca siempre de forma permanente en la hoja de entrada de Intrastat y, por tanto, se notifique.

Si se observa con detenimiento y de forma favorable, las ventas de los clientes finales suelen ser de tipo comercial 12 {(facturadas) envíos a la vista o de prueba, envíos con derecho a devolución y negocios a comisión (incluidas las existencias en consignación)}.

Desde 2022, esto se define más claramente en una directiva: Las compras y ventas a empresas (negocios B2B) deben declararse como «tipo de transacción» 11, las compras y ventas a/de clientes finales deben declararse como «tipo de transacción» 12 (B2C).

Según la empresa, predominan los clientes finales (B2C = 12) o los clientes empresariales (B2B = 11) en las ventas (probablemente con menor frecuencia en las compras).

Para minimizar el esfuerzo de mantenimiento, ahora dispone de la siguiente opción de configuración en los datos de la empresa:

Crear un informe mensual

Cree la declaración Intrastat como antes a través de su esquema de contabilización Intrastat. Para ello, cree un nuevo esquema de contabilización.

Recomendación: Nómbrelo AAAA-MM, por ejemplo 2022-01 para enero de 2022. De este modo, sus hojas de reserva se ordenarán cronológicamente una debajo de otra.

También se sigue rellenando el periodo estadístico como antes YYMM, por ejemplo 2201 para enero de 2022.

Como antes, Navision rellena su hoja de contabilización con los artículos de compra y venta para el periodo estadístico especificado a través de «Obtener artículos».

El nuevo archivo XML se genera de acuerdo con la especificación INSTAT (Intrastat XML) mediante la nueva función «Crear archivo XML»:

Cargue el primer archivo, aún marcado como archivo de prueba, por ejemplo con el nombre de archivo XGTEST, a la autoridad federal utilizando su método habitual.

En cuanto reciba el OK y su nuevo número de material desde allí, introduzca este número de material en los datos de empresa de Navision en el campo Número de material de ventas . El campo Número de material de compras ya no tiene ningún significado en su Navision/Dynamics/Financials.

La función Crear archivo XML inicia los procesos de Navision Dynamics 2:

En el primer proceso, se enriquecen/completan los datos de la hoja de contabilización de Intrastat. Se introduce el número de cliente/proveedor, el NIF, el tipo de operación...
En el primer intento, Navision o Business Central recuperan los datos directamente de la operación vinculada, por ejemplo, para recuperar el NIF directamente de la factura/nota de crédito de varios clientes.

A continuación, Navision o Business Central intentan recopilar estos datos necesarios de diversas maneras. Una vez encontrados los datos, ya no se tocan, pues los resultados son cada vez más generalizados y menos específicos.

¡Cada etapa del enriquecimiento se guarda! De este modo, puede corregir fácilmente los datos incompletos tras el correspondiente mensaje de error directamente en la hoja de contabilización o mediante Navegar directamente en el documento y reiniciar la salida.

Tras el enriquecimiento, Navision/Business Central/Dynamics/Financials emite el esquema de contabilización Intrastat cumplimentado en un fichero.

Puede especificar la vía de acceso en los datos maestros de la empresa; el nombre del fichero viene especificado por las definiciones de la definición del fichero INSTAT y no debe modificarse.

Si siguen faltando datos durante esta segunda ejecución de la salida del archivo Intrastat XM, se solicitarán/pedirán en texto plano mediante un mensaje de error. Solo tiene que añadir los datos que faltan e iniciar de nuevo la exportación.