Serie de números

En muchos proyectos he aprendido: Nueva empresa = nuevos rangos de números / series de números / nueva metodología de asignación de números. Este es mi enfoque de cómo asignaría números de cliente, números de proveedor y números de documento a través de la serie de números.

En Navision o Business Central, dispone de muchas opciones de variación a través de las series de números, las líneas de series de números y los enlaces de series de números para asignar series de números según todas las reglas del arte. Numeración en pasos de 2 ó 10, partes fijas prefijadas como años o letras, p. ej. RG o GS para facturas y notas de crédito, varios bloques, p. ej. para subdividir áreas de negocio o departamentos: Todo esto es posible con las series numéricas de Navision o Business Central.
Sin embargo, yo no utilizaría esta flexibilidad. Aquí encontrará mis recomendaciones.

Números de documento

100000 : Ofertas (VK)
200000 : Pedidos (VK)
300000 : Albaranes (VK)
400000 : Facturas contabilizadas y notas de crédito. Ambos tipos de documento tienen un número con RG400000 cuando se crean y sólo reciben su número final cuando se contabilizan. Esto tiene la ventaja de que al borrar una factura no contabilizada, Navision no le pregunta "Al borrar el documento se ha producido un vacío en la serie de números. ¿Desea crear un comprobante vacío?
500000 : Recordatorio de venta (no contabilizado:VKM500000, por el mismo motivo que para los documentos de venta contabilizados)
600000 : Consultas (EK)
700000 : Pedidos (EK)
800000 : Entregas (EK, sin otro significado)
900000 : Facturas y notas de crédito (como en el Reino Unido, sin otro significado)
El número de puestos de trabajo debe basarse en el número de empleados, preferiblemente sin aumento de puestos de trabajo en un futuro previsible (al menos los próximos 10, mejor 20 años).
Por tanto, si escribe 8.600 ofertas al año, debería esperar un crecimiento del 50% como mínimo, mejor del 100%, es decir, 16.000 ofertas al año. En 10 años, son 160.000 ofertas. Para evitar un salto de 6 a 7 en el 8º año, debería numerar en siete dígitos, es decir, empezar por 1000000 (1.000.000).
El tipo de bono con más bonos al año determina el número de dígitos para todos los bonos. En la mayoría de los casos, bastará con 6 dígitos (¡¡que son sólo 5 dígitos debido al código inicial!!). Los 6 dígitos también tienen la ventaja de que los números de documento se diferencian de los números de deudor y acreedor.

Alternativa: Numeración alfanumérica

Por ejemplo AB100000, RG100000:
No se lo recomiendo, ya que tanto usted como su cliente/proveedor pueden introducir un número con menos fluidez de esta forma. Prueba: teclee 100000, preferiblemente en la parte derecha de su teclado. Y luego teclee RG100000: tiene que utilizar 2 partes y probablemente 2 manos.

Alternativa: Numeración anual

Por ejemplo 19.10000, 20.100000, 21.100000
También lo desaconsejo claramente. ¿Por qué?
1-Tiene que acordarse de cambiar las series de números cada año. Navision se lo pone muy fácil con las líneas de series numéricas dependientes del año: puede actualizar previamente las series numéricas en Navision y Business Central con años de antelación.
2. Tendrá más trabajo si, por ejemplo, desea crear otro recibo en enero para el mes de diciembre anterior. Un ajuste del programa podría facilitar las cosas en este caso, pero ¿por qué arreglar lo que se puede evitar?
3-Cada año, sus clientes y proveedores obtienen información sobre la utilización de la capacidad de sus operaciones comerciales.. Si crea una factura con 20.2000007 el 5 de marzo, su cliente (proveedor) sabrá exactamente que sólo ha emitido 7 facturas (pedidos) en este trimestre. Y esta desventaja es inherente a la numeración anual si empiezas cada año limpiamente.

Números de proveedor y cliente

Aquí me ceñiría más o menos al Datev, es decir, a 5 dígitos.
Se trata de una norma común.
Datev también solía ordenar por letras iniciales, por ejemplo, 10000 para A..., 11000 para B...., 12000 para C..., pero esto ya no es habitual. Especialmente en Navision & Business Central, los términos de búsqueda (matchcodes), cualquier ordenación por ubicación o código postal, las sofisticadas rutinas de búsqueda garantizan que pueda encontrar un cliente (deudores) o proveedor (acreedores) maravillosamente incluso sin esta lógica y obtener listas bien ordenadas de Navision / Business Central en cualquier informe, independientemente del número / rangos de números.

Números de artículo

Uy... otro tema. No por Business Central y Navision, sino por los catálogos. Tiendas web, listas de precios, información general que llega al cliente. Aquí deberíamos mirar más de cerca sus artículos y considerar si un número de artículo hablado y agrupado lógicamente es demasiado bueno o simplemente lo correcto. Aquí también puede ser una buena idea numerar los números de artículo en Business Central & Navision con letras en los rangos de números / series de números.