Wenn Sie einen Maschinenpark verwalten, mit Geräten, Werkzeugen oder auch Gebrauchtmaschinen handeln (Verkaufen, Einkaufen, Pflegen, Reparieren, upgraden oder auch nur einfach wieder Instand setzen), dann kennen Sie mindestens diese Anforderungen an Ihre Maschinenkartei:
Lebenszyklusverwaltung
Möglicherweise verkaufen Sie neue Maschinen, Werkzeuge und Geräte. Und schon mit dem Eintreffen einer Maschine oder eines Werkzeuges fängt bei Ihnen der Lebenszyklus an. Beispielsweise kaufen Sie einen Bagger, eine Raupe, eine Lokomotive oder einen Konvektomaten für Ihren Ausstellungsraum. Diese(n) verleihen Sie dann über Leih-Lieferscheine an (potentielle) Kunden. Bei den Rücknahmen können schon erste Wartungen oder sogar Reparaturen anfallen. Irgendwann einmal verkaufen Sie die Maschine oder das Gerät auch endgültig an einen Kunden.
Nun geht die Historie aber so richtig los 🙂 Wann wurde die Maschine das letzte mal gewartet? Wann ist die nächste Wartung geplant? Welche Teile sollte ihr Mechaniker im Auto haben, wenn er zu einer Wartung fährt? Sicherlich gibt es Verschleißteile oder Betriebsflüssigkeiten, welche ohnehin periodisch gewechselt werden müssen, oder aus Erfahrung vielleicht lieber einmal zu früh als viel zu spät gewechselt werden sollten. Wenn Ihr Techniker dann die richtigen Produkte gleich im Fahrzeug mit sich führt, erhöht das den Wert ihrer Wartung, die Anfahrt lohnt sich sowohl für ihren Kunden, den Maschinenbesitzer, wie auch für Sie: Eine coole Win Win Situation. Und natürlich sparen auch beide Seiten einfach Zeit und damit bares Geld, wenn Ihr Servicetechniker gut vorbereitet zum Wartungstermin kommt.
Kommt Ihr Techniker wieder zurück in die Firma, kann er den Wartungsbericht mit wenig Aufwand in Ihr Navision erfassen. Oder das natürlich auch gleich vor Ort mit seinem Laptop erledigen.
Selbstverständlich sind auch so kleine Gimicks wie Maschinenaufkleber (gerne auch mit einem Säuredrucker Ölfest gedruckt und sicher mehrfach am Gerät befestigt!) oder Papier-Wartungsbericht noch immer mit an Bord: Nicht jeder Mechaniker möchte mit öligen Fingern ein Handy oder einen Laptop bedienen – egal was ihnen da andere Verkäufer für diese Softwareprodukte versprechen! Und: Nicht in jeder Maschinenhalle gibt es freies Wifi oder 5G… Wir sind ja noch immer in Deutschland 🙂 Aber auch in anderen Ländern kann es schlicht nicht erlaubt sein, eigene Handys oder Laptops an den Gerätestandorten in Betrieb zu nehmen. Wenn doch: Natürlich können Sie die Wartungshistorie, eingebaute oder getauschte Ersatzteile auch direkt online in Navision erfassen! Alles kann, nichts muss 🙂
Ansicht in Navision Dynamics/Financials Classic Client der Maschinenkartei, Maschinenliste (Geräteliste, Werkzeugliste):
Für eine effektive Wartungs- und Garantieverwaltung müssen auch viele Dati verwaltet werden. Die üblichen Navision-Datumsformeln erleichtern hier die Eingaben:
Eigenschaften, Ersatzteillisten, Wartungsteile, Zubehörlisten
Ganz klar: Ein Gabelstapler hat gänzlich andere Eigenschaften (Antriebsart, Maximaler Hub, Maximales Gewicht, Anzahl Räder) als ein Gasgrill (Betriebsdruck, Gasverbrauch pro Stunde) oder ein Kühlschrank (Betriebsspannung, Temperaturbereich).
Ich habe schon recht grauselige Lösungen gesehen, welche dann sinn- und hirnlos neue Felder in die Artikelkarte, Artikeltabelle eingebaut haben, als gäbe es kein Morgen.
Und: Ganz egal wie viel Mühe man sich beim Definieren gibt: Morgen möchten Sie auch noch Traktoren und Feuerwehrautos verkaufen… und schon wieder fehlen Eigenschaftenfelder!
In meiner Maschinenkarte definieren SIE, welche verschiedenen Maschinenarten oder Gerätarten Sie haben! SIE legen fest, welche Eigenschaften Sie pro Geräteart oder Werkzeugart verwalten wollen. Und dass einhundert Prozent ohne jede Programmier- oder Desingkenntnisse!
Es gibt dabei natürlich, wie Sie das von Navision oder BC365 (Business Central 365) her kennen, keinerlei Beschränkung bei der Anzahl der Maschinenarten oder bei der Anzahl der technischen Eigenschaften pro Maschinenart. Damit können Sie auch eine Tunnelbohrmaschine verwalten!
Ihre Maschinen haben sicherlich übliche Verschleißteile. Kohlen für den Motor, Dichtungen für den Vergaser, Öl für den Antrieb. Und immer wieder passiert es, dass ein Servicetechniker unverrichteter Dinge von einem Kundentermin zurückkommt, weil er ein übliches Verschleißteil nicht in seinen Firmenwagen (natürlich können Sie auch Leihwagen, Firmenwagen mit der Maschinenkartei verwalten!) mitgeführt hat.
Stellen Sie das ab! Führen Sie bei den Maschinen übliche Verschleißteile als Zubehöre, übliche Wartungen als Textanleitungen!
Natürlich können Sie all diese Informationen, wie Reparaturhistorie, Pfleganleitungen, Ersatzteillisten auch ganz bequem und kompakt für einen Wartungstermin ausdrucken – noch immer ist Papier hier nicht nur geduldig, sondern enorm hilfreich. Oder Sie drücken Ihrem Servicetechniker einen Laptop in die Hände, mit dem er alles Online recherchieren und nachschlagen kann. Aber… wenn ein Hinweis erlaubt ist: Für Ihren Werkstattleiter ist es auch heute oft noch viel Sinnvoller und leichter, sich die Wartungstermine für diese Woche als komplette Maschinenkartei mit allen Informationen zu allen Maschinen und Geräten, welche diese Woche dran sind, auf Papier auszudrucken, um sie dann nach Bedarf dem jeweiligen Servicetechniker in die Hand zu drücken – so muss auch keiner mit öligen Fingern auf der Laptoptastatur herum tippen. Lassen Sie ihre Techniker ihre Arbeit machen, und stellen Sie lieber eine Aushilfe ein, welche die Serviceaufträge dann bei der Rückkehr erfasst – das ist in den meisten Fällen Billige rund einfacher! Sie wollen unbedingt online? OK, dann eben Laptop oder Tablett, und los gehts. Sie sind der Boss.
Reparaturhistorie, Werkstatthistorie
Sie können in jedem Auftrag, Rechnung, Bestellung pro Beleg und auch pro Zeile die jeweilige Maschinennummer mitgeben, auch in jedem Artikelbuchungsblatt:
Wenn Sie eine Maschinennummer in einem Auftrag erfassen, so wird automatisch der aktuelle Besitzer auf die Debitorennummer & Lieferadresse des Verkauf-Auftrages umgeschrieben. Auf diese Weise pflegen Sie automatisch und ohne jeden Zusatzaufwand automatisch einen Besitzerwechsel mit, wenn Ihr Kunde Achin Müller z.B. eine von Ihnen gelieferte Maschine ohne Rücksprache mit Ihnen an Hr. Schulze verkauft. Sobald Hr. Schulze Sie anruft für eine Wartung oder Reparatur anruft, erfassen Sie einfach in der Rechnung die Maschinennummer mit – das wars! Den rest macht Navision oder BC365 für Sie, sie müssen nichts extra tun. Und natürlich behält die Maschine alle Wartungsdaten, Historien, Ersatzteillisten…
Woher weiß denn Hr. Schulze, dass SIE der richtige Ansprechpartner für die Wartung oder Reparatur dieses Gerätes sind? Erinnern Sie sich noch an die Einleitung ganz oben? Maschinenaufkleber! Auf Wunsch nicht nur mit der Barcode- und menschenlesbaren Maschinennummer, sondern auch gleich mit Ihrem Firmennamen und Ihrer Rufnummer/Emailadresse!
Reparaturkostenerfassung, Einstandspreisermittlung, Verkaufspreisermittlung
Jeder Einkauf auf eine Maschinennumer, jeder Verkauf auf eine Maschinennummer, aber vor allem auch jede Lagerentnahme (Ersatzteile) auf eine Maschinennummer wird in der Maschine / in dem Gerät protokoliert.
Auf diese Weise können Sie kinderleicht für eine zurück genommene Maschine die (wieder-)Anschaffungskosten und auch die Reparaturkosten ermitteln, um so zu einem tragfähigen Einstandspreis und somit auch zu einer soliden Verkaufspreis für eine Gebrauchtmaschine zu kommen.
Laufzeiterfassung, Instandhaltungskosten Erfassung
Sie können bei jeder Artikel-Buchung, jedem Auftrag, jeder Bestellung, jeder Rechnung auch noch einen Maschinenzählerstand mitgeben. Z.B. die Kilometer vom Tacho, oder die Maschinen-Laufzeit, oder die Betriebszeit… auf diese Weise können sie auch noch nachträgliche Kosten/Nutzen Analysen auswerten!
Bestandsführung, Anzeige im Webshop, Angebote
Über die Standortverwaltung (siehe weiter oben) „weiß“ Navision, wenn Sie die Maschine oder das Werkzeug einkaufen oder zurück kaufen, das es in Ihrem Bestand ist. Über meine Showpareschnittstelle kann dann diese Maschine mit ihren PIM-Daten direkt in Shopware als eigene eindeutige Maschine hinterlegt werden, gerne mit z.B. Zählerständen oder Reparaturhistorien. So bringen Sie ihre Gebrauchtmaschinen ohne viel Zusatzaufwand direkt in ihren Shop und bieten dort ihre Geräte gewinnbringend für den nächsten Liebhaber an! Dabei wird natürlich der Bestand dieser Geräte automatisch mit „1“ übertragen, und nicht in den Bestand der gleichen Neugeräte mit eingerechnet!
Alternative Softwareprodukte für die Maschinen- und Geräteverwaltung
Natürlich gibt es auch für all diese Anwendungsfälle Spezialisten, wie ToolSense, Orsy@Online von Würth (ich glaube, das ist einer der ganz großen), QualityCircleEquipment (von denen habe ich noch nicht so viel auf dem Markt gehört, aber das muss ja nix zu sagen haben…).
Wattro and Timly gehören da schon eher zu den Spezialisten bei der reinen betriebseigenen Werkzeugverwaltung und bilden damit einen Bereich ab, den meine Maschinenkartei zwar auch abbilden könnte. Das ist aber nicht das Haupt-Anwendungsgebiet der Maschinenkartei. Lesen Sie aber trotzdem einfach einmal weiter, vielleicht decken sich ja meine Lösung und Ihre Anforderung?