Drohende Forderungsausfälle & Zahlungsausfälle frühzeitig erkennen

Navision · Shopware · App

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Erkennen Sie kritische, finanzschwache Kunden, lange vor einer Insolvenz oder bevor dort das Licht ausgeht! Ganz ohne Microsoft’s KI, 100% Business Central bzw. Navision integriert, sauschnell, kein Zusatzaufwand.

Sie finden hier auch weitere Tipps zu diesem spannenden Thema, ganz unabhängig davon, ob Sie Business Central oder Navision oder eine gänzlich andere Fibu, z.B. Diamand, SAP Sage KHK, HS AS400 oder was auch immer, einsetzen.

Braucht es dafür eine künstliche Intelligenz? Nein!

Microsoft will gerne seine KI (Künstliche Intelligenz… Entweder sie ist nicht künstlich, wie bei Amazon, oder Sie ist nicht intelligent) zu Business Central & Navision verkaufen, um festzustellen „ob eine Rechnung pünktlich bezahlt wird“. Oder eben nicht. Wow.

Das ist recht wenig für ein Forderungsmanagement / Riskmanagement / Risikominimierung gegen Forderungsausfälle durch Insolvenzen oder andere Gründe eines Zahlungsausfalls.

Kontinuierliche Forderungsüberwachung ganz nebenbei

Ich habe hier etwas vieeel Besseres für Sie: Eine echte Warnung vor Kunden, die demnächst zahlungsunfähig werden (insolvent werden / „pleite“ gehen). Und das direkt und einfach in Ihre (beinahe) tägliche Business Central und Navision Arbeit integriert. Einfacher als jedes Forderungsmanagement, quasi „on-the-fly“.

Natürlich gibt es Ausnahmen und Überraschungen, da kann Sie kein Computeralgorithmus beschützen. Aber in der Masse (und Regel) kann man folgendes beobachten:

  • Kunden, deren Liquidität sinkt, nutzen immer mehr ihr Zahlungsziel aus.
  • „Gesunde“ Kunden zahlen meist innerhalb der Skontofrist.
  • „Kränkelnde Kunden“ schalten dann schon mal um auf Fälligkeit (zahlen also zum Netto-Zahlungsziel) statt Skontofälligkeit (früheres Zahlen mit Skontoabzug).
  • Und wenn es dann noch knapper wird, so wird auch die Fälligkeit schon einmal etwas überzogen… und dann noch ein bisschen mehr… und so weiter.

Wenn Sie zu lange warten, hilft Ihnen nur noch eine Kreditausfallversicherung… aber diese Anbieter machen das ja auch nicht für Gotteslohn. 🙂

Am Ende dieses Artikels finden Sie noch mehr Warnzeichen vor Forderungsausfall, drohender Insolvenz und Zahlungsausfällen. Die können Sie auch benutzen, wenn Sie kein Navision & Business Central haben… aber mit Navision ist es schon eleganter. 🙂

Es gibt noch wesentlich mehr Warnlampen (Indikatoren) vor Forderungsausfällen / Zahlungsausfällen (siehe ganz unten), aber das Ansteigen der Zahlungsdauer (die Zeit bis zum Begleichen von offenen Rechnungen / Posten) gehört zu den einfachsten und sichersten Indikatoren (Anzeichen) vor einer drohenden Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz.

Ein Anstieg der Auftragswerte bei gleichzeitiger Dehnung des Zahlungsziels ist eher eine Bestätigung der drohenden Zahlungsunfähigkeit (=Insolvenz) als ein Wachstumsindikator… Achten Sie darauf, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Reagieren Sie rechtzeitig, um nicht selbst auf Ihren fälligen Forderungen durch Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz Ihrer Kunden sitzen zu bleiben. Und dadurch vielleicht selbst zu einem Fall für den Insolvenzverwalter zu werden. Die Screenshots für die Beispiele stammen übrigens aus einer realen Kundeninstallation.

Navision oder Business Central hilft Ihnen dabei ganz einfach!

Diese Technik ist auch dazu geeignet, z.B. automatisch Zahlungsbedingungen und Kreditlimits von Kunden vom System anpassen zu lassen. Sprechen Sie mich dazu an, wenn Sie Ihr Forderungsmanagement / Risikomanagement diesbezüglich erweitern möchten.

Beispiele für eine On-The-Fly Auswertung von drohenden Forderungsausfällen / Insolvenzen

Wie können Sie sich am einfachsten mit Navision oder Business Central vor drohender Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz / Forderungsausfall Ihrer Kunden schützen?

Ganz einfach: Sie beobachten das Zahlungsverhalten, und zwar ganz nebenbei, ohne nennenswerte Mehrarbeit.

Und das praktisch ohne Anpassung in Standard Navision bzw. Business Central. Lediglich der Bericht (Report) 106 Customer Detailed Aging (Debitor – Fällige Posten) bekommt eine kleine Erweiterung: Die Historie der bisherigen Zahlungsdauern oder Überziehungen!

Wir blenden einfach oben rechts (oder wo auch immer Sie möchten) die Zahlungsdauer der n letzten Zahlungen ein. Beispiele:

Beispiel Kerngesunder, pünktlicher Zahler, keine Gefahr von Zahlungsausfällen

Screenshot aus Navision bzw. Business Central über einen Kunden mit sicherer und vorbildlicher Zahlungsmoral

Annelise ist offensichtlich kerngesund: Sie zahlt immer innerhalb der Skontozahlungsfrist (Ø schon nach 4 Tagen), die aktuelle Rechnung ist auch gerade einmal 7 Tage offen. Der Zyklus 4 4 4 4 7 4 deutet eher auf eine Rechnung hin, die einmal wegen einem Wochenende 3 Tage später gezahlt wurde.


Ernst lässt sich etwas mehr Zeit: Er zahlt lieber innerhalb der Fälligkeit, das aber dafür sehr zuverlässig. Und die aktuelle Rechnung ist mit 14 Tagen auch noch mittendrin. Business Central oder Navision macht Ihnen hier eine beruhigende Mitteilung: Keinerlei Grund zur Panik.

Beispiel Pünktlicher Zahler, keine oder geringe Wahrscheinlichkeit eines Forderungsausfalles

Screenshot von einem Kunden mit ebenfalls noch recht zuverlässiger Zahlungsmoral und kleinem Ausreißer

Hier gab es mit einem Beleg und 64 Tagen Überfälligkeit (21 21 28 20 32 64 32 41 34) wohl mal eine Unklarheit, aber ansonsten wohl kein Grund zur Beunruhigung. Alle anderen Forderungen wurden so etwa nach 20-30 Tagen beglichen (bezahlt). Die Zahlungstage sind übrigens nach Datum sortiert: Die letzte Zahlung (der letzte Ausgleich) steht rechts, so sieht man die Entwicklung sehr gut.

Beispiel schwankende, unregelmäßige Zahlweise

Ausschnitt aus Navision / Business Central von einem Kunden, bei dem schon Liquiditätsengpässe zu erkennen sind. Gezahlt wird offensichtlich rein nach Verfügbarkeit - So etwas sollte beobachtet werden.

Hier ist schon eher zu erkennen, dass dieser Kunde „nach Verfügbarkeit zahlt“. Nicht kritisch, kann aber schon leichter zu einem Forderungsausfall führen. Er bezahlt offensichtlich dann seine Rechnungen, wenn er wieder genug Geld zur Verfügung hat. Ein einziger säumiger Kunde bei diesem Kunden kann also sehr leicht zu Ihrem Problem werden!

Obwohl die Zahlungsziele selbst nie sonderlich auffällig überzogen wurden, lässt das Springen zwischen Skonto Ja/Nein deutlich erkennen, dass dieser Kunde hin und wieder Finanzierungsprobleme hat.

Bei kleinen Beträgen muss man sich da keine Gedanken machen, wenn aber plötzlich die Umsätze steigen, dann sollten Ihre Alarmglocken angehen: Evtl. will er noch schnell seinen Lagervorrat auf Ihre Kosten aufstocken.

Wenn das bei Ihnen ein bekanntes Problem ist (Kunden füllen sich kurz vor deren Insolvenz noch einmal schnell das eigene Lager auf Ihre Kosten auf), dann können wir hier auch sehr einfach noch die jeweiligen Beträge dazu ausgeben, was so eine Tendenz viel deutlicher zu Tage treten lässt.

Dann braucht man aber schon etwas länger, um das mal fix zu überfliegen. Unter Navision & Business Central RTC (RDLC) könnte man noch einzelne Tage optisch/farblich hervorheben. Das ist in Navision bis Version 2009R2 leider nicht so einfach möglich. Aber auch möglich!

Beispiel schleichend drohende Zahlungsunfähigkeit mit gutem Ausgang

Auswertung Debitor Fällige Posten aus Navision / Business Central mit Anzeichen für einen schwerwiegenden Luiquiditätsengpass, der sich wieder gelegt hat

Hier wurde es schon viel spannender. Früher hat dieser Kunde recht gut gezahlt (nach 18 19 20 14 8 Tagen). Dann wurde es wohl etwas schwieriger. Corona? Die Zahlungsdauer ging auf 82 Tage rauf. Dann entspannte sich die Lage wohl wieder: Die Zahlungsdauer ging gut erkennbar von 82 über 66, 52, 38 Tage runter auf Skontozahlung (7,8 Tage).

Beispiel (fast) sicher folgender Forderungsausfall

Deutliche Anzeichen für eine drohende Zahlungsunfähigkeit / Insolvenz. Einfach "nebenbei" ausgewertet über die Liste 106 Debitor - Fällige Psten aus Navision / Business Central heraus

…Und hier haben wir ein Prachtexemplar an roter Alarmleuchte. Anfangs hat er noch sofort bezahlt (0,2), dann innerhalb der Skontofrist (8 Tage), dann nutzte er schon seine Nettozahlungsfrist (22 Tage), dann überzog er (69 und 81 Tage). Die aktuellen Forderungen sind nun schon 53, 66, 81, 197 Tage überfällig: Dieser Trend war bereits vor langer Zeit zu erkennen! Hier sollte dringend über Gegenmaßnahmen nachgedacht werden, z.B. Vorkasse, Abschlagszahlungen, persönliche Gespräche mit der Geschäftsführung. Achten Sie auch auf den korrekten Eigentumsvorbehalt auf allen ihren Dokumenten. Wenn Ihr Navision/Business Central diesen wichtigen Satz noch nicht auf ihre Dokumente druckt, sprechen Sie mich doch mal dazu an.

Und: Das machen Sie einfach so nebenbei. Zumindest kenne ich es so, dass die fällige Postenliste (Report 106 in Business Central bzw. Navision) ein beliebtes Werkzeug ist, um kurz vor dem (hoffentlich automatisierten?) Mahnlauf noch einmal schnell über die offenen Debitorenposten drüber zu sehen. Und das mit echter Intelligenz, nicht mit künstlicher.

Und damit Sie das mal schnell mit dem Kunden klären können, ist die Mailadresse und die Rufnummer gleich mit angegeben. Minimale Anpassungen für optimale Arbeitserleichterung: So geht Navision und Business Central. KI braucht es dafür nicht.

Automatische Liquiditätsplanung mit Navision & Business Central

Aus diesen Daten kann sogar noch viel mehr generiert werden! Z.B. kann Ihnen Navision die Fälligkeiten in den Debitorenposten von Business Central und Navision automatisch aus den letzten 3 Zahlungszyklen ermitteln. Auf diese Weise ist Ihre eigene Liquiditätsplanung -ohne jede weitere zusätzliche manuelle Arbeit- viel genauer, als Sie das je von Hand machen können. Statistik lügt nicht, zumindest nicht ihre eigene.

Weitere Warnsignale vor Forderungsausfällen / Insolvenzen

Erste Bestellung bei Neukunden

Erste Bestellung? Evtl. noch mit einem auffällig hohen Warenwert, oder ungewöhnlichen Produktkombinationen? Wenn Sie den Kunden noch so rein gar nicht kennen, ist dies immer mit einer gewissen Gefahr verbunden.
Hier helfen Ratingagenturen wie Creditreform oder Euler Hermes Rating mit einer Bonitätsprüfung. In Shopware sogar automatisch per Plugin! Schauen Sie auch ruhig einmal in das kostenlos einsehbare Handelsregister.

Überprüfung von Insolvenzen

Dafür brauchen Sie nicht einmal irgendeinen Dienstleister! Insolvenzen werden transparent, kostenlos und öffentlich bekannt gemacht! Recherchieren Sie hier kostenlos nach Ihren Kunden, wenn z.B. einer der hier dargestellten Hinweisen auftritt.

Hochpreisige Produkte

Achten Sie dabei auch, ob z.B. sehr hochpreisige Produkte Ihres Sortiments dabei sind, die es anderswo billiger gibt, oder gerade Produkte, die sich leicht wieder verkaufen lassen, wie z.B. Kameras, Laptops, Notebooks… Betrüger vergleichen keine Preise. Wenn man eh nicht dafür bezahlt, ist der Kaufpreis nicht ganz so wichtig…

Abweichende Adressen

Bei abweichenden Lieferadressen in der ersten Bestellung sollten Sie ebenfalls hellhörig werden, genauso wie bei Lieferungen an Packstationen.

Achten Sie auch auf Name <> Mailadresse. Ein Rüdiger Müller mit der Mailadresse udo.mayer@web.de oder ein Ralf3245532@web.de sollte Sie wachsam werden lassen.

Mailadressen mit vielen Ziffern oder zufälligen Buchstabenkombinationen sind oft automatisch erstellt worden. Oder auch von einem Menschen, welcher sich keine Gedanken um die Aussage einer Mailadresse macht. Und wenn die Bestellung dann noch in den tiefen Nachtstunden eingetroffen ist… telefonieren Sie lieber einmal hinterher. Das kann ja auch Kundenservice sein. 🙂

Änderung bei der Zahlungsdauer (& Pünktlichkeit)

Bei Bestandskunden sind die Hinweise Dehnung des Zahlungszieles (wie oben beschrieben) und Scheinreklamationen ein Indikator. Wobei letzter Punkt sich automatisch in den oben dargestellten überzogenen Zahlungszeilen äußert – sehr praktisch! Scheinreklamationen funktionieren wie Reklamationen, nur das Sie eben unbegründet sind. Sie sollen nur Zahlungsverzögerungen kaschieren.

Früher unübliche Teilzahlungen oder Änderungen von Bankverbindungen sind ein weiterer Hinweis, der im Kopf bleiben sollte.

Verschlechterung der Kundenkommunikation, Mitarbeiterauskünfte

Ganz offensichtlich, aber manuell zu behandeln sind die klaren Warnzeichen wie Unerreichbarkeit der Geschäftsführung, Wettbewerber, die Ihren Kunden nur noch gegen Vorkasse oder Barzahlung beliefern, Umfirmierungen, Verlagerungen von Geschäftsfeldern in das Ausland, Rabattschlachten (wie damals beim „Praktiker Baumarkt“), ausweichende Antworten von Mitarbeitern zur Betriebslage, Mitarbeiterfluktuation, oft wechselnde Ansprechpartner

Achten Sie auch darauf, ob Ihr Ansprechpartner einen Kommentar fallen lässt, in der Art „Seit Herr oder Frau xxx nicht mehr hier ist, klappt hier gar nichts mehr“ oder so ähnlich. Es gibt in durchschnittlichen Firmen meist nur durchschnittliche Mitarbeiter. Diese Firmen werden vom Markt getragen. Einzelne, herausragende Mitarbeiter können durch ihren Fortgang eine Firma leicht in Schieflage bringen.

Spannender ist es bei überdurchschnittlichen Firmen! Oft hängt die Brillanz des Unternehmens nur von einem oder ganz wenigen Mitarbeitern ab. Ein wirklich guter Verkäufer, ein exzellenter Programmierer, ein supergeschickter Einkäufer. In diesem Falle kann das Weggehen einer einzelnen Person die Marktführerschaft eines ganzen Unternehmens gefährden.

Und sogar dieser Vorgang selbst kann ein Indikator sein: Gute Mitarbeiter verlassen ein schwankendes Unternehmen meist als erstes, womit sie dann diese Schwankungen noch verstärken.

Sollten Sie irgendwelche Warnzeichen vernehmen, kann auch ein schneller, kostenloser Blick in Das Handelsregister nicht schaden. Hier finden Sie z.B. auch Eröffnungen von Insolvenzverfahren. Kontaktieren Sie in diesem Fall sofort den dort aufgeführten Insolvenzverwalter und fragen Sie nach dem weiteren Vorgehen, z.B. weitere Lieferungen an Ihren Kunden.

Absichern von Forderungen über Factoring

Es gibt zahlreiche Dienstleister, die sich um Ihr Forderungsmanagement kümmern. Und auch Angebote „Ab 1% Gebühr“, z.B. bei der AXA, die einen schnell darüber nachdenken lassen, sich dieses ganzen leidigen Themas der Forderungsüberwachung zu entledigen.
Seien Sie hier aber bitte genauso schlau wie ihr Factoring-Anbieter! Nehmen Sie dazu einfach einmal die im vorherigen Jahr als „Nicht einbringbare Forderungen“ umgebuchten, als sicherer Zahlungsausfall angenommen Debitorenforderungen. Und setzen diese Ausfälle in das Verhältnis zu ihren gesamten Umsätzen. Dieser Prozentwert ist ihr statistisch zu erwartender Forderungsausfall. Liegt diese Prozentzahl höher als die Gebühr für Ihren Factoring-Dienstleister, so machen Sie ein gutes Geschäft, wenn Sie sich auf Factoring einlassen. Liegt diese Prozentzahl aber gleich oder sogar unter der Gebühr für Ihren Factoring-Dienstleister, so machen Sie ein schlechtes Geschäft mit dem Verkaufen Ihrer Debitorenforderungen. Abgesehen davon, dass Sie möglichweise auch Ihr Kundenbeziehung damit belasten.


Rechenbeispiel: Sie haben im Vorjahr 2.768 Euro als nicht einbringbare Forderungen gebucht, bei einem Vorjahresumsatz von 568.234 Euro. Ihr Forderungsausfall beträgt also 2.768 / 568.234 * 100 = 0,49%. Wenn Sie nun 1% ihres Umsatzes als Forderungsausfallversicherung oder Inkassogebühr bezahlen, dann verdoppeln Sie damit ihre Kosten. In Navision / Business Central können Sie diese wichtige Kennzahl auch vollautomatisch im Kontenschema errechnen/anzeigen lassen!

Taschenrechner als Symbolbild für Navision / Business Central Forderungsausfall und Kontenschema
Lassen Sie Navision / Business Central die Rechenarbeit machen, und konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse!

Das gleiche gilt auch für Forderungsausfallversicherungen. Auch diese Unternehmen nehmen natürlich eine Kalkulation des Ausfallrisikos vor und lassen sich dies von Ihnen bezahlen. Und gehen Sie davon aus: Die wirklich schon bekannten faulen Kunden nehmen ihnen diese Forderungsausfallversicherungen und die Factoring-Anbieter auch nicht ab.

Drohende Zahlungsunfähigkeit als Kundenbindung

Was erst einmal wie ein Widerspruch klingt, kann auch eine Chance sein!
Dies fordert natürlich ein enormes Fingerspitzengefühl bei allen beteiligten. Zuallererst müssen Sie sich ein Bild darüber machen, ob ein kritischer Kunde eine Chance hat, weiter am Markt zu bestehen. Sollten Sie zu der Erkenntnis kommen, dass diese Chance durchaus gegeben ist, so können Sie diese Gelegenheit möglicherweise dazu nutzen, einen sehr loyalen, treuen Kunden für die Zukunft aufzubauen! Seien Sie sicher: Wenn Sie ihren Kunden nicht einfach opfern, darauf verzichten, Ihn „den Wölfen zum Fraß vorwerfen“ (ihn gezielt in die Insolvenz zu bringen), so werden Sie einen treuen Kunden für die Zukunft gewinnen. Und hier möglicherweise die Saat für eine für beide Seiten sehr fruchtbare Zusammenarbeit auslegen.